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INFOTHEK

Ergotherapeuten als Arbeitgeber

Lohn, Gehalt, Lohnnebenkosten

Wer Mitarbeiter in seiner Praxis beschäftigt, muss sich als Arbeitgeber spezifischen Anforderungen stellen. Dies beginnt schon mit der Auswahl geeigneter Mitarbeiter und der Abfassung der Arbeitsverträge. Monatlich sind die Gehälter abzurechnen und auszuzahlen, die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten, anzumelden und abzuführen. Umfangreiche sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, ist zunächst zu prüfen, ob dieser sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist, oder ob eine geringfügige Beschäftigung mit einem durchschnittlichen monatlichen Entgelt von maximal 400 EUR (Minijob) vorliegt, für die besondere Vorschriften gelten. Regelmäßig sind alle entgeltlich beschäftigten Arbeitnehmer versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitgeber müssen jeden neuen Mitarbeiter spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn bei der Krankenkasse anmelden, die der Arbeitnehmer gewählt hat. Die Sozialversicherungsbeiträ-

ge werden von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam entrichtet. Der Arbeitnehmerbeitrag mindert den Bruttolohn. Der Beitrag des Arbeitgebers ist zusätzlich zum Bruttolohn zu zahlen. Beiträge werden vom Bruttoarbeitsentgelt bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen einbehalten. Die monatliche Beitragbemessungsgrenze beträgt 2012 für Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 3.825 EUR und für Beiträge zur Rentenversicherung- und Arbeitslosenversicherung 5.600 EUR (bzw. 4.800 EUR in den neuen Bundesländern). Bei versicherungspflichtig Beschäftigten mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt zwischen 400,01 EUR und 800 EUR gelten besondere Bestimmungen. Dieser Entgeltbereich wird als Gleitzone (für sogenannte Midijobber) bezeichnet, denn der Arbeitnehmer wird innerhalb dieses Einkommensbereiches erst allmählich bis zum vollen Beitragsanteil belastet. Er profitiert somit von einem reduzierten Arbeitnehmeranteil. Bei einem monatlichen Brutto von 600 EUR würden beispielsweise 20 EUR weniger Sozialversiche-

Tab. 1: In 2012 sind folgende Beiträge zur Sozialversicherung zu zahlen

Sozialversicherungszweig

Arbeitgeber

Arbeitnehmer

7,3%

7,3% + 0,9%*

0,975%

0,975%**

Rentenversicherung

9,8%

9,8%

Arbeitslosenversicherung

1,5%

1,5%

Krankenversicherung Pflegeversicherung

* Der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung (für Zahnersatz) von 0,9% ist allein vom Arbeitnehmer zu tragen. ** Beschäftigte ohne Kind zahlen einen Beitragszuschlag in Höhe von 0,25%. Im Bundesland Sachsen gilt abweichend: Der Arbeitgeber zahlt 0,475%, der Arbeitnehmer 1,475% (+ 0,25%).

Deutscher Verband der Ergotherapeuten e.V.

rungsbeiträge abgezogen. Der Arbeitgeber hat hingegen keine Ersparnis, da der Arbeitgeberanteil – wie bei allen anderen versicherungspflichtig Beschäftigten – nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt berechnet wird. Weitere Lohnnebenkosten Arbeitgeber werden durch weitere Lohnnebenkosten zusätzlich belastet. Für alle in einer Praxis beschäftigten Arbeitnehmer besteht – wie auch für den freiberuflich tätigen Ergotherapeuten – Beitragspflicht in der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtpflege (BGW), dem zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Beitragshöhe ist insbesondere von der Gefahrenklasse abhängig. Die Beiträge variieren in der Regel zwischen 0,5% und 1,4% und sind ausschließlich vom Arbeitgeber aufzubringen. Zusätzlich müssen Arbeitgeber für jeden Beschäftigten auch noch eine Insolvenzumlage und zwei Umlagen zur Entgeltfortzahlungsversicherung zahlen. Insolvenzgeldumlage Zur Zahlung der Insolvenzgeldumlage sind grundsätzlich alle Arbeitgeber verpflichtet, auch diejenigen, die Minijobber beschäftigen. Mit der Insolvenzgeldumlage wird das Insolvenzgeld finanziert, das Arbeitnehmer beanspruchen können, wenn über das Vermögen ihres Arbeitgebers ein Insolvenzverfahren eröffnet wird und für die vorausgehenden drei Monate des Arbeitsverhältnisses noch Lohnzahlungsansprüche bestehen. Der Umlagesatz wird nach der voraussichtlichen Entwicklung

der Insolvenzereignisse für das folgende Kalenderjahr bemessen. Wegen eines Überschusses aus 2010 war die Umlage im Jahr 2011 ausgesetzt worden. In 2012 muss eine Insolvenzgeldumlage in Höhe von 0,04% des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts geleistet werden. Bei Beschäftigten, die nicht der Rentenversicherungspflicht unterliegen, wird das Entgelt herangezogen, von dem im Falle der Rentenversicherungspflicht die Beiträge zu berechnen wären. Die Insolvenzgeldumlage ist zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen anzumelden und abzuführen. Umlagen zur Entgeltfortzahlungsversicherung Das Umlageverfahren wurde geschaffen, um in kleineren und mittleren Betrieben die nicht unerheblichen finanziellen Belastungen für Aufwendungen der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (Umlage U 1) bzw. für Mutterschaftsleistungen (Umlage U 2) aufzufangen. Am Umlageverfahren müssen alle Arbeitgeber teilnehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Ergotherapeutische Praxen sind daher regelmäßig umlagepflichtig. Grundsätzlich ist von der Gesamtzahl der in der Praxis beschäftigten Arbeitnehmer auszugehen, wobei z.B. Auszubildende und Praktikanten nicht zu berücksichtigen sind. Bei einer schwankenden Arbeitszeit ist von der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit auszugehen. Hinweis: Auch wenn Auszubildende und Praktikanten bei

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INFOTHEK der Prüfung, ob die betreffende Praxis am Umlageverfahren teilnehmen muss, nicht berücksichtigt werden, sind für sie Umlagen zu entrichten. Die Umlage ist vom tatsächlich erzielten laufenden Arbeitsentgelt zu berechnen. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (Umlage U 1) Die Höhe des Erstattungssatzes hängt von der jeweiligen Krankenkasse und vom gewählten Beitragssatz ab, den die einzelnen Krankenkassen festlegen. Es werden höchstens 80% der Aufwendungen erstattet. Arbeitgeber können allerdings regelmäßig auch eine niedrigere Erstattungshöhe wählen, die mit einer geringeren Beitragshöhe verbunden ist. So beträgt die Umlage U 1 in 2012 beispielsweise bei der AOK Nordost für eine 40%ige Erstattung 1,3% (AOK Hessen: 0,9%) und für eine 80%ige Erstattung 2,5% (AOK Hessen: 3,4%) des Arbeitsentgelts. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) steigt die Umlage U 1 einheitlich von 0,6% (in 2011) auf 0,7% des Arbeitsentgelts in 2012 an. Die Umlagebeträge für das U 1-Verfahren sind im Datensatz für den Beitragsnachweis als Beitragsgruppe U 1 zu übermitteln. Im Rahmen des U 1-Verfahrens erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber: J das während einer Erkrankung (Arbeitsunfähigkeit) oder einer medizinischen Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme fortgezahlte Arbeitsentgelt (der Arbeitgeber ist regelmäßig zur Lohnfortzahlung für die ersten sechs Wochen verpflichtet) sowie J die darauf entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Beitragszuschüsse zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Nicht erstattungsfähig ist einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sowie ohne Rechtsgrund wei-

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tergezahltes Arbeitsentgelt. Auch Arbeitsentgelt, das für einen Zeitraum von mehr als sechs Wochen (6-Wochenfrist nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz) fortgezahlt wird oder Arbeitsentgelt, das in den ersten vier Wochen eines Beschäftigungsverhältnisses gezahlt wird, ist gleichfalls nicht erstattungsfähig. Ob und in welcher Höhe die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung erstattet werden, hängt von der Satzung der jeweiligen Krankenkasse ab. Im Zweifel sollte die betreffende Krankenkasse vorab befragt werden. Beispiel Umlage U 1 Ein Arbeitnehmer ist vom 05.03. bis zum 29.04. arbeitsunfähig. Die Entgeltfortzahlung für den Zeitraum 05.03. bis 15.04. beläuft sich (inkl. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge) auf 3.500 EUR. Bei einem Erstattungssatz von 80% werden 2.800 EUR erstattet, bei einem Erstattungssatz von 40% nur 1.400 EUR. Nach sechs Wochen (ab dem 16.04.) endet regelmäßig die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und es besteht Anspruch auf Krankengeld. Ausgleichsverfahren für Mutterschaftsleistungen (Umlage U 2) Über das Umlageverfahren U 2 erhalten die Unternehmen den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in voller Höhe erstattet. Eine Begrenzung auf einen niedrigeren Betrag ist weder im Gesetz vorgesehen noch durch eine entsprechende Satzungsregelung zulässig. Die Höhe der Umlage hängt von der gewählten Krankenkasse ab. Sie beträgt beispielsweise in 2012 bei der AOK Nordost 0,35% des Arbeitsentgelts (AOK Hessen: 0,25%). Für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) beträgt die Umlage U 2 weiterhin 0,14% des Arbeitsentgelts. Die Umlagebeträge für das U 2-Verfahren sind im Datensatz für den Beitragsnachweis als Beitragsgruppe U 2 zu übermitteln. Im Rahmen des U 2-Verfahrens erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber

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J den nach dem Mutterschutzgesetz gezahlten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, J das nach dem Mutterschutzgesetz bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt sowie J die Arbeitgeberbeitragsanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung, zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Beitragszuschüsse zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung, die auf das während der Beschäftigungsverbote gezahlte Arbeitsentgelt entfallen. Beispiel Umlage U 2 Die Schutzfrist einer Arbeitnehmerin läuft vom 01.03. bis 07.06. (99 Tage) Das kalendertägliche Nettoentgelt beträgt 25 EUR, das Mutterschaftsgeld der Krankenkasse 13 EUR. Der Arbeitgeber hat daher einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in Höhe von 1.188 EUR zu zahlen (99 Tage × (25 EUR – 13 EUR =) 12 EUR), der ihm in vollem Umfang erstattet wird. Elektronisches Meldeverfahren der Entgeltersatzleistungen (EEL) eingeführt Seit dem 01.01.2011 ist das elektronische Datenaustauschverfahren auch für die Entgeltersatzleistungen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Mit dem neuen EEL-Verfahren sind die Bescheinigungen zur Gewährung von Krankengeld und anderen Entgeltersatzleistungen ausschließlich elektronisch an die zuständigen Datenannahmestellen zu übermitteln. Diese leiten die Bescheinigungen an die unterschiedlichen Leistungsträger (Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit) weiter. Die Rückmeldungen über die Höhe der Entgeltersatzleistungen an die Arbeitgeber müssen ebenfalls in elektronischer Form erfolgen.

Erstattung der Entgeltfortzahlung auch im Voraus möglich Bisher durften die Anträge auf Erstattung der Entgeltfortzahlung nur für bereits ausgezahltes Entgelt oder Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld für zurückliegende Zeiträume gestellt werden. Zeiten nach Eingang des Erstattungsantrags wurden selbst dann nicht berücksichtigt, wenn die Zahlung auf der Grundlage einer ärztlichen Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit erfolgt war oder das Beschäftigungsverbot bereits gegolten hatte. Das hat sich seit 2011 geändert: Erstattungsanträge dürfen auch für zukünftige Zeiträume gestellt werden. Voraussetzung ist, dass J das Entgelt abgerechnet ist, J das Entgelt für den laufenden Abrechnungsmonat bereits gezahlt wurde und J die Arbeitsunfähigkeit oder das Beschäftigungsverbot für die Dauer des Erstattungszeitraums ärztlich bescheinigt wurde. Diese praxisgerechte Regelung erspart zusätzlichen Aufwand bei der Lohnabrechnung, da die Erstattungsanträge nunmehr direkt im Anschluss an eine zuvor erfolgte Entgeltabrechnung einfach und unkompliziert gestellt werden können. Beispiel Ein Arbeitgeber rechnet das Arbeitsentgelt regelmäßig Mitte des Monats für den laufenden Monat ab. Ein Arbeitnehmer ist laut ärztlichem Attest voraussichtlich bis zum 31.01.2012 arbeitsunfähig. Mitte Januar wird die Entgeltfortzahlung für den gesamten Monat Januar abgerechnet und ausgezahlt. Gleichzeitig übermittelt der Arbeitgeber der Krankenkasse den Erstattungsantrag U 1. Der Arbeitgeber kann mit diesem Erstattungsantrag bereits die Entgeltfortzahlung für den gesamten Monat Januar abrechnen. Anmeldung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen Eine Vereinfachung gibt es bei der Meldung und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.

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INFOTHEK zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung sowie die drei Umlagen werden dann insgesamt an die Krankenkasse(n) überwiesen. Sowohl für die Einreichung der Beitragsnachweise als auch für die Beitragszahlung sind bestimmte Fristen zu beachten. Der Arbeitgeber haftet dafür, dass die Beiträge ordnungsgemäß und pünktlich angemeldet, einbehalten und abgeführt werden. Die Beiträge, die für die Unfallversicherung zu entrichten sind, werden von der Berufsgenossenschaft berechnet und in einem separaten (jährlichen) Beitragsbescheid festgelegt.

Die jeweilige Krankenkasse des Beschäftigten ist Einzugsstelle des Gesamtversicherungsbeitrags. Falls die Beschäftigten einer Praxis allerdings in unterschiedlichen Krankenkassen versichert sind, müssen an mehrere Krankenkassen Meldungen erstellt und Beiträge gezahlt werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, jeder Krankenkasse, in der ihre Arbeitnehmer versichert sind, für jeden Entgeltabrechnungszeitraum (i.d.R. monatliche Abrechnung) – einen Beitragsnachweis einzureichen. Dieser Beitragsnachweis enthält die abzuführenden Beiträge getrennt nach den verschiedenen Zweigen zur Sozialversicherung. Er muss in elektronischer Form per Datenfernübertragung übermittelt werden. Die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerteile

Fazit Die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die damit verbundenen sozialversiche-

rungsrechtlichen Melde- und Zahlungsverpflichtungen des Arbeitgebers sind sehr vielgestaltig und umfangreich. Dabei spielt es keine Rolle, ob viele oder nur ein Arbeitnehmer beschäftigt wird. Und auch bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen (Minijob) ist die Lohnabrechnung mit einem großen Aufwand verbunden.

Rechtliche Änderungen und Aktualisierungen der Beitragssätze erschweren die Abrechnung. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Löhne von einer spezialisierten Lohnabrechnungsstelle oder einem Steuerberater abrechnen zu lassen. Fragen Sie uns, Ihre ADVISION-Steuerberater sind Ihnen gern dabei behilflich.

info plus THOMAS MOCHNIK, Steuerberater, spezialisiert auf die Beratung von Ergotherapeuten, Mitglied im ETL ADVISION-Verbund, www.ETL-ADVISION.de Kontakt: ADVIMED Hamburg, Borsteler Chaussee 47, 22453 Hamburg, Tel.: 040 / 22 94 50 26, Fax: 040 / 22 94 50 10, [email protected], www.advimed-hamburg.de

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57. Ergotherapie Kongress in Kassel 21.09. - 24.09.2011 Halle C16 11.05.5,–Stand 13.05.2012

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