Leistungsbeschreibung I Funktionsumfang Event Management Erstellen und managen von Events
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Exportieren von event Daten in .pdf und .xls Format
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Kopieren eines existierenden Events in ein neues mit allen Daten
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Erstellen von Sub-Events zur Unterteilung eines Events
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Kunden, Manager und Zulieferer einem Event zuordnen
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Agenda mit Datum, Zeit, Thema und Kommentar erstellen
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Eingeben von Event-Details mit HTML Editor (Formatieren von Text, Bilder hochladen) ✓ Kosten-Positionen mit EK/VK, Anzahl, Einheit und MwSt-Satz eingeben ✓ Gesamt Budget errechnen mit Sub-Totals für Sub-Events und Kategorien, Gesamt Total ✓ mit MwSt. und Deposit Eingeben von Rechnungs-Details Bestellnummern, Mahnstufen und Deposits ✓ Aufgaben für diese Event zuweisen und Verantwortlichen benennen Text-Bausteine für Rechnung, Angebot, Bestätigung und Vertrag für dieses Event anpassen Erstellen von .pdf Dokumenten in Ihrem CI für Ablaufplan, Agenda, Budget, Angebot, Bestätigung, Kostenübersicht, Rechnung, Deposit und Vertrag Kalender Eintrag an alle Team-Mitglieder für das Event automatisch verschicken
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Alle Events in der Monatlichen Kalender Übersicht anzeigen
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Anzeigen der nächsten 10 Events in der Seitenleiste
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Registrierungs-Management und Einlass vor Ort Entwerfen, aktivieren oder schließen einer Registrierung (geschlossen oder offene Registrierung mit passwortgeschützten Event Webseite) Anzeigen des Status der Registrierung (zugesagt, abgesagt, offen, Check-in)
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Design Hintergrund, Kopfzeile, Anrede und Reiter der Registrierungs-Webseite Design Umfrage und zufügen Textfelder, Datumsfeld, Zahlenfeld, Check-Boxen und Auswahl-Buttons E-Mail und Brief-Druck Workflow mit Templates für Save the Date, Einladung, Erinnerung, Finale Details, Dankes-E-Mail, Bestätigung, Registrierung Eingeben von dem Namen des Absenders, Absender-Email, Antwort-Email, cc, bcc, Anrede, Betreff, Kopfzeile, Inhalt und Footer Beifügen des Teilnehmer Logis/Passwortes, Direkt-Login-Link, Anhang mit QR Code für Einlass E-Mail und Brief-Druck Batch erzeugen und Empfänger nach Status, Antwort oder einzeln zuteilen
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E-Mail batch mit 5 E-Mais pro Sekunde versenden, mit DKIM Signatur und Individualisierten Namen und Anrede Überprüfen von E-Mail bounces (Zustellungsfehlern) und Beschwerden (Spam)
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Teilnehmer einzeln oder per .xls Liste (E-Mail ist Schlüssel) zuweisen Teilnehmer durchsuchen und nach Antwort filtern und Antworten von Teilnehmern manuell ändern Bericht mit Allen Teilnehmer Daten, Status, Antwort und Umfrage-Antworten erstellen, Änderungen der letzten 2 Tage hervorgehoben Einlass mit jedem Smartphone über QR-Code Scanner, keine weitere Hardware nötig
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Community-Management Erstellen und managen von Communities (Privat, nur für zugeteilte Mitglieder mit sicherem Passwort) Community Status anzeigen mit Anzahl Einträge, Fotos und Dateien
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Community Hintergrund und Titel ändern
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Erzeugen, ändern und löschen von Einträgen, Kommentaren, likes/unlikes
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Fotos und Dateien hochladen und in separaten Reitern anzeigen
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Umfragen erstellen mit bis zu 20 Fragen, die mit 1 bis 10 bewertet werden können
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Anzeigen oder verstecken der Umfrage-Ergebnisse online und Schließen der Umfrage
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Top 5 liked und kommentierte Einträge anzeigen
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Mitglieder Profil Daten ändern (außer Name und E-Mail)
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Anzeigen der offenen Events und Communities für das Mitglied
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Aufgaben-Management Erstellen und managen von Team Mitglieder Aufgaben
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Exportieren von Aufgaben im .pdf und .xls Format
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Zuteilen von Aufgaben an Events, Team Mitglieder und Kontakte
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Kategorisieren von Aufgaben nach Phase oder einer eigenen Kategorie
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Kommentare zu Aufgaben zufügen um Fortschritt anzuzeigen
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Tägliche Erinnerungs-Emails mit den fälligen Aufgaben für jedes Team-Mitglied ✓ Anzeigen der nächsten 10 fälligen Aufgaben in der Seitenleiste ✓
Kontakt-Management Erstellen und managen von Kontakten
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Exportieren von Kontakten im .pdf und .xls Format
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Kontakt-Details und Rechnung-Daten managen und Passwort zurücksetzen Managen der CRM Funktionen (Verkaufs-Stufe, Service Level, Zielgruppe, Quelle, Manager, Wahrscheinlichkeit, Potential)
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Anzeigen aller Events des Kontaktes
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Anzeigen aller zugeordneten Aufgaben
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Verkaufs-Gelegenheiten erstellen und Kontakt-Logs managen
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Importieren von Kontakten aus .xls Liste mit Einfügen, Ändern und vollem Abgleich
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Berichts-Management ✓
Auswahl des Start- und Enddatums des Berichts
Erstellen des Berichtes für Umsatz oder Gewinn pro Monat, Kunde oder Team-Mitglied ✓ Erstellen des Berichtes für Anzahl Events und Registrierungen pro Monat ✓ Erstellen des Berichtes für fällige Aufgaben pro Team-Mitglied
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Erstellen des Berichtes für den Vertrieb nach Verkaufs-Stufen
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Konto- und Nutzer Management Erstellen und managen von Nutzer Zugängen
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Ändern der Nutzer-Details und zurücksetzten des Passwortes
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Konto-Daten und Rechnungs-Details eingeben
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Auswahl oder Ändern des yve Abonnements
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Löschen des Kontos mit allen Nutzer-Daten (außer Rechnungs-Daten des Kontos) ✓ Ändern der Konto-Einstellungen (MwSt. Währung, Sprache, tägl. E-Mails) ✓ Ändern des Print-Layout Headers und Footers nach Ihrem CI
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Ändern der Textbausteine für Rechnung, etc.
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Ändern des Bildschirms des Teilnehmer-Logins Hilfe-Texte anzeigen und Tutorial Tour starten
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II Service Terms Preise • Abos sind monatlich kündbar und verlängern sich automatisch um einen Monat, wenn keine Kündigung 2 Wochen vor Ablauf erfolgt ist. • Bei der automatischen Verlängerung gelten die Preise, die 2 Wochen vor Verlängerung in der Preisliste gültig sind. • Bei Kündigung des Abos sind die Daten sofort nach Ablauf des Abos nicht mehr einsehbar und werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Limits • Die Anzahl der Nutzer mit Zugang zur Event Administration ist auf max. 100 begrenzt. • Für Communities und Communities Mitglieder gelten die gleichen Limits wie bei Events
und Teilnehmern. • Der Gesamt-Speicherplatz ist auf 100GB und die Bandbreite auf 2GB/Tag begrenzt.
Support • E-Mail Support ist enthalten, Antwortzeit max. 8 Std Mo-Fr 9-17 CET, max. 10 E-Mails Anfragen/Woche, nur von registrierten Nutzern (nicht Teilnehmern). • Es gibt einen wöchentlichen angemeldeten Wartungs-Zeitraum samstags von 07:00-13:00 CET während dem yve möglicher weise nicht verfügbar ist. • Wenn yve unangemeldet unter 95%/Monat verfügbar ist oder länger als 3 Std nicht verfügbar ist, können für die ausgefallene Zeit die Abo-Kosten erstattet werden. • Neue Funktionen, zusätzliche Wartungszeiträume und Informationen zum Status werden in unserem twitter Konto @yvetool angekündigt.
E-Mails • E-Mails verschicken ist auf bis zu 50.000/Monat und 10.000/Tag begrenzt. • E-Mails werden einzeln verschickt mit einer Rate von 1-5 pro Sekunde, bei E-Mails mit Anhängen können bis zu 5 Sekunden pro E-Mail anfallen. • Eine E-Mail Bounce-Rate (falsche E-Mail Adresse) von max. 5% und eine Complaint-Rate (Empfänger wertet E-Mail als Spam) von max. 1% ist vom Nutzer einzuhalten.
Technik • Sie benötigen einen Internet-Zugang, um yve benutzen zu können. Ihre Firewall Einstellung muss https Zugang zu yve-tool.de erlauben. • Folgende Browser Versionen (und jeweils höhere) werden unterstützt: IE 8, Firefox 38, Chrome 43, iOS 8.2, Safari 8. Blackberry wird nicht unterstützt. • Browser müssen JavaScript eingeschaltet haben und Cookies von yve akzeptieren.
III yve setup (optional) Ihre Leistung • Erstellung des xls Verteilers mit Spalten für Vorname, Nachname, Email, ggf. Anrede • Entwicklung der Vorlage für Texte, Bilder und Layout der Event Webseite Unsere Leistung: • Hochladen und Zuweisen der Teilnehmer basierend auf Ihrem xls Verteiler in yve • Einrichten der Event Webseite nach Ihrer Vorlage (Texte, Bilder, Layout) im yve Standard Template (Kopfbereich + Reiter) • Einrichten der Email Templates nach Ihrer Vorlage (Texte, Bilder, Layout)
IV yve operations (optional) Ihre Leistung • Betreuung der Teilnehmer bei Rückfragen (Ihre Telefonnummer wird als Kontakt angegeben, alle Kommunikation geht über Sie)
Unsere Leistung: • Versand der Emails Save the date, Einladungen, Erinnerungen, Final Details und Thank you (je nach Bedarf) • Zuweisen von Nachzüglern als Teilnehmer • Manuelle Nachpflege von Teilnehmer-Antworten • Anpassen von Änderungen an der Event Webseite • Verschicken der Teilnehmer-Reports an die Event Organisatoren • Betreuung von Event Organisatoren bei Rückfragen
