Verträge im Rechnungswesen als Grundlage für ein zeitorientiertes Data Warehouse Holger Dresing1 und Joachim Fischer2

1. Einleitung Ein Data Warehouse (DWH) ist eine zentrale Sammlung wichtiger Unternehmensdaten, um Analysen und Entscheidungen durch eine einheitliche Datenbasis zu unterstützen. DWH basieren technisch auf Datenbanken und betriebswirtschaftlichen Informationssystemen, die wiederum die Funktions- und Datenstrukturen des Rechnungswesens nutzen (Wede93, 7). In den Unternehmen gilt das Rechnungswesen seit Jahrhunderten als das zentrale Informationssystem. Die Daten des Rechnungswesens sind jedoch vergangenheitsorientiert sind und daher für Planung und Prognose unzureichend aussagefähig. Um kausal bestätigte Daten über die Zukunft generieren zu können, wurde von verschiedenen Autoren der Gedanke entwickelt, Verträge als Datenelemente in den Ermittlungsrechnungen des Rechnungswesens zu nutzen, da zumindest die nahe Zukunft des Unternehmens mehr oder weniger stark durch Verträge beeinflusst ist. "Oft bestimmen langfristige Verträge ... den unternehmerischen Erfolg oder Misserfolg in so hohem Maße, dass die Zukunft sogar auf längere Sicht in hohem Maße prognostizierbar wird ..." [Boda85, 328]. Dieser Gedanke ist eng mit Riebel [Rieb 89], und seiner Schule verbunden [HuWe80, Kocj86, Oeck93]. Verträge in einer Datenbank abzulegen, die nicht nur vergangenheits-, sondern auch zukunftsorientierte Auswertungen zulässt, wurde in [Fisc97, Dres98] dargestellt. Grundlage dafür sind zeitorientierte Datenbanken. Diese Überlegungen werden in diesem Papier so erweitert, dass die Daten eines DWH auf Verträgen beruhen.

2. Verträge im Rechnungswesen Nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg vorhanden sein, d. h. keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Buchungen basieren i. a. auf der Vergangenheit3. Wenn anstelle von Belegen Verträge genutzt würden, ließen sich auch Buchungen, die erst in der Zukunft zu Zahlungen führen, aber aufgrund der Verträge nicht mehr beeinflussbar sind, in eine Buchführung aufnehmen. Ursache für künftige Zahlungen sind die in der Zukunft wirkenden Vereinbarungen von Verträgen: In deren Laufzeit sind die Vertragsparteien an die zugesagten Leistungen und Zahlungen gebunden. In den Kündi1

Dr. Holger Dresing, BFK Gesellschaft für angewandte Wirtschaftsinformatik mbH, Technologiepark 19, 33100 Paderborn, E-mail: [email protected] 2 Prof. Dr. Joachim Fischer, Wirtschaftsinformatik 1, Universität GH Paderborn, Warburger Str. 100, 33098 Paderborn, E-Mail: [email protected] 3 Ausnahme sind z. B. Rückstellungen.

gungsvereinbarungen werden Dispositionszeitpunkte beschrieben, zu denen über den Fortbestand eines Vertrages entschieden werden muss. Wird nicht gekündigt , sind die vereinbarten, nicht rückgängig zu machende („irreversibel vordisponierte“) Zahlungen zu leisten, die Buchungen in der vertragsbasierten Buchführung auslösen können [Rieb89, Rieb90]. In [Fisc97, Dres98] sind Datenmodelle für Verträge mit zeitorientierten Eigenschaften entwickelt worden. Das Datenmodell nutzt Eigenschaften zeitorientierter Datenbanken. Um Änderungen zu dokumentieren, die bei Vertragsabschluss nicht bekannt sind, können Zeitstempel wie Transaktions- und Gültigkeitszeiten eingesetzt werden. Um Vereinbarungen abzubilden, können zusätzliche Gültigkeitszeiten oder benutzerspezifizierte Zeiten genutzt werden. Eine vertragsbasierte Buchhaltung könnte den pragmatischen und semantischen Entwurfsrahmen für ein DWH bilden. Heute werden DWH oft auf ERP (Enterprise Ressource Planning)-Systemen (wie SAP R/3, Baan IV) aufgebaut und nutzen deren Mikrodaten. Dies hat eine Reihe von Nachteilen: •

Die Kontierungsstrukturen und –prozeduren der ERP – Systeme stellen den Rahmen für die Auswertungsdimensionen des DWH dar. Aus Verträgen sind jedoch eine Reihe weiterer Angaben ableitbar, zum Beispiel über die Abhängigkeit von gesetzlichen Regelungen oder Tarif- und Rahmenverträgen.

•

Durch belegorientierte Buchung werden nur Ist – Mikrodaten bereitgestellt, Plan- und Prognosedaten sind nur auf höheren Verdichtungsebenen verfügbar. Die Raum- und Mitarbeiterkosten einer Verkaufsfiliale sind beispielsweise aufgrund der existierenden Mietund Arbeitsverträge gut prognostizierbar.

•

Aufgrund fehlender Mikro- Basisdaten kann ein DWH nur Symptome, nicht aber deren Ursachen (fehlende drill down – Fähigkeit) und resultierende Dispositionsmöglichkeiten ausweisen. Steigen z. B. die Personalkosten eines Bereiches, kann das DWH nicht auf die Daten einzelner Kostenstellen und Mitarbeiter zugreifen; dazu muss das ERP – System aktiviert werden. Auch dieses kann nicht ausweisen, in welchen Zeiten welche Mitarbeiter mit welchen Kosten abgebaut werden können.

Eine Vertragsdatenbank als Komponente einer betriebswirtschaftlichen Grundrechnung könnte die Basis eines DWH sein, in das Ermittlungsrechnungen Daten einspeisen und das multidimensionale Auswertungsrechnungen je nach Steuerungsbedarf liefert[Sing83, 26; Wede93, 24].

3. Verträge als Basis eines Data Warehouse Ein DWH ist eine geordnete, funktions- und unternehmensweite, an Geschäftsobjekten orientierte Datensammlung über Zeithorizonte von mehreren Jahren. Es bildet die Grundlage für Auswertungsrechnungen zur Analyse und Entscheidungsunterstützung [MavM97,105].

Das Datenmodell des DWHs ist an den Steuerungserfordernissen eines Unternehmens auszurichten. Für die Objekte des Datenmodells werden Dimensionen abgebildet, die potentielle Benutzersichten repräsentieren [CoCS93]. Beispiele sind: •

Produktstruktur

(z. B. Artikel oder Warengruppen)

•

Lieferantenstruktur

(z. B. Land, Bezirk oder Ort)

•

Kundenstruktur

(z. B. Kundengruppen)

•

Mitarbeiterstruktur

(z. B. Angestellte)

Für die Dimensionen werden Fakten (auch Maßzahlen oder quantitative Daten genannt) wie Umsatz, Absatz, Kosten, Gewinn in einer Zeitstruktur (z. B. Monat, Tag oder Geschäftsjahr) und in einem bestimmten Zeittyp (Plan, Prognose, Ist) abgelegt. Daten aus operativen Systemen werden mit Hilfe von Transformationsprogrammen fortlaufend oder in definierten Zeitintervallen übernommen. Neben den internen können auch externe Datenquellen genutzt werden. Um das DWH zu verwalten, wird eine Meta - Datenbank benutzt, damit trotz des Datenvolumens und komplizierter Strukturen flexibel und performant auf die Daten zugegriffen werden kann. Mit Hilfe des OLAP - Konzeptes (On-line Analytical Processing) [CoCS93] ist es möglich, schnelle, vielfältige und interaktive Zugriffe auf die relevanten Auswertungsdimensionen des DWH durchzuführen.

OLAP

Auswertungssysteme Data Warehouse

Datenbank Unternehmen

MetaDatenbank

Produkte

Verträge Kunden Mitarbeiter

Transformationsprogramme

operationale DV-Systeme Unternehmensinterne Daten

unternehmensexterne Daten

Abb. 1: Struktur eines Data Warehouse

Für viele Objekte dieser Dimensionen existieren unternehmensexterne Verträge, z. B. Kaufund Rahmenverträge bezüglich Konditionen mit Kunden oder Arbeitsverträge mit Mitarbeitern. Aus diesen Verträgen ergeben sich auch Maßzahlen für Zeitstrukturen (z. B. Mindestumsätze pro Quartal). Andere Sachverhalte in den Dimensionen basieren auf internen Verpflichtungen, die sich als "Quasi - Verträge" interpretieren lassen. Um die Wirkungen aus Verträgen darstellen zu können, werden beschreibende Merkmale ( z. B. Vertragspartner, Vertragsgegenstand) benötigt (1. Dimension), die resultierenden Wirkungen (2. Dimension) sowie deren Zeitpunkte (3. Dimension) und Dispositionszeitpunkte (4. Dimension). Die Wirkungen eines Vertrages können sich auf einen oder mehrere (bestimmte) Zeitpunkte oder (unbestimmt) über einen längeren Zeitraum erstrecken. Beispiel: Kaufvertrag – Bei Barkauf einmalige Auszahlung sowie Ansprüche über die Garantiefrist.

unternehmensintern

Welche Organisationseinheit?

wird bezahlt

Welcher Vertrag? be wi rei rd tge ste llt

rd ch wi t dur z t nu ge

Welches Nutzungspotential?

Welches Produkt?

t ier uz d o pr

für

ut tre be

unternehmensextern

Welchen Kunden?

für

Welchen Markt?

Abb. 2: Auswertungen in einem Data Warehouse mit Verträgen

Zentrale Komponente eines DWH ist daher nach unseren Vorstellungen eine Vertragsdatenbank, die die juristische und die wirtschaftliche Sicht von Verträgen abbildet. In der Vertragsdatenbank werden neben den strukturellen die zeitlichen Merkmale beschrieben. Diese lassen sich in Anlehnung an [Rieb69, 85; FiRS92, 367] in eine Bindungs-, eine Dispositionsund eine Zahlungsfolge unterteilen. Da die Strukturen bei vielen Verträgen (z. B. Arbeitsverträge bestimmter Tarifgruppen) gleich aufgebaut sind, wird zwischen vertragsindividuellen und -typisierenden Merkmalen unterschieden.

Indivi duelle Merkmale

Typisierende

Merkmale

Strukturelle Merkmale identifibeschreibend zierend Vertrags- Nr Vertragspartner Vertragsgegenstand Vertragsabschluss Vertragstyp - Vertragstyp Nr. Vertragsobjekt (BindungsNr.)

(Dispositions-Nr.) (ZahlungsNr.)

Bindungsmerkmale

Zeitliche Merkmale DispositionsZahlungsmerkmale merkmale Objektindividuelle Zahlungen

Vertragsbeginn

1. Dispositions- Zahlungsbeginn zeitpunkt

Dauer Bindungsintervall Anzahl Bindungsintervalle

Dauer Dispositionsintervall Anzahl Dispositionsintervalle Dispositionsfrist

Dauer Zahlungsintervall

Anzahl Zahlungsintervalle Vertragstypische Zahlungen

Abb. 3: Merkmale von Verträgen

4. Vertragsbasierte Buchhaltung als Basis eines Data Warehouses Die Fakten für die Dimensionen eines DWH basieren in den meisten Fällen auf dem Rechnungswesen, speziell auf der Buchhaltung. Zwischen der Datenbasis Buchhaltung und den Auswertungsrechnungen des DWH bestehen Divergenzen, die daraus resultieren • dass die Mikrodaten der Buchhaltung zu anderen Zeitpunkten erfasst werden als sie sachlich in der Auswertung zuzuordnen sind (Problem der zeitlichen Divergenz) Beispiel: Es werden Rabatte abhängig von Umsatzgrenzen vereinbart, die erst nach Überschreiten dieser Grenzen gutgeschrieben werden, sich dann aber im DWH nicht wieder den ursächlichen Perioden zuordnen lassen. • dass die Mikrodaten der Buchhaltung nicht entsprechend der Dimensionen des DWH kontiert und verbucht werden (Problem der sachlichen Divergenz), Beispiel: Es werden für einen Mitarbeiter umsatzabhängige Provisionen vereinbart und gebucht, die sich dann jedoch im DWH nicht wieder den Dimensionen (z. B. Filialen, Produkte, Kunde) zuordnen lassen. • dass die Mikrodaten der Buchhaltung auf Verdichtungsebenen des DWH gebucht werden und in den unterschiedlichen Dimensionen des DWH nicht ausgewiesen werden (Problem der strukturellen Divergenz), Beispiel: Es werden für einen Händler insgesamt Rabatte abhängig von Umsatzgrenzen vereinbart, die sich dann nicht wieder den Dimensionen (z. B. Filialen, Produkte, Kunde) zuordnen lassen. Diese Probleme lassen sich auf der Basis einer Vertragsdatenbank lösen, in dem die traditionell belegorientierte Buchhaltung ("keine Buchung ohne Beleg") um Verträge ergänzt wird ("keine Buchung ohne Vertrag“). Heute schon halten Nebenbuchhaltungen (z. B. für Lohn-/

Gehalt, Anlagen) eine Fülle vertragsrelevanter Merkmale [Sche95, 493ff], übergeben diese jedoch nicht an die Finanzbuchhaltung. Die erweiterten Buchungssysteme integrierter Standardsoftware (advanced general ledger) erlauben zusätzlich eine mehrdimensionale Kontierung und Buchung. Beispiel: In der Folge wird das DWH eines Großhändlers betrachtet, der •

an Handwerker

•

Sanitär- und Heizungsartikel verkauft, die

•

von Lieferanten bezogen werden.

Die Verkäufer des Großhändlers werden zum Teil umsatzabhängig entlohnt. Das DWH weist den Umsatz pro Handwerker, pro Artikel und Lieferanten sowie den Dekkungsbeitrag 1 nach Provisionen und Rabatten aus. Die folgende Tabelle zeigt die Vertragsarten, die zu Beginn des Jahres mit den Vertragspartern Handwerker, Lieferanten und Mitarbeiter geschlossen wurden. Verkäufer Mehrtens Kunde Kern Kunde Herold Vertragstyp Arbeitsvertrag Rahmenvertrag Rahmenvertrag Vertragsnummer A001 H001 H002 Vertragsbeginn 01.01.99 01.01.99 01.01.99 Vertragsende offen 31.12.99 31.12.99 Dauer Bindungsintervall Monat Dauer Zahlungsintervall Monat Zahlung pro Intervall 5000,Provisions- bzw. Rabattsatz 5% 15% 15% bei Mindestumsatz / Quartal 50000,10000,40000,Dispositionsintervall Monat Quartal Quartal Dispositionsfrist 2 Wochen Monat Monat Abb. 4: Vertragsbeispiele mit wirtschaftlichen und juristischen Merkmalen Die Handwerker kaufen im Monat unterschiedliche Artikel bei dem Großhändler.

Buchungs- Verdatum tragsnr.

V.objekt

V.partner Artikel

Verkäufer

Bruttoumsatz

Rabatt

Provisi- Waren- Gültigon keitszeit einstand

05.01.99

K001 Kauf

Kern

WB4711

Mehrtens

5000.-

4000.-

05.01.99

07.01.99

K002 Kauf

Kern

BW4712

Mehrtens

3000.-

2400.-

07.01.99

09.01.99

K003 Kauf

Herold

BW4712

Mehrtens 30000.-

24000,-

09.01.99

10.02.99

K004 Kauf

Herold

WB4711

Mehrtens 15000.-

12000,-

10.02.99

10.02.99

K001 Provision

Mehrtens WB4711

-250.-

05.01.99

10.02.99

K002 Provision

Mehrtens BW4712

-150.-

07.01.99

10.02.99

K003 Provision

Mehrtens BW4712

-1500.-

09.01.99

10.02.99

K004 Provision

Mehrtens WB4711

-750.-

10.02.99

10.02.99

K003 Gutschrift Herold

BW4712

- 4500.-

09.01.99

10.02.99

K004 Gutschrift Herold

WB4711

- 2250.-

10.02.99

02.03.99

K005 Kauf

Kern

WB4711

02.03.99

K001 Gutschrift Kern

WB4711

- 750.-

05.01.99

02.03.99

K002 Gutschrift Kern

BW4712

- 450.-

07.01.99

Mehrtens

2500.-

- 375.-

-125,-

2000.-

02.03.99

Abb. 5: Temporale Ereignis- und Zustandsrelationen einer vertragsbasierten Buchhaltung Aufgrund der Rahmenverträge werden bei Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen Rabattoder Provisionszahlungen fällig, die in den Dimensionen des DWH: Artikel und Kunde auszuweisen sind und dort jeweils den Erfolg schmälern. In einem DWH können Auswertungen über Kunden, Artikel und Zeiträume erstellt werden („Auswertungswürfel“). Wird über das Buchungsdatum ausgewertet, werden alle Umsätze, Provisionen und Rabatte nur nach dem Datum, an dem sie bekannt werden, gespeichert. Mit dem Zeitstempel Gültigkeitszeit lassen sich Rabatte oder Provisionen dem Zeitpunkt Vertragsabschluss wieder zuordnen. Es können nachträgliche Wirkungen eines Vertrages dem richtigen Zeitpunkt wieder periodengerecht ausgewiesen werden. Ergebnisrechnung Produkt Januar 99 28.02.99 30.03.99 30.01.99 28.02.99 30.03.99 BW4712 Buchungsstand 5000,5000.5000,Bruttoumsatz 33000,33000,33000,-750,Rabatt -4500,-4950,-250,-250,Provision -1650,-1650,-4000,-4000,-4000,Einstand -26400,-26400,-26400,1000,750,0,Deckungsbeitrag 3600,450,0,-

WB4711 Buchungsstand Bruttoumsatz Rabatt Provision Einstand Deckungsbeitrag

30.01.99

Kern Buchungsstand Bruttoumsatz Rabatt Provision Einstand Deckungsbeitrag

30.01.99

Ergebnisrechnung Kunde Januar 99 28.02.99 30.03.99 Herold Buchungsstand 8000,8000,8000,Bruttoumsatz -1200,Rabatt -400,-400,Provision -6400,-6400,-6400,Einstand 1600,1200,0,Deckungsbeitrag

30.01.99 30000,-

-24000,6000,-

28.02.99 30000,-4500,-1500,-24000,0,-

Abb. 6: Ergebnisrechnung nach Dimensionen und Buchungsständen im DWH

30.03.99 30000,-4500,-1500,-24000,0,-

5. Zusammenfassung und Fazit Verträge bieten sich durch ihre zeitlichen Merkmale an, die traditionellen Belege in ERP – Systemen als Buchungsgrundlage zu ergänzen. Dazu sind Verträge strukturiert in Vertragsdatenbanken abzulegen. Sofern Verträge als Grundlage des Rechnungswesens genutzt werden, ist es naheliegend, alle Unternehmensdaten den Verträgen zuzuordnen und diese Datenstrukturen als Grundlage für die Dimensionen und Fakten eines DWH zu nehmen. Somit entsteht ein DWH, bei dem nicht nur Auswertungen über den Erfolg eines Unternehmens vorgenommen, sondern auch die zeitlichen Merkmale der Verträge berücksichtigt werden können. Die Kombination von Vertragsdatenbanken und DWHs bietet damit die Perspektive, die alte Vision Schmalenbach´s: „Betriebswirtschaftliche Grundrechnung + vieldimensionale Auswertungsrechnungen“ zu erfüllen.

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