N°0141-2018-JUS 0 6 DIC. 2018 Lima, VISTOS; el Oficio N° 338-2018-JUS/OGIC, de la Oficina General de Imagen y Comunicaciones; el Informe N° 101-2018-0GPM-00M, de la Oficina de Organización y Modernización; el Oficio N° 2611-2018-JUS/OGPM, de la Oficina General de Planeamiento, Presupuesto y Modernización; el Oficio N° 355-2018JUS/OGIC, de la Oficina General de Imagen y Comunicaciones; el Informe N° 10492018-JUS/OGAJ, de la Oficina General de Asesoría Juridica, y; CONSIDERANDO:
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Que, de conformidad con el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, aprobado por Decreto Supremo N° 0132017-JUS, la Oficina General de Imagen y Comunicaciones es el órgano de apoyo encargado de coordinar y ejecutar actividades de prensa, imagen y comunicación institucional del Ministerio en los ámbitos interno y externo, de conformidad con la normativa vigente. Depende jerárquicamente de la Secretaría General; Que, resulta necesario contar con una directiva que norme la difusión de la información y logre establecer los lineamientos para uniformizar la comunicación institucional y consolidar la imagen del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; Que, con dicho objetivo, la Oficina General de Imagen y Comunicaciones ha propuesto el proyecto de Directiva denominada "Directiva para normar la comunicación e imagen institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos";
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Que, mediante Informe N° 101-2018-0GPM-00M, la Oficina de Organización y Modernización emite opinión favorable al proyecto de "Directiva para normar la comunicación e imagen institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos"; asimismo sugiere que el Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH, forme parte de la Directiva en calidad de Anexo; Que, el Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH, propuesto como Anexo de la "Directiva para normar la comunicación e imagen institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos", reemplazará al que fuera aprobado por Resolución Ministerial N° 0139-2014-JUS, de fecha 14 de abril de 2014, por lo que ésta debe dejarse sin efecto;
Que, la propuesta de directiva guarda el orden y la estructura establecida en la Directiva N° 001-2018-JUS/SG, "Directiva para normar la eiaboración, aprobación y modificación de Directivas en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos"; contando con las opiniones técnica y legal favorables de las Oficinas Generales de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, y de Asesoría Jurídica, respectivamente; Que, el inciso d) del subnumeral 6.4.2., del numeral 6.4 de la Directiva N° 001-2018-JUS/SG "Directiva para normar la elaboración, aprobación y modificación de Directivas en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos", aprobado por Resolución de Secretaría General N° 0024-2018-JUS, dispone que la aprobación de las directivas se efectuarán mediante Resolución de Secretaria General, cuando el área proponente es alguno de los Órganos o Unidades Orgánicas que dependen de la Secretaría General, o por disposición del Despacho Ministerial; Que, contando con el visado de la Oficina General de Imagen y Comunicaciones; Oficina General de Planeamiento, Presupuesto y Modernización; y, de la Oficina General de Asesoría Jurídica; De conformidad con la Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; el Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y OFICUáACE ERAL CE Derechos Humanos; y, la Resolución de Secretaría General N° 0024-2018-JUS, que , ASESORIAJURIDICi !3rre3 - aprueba la Directiva N° 001-2018-JUS/SG, "Directiva para normar la elaboración, aprobación y modificación de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos"; SE RESUELVE: Artículo 1.- Aprobar la Directiva N° .1 2 -2018-JUS/SG, denominada "Directiva para normar la comunicación e imagen institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos"; y su Anexo que forman parte de la presente Resolución.
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Artículo 2.- Dejar sin efecto el Manual de Identidad Corporativa del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos aprobado por Resolución Ministerial N° 0139-2014-JUS. Artículo 3.- Publicar la presente Resolución y la Directiva aprobada, en el Portal Institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (www.minjus.gob.pe).
Regístrese y comuníquese.
Gszot•x\c.L.5 S ALBERTO CAVAGNARO MARRO Secretario General Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
DIRECTIVA N° ]. 2 -2018-JUS/SG DIRECTIVA PARA NORMAR LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS Formulada por: I.
Oficina General de Imagen y Comunicaciones
OBJETIVO Establecer los lineamientos para uniformizar la comunicación institucional y consolidar la imagen del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
II.
BASE LEGAL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
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Ley N° 29809 - Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Decreto Supremo N° 081-2013-PCM — Decreto Supremo mediante el cual se aprueba la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017 Decreto Supremo N° 043-2003-PCM — Aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM - Aprueban el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 006-2017-JUS — Decreto Supremo que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Supremo N° 013-2017-JUS - Aprueban el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Resolución de Controlaría General N° 320-2006-CG - Aprueban normas de Control Interno. Resolución Ministerial N° 085-2012-PCM - Aprueban el Plan de Acción del Perú para su incorporación a la Sociedad de Gobierno Abierto. Resolución de Secretaría General N° 024-2018-JUS — Aprueba la Directiva N° 001-2018-JUS/SG "Directiva para normar la elaboración, aprobación y modificación de directivas en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".
III. ALCANCE
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Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación para los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del MINJUSDH. RESPONSABILIDAD 4.1. Los responsables de los Órganos, Unidades Orgánicas, Programas, Consejos y Comisiones del MINJUSDH (en adelante las áreas del MINJUSDH), son responsables de velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva. 4.2. La Oficina General de Imagen y Comunicaciones es responsable de orientar y supervisar la aplicación de las disposiciones establecidas en la presente directiva. 4.3. El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva generará responsabilidad administrativa y, de ser el caso, sanción conforme a la normativa que corresponda, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a las que hubiera lugar. Página 1 de 7
V. DEFINICIONES Y/0 SIGLAS: Para los fines de la presente Directiva de deberá tener en cuenta las siguientes definiciones: 5.1. Administrador de cuentas institucionales: Es el servidor civil responsable del acceso, operación, actualización, mantenimiento y retiro de las cuentas institucionales creadas en las redes sociales y de su contenido, que le han sido asignadas. 5.2. Cuentas institucionales: Son las cuentas creadas por el MINJUSDH en las redes sociales que tienen por finalidad la difusión de la información oficial de la institución. 5.3. Entrevista: Conversación que un periodista mantiene con una persona y que está basada en una serie de preguntas o afirmaciones que plantea el entrevistador y sobre las que la persona entrevistada da su respuesta o su opinión. 5.4. Imagen Institucional: Es aquella que propone dotar al MINJUSDH de una imagen Corporativa sólida, coherente, homogénea y diferenciada. 5.5. Información periodística: Es el tratamiento que se da a un hecho que se va a comunicar respecto a uno o varios temas de competencia del MINJUSDH.
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OFICINA ENERAL CE ASESOR M
5.6. Manual de identidad Corporativa del MINJUSDH: Documento en el que se diseñan las líneas maestras de la imagen del MINJUSDH, comprende la marca, el color, tipografía, terminología, papelería, aplicaciones, etc. 5.7. Material audiovisual: Se basa en la utilización conjunta del oído y de la vista, mediante imágenes y sonidos grabados, en especial para elaborar material didáctico o informativo. 5.8. Material digital.- Cualquier tipo de información que se encuentra almacenada en formato digital, manipulado a través de computadora u otro dispositivo electrónico.
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5.9. Material impreso: Conjunto de hojas de papel que ha sido reproducido mediante la técnica de la imprenta.
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5.10. Material multimedia.- Está destinado a la difusión por varios medios de comunicación combinados, como texto, fotografías, imágenes de video o sonido, generalmente con el propósito de educar o de entretener. 5.11 Merchandising.- Conjunto de productos publicitarios para promocionar una actividad, un proyecto, un artista, una marca, etc. Ejemplos: Gorros, polos, llaveros, tasas, lapiceros, fólderes, folletos, bolsos, etc. 5.12. Medios de comunicación externa del MINJUSDH: Portal Web Institucional, redes sociales u otro medio autorizado mediante el cual se difunde información institucional. 5.13. Nota de prensa: Es un texto periodístico escrito mediante el cual se da a conocer a los medios de comunicación un mensaje para su difusión. La nota de prensa puede ser de tres tipos: informativa, de opinión y de convocatoria.
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5.14. Protocolo: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticas y oficiales. 5.15. Redes sociales: Son sitios o aplicaciones de Internet que hacen posible elaborar comunidades virtuales que pueden ser integradas por personas, organizaciones o entidades que se encuentran conectadas entre sí por uno o varios tipos de relaciones en común y que brindan la oportunidad de intercambiar mensajes y archivos con los miembros de la red. Ejemplo: Facebook, Twitter, YouTube, entre otras. 5.16. Relaciones Públicas: Procesos de gestión entre una organización, que puede ser pública o privada, con el objetivo de construir y mantener una imagen positiva y confiable de la Institución. 5.17. Seguidores: Son otros usuarios de las redes sociales que se suscriben a una cuenta para recibir la información y contenidos de carácter público que hayan publicado. 5.18. Vocero institucional: Persona designada como representante del MINJUSDH en uno o más temas que a la institución le concierne. Para los fines de la presente Directiva de deberá tener en cuenta las siguientes SIGLAS: 5.19. MINJUSDH: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos 5.20. OGIC: Oficina General de Imagen y Comunicaciones ~lurio de iu y Derechos Hun o
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DISPOSICIONES GENERALES:
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6.1. La OGIC es el único órgano encargado de coordinar y ejecutar actividades de prensa, imagen y comunicación institucional del MINJUSDH. 6.2. Todas las áreas del MINJUSDH, que reciban solicitudes de entrevistas a funcionarios, información periodística y/o cualquier intervención similar, deberán informar de manera inmediata a la OGIC, para la atención correspondiente. 6.3. La OGIC fomentará una política de apertura y de buena relación con los medios de comunicación, dando atención a los pedidos de información y realizando la difusión estratégica de la información institucional. 6.4. La OGIC brinda soporte técnico a las áreas del MINJUSDH en el ámbito de: 6.4.1. Prensa, relaciones públicas, protocolo y redes sociales. 6.4.2. Elaboración y publicación de mensajes internos en paneles y/o periódicos murales 6.4.3. Promoción, publicidad y marketing.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1. La información que las áreas del MINJUSDH desean difundir hacia los medios de prensa deberá ser comunicada a la OGIC mediante documento formal, con Página 3 de 7
cinco (05) días hábiles de anticipación mediante documento formal, señalando la fecha, hora, lugar del evento, responsables, programas, entre otros. La OGIC es el único órgano institucional encargado de la comunicación con medios. De las relaciones con los medios de Comunicación 7.2. Las solicitudes de los medios de comunicación requieren de una adecuada coordinación para su atención, ya sea para entrevistas con periodistas, convocatorias de prensa, preparación de eventos con los medios, la distribución de informes, entre otros; para ello se tendrá en cuenta los siguiente:
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7.2.1. La OGIC es el único responsable de la coordinación y convocatorias de los medios de comunicación para la realización de entrevistas, ruedas de prensa y afines, con representantes del MINJUSDH. 7.2.2. Las ruedas de prensa y reuniones de coordinación serán realizadas dentro y fuera de la institución, cuando las autoridades del mismo consideren necesario comunicar e informar a la ciudadanía sobre algún acontecimiento de interés general, postura sobre un tema determinado, responder denuncias, entre otros aspectos. 7.2.3. Todos los Funcionarios y servidores del MINJUSDH que necesiten comunicar algo a la ciudadanía, necesariamente deberán recurrir a la OGIC para la orientación y autorización de difusión respectiva. El objetivo es mantener la coherencia de los mensajes que se emiten institucionalmente con las Políticas Sectoriales y la visión de la gestión. De los Voceros Institucionales 7.3. Los voceros institucionales son aquellos expresamente autorizados por el Titular del Sector para informar y declarar ante los medios de comunicación. 7.4. El Ministro de Justicia y Derechos Humanos será en todo momento el portavoz oficial y principal del Sector Justicia y Derechos Humanos.
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7.5. Los voceros se encargaran de informar y declarar en representación del Sector sobre un hecho o temas en el ámbito de su responsabilidad, siempre con la previa comunicación y coordinación de dichas acciones con la OGIC del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 7.6. Los voceros deberán mantener una posición institucional en sus intervenciones, bajo responsabilidad. 7.7. Cuando el vocero no pueda informar o declarar ante los medios de comunicación por caso fortuito o fuerza mayor, el Titular del Sector designará un vocero alterno con conocimiento de la OGIC. 7.8. Ningún funcionario o servidor deberá difundir o remitir información que pueda perjudicar la imagen del Sector Justicia y Derechos Humanos. 7.9. La OGIC realizará la difusión de las entrevistas de voceros institucionales en los medios de comunicación del MINJUSDH a través de un comunicado, nota de prensa, material audiovisual o multimedia u otra forma autorizada.
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Del Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH 7.10. La Identidad Corporativa e Imagen Institucional se rige por lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH, en adelante el Manual. 7.11. El Manual contiene las normas y ámbitos de aplicación de las características, tamaños, colores y tipografías de los elementos de comunicación interna y externa del MINJUSDH. 7.12. La OGIC es el órgano responsable de la interpretación del Manual y de proponer modificaciones de sus elementos. 7.13. Las áreas del MINJUSDH deberán sujetarse a lo dispuesto en el Manual antes de elaborar cualquier elemento de comunicación o difusión. 7.14. La OGIC es el único órgano autorizado para la autorización y visación del material impreso, digital, audiovisual, multimedia, merchandising, así como placas, banners, papelería, fólderes, sobres, entre otros; que requieran ser reproducidos o modificados, para ello verificará el estricto cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Manual. Se deberá justificar el uso de material, así como sustentar la cantidad a imprimir y forma de distribución Minnteno y Oerech
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7.15. Para los casos de pedidos de diseño por parte de la OGIC se debe remitir solicitud mediante documento formal, con una anticipación de (5) días hábiles previos a la realización de la actividad o evento. Asimismo, para las publicaciones con un alto volumen de páginas y/o gran número de piezas gráficas las áreas del MINJUSDH deberán remitir sus solicitudes con una anticipación de quince (15) días hábiles, teniendo especial cuidado con el tiempo que requiera la impresión y publicación. Se admite la tercerización de diseño previa coordinación y evaluación, en dichos casos de designará al profesional de la OGIC para la coordinación con el proveedor adjudicado. 7.16. Se adjunta en Anexo el Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH, el mismo que queda aprobado a través de la presente directiva. Prensa, relaciones públicas y protocolo 7.17. Las solicitudes periodísticas (reportajes, entrevistas, artículos de opinión, consultas o similares), comunicaciones internas, promoción de servicios a través de redes sociales, así como la difusión de información institucional, estarán sujetas a un proceso de revisión y aprobación de la OGIC.
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7.18. El soporte de protocolo que sea necesario se realizará oportunamente en forma conjunta y coordinada con las áreas del MINJUSDH, que organicen o soliciten la difusión del evento o actividad. Elaboración y publicación de mensajes internos 7.19. La comunicación interna está dirigida hacia los órganos y/o unidades orgánicas, que pueden ser: 7.19.1. Boletines de Prensa, que informen de manera precisa y sistemática sobre las acciones y actividades de la institución de manera que la información esté disponible para los diferentes grupos de interés. Página 5 de 7
7.19.2. Vitrinas informativas, periódicos murales que deberán guardar coherencia con la identidad visual e imagen institucional del MINJUSDH. 7.20. La OGIC está facultada para modificar o realizar cambios necesarios en la información entregada por las diferentes unidades del MINJUSDH, en términos de mensaje, forma, redacción y estilo en aras de promover y preservar la buena imagen institucional. De las redes sociales 7.21. La OGIC es el único órgano institucional responsable de crear y administrar las cuentas institucionales del MINJUSDH para difundir los servicios e información institucional vía redes sociales. 7.22. Todos los servicios, actividades e información institucional debe difundirse mediante las redes institucionales verificadas del MINJUSDH. Siendo el único canal oficial de difusión mediante redes sociales. 7.23. Las redes sociales no se utilizarán como un canal de atención al usuario o atención de solicitudes de acceso a la información pública. El administrador de cuentas institucionales autorizado por la OGIC brindará información general y canalizará los pedidos que sean necesarios. Ministeri, oerech
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7.24. Las áreas del MINJUSDH, que requieran difundir información en las redes sociales deberán remitirla con una anticipación no menor a cinco (5) días hábiles mediante documento formal y correo electrónico; dicha información será revisada y aprobada por la OGIC para su publicación.
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7.25. El Administrador de cuentas del MINJUSDH, podrá retirar la publicación de cualquier información que sea ilegal, irrespetuosa, amenazante, calumniosa, inapropiada, antiética o socialmente discriminatoria o qué, de alguna forma; dañe el honor u ocasione perjuicios materiales contra la entidad, sus servidores, colaboradores o terceros; o que contenga lenguaje ofensivo o intimidatorio. 7.26. La comunicación a través de las cuentas institucionales se realizará en tercera persona, cuidando la sintaxis, la ortografía y reglas de la gramática en los textos. 7.27. El MINJUSDH podrá ser seguidor, mediante sus cuentas institucionales de redes sociales de otras organizaciones, instituciones o personas sin que esto implique aval alguno de la misma. 7.28. La Oficina General de Tecnologías de la Información implementará los mecanismos necesarios para optimizar la conectividad de acceso a las redes sociales y para minimizar el riesgo de vulnerar la seguridad en su uso.
Planificación Estratégica de comunicaciones, marketing y publicidad. 7.29. Los Planes de Estrategia Comunicacional y las campañas publicitarias elaboradas por las áreas del MINJUSDH, deben ser remitidas a la OGIC para su aprobación, así mismo se realizarán las respectivas coordinaciones que correspondan. Página 6 de 7
7.30. La mejora o cambios en el Portal Institucional del MINJUSDH, serán coordinados de forma permanente con la OGIC. 7.31. Los requerimientos de soporte para la realización de eventos y/o actividades de difusión deben enviarse a la OGIC con una antelación no menor de cinco (05) días hábiles, mediante documento formal y correo electrónico. VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1. Los Administradores de las cuentas institucionales, ni el MINJUSDH se hacen responsables de las publicaciones expresadas por los seguidores de dichas cuentas, así como no se responsabilizan de las opiniones de los servidores civiles del MINJUSDH que intervengan en calidad de seguidores.
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8.2. Los comunicadores para las áreas del MINJUSDH serán contratados únicamente cuando la OGIC no puedan dar el soporte requerido, asimismo los términos de referencia o el perfil del puesto deberán contar con el visto bueno de la OGIC, según corresponda. 8.3. La OGIC podrá emitir manuales e instructivos que sean necesarios a efectos que faciliten la aplicación de la presente Directiva. 8.4. Entiéndase que las menciones hechas en la presente directiva referidas al titular de funciones, servidores, funcionarios, directivos, entre otros no hacen discriminación alguna entre hombres y mujeres, en concordancia con lo establecido en el literal c) del artículo 4 de la Ley 28983, Ley de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres. 8.5. Todos los aspectos no regulados por la presente Directiva, se coordinarán con la OGIC del MINJUSDH.
IX. ANEXO Anexo N° 01: Manual de Identidad Corporativa del MINJUSDH. Ministerio de J y Derechos Fi anos
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