Herzlich willkommen in Bad Salzungen

Einführung  Ratsinformationssystem  Session  und Session Net in der  Stadtverwaltung Bad Salzungen

Bad Salzungen, den 06.06.2012

Kurzportrait Bad Salzungen ∗ ∗ ∗ ∗

Staatlich anerkanntes Sole‐ Heilbad  Kreisstadt des Wartburgkreises ca. 16.000 Einwohner 130 Beschäftigt incl. Außenstellen

Der Stadtrat und seine Ausschüsse ∗ Stadtrat ∗ Æ 24 Mitglieder  + Bürgermeister

∗ Hauptausschuss  ∗ Æ 6 Mitglieder + Bürgermeister

∗ Stadtentwicklungsausschuss  ∗ Æ8 Mitglieder + Bürgermeister

∗ Ausschuss für Soziales, Jugend, Senioren , Sport und Kultur ∗ Æ 8 Mitglieder + 1. ehrenamtlicher Beigeordneter

Organisation des Sitzungsdienstes

∗ Zentraler Sitzungsdienst für den Stadtrat incl.  Sitzungsgeldabrechnung ∗ 3 Ausschüsse mit jeweils einem Sitzungsbearbeiter ∗ 5 Ortsteilräte (wird für die Sitzungsgeldabrechnung  genutzt) ∗ 165 Sitzungen im Jahr 2011 ∗ 257 Beschlussvorlagen im Jahr 2011

Ausgangssituation ∗ Beschlussvorlagen wurden im Word dezentral  geschrieben ∗ Amtsleiter und Bürgermeister haben  gegengezeichnet ∗ Beschlussvorlagen wurden für die Sitzung kopiert ∗ Tagesordnung wurde erstellt und es wurden die  Sitzungsunterlagen sortiert und versendet ∗ Anlagen wurden sortiert ∗ Sitzungsgeldabrechnung wurde von Hand gebucht 

Wie erfolgte die Umstellung? ∗ 4.Quartal 2009 ∗ Ausschreibung 

∗ 2. Quartal 2010 ∗ Organisationsgespräch ∗ Installation der Software und Anpassung der Formulare ∗ Erfassung der Stammdaten

∗ 3. Quartal 2010 ∗ Schulung Sitzungsbearbeiter, Amtsleiter, Beschlussvorlagenersteller ∗ Echteinsatz ab 10.2010

Warum ein Ratsinformationssystem? Für die Verwaltung ∗ ∗ ∗ ∗

einfache Erstellung von Beschlussvorlagen (Word) Mitzeichnung erfolgt digital  Original wird handschriftlich unterzeichnet sofortige Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen aller  Mitarbeiter ∗ einfacher Druck der Sitzungsunterlagen (kein sortieren  mehr notwendig) ∗ Volltextrecherche ∗ Dokumente können der Beschlussvorlage angehangen  werden

Warum ein Ratsinformationssystem? Für die Verwaltung ∗ zukünftig Einsparung an Druck und Portokosten  durch den Einsatz von Mandatos ∗ Abrechnung der Sitzungsgelder geht schneller  ∗ Erstellen von Jahressteuerbescheinigungen ∗ Einlesen der Buchungsdaten in unser  Kassenprogramm ∗ automatische Veröffentlichung im Internet

Warum ein Ratsinformationssystem? Für die Stadträte und Bürger ∗ tagaktuelle Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen im  Internet ∗ Zugriff auf nichtöffentliche Unterlagen für alle  Stadträte und tagaktuelle Informationen ∗ schnelle Volltextsuche im Mandatos ∗ Markieren u. Kommentieren von Textstellen in den  Beschlüssen ∗ keine Akten die vernichtet werden müssen

Wie geht es weiter? ∗ 3.Quartal 2012 ∗ Ratsmitglieder werden mit iPads bzw. Notebooks  ausgestattet ∗ die Beschlussvorlagen werden während den Sitzungen mit  dem Beamer präsentiert ∗ Es werden nur noch die Tagesordnung und die Einladung  zugestellt Æ Kostenersparnis durch weniger Druck‐ und  Portokosten ca. 80.000 Seiten im Jahr

Fazit  ∗ nach mehreren Schulungen gute Akzeptanz im  Rathaus ∗ Sitzungsbearbeiter veröffentlichen die Sitzung  eigenständig ∗ Vorlagenbearbeitung sollten durch Schulung bei  SOMACOS vertieft werden ∗ Einsatz von Mandatos auf dem iPad muss noch weiter  optimiert werden

Kontakt Stadtverwaltung Bad Salzungen Sitzungsdienst  Frau Mai Tel. 03695/671‐118 [email protected] EDV Abteilung Frank Bösenberg & Steffen Schleder Tel. 03695/671‐110 [email protected]

Vielen Dank