Fiery X3eTY2 65C-KM Color Server
Variabler Datendruck
© 2006 Electronics for Imaging, Inc. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen werden durch den Inhalt des Dokuments Rechtliche Hinweise für dieses Produkt abgedeckt. 45060883 04. Dezember 2006
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INHALT
INHALT EINFÜHRUNG
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Terminologie und Konventionen
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Aufbau dieses Dokuments
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ÜBERSICHT Übersicht über variablen Datendruck Komponenten variabler Datenaufträge Variabler Datendruck mit Fiery X3eTY2
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Kompatible VDP-Sprachen
10
Kompatible VDP-Anwendungen
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Fiery X3eTY2 Kernfunktionen für variablen Datendruck
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DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm
13 13
Funktionsweise von FreeForm
13
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten
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Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten
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Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten
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Richtlinien
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Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber
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Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2
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Ausschießen variabler Datenaufträge
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INDEX
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose
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Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose
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EINFÜHRUNG
EINFÜHRUNG In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen über den variablen Datendruck (VDP) sowie Beschreibungen der VDP-Funktionen, die vom Fiery X3eTY2 unterstützt werden. Dabei werden die folgenden Themen angesprochen: • Kompatible VDP-Sprachen wie FreeForm und FreeForm 2 • Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose (Impose wird als Option angeboten.)
Terminologie und Konventionen In diesem Dokument werden die folgenden Begriffe und Konventionen verwendet: Begriff oder Konvention
Beschreibung
Aero
Fiery X3eTY2 (in Abbildungen und Beispielen)
Kopierer
Kopierer 65C-KM
Mac OS
Apple Mac OS X
Titel in Kursivschrift
Verweis auf andere Dokumente der Anwenderdokumentation
Windows
Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 Verweis auf weitere Informationen in der Online-Hilfe der Software
Tipps und Informationen
Wichtige Informationen
Wichtige Informationen über mögliche Gefahrensituationen
EINFÜHRUNG
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Aufbau dieses Dokuments In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt: • Grundlegende Konzepte des variablen Datendrucks • Unterstützte Funktionen des Fiery X3eTY2 und kompatible VDP-Sprachen • Drucken variabler Datendokumente mithilfe von FreeForm und FreeForm 2 • Drucken und Übergeben von VDP-Aufträgen anderer Formate H INWEIS : Ausführliche Informationen über das Drucken von variablen Datenaufträgen
mithilfe von VDP-Anwendungen anderer Hersteller finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Anwendung. Szenarios gängiger VDP-Workflows werden im Dokument Workflow-Beispiele beschrieben.
ÜBERSICHT
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ÜBERSICHT Im Folgenden werden die Technologie des variablen Datendrucks (VDP) und die unterstützten Komponenten beschrieben, die Ihnen zum Erstellen von variablen Datenaufträgen zur Verfügung stehen. Beschreibungen spezifischer VDP-Szenarios und VDP-Workflows finden Sie im Dokument Workflow-Beispiele.
Übersicht über variablen Datendruck Ein typischer Anwendungsbereich für den variablen Datendruck sind personalisierte Briefe und Anschreiben, wie sie für Direkt-Mailing-Kampagnen verwendet werden. Dazu müssen Master-Elemente, die in allen Kopien eines Dokuments gleich sind (wiederverwendbare Daten), mit variablen Daten kombiniert werden, die sich von Kopie zu Kopie ändern. Mithilfe des variablen Datendrucks können Sie Ihre Kommunikation personalisieren und Ihre Druckerzeugnisse mit Elementen versehen, die die jeweiligen Zielpersonen besonders ansprechen. Ein Beispiel für den variablen Datendruck ist eine Broschüre, in der die Kunden namentlich angesprochen und weitere persönliche Informationen über die einzelnen Kunden aus einer Marketing-Datenbank abgerufen und in die Broschüre integriert werden. Die Hintergrundelemente, Abbildungen und Textblöcke, die in allen Kopien der Broschüre identisch sind, bilden die Master-Elemente. Die Namen der Kunden und die anderen kundenspezifischen Informationen bilden die variablen Elemente. In seiner einfachsten Form kann der variable Datendruck als Serienbrieffunktion verwendet werden, er bietet aber viel weitgehendere Möglichkeiten: Sie können Vierfarbbilder, Grafiken, Texte und andere Objekte dynamisch zusammenstellen und so Dokumente erstellen, die attraktiv gestaltet und bis ins kleinste Detail für die jeweiligen Zielpersonen angepasst sind. Für den variablen Datendruck wird die digitale Drucktechnologie genutzt. Für die personalisierte Kommunikation werden Datenbanken, die die Inhalte für die Druckerzeugnisse enthalten, mit Ausgabegeräten wie dem Kopierer verbunden. Wichtig für die personalisierte Kommunikation sind Regeln, mit denen die Auswahl der Inhalte aus den Datenbanken und ihre genaue Positionierung im gedruckten Dokument gesteuert werden. VDP-Sprachen können anhand der Ebene, auf der die wiederverwendbaren Daten festgelegt werden, kategorisiert werden. Dabei werden die folgenden Technologien unterschieden.
ÜBERSICHT
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Seitenbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten (Master-Element) als komplette Seiten beschrieben. Jedes Seitenelement wird als MasterSeite bezeichnet. Seitenbasierte Sprachen eignen sich für einfache, variationsarme Layouts. FreeForm ist ein Beispiel für eine seitenbasierte VDP-Sprache. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente. Elementbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten als Elemente oder Objekte beschrieben. Die elementbasierte Technologie hat den Vorteil, dass auf einer Seite sehr viele Einzelobjekte individuell als statische oder als variable Elemente verwendet werden können.
VDP-Aufträge, die mit einer elementbasierten Sprache erstellt werden, verwenden wiederverwendbare Objekte für die variablen Elemente (z. B. Bilder). Da auf diese Elemente sehr oft zugegriffen werden muss, werden sie auf dem Fiery X3eTY2 gespeichert und als Gruppe in den Cache-Speicher geladen. Ein Auftrag kann mehrere Master-Elemente haben. Ein Beispiel für einen entsprechenden Workflow finden Sie im Dokument Workflow-Beispiele.
Komponenten variabler Datenaufträge Ein typischer VDP-Auftrag umfasst die folgenden Hauptbestandteile: • Inhalt Inhalt können Texte, Bilder und Fotos sein, die an unterschiedlichen Stellen in einem Dokument platziert werden. Sie können statische und variable Inhalte erstellen; dafür stehen Ihnen eine Vielzahl von Anwendungen (z. B. Adobe Photoshop oder Microsoft Word) zur Verfügung. • Datenbank Eine Datenbank ist eine Tabelle, die alle veränderlichen oder variablen Elemente für ein Druckerzeugnis enthält (z. B. Texte, Grafiken und Fotos). Für den variablen Datendruck können Datenbanken verwendet werden, die mit gängigen Desktop-Anwendungsprogrammen wie Microsoft Excel oder FileMaker Pro von FileMaker, Inc. erstellt wurden. Die Daten müssen in Datensätzen mit Feldern (Kategorien) für jeden Datensatz organisiert sein. In einer Datenbank mit Personenangaben stellt eine Person einen Datensatz dar, während Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. die Felder (Kategorien) bilden. • Geschäftsregeln Geschäftsregeln, die innerhalb einer VDP-Anwendung definiert werden, bestimmen die variablen Inhalte, die verwendet werden sollen, und ihre Positionierung innerhalb eines Dokuments. Entsprechend diesen vorgegebenen Regeln, die durch „IF“- und „THEN“Anweisungen beschrieben werden, ruft die VDP-Anwendung bestimmte Elemente aus den Datenbanken ab, um personalisierte Seiten und Dokumente mit unterschiedlichen Texten und Fotos für die jeweiligen Zielpersonen zu generieren. So kann zum Beispiel vorgegeben werden, dass für bestimmte Altersgruppen unterschiedliche Inhalte gedruckt werden.
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• Layout Das Layout beschreibt das Design oder den Seitenaufbau eines Dokuments; für diesen Zweck kann jedes DTP- oder Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Das Layout muss den Bereich für die variablen Texte und Bilder umfassen. • VDP-Anwendungen VDP-Anwendungen kombinieren die Master-Elemente mit den variablen Informationen und bereiten das Dokument für die Druckausgabe vor. Wenn Sie FreeForm verwenden, benötigen Sie keine spezielle VDP-Anwendung. • Ausgabegerät Das Ausgabegerät ist das Gerät, auf dem die digitalen Dateien auf Papier oder einem anderen Medium ausgegeben - gedruckt - werden. Dabei kann es sich um einen Drucker, einen Kopierer oder eine Digitaldruckmaschine handeln, der/die den variablen Datendruck unterstützt. In der folgenden Abbildung sind die VDP-Komponenten dargestellt.
1 2 3 4 5 6
Layout Datenbank Geschäftsregeln Inhalt VDP-Anwendung Ausgabegerät
1
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Variabler Datendruck mit Fiery X3eTY2 Der Fiery X3eTY2 kombiniert VDP-Sprachen, VDP-Anwendungen anderer Anbieter und Fiery X3eTY2 Kernfunktionen für die Integration in eine Vielzahl vorhandener Workflows. Weitere Informationen über VDP-Workflows finden Sie im Dokument Workflow-Beispiele.
Kompatible VDP-Sprachen Der Fiery X3eTY2 ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel: • FreeForm und FreeForm 2 Für VDP-Lösungen werden FreeForm und FreeForm 2 genutzt. Bei der FreeForm Technologie müssen die wiederverwendbaren Daten nur einmal verarbeitet werden; dadurch kann der Kopierer mit höherer Geschwindigkeit betrieben werden. Bei FreeForm können die Master-Elemente und die variablen Daten mit jeder DesktopAnwendung und auf jeder Computerplattform erstellt werden. Innerhalb der Anwendung wird der Master-Seite eine Nummer von 1 bis 100 zugeordnet. Die für FreeForm relevanten Druckoptionen werden im Druckertreiber, in den Tools für das Auftragsmanagement und in der Anwendung Hot Folders bereitgestellt. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente. FreeForm 2 erweitert die FreeForm Technologie durch die Möglichkeit, Seitenbedingungen und Regeln für die Ausgabe eines Auftrags unter Verwendung mehrerer Master-Seiten festzulegen. Außerdem können Grenzen für jeden Datensatz innerhalb des Datenstroms definiert werden, d. h. für jeden Datensatz können Anfang und Ende definiert werden. Im Gegensatz zu FreeForm erfordert FreeForm 2 den Einsatz einer spezifischen VDPAnwendung (z. B. PrintShop Mail-Fiery Version), die FreeForm 2 explizit unterstützt. Weitere Informationen über FreeForm 2 finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente.
Kompatible VDP-Anwendungen Atlas PrintShop Mail-Fiery Version ist ein gängiges VDP-Autorenwerkzeug, das mit dem Fiery X3eTY2 kompatibel ist. Atlas PrintShop Mail-Fiery Version Atlas PrintShop Mail-Fiery Version unterstützt FreeForm, FreeForm 2 und PostScript. Mit Atlas Print Shop Mail-Fiery Version können Sie: • Bedingte Regeln erstellen, die bestimmen, welcher variable Inhalt auf einer Seite platziert wird. • Per Drag-and-Drop Datenbankfelder (d. h. Informationen aus Datenbanken) in das Layout eines Dokuments übernehmen.
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• Master- und variable Elemente mit jeder Layout- und Designanwendung und in jedem Datenbankformat erstellen. H INWEIS : Der Begriff „Fiery Version“ besagt, dass es sich hierbei um eine spezielle Software-
version handelt, die von Fiery Druckservern unterstützt wird. Weitere Informationen über Atlas PrintShop Mail-Fiery Version finden Sie in der Dokumentation zu dieser Anwendung.
Fiery X3eTY2 Kernfunktionen für variablen Datendruck Dank der Integration von VDP-Unterstützungsfunktionen (z. B. Impose und die Funktion für gemischte Medien) in die Kernfunktionalität des Fiery X3eTY2 können Sie für variable Datenaufträge spezifische Layouts erstellen und unterschiedliche Medien- und Weiterverarbeitungsoptionen auf diese Aufträge anwenden. Mit der Komponente Resource Manager können Sie außerdem die wiederverwendbaren Objekte für einen variablen Datenauftrag verwalten. Ausschießen variabler Datenaufträge mit Impose Der Fiery X3eTY2 unterstützt das Ausschießen von variablen Datenaufträgen mithilfe von Impose für die folgenden VDP-Sprachen: • Variable Datenaufträge im Format FreeForm oder FreeForm 2 Informationen über das Ausschießen eines variablen Datenauftrags finden Sie im Abschnitt Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 25. Weitere Informationen über Ausschießlayouts finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation. Ausschießen variabler Datenaufträge mit Hot Folders Sie können einen variablen Datenauftrag mithilfe der Anwendung Hot Folders direkt bei der Übergabe an den Fiery X3eTY2 ausschießen. Sie müssen zu diesem Zweck eine Ausschießschablone für variable Datenaufträge erstellen und sie innerhalb der Anwendung Hot Folders einem bestimmten überwachten Ordner zuordnen. Weitere Informationen über das Ausschießen eines VDP-Auftrags mithilfe der Anwendung Hot Folders finden Sie in der Hilfe zu dieser Anwendung. Informationen über die Ausschießoptionen für variable Datenaufträge finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
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Gemischte Medien beim variablen Datendruck Sie können die Einstellungen für gemischte Medien auf alle variablen Datenaufträge anwenden, auch auf ausgeschossene Aufträge. Wenn Sie die Einstellungen für gemischte Medien verwenden, interpretiert der Fiery X3eTY2 jeden Datensatz mit variablen Daten als eigenständigen Auftrag. Im Falle eines variablen Datenauftrags, der nicht ausgeschossen wird, werden die Einstellungen für gemischte Medien auf alle Datensätze des Auftrags angewendet. Im Falle eines ausgeschossenen Auftrags werden die Einstellungen für gemischte Medien auf die Ausgabesets des variablen Datenauftrags angewendet. Ein Beispiel für den Workflow eines variablen Datenauftrags mit gemischten Medien finden Sie im Dokument Workflow-Beispiele. Weitere Informationen über die Einstellungen für gemischte Medien finden Sie im Dokument Dienstprogramme. Resource Manager Wiederverwendbare Objekte sind Bilder, die für Aufträge mit variablen Elementen erforderlich sind und auf den Fiery X3eTY2 heruntergeladen werden müssen. Diese wiederverwendbaren Objekte werden auf dem Fiery X3eTY2 gespeichert und als Gruppe in den CacheSpeicher geladen. Mit der Komponente Resource Manager können Sie den Festplattenspeicher auf dem Fiery X3eTY2 verwalten, indem Sie in der Liste der wiederverwendbaren Objekte angeben, welche Bilder gelöscht und welche Bilder für weitere variable Datenaufträge auf der Festplatte verbleiben sollen. Die Komponente Resource Manager ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel: • FreeForm und FreeForm 2 Weitere Informationen über die Komponente Resource Manager finden Sie in der OnlineHilfe zu dieser Software.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
DRUCKEN
VARIABLER
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DATENDOKUMENTE
Bei der FreeForm Technologie können Sie über Druckoptionen Master-Dokumente definieren und variablen Datenaufträgen zuordnen, die zum Drucken an den Fiery X3eTY2 gesendet werden. In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen beschrieben: • Drucken von Dokumenten mit FreeForm • Erstellen von Master-Dokumenten und variablen Datendokumenten • Drucken von Dokumenten mit FreeForm 2 und einer VDP-Fremdanwendung • Ausschießen eines variablen Datenauftrags
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm Sie können Dokumente mit variablen Daten mithilfe von FreeForm drucken. Dieser Abschnitt enthält eine allgemeine Übersicht über FreeForm. Außerdem wird beschrieben, wie Sie Master-Dokumente und Dokumente mit variablen Daten erstellen und miteinander kombinieren. Am Ende des Abschnitts finden Sie außerdem nützliche Ratschläge und Tipps.
Funktionsweise von FreeForm Beim variablen Datendruck mithilfe von FreeForm werden die Master-Elemente für einen Auftrag an den Fiery X3eTY2 gesendet und dort getrennt von den variablen Elementen gerastert. Die gerasterten Master-Elemente werden auf dem Fiery X3eTY2 als FreeForm Master-Dokument gespeichert; sie können danach beliebig oft und mit verschiedenen Sets variabler Elemente kombiniert werden. Da das FreeForm Master-Dokument eines Auftrags vorgerastert auf dem Fiery X3eTY2 gespeichert ist, beschränkt sich bei variablen Datenaufträgen die Verarbeitungsdauer auf die Zeit, die für die RIP-Verarbeitung der variablen Elemente benötigt wird. Sie können die Daten jedes festen Elements als FreeForm Master-Dokument speichern und beliebig oft mit unterschiedlichen variablen Daten kombinieren. So kann z. B. auch ein Briefkopf als FreeForm Master-Dokument gespeichert und als Hintergrund für Briefe mit unterschiedlichen Inhalten (variable Elemente) verwendet werden.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Die Dokumente mit den Master-Elementen und den variablen Daten können bei FreeForm mit jeder Anwendung erstellt werden. Sie können für die Erstellung der beiden Dokumente auch unterschiedliche Anwendungen oder Plattformen verwenden. Es ist z. B. möglich, das Dokument mit den Master-Daten mit einer Seitenlayout- oder einer Grafikanwendung zu erstellen, während das Dokument für die variablen Daten mit einem Textverarbeitungsprogramm mit Serienbrieffunktion, mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option oder mit einem Datenbankprogramm erstellt wird. Die FreeForm Funktionen werden mit den Druckoptionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ gesteuert. Sie können diese Optionen beim Drucken eines Auftrags im Druckertreiber einstellen oder aber den Operator bitten, die Einstellungen der Optionen in der Anwendung Command WorkStation oder Hot Folders festzulegen. Nach erfolgter RIP-Verarbeitung (Rasterung) erscheint das Master-Dokument in der Anwendung Command WorkStation auf der Seite „FreeForm“. Sie können mit der Anwendung Command WorkStation alle auf dem Fiery X3eTY2 gespeicherten FreeForm MasterDokumente überwachen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten Damit Sie mit FreeForm arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Dokument mit den Master-Daten und ein Dokument mit den variablen Daten erstellen. Erstellen bedeutet in diesem Fall, dass Sie das Layout des kombinierten Dokuments und auch die eigentlichen Elemente definieren müssen. Sie müssen dazu in einer Seitenlayout- oder Grafikanwendung die Master-Elemente (d. h. die gleich bleibenden Texte und Grafiken) auf einer oder mehreren Seiten platzieren und an den Stellen, an denen die variablen Elemente platziert werden sollen, entsprechende Freiräume lassen. Master-Dokument 1 2
Freiraum für variable Elemente Gleich bleibende Master-Elemente
1
2
Nachdem Sie das Dokument mit den Master-Daten erstellt haben, müssen Sie es zum Drucken an den Fiery X3eTY2 senden und angeben, dass aus dem Auftrag ein MasterDokument erstellt werden soll (siehe Seite 20).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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H INWEIS : Auf dem Fiery X3eTY2 können bis zu 100 FreeForm Master-Dokumente gespei-
chert werden. Im Druckertreiber stehen aber stets nur die Nummern von 1 bis 15 zur Auswahl. Wenn Sie einem FreeForm Master-Dokument eine Nummer über 15 zuordnen wollen, müssen Sie Ihren Operator bitten, die Zuordnung in der Anwendung Command WorkStation vorzunehmen und das Dokument danach neu zu verarbeiten.
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten Das Dokument mit den variablen Daten kann mit einem Textverarbeitungsprogramm mit Serienbrieffunktion, mit einem Datenbankprogramm oder mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option erstellt werden. In jedem Fall werden Informationen aus einer Liste oder einer Datenbank abgerufen und in ein vorhandenes Dokument gemischt, das für die Aufnahme der variablen Daten vorbereitet wurde. Die Steuerung für diese Funktion unterscheidet sich von Anwendung zu Anwendung. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Anwendung. Damit Sie variable Elemente mit einem MasterDokument mischen können, müssen Sie die variablen Elemente so formatieren, dass sie in das Layout des Master-Dokuments passen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie ein Dokument mit der richtigen Formatierung erstellen und an den entsprechenden Stellen die jeweiligen variablen Daten hinzufügen. H INWEIS : Das Dokument mit den variablen Daten muss dieselbe Anzahl von Seiten haben
wie das Master-Dokument. Hat das Master-Dokument z. B. eine Datensatzlänge von vier Seiten, müssen alle Dokumente mit variablen Daten ebenfalls eine Datensatzlänge von vier Seiten haben. Fügen Sie am Ende eines Dokuments mit variablen Daten gegebenenfalls Leerseiten hinzu, um auf die benötigte Seitenanzahl zu kommen. Dokument mit variablen Daten 1
Variables Element 1
Nachdem Sie das Dokument mit den variablen Daten erstellt haben, müssen Sie es zum Drucken an den Fiery X3eTY2 senden und angeben, mit welchem FreeForm MasterDokument es kombiniert werden soll (siehe Seite 20).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten Wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten zum Drucken an den Fiery X3eTY2 senden, geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument an, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen. Der Fiery X3eTY2 kombiniert daraufhin die Rasterdaten des variablen Datendokuments mit dem vorgerasterten FreeForm MasterDokument und erstellt daraus eine neue Rasterdatendatei. In der Vorschau der Anwendung Command WorkStation können Sie diese gemischte Rasterdatei vor Beginn der Druckausgabe auf ihre Richtigkeit überprüfen (Softproofing). Weitere Informationen über das Softproofing und die Vorschau der Anwendung Command WorkStation finden Sie in der Online-Hilfe zu dieser Anwendung. Kombiniertes Dokument
Ein Master-Dokument kann mehrere Seiten umfassen. Wenn Sie ein Dokument mit variablen Daten drucken und es mit einem mehrseitigen FreeForm Master-Dokument kombinieren, werden die variablen Seiten zyklisch mit den Master-Seiten kombiniert. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht die Kombination eines Dokuments mit variablen Daten mit einem zweiseitigen Master-Dokument.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Die Seiten 1 und 2 des variablen Dokuments werden jeweils mit den Seiten 1 und 2 des Master-Dokuments kombiniert. Danach beginnt der Zyklus der Master-Seiten von vorn, und die Seiten 3 und 4 des variablen Dokuments werden wieder jeweils mit den Seiten 1 und 2 des Master-Dokuments kombiniert. Dieses Verfahren wird auf alle nachfolgenden Seiten des variablen Dokuments angewendet. Kombiniertes Dokument
Richtlinien Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Anregungen zum Drucken von Dokumenten mit variablen Daten. • Fragen Sie Ihren Administrator oder Operator, welche Nummern in Ihrer Umgebung welchen FreeForm Master-Dokumenten zugeordnet sind. Wenn FreeForm von sehr vielen Anwendern eingesetzt wird, ist es z. B. möglich, dass einzelne Nummern oder Nummernbereiche für bestimmte Anwender oder Gruppen reserviert sind. Im Druckertreiber können Sie nur die Nummern 1 bis 15 wählen. Als Operator können Sie in der Anwendung Command WorkStation eine vom Anwender gewählte FreeForm Master-Nummer überschreiben und einem Auftrag eine Nummer über 15 zuweisen. Um mögliche Überschneidungen bei der Vergabe und Verwendung von Nummern zu vermeiden, ist es unter Umständen ratsam, die FreeForm Master-Nummern generell nur von einem Operator zuweisen zu lassen. • Senden Sie variable Datenaufträge nicht über die Anwendung Command WorkStation an die direkte Verbindung. Wenn Sie einen variablen Datenauftrag an die direkte Verbindung senden, wird er nicht verarbeitet.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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• Verwenden Sie als Anwender die Felder für die auftragsspezifischen Notizen und Anweisungen für die Kommunikation mit Ihrem Operator. Wenn Sie ein FreeForm Master-Dokument mit einer Nummer über 15 erstellen oder verwenden wollen, können Sie den Operator mithilfe dieser Felder bitten, in der Anwendung Command WorkStation die von Ihnen angegebene Nummer zu überschreiben (mit der Option „Master-Datei erstellen“ bzw. „Master-Datei verwenden“) und Ihren Auftrag danach zu verarbeiten. • Geben Sie Ihren Aufträgen eindeutige und aussagekräftige Namen. Wählen Sie die Namen so, dass Ihre Aufträge auch bei einer Vielzahl von Aufträgen in einer Warteschlange von Ihnen und Ihrem Operator identifiziert und die FreeForm Master-Nummern zweifelsfrei zugeordnet werden können und dass Sie sich in den auftragsspezifischen Notizen eindeutig darauf beziehen können. • Denken Sie bei der Arbeit mit FreeForm daran, dass für bestimmte Druckoptionen Einschränkungen gelten. Weitere Informationen über diese Einschränkungen finden Sie im Dokument Druckoptionen. • Beachten Sie, dass die Einstellungen für die folgenden Druckoptionen beim MasterDokument und beim Dokument mit den variablen Daten übereinstimmen müssen: Farbmodus (Mac OS) bzw. Druckmodus (Windows) Separationen überdrucken Duplexdruck Ausrichtung Papiergröße • Die folgenden Einstellungen für das Dokument mit den variablen Daten überschreiben die entsprechenden Einstellungen des Master-Dokuments: Schwarzerkennung Seitenfolge Sortiermodus Weitere Informationen finden Sie im Dokument Druckoptionen.
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DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber Sie können ein auf dem Server erstelltes und gespeichertes Master-Dokumente im WindowsDruckertreiber in einem separaten Vorschaufenster anzeigen; ihnen muss dafür nur die Nummer des gewünschten Master-Dokuments bekannt sein. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Auswahl des richtigen Master-Dokuments beim Drucken eines variablen Datenauftrags für FreeForm. MASTER-DOKUMENTE IN VORSCHAU DES WINDOWS-DRUCKERTREIBERS
ANZEIGEN
1 Wählen Sie „Drucken“ in Ihrer Anwendung. 2 Wählen Sie den Fiery X3eTY2 als Ihren Drucker und klicken Sie auf „Eigenschaften“. 3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“. 4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“. 5 Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Liste der FreeForm Master-Dokumente vom Fiery X3eTY2 abzurufen.
Die FreeForm Master-Dokumente werden mit den ihnen zugeordneten Nummern und Namen als Einstellungen in den Menüs „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ angezeigt. H INWEIS : Damit die Liste der FreeForm Master-Dokumente abgerufen werden kann,
muss die bidirektionale Kommunikation aktiviert sein. Die Anleitung zum Aktivieren dieser Funktion finden Sie im Dokument Drucken unter Windows. 6 Wählen Sie im Menü „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument, das Sie für Ihren variablen Datenauftrag verwenden wollen, und klicken Sie auf „Master-Vorschau“.
Das Fenster „FreeForm Master-Datei - Vorschau“ wird angezeigt. 7 Klicken Sie auf „OK“.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM DRUCKEN 1 Erstellen Sie ein Master-Dokument.
In der folgenden Abbildung sehen Sie eine (1) Seite eines Master-Dokuments für eine Broschüre mit Dreifachfalz, die mit einer Seitenlayoutanwendung erstellt wurde.
2 Senden Sie das Master-Dokument an den Fiery X3eTY2 und ordnen Sie ihm mit der Option „Master-Datei erstellen“ eine FreeForm Master-Nummer von 1 bis 15 zu.
Sie können als Alternative den Wert „Nein“ für die Option „Master-Datei erstellen“ angeben und den Operator bitten, in der Anwendung Command WorkStation ein Master-Dokument aus Ihrem Auftrag zu erstellen. Weitere Informationen über die Anwendung Command WorkStation finden Sie in der Online-Hilfe zu dieser Anwendung. Aktivieren Sie die Option „Master-Datei drucken“, wenn das an den Fiery X3eTY2 gesendete FreeForm Master-Dokument zu Prüfzwecken gedruckt werden soll (siehe Dokument Druckoptionen).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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3 Erstellen Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Sie können das Dokument mit den variablen Daten auf der Basis einer anderen Datei, in einer anderen Anwendung und auf einer anderen Computerplattform erstellen als das MasterDokument; bestimmte Druckoptionen müssen bei den beiden Dokumenten aber dieselben Einstellungen haben (siehe Seite 18). Die Abbildung unten zeigt eine (1) Seite des Dokuments mit den variablen Daten für die Broschüre mit Dreifachfalz. Die variablen Daten in diesem Dokument können sich auf den Namen und die Adresse von Kunden beschränken, aber auch sehr komplex sein und mehrere Vollfarbgrafiken und Fotoelemente umfassen.
H INWEIS : Wie Sie einen Auftrag ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt Ausschießen von
FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 25.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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4 Senden Sie das Dokument mit den variablen Daten an den Fiery X3eTY2 und geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-Dokuments an, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.
Sie können eine FreeForm Master-Nummer wählen, die Sie selbst einem Dokument zugewiesen haben oder die vom Operator einem Dokument zugeordnet wurde. Aktivieren Sie die Option „Master-Vorschau“, wenn eine niedrig aufgelöste Darstellung der Master-Seite generiert werden soll, die Sie in der Vorschau überprüfen können. Die FreeForm Master-Nummern können in der Anwendung Command WorkStation überschrieben werden. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Operator ab, damit Sie auch wirklich die Nummer des FreeForm Master-Dokuments angeben, das Sie verwenden wollen. Wenn Sie das (kombinierte) Dokument vor der Druckausgabe überprüfen wollen, können Sie den Operator bitten, die Option „Verarbeiten und halten“ zu verwenden, so dass Sie den Auftrag in der Vorschau der Anwendung Command WorkStation anzeigen können. In der folgenden Abbildung sehen Sie das kombinierte Dokument mit Master- und variablen Daten. Die variablen Daten werden über das Master-Dokument gelegt.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2 FreeForm 2 ist eine Version von FreeForm mit erweiterter Funktionalität. FreeForm 2 erfordert eine VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z. B. PrintShop MailFiery Version). Mit der Kombination aus VDP-Fremdanwendung und FreeForm 2 können Sie mehrseitige Master-Dokumente erstellen, was Ihnen noch mehr Flexibilität bei der Personalisierung und Anpassung Ihrer Dokumente gibt. Sie können auch ein MasterDokument verwenden, das mit einer beliebigen Anwendung erstellt wurde, und es mithilfe einer Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z. B. PrintShop Mail-Fiery Version), mit den Design- und Datenbankinformationen kombinieren. Mithilfe von FreeForm 2 und der VDP-Fremdanwendung können Sie Seitenbedingungen definieren, die die Regeln für die einzelnen Master-Seiten bestimmen. Anhand dieser Regeln, die durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen auf jeder Master-Seite beschrieben werden, können Sie festlegen, welche Seiten innerhalb des Master-Dokuments übersprungen und welche gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Erstellen solcher Seitenbedingungen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung. Mit FreeForm 2 können Sie außerdem veranlassen, dass das verwendete FreeForm MasterDokument von der Festplatte des Fiery X3eTY2 gelöscht wird, sobald der variable Datenauftrag erfolgreich verarbeitet und gedruckt wurde. Sie können diese Funktion in jeder Fremdanwendung einstellen, die das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten unterstützt. Weitere Informationen über das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung. DOKUMENT MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM 2 DRUCKEN 1 Öffnen Sie das Dokument mit den variablen Daten in einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z. B. PrintShop Mail-Fiery Version).
H INWEIS : Wie Sie einen Auftrag ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt Ausschießen von
FreeForm 2 Aufträgen mit Impose auf Seite 26. 2 Wählen Sie „FreeForm 2“, wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten senden.
Die Fremdanwendung stellt Ihnen FreeForm 2 Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie jeder Seite eines Dokuments mit variablen Daten eine bestimmte Seite eines FreeForm Master-Dokuments zuweisen können. Weitere Informationen über das Erstellen und Drucken von variablen Datenaufträgen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung. 3 Drucken Sie das Dokument.
Wenn Sie einen Auftrag an den Fiery X3eTY2 senden, der auf externe Ressourcen Bezug nimmt, sucht der Fiery X3eTY2 automatisch nach den globalen Bildern; Basis hierfür sind die Dateisuchpfade, die im Setup-Programm festgelegt werden. Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe der Komponente Configure.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Wenn Sie den Pfad kennen, können Sie auch für jeden Auftrag separat nach externen Ressourcen suchen. Legen Sie daher den Dateisuchpfad fest, bevor Sie Ihren Auftrag zum Drucken senden. PER DATEISUCHPFAD NACH EXTERNEN RESSOURCEN FÜR AUFTRÄGE SUCHEN 1 Laden Sie mithilfe einer VDP-Fremdanwendung, die die entsprechende VDP-Sprache unterstützt, den Auftrag auf den Fiery X3eTY2 herunter. 2 Klicken Sie in der Anwendung Command WorkStation mit der rechten Maustaste auf den Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“ im Kontextmenü. 3 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“ und geben Sie den Dateisuchpfad ein.
H INWEIS : Der Server für den Dateisuchpfad muss vom Administrator eingerichtet worden
sein. Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe der Komponente Configure. 4 Verarbeiten Sie den Auftrag.
H INWEIS : Wenn der Fiery X3eTY2 die wiederverwendbaren Objekte für den Auftrag nicht
finden kann, wird der Auftrag nicht verarbeitet. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie den Dateisuchpfad richtig eingegeben haben.
Ausschießen variabler Datenaufträge Wenn die Ausschießfunktionalität für variable Datenaufträge auf dem Fiery X3eTY2 aktiviert ist, können Sie VDP-Aufträge ausschießen, die im FreeForm oder FreeForm 2 Format oder im Format einer anderen unterstützten VDP-Sprache vorliegen. Sie können variable Datenaufträge mithilfe der Anwendung Hot Folders ausschießen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Hot Folders. Starten Sie, wenn Sie einen variablen Datenauftrag ausschießen wollen, die Komponente Impose über die Anwendung Command Workstation. Die variablen und die MasterDokumente werden kombiniert und ausgeschossen. Für das Ausschießen eines variablen Datenauftrags werden eine Einzelsatzschablone und eine Mehrsatzschablone angeboten. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose Sie können für einen mit FreeForm erstellten variablen Datenauftrag die Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Fiery X3eTY2 die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde. FREEFORM AUFTRAG AUSSCHIESSEN 1 Laden Sie eine PostScript- oder PDF-Datei, die Sie als Master-Dokument verwenden wollen, auf den Fiery X3eTY2 herunter. 2 Starten Sie die Anwendung Command WorkStation, markieren Sie den als Master-Dokument gewünschten Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“. 3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“. 4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“. 5 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei erstellen“ die FreeForm Master-Nummer (1-15) für das Dokument ein. 6 Wählen Sie „Drucken“ oder „Drucken und halten“ für das Master-Dokument. 7 Laden Sie das Dokument mit den variablen Daten auf den Fiery X3eTY2 herunter. 8 Klicken Sie in der Anwendung Command WorkStation mit der rechten Maustaste auf das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Eigenschaften“ im Kontextmenü. 9 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei verwenden“ die Nummer des MasterDokuments ein, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen. 10 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest. Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation. 11 Verarbeiten Sie das Master-Dokument.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
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Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose Sie können für einen mit FreeForm 2 erstellten variablen Datenauftrag Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Fiery X3eTY2 die Ausschießfunktionalität aktiviert ist. FREEFORM 2 AUFTRAG AUSSCHIESSEN 1 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, den als MasterDokument gewünschten Auftrag auf den Server herunter. 2 Öffnen Sie die Anwendung Command WorkStation und verarbeiten Sie das Master-Dokument. 3 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, das Dokument mit den variablen Daten in die Warteschlange „Halten“ herunter. 4 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“ im Menü „Aktionen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest. Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation. 5 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.
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INDEX
INDEX A
H
Atlas PrintShop Mail-Fiery Version 10 Ausschießen FreeForm 2 Aufträge 5, 26 FreeForm Aufträge 25
Hot Folders Info über 11 Verwendung 11
I C Command WorkStation Überschreiben der FreeForm MasterNummer 15
Impose Info über 11 Verwendung 11 Inhalt 8
D
L
Dateisuchpfad 24 Datenbank 8 Drucken FreeForm 2 Aufträge 23 FreeForm Aufträge 13
Layout 9
E Elementbasierte Technologie 8
F FreeForm Definition 10 Drucken von Dokumenten mit variablen Daten 13 Erstellen der variablen Daten 15 Erstellen eines Master-Dokuments 14 Kombinieren von Master- und variablen Daten 15 Master-Nummer 15 Verwendung 13 FreeForm 2 Definition 10 Drucken von Dokumenten mit variablen Daten 23
G Gemischte Medien 12 Geschäftsregeln 8
M Master-Datei erstellen 14 Master-Datei verwenden 14 Master-Elemente 7
R Resource Manager 12
S Seitenbasierte Technologie 8
T Terminologie 5 Tools für Auftragsmanagement Definition 10
V Variabler Datendruck 7 Variabler Datendruck, Ausschießen 11 Hot Folders 11 Impose 11 VDP-Aufträge, Ausschießen von 24 VDP-Sprachen 5, 10
W Wiederverwendbare Daten 7, 8
