Peter Giger

Projektmanagement in 5 Schritten THEORIE & PRAXIS FÜR GASTRONOMEN UND HOTELIERS.

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Projektmanagement in 5 Schritten THEORIE & PRAXIS FÜR GASTRONOMEN UND HOTELIERS

Peter Giger

Impressum Verlag édition gastronomique, Fachverlag von GastroSuisse, Zürich www.gastrobuch.ch

Copyright édition gastronomique, Zürich Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile dieses Buches dürfen ohne schriftliche Genehmigung des Verlages nicht ­vervielfältigt, in elektronischen Datenbanken gespeichert oder in irgendeiner anderen Form übertragen werden.

Autor / Idee und Konzept Peter Giger

Gestaltung Markenkern AG, Chur www.markenkern.ch

ISBN 978-3-905834-38-3 Für eine bessere Lesbarkeit des Buches wurde jeweils nur die männliche Form verwendet. Es sind aber in jedem Fall immer beide Geschlechter gemeint.

n e h c a m en « M ensch erfolgreich, Projekte rumente. » t nicht Ins

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Inhaltsverzeichnis Impressum4

A3) Aufwand- und Ressourcenplan

Inhaltsverzeichnis7

A4) Kostenplan

118

Übersicht10

A5) Kommunikationsplan

119

A6) Qualitätsmanagement / Qualitätsplan

120

Projektvorgehen im Überblick

117

11

Projektmanagement13

Vorlagen123

Vorlauf: Projektidee erarbeiten 

15

B1) P rojektantrag  /  P rojektauftrag

125

1. Schritt: Projektvorgehen planen (Hauptstudie)

21

B2) A rbeitspaket (AP)

129

2. Schritt: Lösungsinhalte planen 

28

B3) Stakeholderanalyse (SH)

132

3. Schritt: Lösung realisieren 

34

B4) A nforderungskatalog

135

4. Schritt: Lösung schulen

40

B5) Risikoliste

138

5. Schritt: Projekt abschliessen

45

B6) P rojekt-Statusbericht

140

Betrieb: Lösung Betreiben

51

B7) Ä nderungsantrag

143

B8) Testprotokoll

147

Projektpraxis I

59

B9) Mängelliste

150

Beschaffung von Investitionsgütern

60

B10) A bnahmeprotokoll

153

und Dienstleistungen

60

B11) A bschlussbericht

156

Vorlauf: Projektidee erarbeiten 

64

1. Schritt: Projektvorgehen planen

72

Die Projektabgrenzung

161

2. Schritt: Lösungsinhalte planen

85

Projekt versus Prozess

162

3. Schritt: Lösung realisieren

91

Projekt versus Event

165

96

Projekt versus Projekt

173

Projekt versus «unendliche Geschichte»

177

4. Schritt: Lösung schulen und einführen 5. Schritt: Projekt abschliessen

101

Betrieb: Lösung betreiben

107 Anhang179

Planungsatelier111

über Peter Giger 

180

A1) Projekt-Strukturplan

114

Literaturverzeichnis und Quellenangaben

181

A2) Termin- und Meilensteinplan

116

FEEDBACK

Dieses von Ihnen erworbene E-Book ist die erste Auflage des Buches « Projektmanagement in fünf Schritten ». Dieses Werk soll sich weiterentwickeln und laufend ergänzt werden. Ihre Meinung ist uns wichtig! Teilen Sie uns Ihren persönlichen Eindruck mit und helfen Sie uns, dieses E-Book weiter zu verbessern. Ihre Anregungen werden regelmässig in die Überarbeitung des E-Book einfliessen. Wir freuen uns auf Ihr Feedback, das wir selbstverständlich vertraulich behandeln. Vielen Dank. Feedback Formular auf www.projektmanagementinfuenfschritten.ch oder Ihr Feedback per E-Mail an: [email protected]

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EINLEITUNG

In der Gastronomie und Hotellerie sind Veränderungen heute die Regel und nicht mehr die Ausnahme. Projektmanagement hilft Ihnen, diese Veränderungen opti­mal zu steuern und das Vorgehen in zeitlich und inhaltlich gut überschaubare Einzelschritte zu zerlegen. Dieser Leitfaden dient als Übersicht und Einführung in das Projektmanagement und schafft eine gemeinsame Basis für alle Projektbeteiligten. Dies ist eine vereinfachte Version für für Gastronomen und Hoteliers und kein Modell für Spezialisten oder Spezialfälle. In diesem Leitfaden nehmen Sie die Funktion des Projektleiters ein. In der Realität übernehmen Sie oft weitere Rollen wie Auftraggeber oder Mitglied des Steuerungsausschusses. Damit Sie die verschiedenen Themen gedanklich besser auseinanderhalten und bearbeiten können, hilft es, die Arbeiten schriftlich durchzuführen. Oftmals wenden Sie bereits heute intuitiv Projektmanagement an. Ergänzen Sie Ihre Erfahrung mit wertvollen Tipps aus Theorie und Praxis. Durch ein strukturiertes Vorgehen sparen Sie Zeit und Geld und erleben weniger unangenehme Überraschungen. Im Anhang finden Sie die wichtigsten Pläne und Vorlagen. Zum besseren Verständnis finden Sie ein durchgängiges Beispielprojekt (Kauf eines neuen Debitoren- und Abrechnungssystems), welches kursiv dargestellt ist. Sie können Pläne und Vorlagen auch einzeln und losgelöst vom Beispiel verwenden. Die Vorlagen finden Sie unter projektmanagementinfuenfschritten.ch. Peter Giger

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PROJEKTVORGEHEN IM ÜBERBLICK

Übersicht In der folgenden Übersicht werden die wichtigsten Schritte des Projekt-

dieser Schritt kann mehr-

vorgehens aufgezeigt. Das eigentliche Projekt umfasst die Schritte eins

mals durchlaufen werden

bis fünf – von « Projektstart » bis « Projektende ». Vor dem Projektstart befindet sich die Phase der Projektidee oder des Projekteinstiegs. Nach dem Projektende folgt die Phase des Betriebs und der Optimierung.

kVp kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Phase

Aufgaben

Ergebnis

Projektidee erarbeiten (Vorstudie)

Projektwürdigkeit und Machbarkeit klären

Projektantrag

Offizieller Projektstart 1) P rojektvorgehen planen (Hauptstudie)

Anforderungen klären, Inves­t ition entscheiden, Vorgehen planen

Projektauftrag

2) L ösungsinhalte planen (Detailstudie)

Inhalte ausführungsreif pla­nen, Realisierung freigeben

Detailpläne

3) L ösung realisieren (Systembau)

Lösung bauen, Lösung verbessern, Betrieb vorbereiten

Geteste Lösung, Dokumentation

4) L ösung einführen (Einführung)

Schulen, Lösung freigeben, einführen

Eingeführte Lösung

5) P rojekt abschliessen (Abschluss)

am Betrieb übergeben, Rückschau halten, Abschluss durchführen

Projektabschluss

Projektende Lösung betreiben (Betrieb) kVp

Betreiben, optimieren, entsorgen

Zielerreichung

Projektvorgehen im Überblick

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Projektmanagement IN DER THEORIE

VORLAUF

V

1

2

Start

Idee, Bedürfnis erfassen / anreichern

Idee, Bedürfnis prüfen

nein

Sinnvoll? ja

nein

Machbar ? ja

Projektantrag erstellen / anpassen

Antrag prüfen

Freigabe?

nein

ja nein

ja

Nachbesserung?

Abbruch Antrag

Nächster Schritt

3

4

5

B

WAS IST ZU TUN?

V

1

2

3

4

5

Vorlauf: Projektidee erarbeiten (Vorstudie / Initialisierung ) Welche Ziele werden erreicht? Mit der Vorstudie prüfen Sie, ob eine Idee projektwürdig ist und ob die Machbarkeit gegeben ist. Können Sie beides bejahen, so erstellen Sie einen Projektantrag (B1), der alle wichtigen Punkte des Projekts grob festhält. Bei Freigabe des Antrags können Sie das Projekt starten.

Was wird gemacht? Aufgrund von Veränderungen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens entsteht ein Bedürfnis nach Anpassung. Dies ist die Phase der Projektidee oder Vorstudie. Der Start der Vorstudie erfolgt oft ohne grosse Vorbereitung. Wichtig ist, dass Sie überzeugt sind, dass eine Änderung notwendig ist oder zumindest geprüft werden muss. Haben Sie den Entschluss gefasst, etwas zu ändern, tragen Sie Argumente für und gegen eine Änderung zusammen. Sie skizzieren mögliche Lösungswege und stellen erste Berechnungen an. Diese Punkte sammeln Sie in einem Projektantrag. In dieser Phase besteht noch keine Projektorganisation. Jeder, der eine gute Idee hat, kann einen Projektantrag erstellen oder anregen. Erst nach der Bewilligung des Antrags wird eine gute Idee zu einem Projekt. Ihre Revisionsstelle teilt Ihnen mit, dass die Hotel- und Restaurantbelege nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies deckt sich mit Ihrem Gefühl, dass Sie zu wenige Informationen von Ihrem Abrechnungssystem für das Marketing erhalten. Sie beschliessen deshalb, ein neues Buchhaltungs- und Abrechnungssystem zu evaluieren.

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B