VDR-TrendsPort 2017 Management Summary

VDR-TrendsPort 2017 „Der Wunsch, zu wissen, wie die Zukunft aussieht, ist so alt wie die Menschheit selbst.“ (Perikles) Globalisierung, Digitalisierung, neue Arbeitswelten, immer kürzere Innovationszyklen und hohe Komplexität – die geschäftliche Mobilität unterliegt starken dynamischen Einflüssen aus Wirtschaft und Gesellschaft. Um handlungsfähig zu bleiben, wird es immer wichtiger, Entwicklungen vorherzusehen. Deshalb lädt der VDR seit 2008 Experten aus vielen Bereichen der Mobilitätswelt dazu ein, mit dem Think-Tank VDR-TrendsPort heute in die Welt von morgen zu blicken. Der 10. VDR-TrendsPort fand vom 17. bis 19. August 2017 im Dorint Hotel Frankfurt/Oberursel statt. 19 Teilnehmer aus allen Bereichen der Geschäftsreisewelt kamen dort unter dem Motto „Zukunft denken und handeln“ zusammen.

Dorint Hotel Frankfurt/Oberursel

Hessens Finanzminister zu Gast Zum Auftakt des Zukunftsworkshops gab es in diesem Jahr ein besonderes Highlight: Hessens Finanzminister Dr. Thomas Schäfer erschien als Gast zum Austausch mit den TrendsPort-Experten und Vertretern des VDR-Präsidiums. In seinem Grußwort betonte er die Bedeutung der geschäftlichen Mobilität für das Wirtschaftswachstum und ging auf die Herausforderungen ein, die Meta-Themen wie Globalisierung, Digitalisierung und Migrationseffekte für die Gesellschaft und die Flexibilität jedes Einzelnen künftig bedeuten.

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In der anschließenden Diskussion zeigten die Teilnehmer auf, dass geschäftliche Mobilität über die physische Geschäftsreise hinaus zahlreiche komplexe Unternehmensprozesse erzeugt. Umso wichtiger sei es, dass zukunftsfähige Mobilitätskonzepte auch seitens der Politik unterstützt würden, um die Unternehmen für die Arbeitswelten von morgen fit zu machen. Minister Dr. Schäfer lud daraufhin den VDR ein, konkret benannte Probleme, die schlanken effektiven Prozessen im Weg stehen, in Hearings mit Experten seiner Behörde zu erörtern.

VDR-TrendsPort 2017, Copyright © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) 2017

Die Ergebnisse Neue Arbeitswelten im digitalen Zeitalter Nach dieser Einstimmung beschäftigten sich die TrendsPort-Teilnehmer mit der zentralen WorkshopThese: „Geschäftliche Mobilität – ein Baustein für „Arbeiten 4.0“. Dem Meta-Thema Digitalisierung wiesen auch sie die größte Bedeutung zu: Digitale Prozesse verändern Arbeitsabläufe, Arbeitsort und Arbeitszeit und damit Organisationsstrukturen – wie auch die Rolle des Individuums. Die digitalen Eliten von heute und morgen haben andere Vorstellungen vom modernen Arbeiten und der dazu passenden Mitarbeiterführung. Geprägt von großen InternetUnternehmen und innovativen Start-ups agiert der Mitarbeiter 4.0 zunehmend autonom und erwartet eine Arbeitswelt, die ihm Individualität und Selbstorganisation ermöglicht. Wie kann diese Transformation gelingen? Wenn klassische Arbeits-, Zeit-, Raum- und Organisationstrukturen neu gedacht und definiert werden müssen, ist ein Paradigmenwechsel in der Unternehmenskultur notwendig. Grundstock ist die Schaffung einer „Vertrauenskultur“, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt und dessen Loyalität zum Unternehmen stärkt. Proaktiv gestaltende Unternehmen durchbrechen vorhandene Denkmuster und ersetzen herkömmliche Arbeitszeitvereinbarungen durch individuelle Zielvereinbarungen. In den Personalabteilungen werden Programme zur gezielten Mitarbeiterbindung wie Coaching- und Mentorenkonzepte und Weiterbildungs- und Gesundheitsangebote umgesetzt.

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Die aktive Kommunikation mit den Mitarbeitern erhält einen hohen Stellenwert. Durch digitale Prozesse ist die individuelle Ansprache zu jeder Zeit an jedem Ort möglich wie auch der Einsatz von Feedback-Funktionen. Um tatsächlich alle Mitarbeiter zu erreichen und eine partizipative Unternehmenskultur zu schaffen, ist es wichtig, den unterschiedlichen, vielfach generationenbedingten technologischen Wissensstand zu berücksichtigen und zu überwinden durch konkrete IT-Schulungsprogramme.

VDR-TrendsPort 2017, Copyright © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) 2017

Die Ergebnisse Reisen 4.0 braucht neue Motivation Passend zu einem stärkeren Fokus auf das Individuum hat sich auch die Wahrnehmung von Geschäftsreisen in den vergangenen Jahren gewandelt: Hohe Termintaktung zunehmend global agierender Unternehmen, eine veränderte Sicherheitslage sowie restriktive Kostenkontrollen durch strenge Reiserichtlinien, die in den Krisenjahren 2007/2008 eingeführt und vielfach nicht zurückgenommen wurden – das privilegierte Globetrotter-Image des BusinessTravelers ist Vergangenheit. Hinzu kommt, dass ständige Erreichbarkeit und die Möglichkeit, jederzeit arbeitsfähig zu sein, einerseits als positiv empfunden werden, andererseits aber den Druck erhöhen, produktiv zu sein, selbst wenn der Reiseprozess dies nicht zulässt. Auch die Abwesenheit von Familie und sozialem Umfeld beeinflusst als Stressfaktor die Reisetätigkeit – zusätzlich zu möglichen kulturellen und sprachlichen Barrieren, ungewohntem Essen und fehlenden sportlichen Aktivitäten. Um die Begeisterung ihrer Reisenden zurückzugewinnen, müssen sich Unternehmen neu positionieren. Dafür werden Mobilitätsangebote und Serviceleistungen ausgebaut und digital optimiert mit größtmöglichem Zuschnitt auf individuelle Bedürfnisse. Mobilität bleibt nicht reduziert auf die Geschäfts-

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reise: Auch mobile Arbeitsplätze, Konnektivität mit Unternehmen und Kollegen sowie der Weg zur Arbeit sind künftig Teil einer ganzheitlichen Betrachtung von Mitarbeitermobilität. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter den Menschen und Systemen vertrauen, die in ihrem Unternehmen für moderne Mobilität sorgen.

VDR-TrendsPort 2017, Copyright © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) 2017

Die Ergebnisse Ganzheitliche Kostenbetrachtung und Prozessvereinfachung In einem ersten Schritt müssen die Total Cost of Ownership, die Gesamtkosten von Mobilitätsprozessen, ganzheitlich definiert werden. Neben den Beförderungs- und Beschaffungskosten fallen darunter auch indirekte Kosten, die durch komplizierte, zeitaufwändige Abläufe, aber auch durch unmotivierte, unzufriedene oder gestresste Mitarbeiter entstehen können. Im Ergebnis sollen schlanke Prozesse im Mobilitätsmanagement entstehen, die aus der Sicht des Reisenden gestaltet sind und ihn während seiner Reise wie auch bei Planung, Buchung, Bezahlung und Abrechnung entlasten. Mittels Prozessanalyse werden die Kennzahlen für Kosten, Qualität und Zeit überarbeitet. Es sollen dabei auch neue Messzahlen für Prozesse geschaffen werden, die belastend oder entlastend für den Reisenden sind, die der Erreichung strategischer Ziele wie Nachhaltigkeit oder CSR dienen oder

der Wahrnehmung der Fürsorgepflicht für die Mitarbeiter. Um eine höhere Individualisierung zu erreichen, können Mitarbeiter in Gruppen je nach Einsatzbereichen geclustert und passende Mobilitätsoptionen geschaffen werden. Zusätzlich kann das Mobilitätsmanagement auch Verantwortung für das „NichtReisen“ übernehmen, indem es Auswahlprozesse für Reise-Alternativen und Optionen wie Web-Meetings und E-Collaboration-Plattformen integriert. Vorraussetzung dafür ist, dass in der geschäftlichen Mobilität interdisziplinär gedacht wird. Die Mobiliätsverantwortlichen vernetzen sich mit Kollegen anderer Unternehmensbereiche, wie der Personalabteilung, dem Datenschutz, der Rechtsabteilung und dem Verantwortlichen für Konzernsicherheit.

Effektive Kommunikation mit den Reisenden Auf das Mobilitätsmanagement 4.0 kommt zudem die wichtige Aufgabe zu, eine effektive Kommunikation mit den reisenden Mitarbeitern aufzubauen. Dazu gehört die Vermittlung verschlankter oder neuer Unternehmensprozesse wie auch die Bereitstellung von aktuellen Reise-Informationen in Echtzeit, von zusätzlichen Mobilitätsangeboten und Ser-

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viceleistungen und von neuen Tools wie Apps oder virtuellen Meeting-Optionen. Je größer der Grad der Digitalisierung, desto wichtiger ist eine effektive Vermittlung über Roadshows, Webinare und Erklärvideos sowie Gelegenheit für die Mitarbeiter, Fragen oder eigene Erfahrungen zurückzuspielen oder über eine bereitgestellte Plattform mit Kollegen zu teilen.

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Die Ergebnisse Learnings aus Reiseprozessen für den Unternehmenswandel

Auf Dienstreise spielen private, persönliche Bedürfnisse und Gewohnheiten eine größere Rolle als im Büroalltag. Der Reisende bewegt sich innerhalb der Unternehmensvorgaben, gleichzeitig ist er nicht ständig im Arbeitseinsatz, sondern auch als Privatperson unterwegs. Unterstützt ihn das Mobilitätsmanagement erfolgreich und hat dabei den Menschen und die Kommunikation mit ihm im Fokus, können die Erfahrungen aus dem Reiseprozess als Erkenntniswerte für das gesamte Unternehmen übertragen werden: Modernes Reisen als Blaupause für Arbeiten 4.0!

Wie kann der VDR geschäftliche Mobilität 4.0 unterstützen? Aus den Reihen der VDR-Mitglieder sollen Praxisbeispiele für die Verschlankung von Prozessen, individuelle Mobilitätslösungen und effektive, bedarfsgerechte Kommunikation mit den Reisenden gesammelt und auf einer Plattform veröffentlicht werden; Aus Sicht des TrendsPort 2017 sind Standardlösungen künftig nicht mehr das Wichtigste im Mobilitätsprozess. Je mobiler die Daten, desto mobiler werden die Unternehmen. Die Notwendigkeit wächst, eine unternehmenseigene Travel-Keeper-Strategie zu entwickeln. Dafür muss es in den Unternehmen Raum für Experimente geben, um neue Formen von Reisen und Arbeit zu testen. Die TrendsPort-Teilnehmer haben Maßnahmen benannt, wie der VDR das Mobilitätsmanagement seiner Mitgliedsunternehmen effektiv unterstützen kann:

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Eine Analyse von Mobilitätsprozessen soll exemplarisch durchgeführt werden. Der VDR bringt Beteiligte für ein Pilotprojekt zusammen; Die Lobby-Aktivitäten sollen weiter ausgebaut werden. Ziel ist, dass die Bedeutung der geschäftlichen Mobilität für „Arbeiten 4.0“ in der Politik wahrgenommen wird. Im Austausch mit den zuständigen Behörden gibt der VDR Hilfestellung, um administrative Hürden abzubauen.

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Die Methodik Für den VDR-TrendsPort wurde eine an die Methodik des Design Thinkings angelehnte Workshop-Technik eingesetzt. Design Thinking ist eine Team-Innovationsmethode zur Lösung komplexer Probleme. Ein interdisziplinäres Team erarbeitet innovative Ideen für Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle. Dabei wird Wissen vernetzt, um es zu teilen, das heißt aus individuellem Expertenwissen entsteht ein Wissenspool, der allen Teilnehmern des Prozesses als Highquality ThinkTank zur Verfügung steht. Im Zentrum dieses Innovationsprozesses steht der Nutzer/Anwender – hier der Reisende! Der Design-Thinking-Prozess gliedert sich in sechs Schritte: Fakten sammeln und verstehen. Wie sieht der Prozess aktuell aus? Was sind die Herausforderungen? Beobachten und Verständnis für den Nutzer schärfen
– Die Blickrichtung der Zielgruppe einnehmen. Synthese der gesammelten Informationen – Gemeinsamkeiten entdecken, verbalisieren, abstrahieren. Ideen entwickeln und bewerten
beispielsweise mittels interaktiver Methoden wie Speed-Dating oder Rollen-Spielen, die helfen, viele Ideen zu sammeln, diese zu bewerten und einzugrenzen. Prototypen bauen, um die Idee erlebbar und greifbar zu machen. Prototypen testen, messen und nachjustieren. Reale Nutzer und Stakeholder geben strukturiert Feedback.

Der VDR hat ein interdisziplinäres Team aus Nachfragern von Mobilität und den Bereichen Flug, Bahn und Hotel eingeladen, um eine 360-Grad-Betrachtung der Geschäftsreiseprozesse zu gewährleisten. Der TrendsPort 2017 wurde auch in diesem Jahr von dem bewährten Moderatoren-Team Ludger Bals und Nicole Ann Habich durchgeführt.

Design-Thinking-Prozess

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VDR-TrendsPort 2017, Oberursel, 17. bis 19. August 2017

Moderation und Ergebnisdokumentation IBC Innovative Business Concepts Ludger Bals a:head Servicepartner für Strategieforen Nicole Ann Habich

Management Summary VDR e.V. Viola Eggert und Antje Adam

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Verband Deutsches Reisemanagement e.V. Darmstädter Landstr. 125 60598 Frankfurt am Main Tel. +49 69 695229 0 Fax +49 69 695229 29 [email protected] www.vdr-service.de

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