ThyssenKrupp Strategischer Ansatz im Immobilienmanagement Kurzvorstellung Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015

Developing the future.

Agenda

11

Überblick Konzernimmobilien

22

Corporate Real Estate Management

33

Global Shared Services - Real Estate (GSS-RE)

44

Facility Management

55

SAP Immobilienmanagement international

66

Projekt Transition Real Estate

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 2

Developing the future.

Our footprint: 2.017 locations 30.9.2014

13m sqm floor space Stand: 30.9.2014 Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 3

Developing the future.

Übersicht Gebäudeflächen ThyssenKrupp Portfolio weltweit

Quelle: CO/FIN-RE, Immobiliendatenbank Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 4

Developing the future.

ZIEL: Konzernweites, integriertes Immobilienmanagement

ThyssenKrupp Business Service

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 5

Developing the future.

Corporate Real Estate Management at ThyssenKrupp

Property Ownership / Occupier Relationship

ThyssenKrupp AG

GSS-RE

Balance Sheet Owner (IRRS)

INTEGRATION AGREEMENT

Legal Owner

OCCUPANCY AGREEMENT

Occupier

Lessor

BA / OU

PORTFOLIO / ASSET MANAGEMENT

Strategy

Management

GLOBAL FRAMEWORK AGREEMENT (INCL. SLA)

Contractual

Occupier Requirements

FM

Owner Requirements

TM

Demand Manager

Execution

Occupier

Investor

Project Management

Occupier

Corporate Cluster Strategy

Sourcing

CPM

MANAGEMENT

PSM

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 6

Developing the Developing the future. future.

Kontinuierlicher Ausbau der Immobilien-Kompetenz bei GSS-RE zur Business Service Einheit für ein konzernweites, integriertes Immobilienmanagement Seit 2005 kontinuierliche Entwicklung

In 2012 „Quantensprung“ (Zentralisierung) im Immobilienmanagement

des Immobilienmanagements Start Thyssen Krupp Real Estate GmbH

2005

Verabschiedung CREM-Richtlinie TKAG

Veräußerung eines großen GewerbeImmobilien-Portfolios

2006

2007

Erster KonzernImmobilienbericht

NeO

2008

Grundsteinlegung Quartier

2009

2010

Verschärfung Beginn CREM- Bewirtschaftung Richtlinie Quartier

Nutzung von Immobilienkompetenz im Rahmen von Verwertung und Bewirtschaftung betriebsneutraler Immobilien

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 7

Erweiterung Portfolio um erste Auslandsimmobilien

2011

Umfassende Ausweitung CREM-Richtlinie

2012

2013

Vorbereitung Roll-out REIP/ REPM

2014

2015

Ausweitung Start Start REIP auf LagerTransition RE Real Estate /Mischimmobilien Integration Project „Freeze“ REIP – zeitliche (REIP) Verschiebung Integration und Bewirtschaftung

Zunehmende Bewirtschaftung betriebsnotwendiger Objekte

Bewirtschaftung betriebsnotwendiger StandardImmobilien/Baumanagement (REPM)

Developing the future.

Global Shared Services – Real Estate, Org Structure 2015

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 8

Developing the future.

Ziele im Facility Management •

konsequenter Aufbau einer Dienstleistungssteuerungsorganisation

•

Prozessstandardisierung, Prozessvereinfachung

•

Festlegung von Bewirtschaftungsstandards durch GSS-RE, inkl. Leistungsstandards für Facility Services (SLAs)

•

Ausschreibung, Neuvergabe und Bündelung von Leistungen inkl. Optimierung der Einkaufskonditionen

•

nachhaltige Kostenreduzierungen

•

Werterhalt der Immobilien

•

Risikomanagement: Erkennung und Beseitigung von Haftungs- und Betreiberrisiken, inkl. Monitoring

•

Erhöhung der Flächennutzungseffizienz der Immobilien

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 9

Developing the future.

Klare Verteilung der Kompetenz und Aufgaben zwischen GSS-RE und Nutzer Standardgebäude (Gewerbebauten) * Büro

Halle

Halle

Gewerbeparks

Industrieparks

Halle/ kleine Werke

große Werke

Gebäudetypen

Verwaltung

Logistik, Lager

Leichte Fertigung Anarbeitung

Montage/ Fertigung

Produktion

Einhausung von Produktionsanlagen

Anlagen im Freien

Standorte Beispiele

Uhde Dortmund

Bauservice Hückelhofen

Schulte Dortmund

Aufzugswerke Neuhausen

Presta Ilsenburg

VDM Essen (Beize, Veredelung)

Hochofen, Kokerei

Aufgaben

1)

techn. FM + I+R

TKRE Kompetenzen (gebäudebezogen) Leistungen Standardgebäude   durch GSS-RE





kaufm. FM









BM + Planung









EK für Bauinvest.



















Nutzer Fachkompetenzen Leistungen Standardgebäude  und Gewerbeparks durchGSS-RE

Aufgaben Arbeitssicherheit Logistik













Kranbetrieb













Fuhrpark/ Bahn













Förderfahrzeuge













 Kompetenz

 















Hochregallager Anlagentechnik

2)

Produktion/ Medien Brandschutz, Werksfeuerwehr

Qualität

 Prozess-/ Kostenoptimierung



Leistungen Gewerbe und Industrieparks

Betrieblicher Umwelt-/ Werkschutz

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 10

Developing the future.

Klare Verteilung der Kompetenz und Aufgaben zwischen GSS-RE und Nutzer Standardgebäude (Gewerbebauten) * Büro

Halle

Halle

Gewerbeparks

Industrieparks

Halle/ kleine Werke

große Werke

Gebäudetypen

Verwaltung

Logistik, Lager

Leichte Fertigung Anarbeitung

Montage/ Fertigung

Produktion

Einhausung von Produktionsanlagen

Anlagen im Freien

Standorte Beispiele

Uhde Dortmund

Bauservice Hückelhofen

Schulte Dortmund

Aufzugswerke Neuhausen

Presta Ilsenburg

VDM Essen (Beize, Veredelung)

Hochofen, Kokerei

Aufgaben

1)

GSS-REKompetenzen (gebäudebezogen)

Facility Management









Construction Managem.









Procurement





















Logistik













Kranbetrieb













Fuhrpark/ Bahn













Förderfahrzeuge













Hochregallager



 







Produktion/ Medien





Brandschutz, Werksfeuerwehr





Betrieblicher Umwelt-/ Werkschutz





Aufgaben

Nutzer Fachkompetenzen

Arbeitssicherheit

Anlagentechnik

1) 2)



2)



betrifft nur Immobilie inkl. I+R für Maschinen

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 11

Developing the future.

Facility Management Funktionsmodell DIN EN 15221-1

Quelle: DIN EN 15221-1 Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 12

Developing the future.

Facility Management Funktionsmodell Rollenbilder

Leistungs-

Facility Resource Management (FRM)

vorgaben

Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit

Leistungssteuerung

Dienstleistungssteuerung (FPM) Sicherstellung Bedarfserfüllung

Objektmanagement (FOM) Sicherstellung Anforderungserfüllung

Facility Services Management Leistungs-

Sicherstellung Leitungserfüllung

erbringung

diverse Facility Services Bereitstellung der Leistungen

Quelle: DIN EN 15221-1, Leitfaden Basispapier 2015 Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 13

Developing the future.

Geschäfts- und Steuerungsmodell GSS-RE Optimierung der Eigenleistungstiefe

Leistungs-

Facility Resource Management (FRM)

vorgaben

Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit

GSS-RE

Dienstleistungssteuerung (FPM) Sicherstellung Bedarfserfüllung

Leistungssteuerung

Objektmanagement (FOM) Sicherstellung Anforderungserfüllung

je nach Marktreife

Facility Services Management Leistungs-

Sicherstellung Leitungserfüllung

erbringung

diverse Facility Services

Dienstleister

Bereitstellung der Leistungen

Fertigungstiefe je nach Marktreife Etablierung eines reinen Facility Management Steuerungsmodells Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 14

Developing the future.

Personalbemessung - Bemessungsgrundsätze • Die Kapazitätenplanung erfolgt auf der Basis der Brutto-Grundfläche mithilfe verschiedener Anpassungsfaktoren (AF).

Basis: FTE / BruttoGrundfläche

X

AF Eigentum/ Anmietung

AF X X Mieterstruktur

AF Regionen/ Märkte

AF X X Immobilientyp

X

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 15

AF Start upPhase

AF Geschossflächenzahl

Developing the future.

Zielsetzung des SAP Immobilienmanagement International Beratungs- und Implementierungsprojekt zur SAP systemischen Unterstützung der relevanten Arbeitsprozesse der Organisation GSS-RE • GSS-RE in der Rolle des kompetenten Immobilienbewirtschafters • Wahrung daproh Konformität • Nutzung des SAP-Standards • Weltweiter Einsatz

1

Prämissen

Ziele

Nutzen

Vorgehen

• Prozessverschlankung, hohe Automatisierung • Sichere Beherrschung der Risiken • Savings 4

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 18

• Konzernweite Immobilienbewirtschaftung • Umfassende Unterstützung des Transition RE-Projektes • schlanke Prozesse • Wettbewerbsfähiges Steuerungsmodell 2 • Befähigung der Organisation

• Verwendung von Best-Practice Lösungen (Fachprozesse und SAP Umsetzungen) • Schrittweise Konzeption und Umsetzung, hohe Flexibilität im Projekt 3

Developing the future.

SAP Immobilienmanagement International Überblick

Phase 1: Technische und infrastrukturelle Services, Vorbereitungen zu Phase 2 Phase 2: Kaufmännische Services und Flächenmanagement Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 19

Developing the future.

SAP Landscape Beratungs- und Implementierungsprojekt zur SAP systemischen Unterstützung der relevanten Arbeitsprozesse der Organisation GSS-RE – SAP-Modell als Projektbasis

• Dienstleistungsteuerung (zyklisch & ereignis.) • Stammdatenmanagement

FI

QM SD

CO

• Verkehrssicherung

CS

• Budgetverwaltung

PM RE-FX

GMDS

• Gewährleistungsmanagement

PS

LUM

MM

• Servicehotline / Ticketsystem

• Flächenmanagement • Mietvertragsmanagement und Nebenkosten • Verrechnung der nutzerbezogene Leistungen • Operatives Flächenmanagement

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 20

Developing the future.

Zielsetzung des SAP-Immobilienmanagements Freie Skalierbarkeit international und prozessual skalierbar, z.B. USA, China in Deutschland z.B. nur Nutzung DLPortal und Ticketsystem

IT Systeme

Prozesse

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 21

Stammdaten

IT Systeme

z.B. nur Nutzung DLPortal und Ticketsystem oder nur für Mietverträge

Prozesse

Developing the future.

z.B. Start über reduziertes, einfaches Stammdatenmodell

Stammdaten

Projekt Transition Real Estate Real Estate Integration ThyssenKrupp Immobilien werden in ein zentral gemanagtes Real Estate Portfolio unter der wirtschaftlichen Verantwortung der ThyssenKrupp AG (CO/FIN-RE) integriert. Transition Real Estate

Transfer von Aufgaben und Prozessen der Immobilienbewirtschaftung von den Operating Units zu GSS-RE

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 22

Schrittweises Vorgehen Analysephase: • Flächen, Gebäuden und Technik • Mietverträge • Dienstleistungsverträge • Kostenstrukturen • Eigen- und Fremdleistungsdetails • Betreiber-, Umwelt und Brandschutzrisiken • Instandhaltungsstaus Planungs- und Umsetzungsphase: • Erstellung Bewirtschaftungskonzepten (Standards) • Aufbau eigene Bewirtschaftungsstruktur • Leistungsvergabe an große Service Supplier • Erzielung von Savings

Developing the future.

Transition RE- Vorgehensweise Immobilienintegration Schema einer Welle Overall Design

Transition Preparation

Transition

Stabilization

Operation

Steuerung u. Qualitätssicherung

QG0

Flächenaufnahme

TDD

Energieanalyse

transition date

Analyse Brandschutz Analyse Technisch

Quick wins

Optimierung Bewirtschaftungskosten

Analyse Kaufmännisch Ausschreibung TGM (einmalig in der ersten Phase) Start-up 9 month

6 month

3 month

 GSS-RE -Strategische Vorgabe des Leistungsumfangs und des erwarteten Ergebnisses (QG 1)

Darstellung einer Phase

TDD QG1

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 23

QG2

 Operative Durchführung der Tätigkeiten wird durch einen Berater/Dienstleister erbracht  GSS-RE- Lfd. Steuerung sowie Qualitätssicherung der Übergabeschnittstellen (QG 2)

Developing the future.

Project plan & Work packages

9 month

QG1

Staffing I • Integrationsteam • Bemessung und beschaffung

Work packages

Feasibility Study • Auswahl der zu übernehmenden Standorte • REIP-Roadmap

QG2

QG3 6

month

Stabilization QG4

3 month

• • • •

Integrationsteam Infrastructure Regionalorganisation alle Abteilungen • Preparation of office space, jeweils Bemessung und workplaces Beschaffung • infrastructure and IT-Tools (GSS-RE)

QG5

• Abstimmung und Etablierung der Kommunikationsprozessen (BA GSS-RE) • Datenräume einrichten/ User freischalten (Workflows, SharePoint, Ticket-System)

Analyse der zu integrierenden Standorte

Project Preparation • Projektinitialisierung intern GSS-RE • Kickoff Veranstaltungen • Rahmenterminplanung • Definition der zu erhebenden Datenstruktur- und umfang

Interaction Tools

Standortbesichtigung Flächenerfassung und TDD Bewirtschaftungsverträge überführen/abschließen Auswertung Flächenerfassung und TDD Erstellung Integrationsvereinbarung (Mietverträge und Dienstleistungsverträge) • Planung und Budgetierung (Instandhaltung, Nebenkosten, NBL) • Schnittstellen und Service Level abstimmen • kaufmännische DD und Immobilienbewertung • • • • •

Start-up • Umsetzung des Bewirtschaftungskonzeptes • Einarbeitung und Unterstützung Regionalorganisation • Überführung/ Vergabe von Bewirtschaftungsverträgen, ggf. an technical FSS • Priorisierung zur Abarbeitung des Instandhaltungsrückstaus

• Sicherstellung der Betreiberverantwortung • Flächenoptimierung • Gebündelte Vergabe von FM- Leistungen • Übergabe an Regionalorganisation (Regelbetrieb)

Abschluss/ Archivierung

IT enabler • initialer Aufbau der Stammdaten • Integration in CAFM Systemwelt

Stabilization

• Schulung & Qualifizierung d. Anwender • Umsetzung Rechte Rollen Konzept

CoC

Change Management & Communication • Stakeholder Identification

• Assessment of Change Impact

•

Development of Communication Plan

Project Management / Transition Management, Quality Management • PM: Overall project coordination and reporting; project planning, monitoring and controlling; budget monitoring; Issue and risk handling • QM: Ensure successful achievement of project goals within expected quality, time, and budget. Cut-over Kick-off Local GSS-RE Start of Due Diligence “IT enabler Workshops Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement staff on board Berichte liegen vor implemented conducted Ansgar Tonhäuser, Head of Facility implemenManagement tation 19.06.2015 Alignment of Zeichnung Miet- und Übergang Betreiber- und Developing the future. 24 project set-up Dienstleistungsvertrag wirtschaftliche Verantwortung

Milestones

Operation

Staffing II

Service Level Management • Leistungsstandards definieren

Transition

Quality Gate

Ramp-up local GSS-RE

Transition Preparation

QG0

Milestone

Change & Project Mgmt.

Overall Design

Legend:

Process Design & Transfer

Project plan for transitions of real estate processes in general

Update of Business Case Hand-over of process responsibility

Roadmap Transition-RE Gesamtübersicht Roadmap Transition-RE Deutschland 2015 Region

Phase

D

02. Welle, MX I

D

Pilot Cluster Stuttgart

D

03. Welle, MX II

D

04. Welle, MX III

D

05. Welle, MX IV

D

06. Welle, ET I

D

07. Welle, CT I

D

08. Welle, CT II

D

09. Welle, IS I

D

10. Welle, SE I

D

11. Welle, SE II

Q1

Q2

2016 Q3

Q4

Q1

Q2

Q4

Q1

Q2

2017 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2018 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2019 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2020 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q3

Q4

Roadmap Transition-RE Ausland Phase I 2015 Region

Phase

GB

1. Welle

USA,CAN,MEX

2. Welle I

USA,CAN,MEX

3. Welle II

A,CH,FL

4. Welle

S,N,DK,FIN

5. Welle

B,NL,L

6. Welle

F

7. Welle

ES

8. Welle

P

9. Welle

I

10. Welle

Osteuropa

11. Welle

Q1

Q2

2016 Q3

2017

2018

2019

2020

Die farblich nicht hinterlegten Wellen (Ausland Phase I: 4. Welle, 7.- 11. Welle sowie Ausland Phase II: 9.-17. Welle) sind noch nicht abgestimmt.

Roadmap Transition-RE Ausland Phase II 2015 Region

Phase

BR

9. Welle

Süd-/Mittelamerika

10. Welle

Indien

13. Welle

China

14. Welle

MENA

15. Welle

Asia/Pacific

17. Welle

Q1

Q2

2016 Q3

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 25

Q4

Q1

Q2

2017 Q3

Q4

Q1

Q2

2018 Q3

Q4

Q1

Q2

2019 Q3

Q4

Developing the future.

Q1

Q2

2020 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Roadmap Transition-RE Deutschland 2015 Region

Phase

D

02. Welle, MX I

Q1

D

Pilot Cluster Stuttgart

D

03. Welle, MX II

D

04. Welle, MX III

D

05. Welle, MX IV

D

06. Welle, ET I

D

07. Welle, CT I

D

08. Welle, CT II

D

09. Welle, IS I

D

10. Welle, SE I

D

11. Welle, SE II *)

*) inkl. Werksflächen Duisburg

Q2

2016 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2018 Q3

Q4

Q1

Q2

2019 Q3

Q4

Q1

Q2

2020 Q3

Q4

Pilot

Anzahl der zu übernehmenden Standorte:

264 Davon Eigentum Davon Anmietung

- noch zu prüfen

Legende

2017

Integration in Portfolio CO/FIN-RE Start Bewirtschaftung durch GSS-RE Vorbereitung. Vermessung, techn. Due Diligence, Asset Analyse etc.

Strategischer Ansatzim Immobilienmanagement Ansgar Tonhäuser, Head of Facility Management 19.06.2015 26

96 168

Realisierung Einsparungen Instandhaltung, Betriebskosten

Realisierung Einsparungen Flächenoptimierung (Mieten, Zinsen, Afa)

Start-up-Phase

Developing the future.

Q1

Q2

Q3

Q4

Haben Sie noch Fragen? Ansgar Tonhäuser Head of Facility Management ThyssenKrupp Business Services GmbH [email protected]

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Developing the future.