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Procedimientos de aplicación de medidas disciplinarias y de presentación de reclamaciones - El código de buenas prácticas “ACAS” Código de buenas prácticas “ACAS” Procedimiento de aplicación de medidas disciplinarias Procedimiento de presentación de reclamaciones ¿Qué sucede en caso de incumplimiento?

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Puntos principales

Introducción El código de buenas prácticas “ACAS” (disponible en www.acas.org.uk) que establece una serie de pautas acerca del manejo de medidas disciplinarias y reclamaciones, entró en vigor en abril de 2009. Este folleto contempla los requisitos exigidos por el citado código.

> El Código” ACAS” no es legalmente vinculante, sin embargo, en ocasiones los tribunales laborales tienen en cuenta sus disposiciones. El mero incumplimiento del Código no implica que automáticamente un despido deba ser considerado improcedente (aunque es probable que así sea)

> En caso de producirse un incumplimiento no razonable del Código, el tribunal podrá ajustar la indemnización en un 25%, ya sea en aumento o detrimento, en función de la parte que hubiese cometido la infracción

> No es necesario que los empleados presenten una reclamación por escrito a su empleador antes de interponer una demanda ante los tribunales. No obstante, el no hacerlo podría traducirse en una reducción de su indemnización

> El Código en sí es muy breve, pero “ACAS” ha publicado una guía complementaria mucho más detallada sobre las mejores prácticas en cuanto a disciplina y reclamaciones en el trabajo (también disponible en www.acas.org.uk)

> El Código no aplica a los despidos por reducción de plantilla ni a los trabajadores temporales

oportunidad de exponer su caso antes de tomar cualquier decisión

> Se debe permitir a los empleados ir acompañados a todas las reuniones formales sobre medidas disciplinarias o reclamaciones

> Se debe permitir a los empleados apelar cualquier decisión formal Procedimientos de aplicación de medidas disciplinarias El Código tiene por objeto ayudar a los empleadores y empleados a hacer frente con eficacia a las cuestiones de presunta conducta indebida y desempeño deficiente en el lugar de trabajo. A la hora de decidir si un empleado ha sido despedido de manera improcedente, el tribunal laboral tendrá en cuenta lo establecido en el Código para ver si el empleador siguió un procedimiento justo. En caso de mantenerse la reclamación, el incumplimiento del Código tanto por parte del empleador como por parte del empleado podría afectar a la indemnización concedida. Los elementos clave del Código en relación con los procesos disciplinarios incluyen:

> Diferentes personas deben llevar a cabo la investigación y la audiencia disciplinaria

> Una reunión indagatoria no debe por Requisitos generales El Código establece un marco para llevar a cabo los procedimientos de presentación de reclamaciones y aplicación de medidas disciplinarias de manera justa, así como para resolver los conflictos laborales. Principales requisitos:

> Tanto empleadores como empleados deben plantear y abordar los problemas en la forma oportuna, sin retraso injustificado

> Los empleadores deben llevar a cabo todas las investigaciones necesarias para esclarecer los hechos

> Los empleadores y empleados deben actuar con coherencia

> Los empleadores deben informar a los empleados sobre la base de cualquier problema y darles la

sí misma resultar en una medida disciplinaria, sin una audiencia disciplinaria

> Las suspensiones con disfrute de sueldo deben ser lo más breves posible y estar supervisadas. Se debe aclarar que la suspensión no constituye una medida disciplinaria

> Los procedimientos disciplinarios deben notificarse al empleado por escrito. Se debe suministrar suficiente información acerca de la presunta conducta indebida o desempeño deficiente y sus posibles consecuencias, de tal forma que el empleado pueda prepararse para responder el caso

> Normalmente se deben proporcionar copias de pruebas escritas junto con la notificación, incluidas las declaraciones de testigos

> La notificación debe detallar la hora y el lugar donde se realizará la reunión

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disciplinaria e informar sobre el derecho de asistir acompañado

> La reunión debe llevarse a cabo sin demora injustificada, y deberá permitir al empleado preparar su caso. Los empleadores y los empleados (y sus acompañantes) deben hacer todo lo posible por asistir

> En la audiencia, el empleador debe explicar la reclamación y revisar las pruebas recopiladas. Al empleado se le debe:

> permitir plantear su caso y responder a las preguntas que se le hagan

> dar una oportunidad razonable de formular preguntas, presentar pruebas y convocar a testigos pertinentes, y

> brindar la oportunidad de plantear comentarios acerca de cualquier información suministrada por los testigos Los empleados y los empleadores deben dar aviso previo de la intención de llamar a testigos pertinentes. Derecho a ser acompañado El trabajador tiene el derecho por ley de ser acompañado por un compañero de trabajo o un representante sindical en aquellos casos en que una reunión disciplinaria pueda tener como consecuencia:

> la emisión de una advertencia formal > alguna otra medida disciplinaria, o > la confirmación de una advertencia u otra medida disciplinaria (es decir, en una audiencia de apelación) Decisión y derecho de apelación

establecer la naturaleza de la conducta indebida o desempeño deficiente, el cambio requerido y los plazos. También debe informarse al empleado del tiempo de vigencia de la advertencia, así como de las consecuencias de una nueva conducta indebida, o de no mejorar en un plazo determinado. Si los empleados consideran que la medida disciplinaria es injusta o improcedente, podrán apelar por escrito, y especificar las razones. La apelación deberá considerarse sin demora injustificada y deberá ser abordada con imparcialidad por un gerente que, en la medida de lo posible, no hubiese estado involucrado previamente en el conflicto. El empleado tiene derecho a asistir acompañado a la audiencia de apelación.

> El Código no se aplica a reclamaciones colectivas, es decir, una reclamación presentada en nombre de dos o más empleados por un representante del sindicato u otro representante del lugar de trabajo Derecho a ser acompañado Todo trabajador tiene el derecho legal de ser acompañado por un compañero de trabajo o un representante sindical a la reunión relativa al procedimiento de queja. Decisión y derecho de apelación

Procedimientos de presentación de reclamaciones El Código tiene por objeto ayudar a los empleadores y a los empleados a resolver las reclamaciones de manera efectiva en el lugar de trabajo, evitando así las reclamaciones ante un tribunal. Los puntos clave son los siguientes:

> Si la reclamación de un empleado no pudiese resolverse de manera informal, debería plantearse por escrito y sin demora injustificada ante un gerente. Si el gerente hubiese estado involucrado previamente en el conflicto, debería plantearse ante otro gerente

> El hecho de no presentar la reclamación por escrito no impide que el empleado pueda interponer una reclamación ante los tribunales laborales sobre el asunto en cuestión. Sin embargo, el empleado podría recibir una indemnización menor en caso de no hacerlo

Tras la audiencia, el empleador debe enviar su decisión al empleado por escrito. Si se llega a la conclusión de que el trabajador ha actuado indebidamente o el desempeño de su trabajo ha sido deficiente, el despido tendrá lugar tras la emisión de la primera y última advertencias por escrito.

> El empleador debe coordinar una

En caso de falta grave el trabajador podría despedir al empleado con la primera infracción, pero aun así debería seguir un procedimiento disciplinario justo,

> Posibilidad de posponer la reunión

Las advertencias escritas deben

procedimiento de medidas disciplinarias, éste podría suspenderse temporalmente. No obstante, si la reclamación y los problemas disciplinarios estuviesen relacionados, podrían tratarse simultáneamente

reunión formal para permitir al empleado explicar la reclamación y la forma en que cree que debe resolverse. Empleadores y empleados (y sus acompañantes) deben hacer todo lo posible por asistir a la citada reunión para cualquier investigación que pudiera resultar necesaria

> Si un empleado presenta una reclamación durante un

Después de la reunión, el empleador debe decidir qué medida tomar, en caso de tomar alguna, para resolver la reclamación. Esto debe comunicarse al empleado, a quien también deberá informarse acerca de su derecho de apelación. Si el empleado no está satisfecho con el resultado, deberá apelar por escrito especificando las razones de la apelación. La apelación debe ser abordada con imparcialidad en audiencia dirigida por un gerente que, a ser posible, no hubiese estado implicado previamente en el asunto. Se debe informar al empleado con la suficiente antelación acerca de la hora y lugar de la audiencia de apelación, a la cual el trabajador podrá acudir acompañado. El empleador debe comunicar la decisión final por escrito sin demora injustificada. ¿Qué sucede si no cumplimos? El Código no es legalmente vinculante por lo que su incumplimiento no será sancionable automáticamente. Sin embargo, los tribunales tendrán en cuenta el incumplimiento de lo establecido en el mismo a la hora de decidir si existe justa causa en el despido, así como su posible improcedencia. Asimismo, si el tribunal considera que se han incumplido injustificadamente las directrices del Código, la indemnización del empleado podría aumentar o

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disminuir hasta en un 25%, en función de quien hubiese infringido el Código, esto es, empleador o empleado. Los citados ajustes a la indemnización podrían aplicarse en diferentes tipos de reclamaciones ante los tribunales, incluido el despido improcedente, discriminación (por motivos de género, raza, discapacidad, edad, etc.), deducción ilegal de los salarios e incumplimiento de contrato. ¿Qué hacer en la práctica? Los empleadores que actualmente no cuenten con sus propias normas y procedimiento, deberían considerar la posibilidad de elaborar un conjunto de disposiciones que sigan las directrices del Código. No existe obligación formal de hacerlo, pero está implícito en las recomendaciones del Código que las normas y los procedimientos deben “constar por escrito, ser específicos y claros”. El Código también estipula que los empleados y, si corresponde, sus representantes, deben participar en el desarrollo de las normas y los procedimientos. Formación También se recomienda que gerentes y empleados reciban formación acerca de cuáles son las reglas y los procedimientos a seguir, dónde se pueden encontrar y cómo se deben utilizar. Además, se debe instar a los gerentes a resolver los problemas de manera proactiva e informal antes de que se presente una reclamación formal.

conveniente cumplir con las disposiciones del código a fin de evitar cualquier posible cargo adicional en la indemnización. Una excepción a esto es el derecho a asistir acompañados a audiencias disciplinarias o de reclamación, que constituye un derecho legal para todos los trabajadores, no sólo los empleados. Del mismo modo, aunque pueda parecer que el código no aplica a ex empleados, los tribunales podrían pronunciarse en sentido contrario. Todo empleador cauteloso debería continuar cumpliendo con el Código aun tratándose de reclamaciones de ex empleados. Esto evitará el riesgo del cargo adicional del 25% e incluso podría evitar futuras reclamaciones ante los tribunales laborales.

Para obtener más información sobre este tema, comuníquese con: Toni Lorenzo Socio T +44 (0) 20 7074 8083 [email protected] ó Pia Sanchez Asociada T +44 (0) 20 7074 8326 [email protected] o con otro miembro de nuestro Departamento de Trabajo, incentivos e inmigración que conozca.

Personas que no son empleados y ex empleados Si bien el Código sólo se aplica a los ‘empleados’, no siempre queda claro cuál es la situación laboral de ciertas personas. Si un empleador no está seguro de cuál es la situación laboral de un trabajador, probablemente sea

Lewis Silkin LLP 5 Chancery Lane Clifford’s Inn London EC4A 1BL DX 182 Chancery Lane T +44 (0) 20 7074 8000 F +44 (0) 20 7864 1200 E [email protected] www.lewissilkinemployment.com

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