Verlagsratgeber Lektorat 2

In der praxisnahen Reihe „Verlagsratgeber“ erscheinen insgesamt 24 Bände, die sich an Dienstleister im Medienbereich und an Verlagsprofis wenden. www.input-verlag.de www.verlagsratgeber.de ISBN 978-3-941905-02-3 48,00

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Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

Walter Greulich: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

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Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigs­tens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Das Werkzeug Computer muss nicht perfekt beherrscht werden, aber man sollte auch keine Scheu davor haben. Lektoren und Redakteure vertreten einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgibt. Viele Autoren – praktisch alle Fachbuchautoren – verwenden heute Textverarbeitungs-, Grafik- und Bildbearbeitungs-, Tabellenkalkulationsund teilweise sogar Layoutprogramme und sind oft auf dem neuesten Stand der Technik. Sie erwarten, dass Lektoren und Redakteure als ihre Haupt­ ansprechpartner in den Verlagen nicht bei jeder technischen Frage auf Kollegen verweisen, sondern selbst Antworten parat haben. Last but not least: Lektoren, insbesondere Freie Lektoren, bearbeiten Texte am PC und sollten daher viele Tricks und Tipps – relativ unabhängig von der Programmversion – kennen, die ihnen das Korrigieren erleichtern und erneutes Korrekturlesen oder gar eine Neuerfassung mit hohen Kosten vermeiden. Aus einem riesigen Fundus schöpft Walter Greulich, bearbeiten er und seine Mitarbeiter in seiner Firma WGV GmbH Verlagsdienstleis­tungen Weinheim doch tagtäglich viele Texte sehr effektiv mit den hier erstmals genannten Methoden.

Walter Greulich

Hrsg.: Ralf Plenz Input-Verlag, Hamburg

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Verlagsratgeber Lektorat 2

In der praxisnahen Reihe „Verlagsratgeber“ erscheinen insgesamt 24 Bände, die sich an Dienstleister im Medienbereich und an Verlagsprofis wenden. www.input-verlag.de www.verlagsratgeber.de ISBN 978-3-941905-02-3 48,00

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Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

Walter Greulich: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

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Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigs­tens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Das Werkzeug Computer muss nicht perfekt beherrscht werden, aber man sollte auch keine Scheu davor haben. Lektoren und Redakteure vertreten einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgibt. Viele Autoren – praktisch alle Fachbuchautoren – verwenden heute Textverarbeitungs-, Grafik- und Bildbearbeitungs-, Tabellenkalkulationsund teilweise sogar Layoutprogramme und sind oft auf dem neuesten Stand der Technik. Sie erwarten, dass Lektoren und Redakteure als ihre Haupt­ ansprechpartner in den Verlagen nicht bei jeder technischen Frage auf Kollegen verweisen, sondern selbst Antworten parat haben. Last but not least: Lektoren, insbesondere Freie Lektoren, bearbeiten Texte am PC und sollten daher viele Tricks und Tipps – relativ unabhängig von der Programmversion – kennen, die ihnen das Korrigieren erleichtern und erneutes Korrekturlesen oder gar eine Neuerfassung mit hohen Kosten vermeiden. Aus einem riesigen Fundus schöpft Walter Greulich, bearbeiten er und seine Mitarbeiter in seiner Firma WGV GmbH Verlagsdienstleis­tungen Weinheim doch tagtäglich viele Texte sehr effektiv mit den hier erstmals genannten Methoden.

Walter Greulich

Hrsg.: Ralf Plenz Input-Verlag, Hamburg

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Ralf Plenz (Hrsg.)

Walter Greulich 2 Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

Input-Verlag 2010

9–24

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind

25–50

im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

51–70

71– 6104

Walter Greullich – Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren, Band 2 der Reihe Herausgeber der Reihe Verlagsratgeber: Ralf Plenz, Hamburg © Urheberrecht und Copyright: 1. Auflage 2010 Input-Verlag,

105–

alle Rechte vorbehalten.

132

Jegliche Vervielfältigung von Texten oder Bildern, auch die elektronische Speicherung und Weitergabe, ist untersagt. Lektorat: Stéfanie Märschel

133–

Verlag: Input-Verlag, Blankeneser Landstr. 63, 22587 Hamburg

162

Tel.: 040/86 66 30 22, Fax: 040/86 39 64 Internet: http://www.input-verlag.de www.verlagsratgeber.de

163–

E-Mail: [email protected]

208 ISBN 978-3-941905-02-3

48.00

E-Books werden im Adobe Reader optimal angezeigt bei:

209–

„Anzeige/Seitenanzeige/Zwei Seiten“ und „Deckblatt einblenden“

2221 Satz und Layout: Input-Verlag, Hamburg

222– 223

Schrift: Gamma IT C und Frutiger in diversen Schnitten auf Apple-Macintosh-PC Druck: www.inprint-gmbH.de, Erlangen Coverdesign: Ralf Plenz

n Inhalt Textverarbeitungsprogramme – Möglichkeiten und Tücken 9–24 Textbearbeitung mit Dokument- und Formatvorlagen 25–50

Suchen und Ersetzen 51–70

Effizientes und schnelleres Arbeiten am PC (vor allem in Word) 71–104 Excel zur Textbearbeitung 105–132

Excel als Datenbank 133–162

PD F in Lektorat und Redaktion

163–208

Lexikon 209–221

Register 222–223

n Vorwort Heute

kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei,

wenigs­tens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Außerdem vertreten sie einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgib. Ein Lektor sollte technische Fragen seines Autors zur Manuskriptdatei beantworten können und dabei den optimalen workflow im Hause kennen oder gar forcieren. Last but not least: Lektoren, insbesondere Freie Lektoren, bearbeiten Texte am P C und sollten daher viele Tricks und Tipps – relativ unabhängig von der Programmversion – kennen, die ihnen das Korrigieren erleichtern und erneutes Korrekturlesen oder gar eine Neuerfassung mit hohen Kosten vermeiden. All dies sind Gründe genug, das vorliegende Buch intensiv durchzuarbeiten. Da nicht jeder Leser über die neueste Version von Word 2009 oder die CS4-Suite verfügt, sind alle Tipps und Screenshots auf den nachfolgen 210 Seiten so abgefasst, dass Sie auch für ältere/ neuere Versionen als die gezeigten gelten und Ihnen dennoch helfen, dauerhaft sehr viel Zeit und Geld einzusparen. Aus einem riesigen Fundus schöpft Walter Greulich, bearbeiten er und seine Mitarbeiter in seiner Firma WGV GmbH Verlagsdienstleis­ tungen Weinheim doch tagtäglich viele Texte sehr effektiv mit den hier erstmals genannten Methoden. Hamburg, Mai 2009 Ralf Plenz

Begriffe in K a p i tä lc he n werden im Lexikon auf S. 209–221 erläutert

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n Textverarbeitungsprogramme – Möglichkeiten und Tücken Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigstens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Das Werkzeug Computer muss nicht perfekt beherrscht werden, aber man sollte auch keine Scheu davor haben. Lektoren und Redakteure vertreten einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgibt. Viele Autoren – praktisch alle Fachbuchautoren – verwenden heute Textverarbeitungsprogramme, Grafik- und Bildbearbeitungs-, Tabellenkalkulations- und teilweise sogar Layoutprogramme und sind oft auf dem neuesten Stand der Technik. Sie erwarten, dass Lektoren und Redakteure als ihre Hauptansprechpartner in den Verlagen nicht bei jeder technischen Frage auf Kollegen in Herstellungs- oder EDV -Abteilung verweisen, sondern selbst Antworten parat haben. Auch bei der Beurteilung von Manuskripten, bei der Abschätzung von möglichen Bearbeitungsaufwänden und beim gesamten Handling von Manuskripten sind Computergrundkenntnisse wichtig, um zusätzliche Arbeitsschritte (z. B. die Weitergabe einer Datei an einen „Experten“), die Zeit kosten, zu vermeiden.

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Um welche Grundkenntnisse geht es? ●● Word und Excel sollten generell so genutzt werden können, wie es in Lektorat und Redaktion sinnvoll ist. Genannt seien hier z. B. das Verwenden von For ma tvor lagen und Makro s in Word sowie der Einsatz von Excel zur Textbearbeitung oder als Datenbank. ●● Die gängigen Grafik- und Bildbearbeitungsformate sollten wir kennen, und wir sollten wissen, wie sich mit einem Bildbetrachtungsprogramm (z. B. PolyView) J P G - , G I F- , W MF- , T I FF - und EPS -Dateien anzeigen und ausdrucken lassen. ●● Das Erzeugen einer PDF -Datei sollte kein Geheimnis sein, und zwar sollten beide Wege bekannt sein: • direkt aus einem Anwendungsprogramm heraus (Drucken im PDF -Writer) • mit dem Distiller auf der Basis einer PostScript-Datei. ●● Wir sollten Dateien komprimieren (packen) und dekomprimieren (entpa­cken) können, damit wir in der Lage sind, E-Mail-Anhänge sicher und schnell zu verschicken oder entsprechende hereinkommende Dateien in Sekundenschnelle zu öffnen. ●● Falls einmal selbst eine gepackte Datei noch sehr groß ist (vielleicht zu groß für eine Diskette oder gar eine CD ), so sollten wir diese Datei aufteilen und umgekehrt aufgeteilte Dateien zusammenführen können. ●● Wir sollten wissen, was FT P (File Transfer Protocol, Dateiübertragungs­protokoll) bedeutet, und sollten mit Autoren, Herstellern und evtl. technischen Betrieben über das Versenden und Empfangen von großen Dateien sprechen können, auch im Vergleich zum inzwi-

schen veralteten I S DN -Verfahren oder zum Versand per E-Mail, welches Begrenzungen aufweist.

Wichtige technische Verfahren, von denen Lektor und Redakteur gehört haben sollten Die genannten Grundkenntnisse sind so allgemeiner Art, dass sie auch Personen, die nicht in der Verlagsbranche tätig sind, sinnvoll einsetzen könnten (z. B. Lehrer, die ihre Unterrichtsunterlagen vorbereiten). Daneben sollte jeder Lektor und Redakteur auch von einigen wirklich verlagsspezifischen technischen Verfahren zumindest etwas gehört haben und sie in sein Gesamtbild vom Entstehen eines Verlagsprodukts einordnen können. Denn das erwarten Außenstehende von einem Verlagsmitarbeiter in verantwortlicher Position, ebenso wie von einem Wissenschaftler erwartet wird, dass er über die Spitzenforschung in seinem Gebiet Bescheid weiß, oder vom Handwerker, dass er sich z. B. in der neuesten Heizungs- oder Befestigungstechnik Das Erzeugen auskennt. einer optimierten Zu diesen sehr stark verlagsbezogenen Verfahren gehöPDF -Datei, die ren Kompri­mierung, der ●● die „großen“ Verfahren, über die alle sprechen: Umgang mit den • PDF- Workflow (etwas mehr als nur das Erzeugen von Schriften, Farb­ PDF -Dateien) management etc. • Einsatz neutraler Markierungssprachen, heute insbesowie den sondere S G ML und XML verschiedenen Kor• Publizieren aus Datenbanken rekturmöglichkeiten • Publizieren im Internet, Multi­media-Publikationen

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●● die „kleinen“ Verfahren, die so speziell sind, dass sie als Abb. 1: Problem zwar vielen Lektoren und Redakteuren immer Mit Word geöffwieder durch den Kopf gehen, bei denen eine einfache nete Datei, deren praktische Lösung aber aussichtslos scheint: Dateikopf nahe legt, • die Registererstellung mit modernen Methoden, z. B. dass es sich um eine mit Datenbanken FileMaker-Datei • die Vorbereitung von Nachschlagewerken wie Lexika handelt in Word, insbesondere das richtige Sortieren in Word Auf verlagsspezifische Verwaltungsmethoden mit modernen Mitteln (sprich: den Einsatz von Datenbanken, z. B. zur Projektverwaltung) wird hier nicht eingegangen, weil diese Verfahren in der Regel nicht für einzelne Personen (also für den Arbeitsplatzrechner), sondern für den Einsatz in Gruppen (also im Ne t z w e r k) gedacht sind. Abb. 2 (unten):

Textverarbeitung

Wird dieselbe Datei mit FileMaker geöff-

Die wichtigste Programmart in der Verlagswelt sind, und net, so erscheint sie das liegt auf der Hand, die Textverarbeitungs­programme, geordnet und lesbar denn bei der Erstellung von Zeitschriften und Büchern, am Bildschirm aber auch von Online-Dokumenten stehen nun einmal Texte im Vordergrund. Jeder Lektor oder Redakteur, der gefragt wird, ob er ein Textverarbeitungsprogramm beherrscht, wird sofort und aus voller Überzeugung mit „Ja“ antworten, denn mit Word (dem Standard-Textverarbeitungsprogramm schlechthin) kann heute praktisch jeder Computernutzer umgehen, und als beruflich mit Texten Befasste haben Lektoren und Redakteure in der Regel mehr Erfahrung mit diesem Programm als andere Nutzer. Doch reichen die Kenntnisse wirklich aus, um alle beruflichen Anforderungen zu erfüllen? Holen wir genau das aus

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dem Programm heraus, was wir eigentlich für ein effektives Arbeiten bräuchten? Die Praxis zeigt: mitnichten! Dabei geht es nicht um die Standardkenntnisse wie Kopieren, Einfügen, Halbfett- und Kursivformatierung, Recht­schreibprüfung oder das Schreiben von Briefen und Serienbriefen. Es geht auch nicht um die Gestaltung von Dokumenten. Als Lektor und Redakteur steht man häufig vor den folgenden Problemen: ●● Es sind Dateien abgeliefert worden, deren Format man nicht kennt, weil z. B. unter Windows die Dateinamenerweiterung fehlt und der Autor zum Format nichts mitgeteilt hat. Oder wir wissen, dass die abgelieferte Datei etwa das Format eines Layoutprogramms hat, wir haben aber gerade keinen Zugriff auf dieses Layoutprogramm. ●● Ein Text soll für die Setzerei formal vereinheitlicht werden, aber diese Bearbeitung wird als sehr aufwendig eingeschätzt, weil anscheinend nur manuell durch­ führbar.

Gängige Textverarbeitungsprogramme Bis etwa Mitte der 1990er Jahre gab es eine Vielzahl von Textverarbeitungs­ programmen, die Formate verwendeten, die nur bedingt kompatibel miteinander waren. Die Konvertierung von einem Programm zum anderen war daher ein wichtiges Thema. Aufwände und Kosten entstanden sowohl auf der rein technischen Seite als auch bei der Autorenbetreuung. Nicht wenige Verlage gaben damals ihren Autoren umfangreiche Schreibanweisungen an die Hand, in denen u. a. genau beschrieben wurde, in welcher Form „digitale

Manuskripte“ abgeliefert werden sollten. Inzwischen hat sich dieses Problem so gut wie erledigt. Das Textverarbeitungsprogramm Word beherrscht den Markt (umsatzmäßig) zu über 90%, und falls doch jemand eines der wenigen anderen noch existierenden Textprogramme verwenden sollte, so kann mit nahezu 100%iger Sicherheit davon ausgegangen werden, dass dieses einen Filter für Word besitzt. Neben Word sind zu nennen: ●● WordPerfect von Corel, ●● WordPro von Lotus und ●● StarWriter von Sun. Einen wesentlichen Leistungsunterschied zwischen diesen Programmen gibt es nicht. Alle sind bestrebt, sich möglichst dicht an Word anzulehnen, und werben zum Teil sogar damit, nicht nur technisch, sondern auch von der Handhabung her kompatibel mit Word zu sein. Seit das Betriebssystem Linux, das quasi kostenlos oder gegen einen äußerst kleinen Betrag erworben werden kann, sich immer größer werdender Beliebtheit erfreut, sind die Anwender auf den Geschmack von OpenSourceProgrammen gekommen. Linux (eine Variante von UN IX ) gehört zu diesen Programmen, die allen Interessenten zur Verfügung stehen. Das heißt, diese Programme können nicht nur lizenzfrei eingesetzt werden, sie werden auch von einzelnen Programmierern auf der ganzen Welt weiterentwickelt, sind also nicht das Produkt eines bestimmten Softwareunternehmens. In diesem Zusammenhang muss das Paket Open Office erwähnt werden, das auf Star­ Office von Sun basiert und von der Seite http://www.openoffice.org (englisch) oder http://de.openoffice.org/ (deutsch) heruntergeladen werden kann. Teil dieses Pakets ist ein Textverarbeitungsprogramm, das in den kommenden Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen dürfte, u. a. auch, weil es das zukünftige Text-Standardformat XML unterstützt.

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