GSSPE Regelung zur Förderung von studentischen Mitgliedern Fassung vom 25.September 2017, auf Beschluss der Vorstandssitzung am 21.9.17. Die GSSPE unterstützt ihr zugeordnete Student Chapters finanziell.

Grundüberlegungen Der GSSPE ist die Förderung ihrer Student Chapters sehr wichtig. Deswegen wird ein großer Anteil des jährlichen Budgets hierfür ausgegeben. Mit „Student Chapter“ im weiteren Sinne sind auch GSSPE Hochschulgruppen gemeint. Schwerpunkt liegt in der Förderung der Gruppe statt des Individuums, da auch das Vernetzen und Zusammenarbeiten gefördert werden soll. Aus demselben Grund erwartet die GSSPE Berichte für den Newsletter über Chapteraktivitäten sowie generell regelmäßigen Kontakt von den Student Chapters. Da die Einnahmen der GSSPE stark fluktuieren können, ist es notwendig, die folgenden Regeln ab und zu dem entsprechenden GSSPE Gesamtbudget anzupassen. Dies wird in der Regel durch Anpassung der Gesamtfördersumme pro Chapter und Jahr getan und für ein Kalenderjahr angesetzt. Näheres dazu im Anhang.

Definitionen: • • •

„Chapter Mitglied“ = Studentische SPE Mitglieder am jeweiligen Hochschulstandort „in good standing“ am Ende des fiskalischen Jahres zuvor. „Student“ = Bachelor/Master/Diplom-Student/In (nicht PhD) am jeweiligen Hochschulstandort, der/die SPE Chapter Mitglied „in good standing“ ist. „Exkursion“ = Eine Exkursion, die von dem SPE Student Chapter oder der Hochschulgruppe organisiert wird.

Übersicht der Förderung von Student Chapters 1. 2. 3. 4. 5.

Jährlicher GSSPE Student-Award Student Technical Conference Fahrtkostenzuschuss zu GSSPE Veranstaltungen Fachtagungen und Workshops anderer Veranstalter /Exkursionen Student Chapter Veranstaltungen und Anschaffungen

1. Jährlicher GSSPE Student Award Die GSSPE fördert pro Student Chapter einen Studenten mit 500€ zur ordentlichen Mitgliederversammlung (oMV). Dieser Student Award wird nach Vorschlag des Faculty Sponsor der jeweiligen Hochschule durch Abstimmung des GSSPE Vorstandes vergeben. Die ausgezeichneten Studenten tragen in der Regel ihre ausgezeichnete Abschlussarbeit zur oMV vor. In Ausnahmefällen kann der Student Award pro Hochschule auch auf zwei Studenten aufgeteilt werden. Zusätzlich zu dem Award, wird eine Kurzversion der Abschlussarbeit (circa 4 Seiten) in dem Newsletter ausgedruckt. Dadurch wird die Reichweite der Abschlussarbeit deutlich erhöht, was auch einer zusätzlichen Förderung entspricht. Die Auszahlung des Awards erfolgt nach Veröffentlichung der Kurzversion der Abschlussarbeit in der Newsletter.

Seite 2

2. Student Technical Conference Für die jährliche Student Technical Conference (STC) werden die teilnehmenden Studenten gesponsert: • • • •

Gratis Teilnahme nach Auswahl/Bestätigung Fahrtkosten in ANGEMESSENER Höhe (max. 70 Euro/Student, selbstorganisierter kostengünstiger Gruppentransport wird erwartet) Mahlzeiten während der STC Eventuelle Druckkosten für technische Posterbeiträge

Gelegentlich werden auch Messeaufsteller und ähnliches Marketingmaterial über die Chapters zur STC gesponsert. Bei Summen bis 100€ kann hier auch entweder der GSSPE Schatzmeister oder der STC Chair alleine entscheiden.

3. Fahrtkostenzuschuss zu GSSPE Veranstaltungen Anfahrt zu Veranstaltungen der GSSPE in ANGEMESSENER Höhe (max. 30 Euro/Student) wird von der GSSPE gesponsert. Angemessen bedeutet, dass nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften gebildet werden und entsprechend abgerechnet wird. Der Eintritt zur Veranstaltung wird nicht gesponsert. Grundsätzlich werden Spritkosten von Studenten-Fahrgemeinschaften zu GSSPE Veranstaltungen gesponsert. Mietwagenkosten oder Bahntickets können nach Ermessen des GSSPE Schatzmeisters ganz oder teilweise von der GSSPE übernommen werden. Der Fahrtkostenzuschuss wird ausgezahlt nach Annahme des Berichts für die Veröffentlichung im Newsletter.

4. Fachtagungen und Workshops anderer Veranstalter/Exkursionen Jährliche Obergrenze Die finanzielle kalenderjährliche Obergrenze pro Student Chapter liegt für die Teilnahme von studentischen Chaptermitgliedern an Konferenzen und Exkursionen bei • • •

50 Chaptermitglieder = 1500 €

Bis zu dieser Obergrenze kann der GSSPE Schatzmeister ohne weitere Absprache mit dem Vorstand, falls beantragt, Folgendes beschließen:

Übersicht förderungswürdiger Veranstaltungen: Förderungswürdig im Rahmen dieser Regelung: • •

Fachtagungen und Workshops anderer Organisationen Exkursionen

Fachveranstaltungen der GSSPE werden zusätzlich gefördert. Dafür gelten andere Regeln, die in anderen Abschnitten definiert werden. Die jährliche Obergrenze bezieht sich nur auf die beiden oben benannten Bereiche.

Details zur Förderung verschiedener Veranstaltungen Soweit nicht anders vermerkt, wird die Förderungsberechtigung vom GSSPE Schatzmeister beurteilt. Eine Absprache mit dem GSSPE Gesamtvorstand ist dann nicht notwendig. Sollten keine offenen Fragen sein, wird dem Antrag im Regelfall entsprochen. Sollte er abgelehnt werden oder keine Antwort vom GSSPE

Seite 3 Schatzmeister innerhalb von 2 Wochen vorliegen, kann das Student Chapter auch andere GSSPE Vorstandsmitglieder kontaktieren. Eine Zusage kann dann nur nach Mehrheitsbeschluss des GSSPE Vorstandes gemacht werden. Für Fachtagungen und Workshops anderer Organisationen: • • •

80% des reinen Eintrittspreises für Konferenzen, Workshops, Shortcourses von SPE International und anderen SPE sections und chapter außer GSSPE 50% des reinen Eintrittspreises für Konferenzen, Workshops, Shortcourses von DGMK, IADC, Worldoil, VDI, EAGE. Es werden nur Veranstaltungen bezuschusst, bei denen mindestens 3 Studenten des Student Chapters gemeinsam teilnehmen und für die ein Newsletterbericht geschrieben und entsprechend der u. g. Regeln eingereicht wird.

Sollte der Student auch von anderer Seite für diese Veranstaltung unterstützt werden, kann er nur nach Absprache mit dem GSSPE Vorstand unterstützt werden.

Für Exkursionen: • • • • • •

Die Exkursion muss vom Student Chapter oder dem Institut organisiert werden. Gesponserte Exkursionen müssen fachlichen Charakter haben und mindestens 5 studentische Mitglieder. Maximal 60% der jährlichen Student Chapter Obergrenze dürfen für eine einzelne Exkursion bewilligt werden. Maximal 50% der „studentischen“ Gesamt-Exkursionskosten werden von der GSSPE gefördert. Die Exkursionsförderung ist nicht koppelbar mit einem Fachtagungszuschuss bei derselben Reise. Voraussetzung für die Auszahlung der Zuschüsse ist das Einreichen eines Newsletterartikels über die Exkursion.

5. Student Chapter Veranstaltungen und Anschaffungen Student Chapter Veranstaltungen wie z.B. Stammtische, Weihnachtsfeiern und Fußballturniere und Anschaffungen wie z.B. T-Shirts können ebenfalls unterstützt werden. • • • •

Maximal 25% der jeweiligen Gesamtkosten Dies wird aus „dem jährlichen Topf“ für Exkursionen und Veranstaltungen anderer Organisationen genommen. Bei Beträgen bis 125€ Fördersumme entscheidet der Schatzmeister, bei größeren Beträgen ist ein Beschluss des GSSPE Vorstands nötig. Zu Zeiten, in denen eine Sparfassung der Förderobergrenze gilt, werden nur fachliche Veranstaltungen und Anschaffungen gefördert.

Antragsstellung: • • •

•

Formloser Antrag via Telefon oder E-Mail an den GSSPE Schatzmeister. Bei Anträgen, bei denen eine Mehrheitsentscheidung des GSSPE Vorstandes erforderlich ist: prinzipielle Antwort per E-Mail, in der Regel durch den GSSPE Schatzmeister. Überweisung erfolgt auf das Student Chapter Bankkonto nach der Veranstaltung und Vorlage der Originalrechnung und nach der Bestätigung des Editors, dass der eingereichte Artikel für den Newsletter die Anforderungen für eine Veröffentlichung erfüllt. Für alle geförderten Aktivitäten wird ein kurzer Bericht für den Newsletter über die Veranstaltung oder größere Anschaffung erwartet.

Seite 4

Fördergrenze pro Student Für Aktivitäten der Abschnitte 4 und 5 (also Veranstaltungen) gilt eine Förderobergrenze für jeden individuellen Studenten von 100€, damit die Chaptermitglieder möglichst gleichmäßig gefördert werden können. Dies gilt in der Summe für alle Kosten, die individuell oder anteilig zugeordnet werden können, wie Exkursions- und Konferenzkosten, aber auch T-Shirts. Chapterveranstaltungen wie z.B. Weihnachtsfeiern oder Membership Drive Events fallen hier nicht drunter.

Studenten, die keinem Student Chapter und auch keiner GSSPE Hochschulgruppe zugeordnet sind: Voraussetzung für eine mögliche Förderung ist die studentische Mitgliedschaft in der SPE und ein aktives Studium an einer deutschen Hochschule. Bohrmeisterschulenstudenten (mit Einkommen) sind nicht förderungsfähig. Förderungsvoraussetzungen und -höhen sind im Sinne der Regelungen für Student Chapters. Anders als bei Student-Chapter-zugeordneten Studenten, • •

Erfolgt die Förderung entweder bar oder per Überweisung auf das Privatkonto. Erfolgt eine Förderung nur nach Beschluss des GSSPE Vorstands.

Regeln für GSSPE Hochschulgruppen Eine GSSPE Hochschulgruppe wird zwar nicht von SPE International anerkannt und erhält daher auch keine entsprechenden Vorteile von SPE International, sie wird von der GSSPE jedoch im Wesentlichen einem deutschen Student Chapter gleichgestellt. Dies gilt für alle oben genannten Fördermethoden. Einzige Ausnahme: Es liegt im Ermessen des GSSPE Gesamtvorstands, ob ein GSSPE Student Award ausgelobt wird oder nicht. Entscheidungsgrundlage ist dafür vornehmlich Größe und Aktivität der Hochschulgruppe. Die Größe einer Hochschulgruppe und damit die Obergrenze für die Fördermittel kann anders als bei Student Chaptern von der GSSPE nur geschätzt werden. Es liegt im Interesse der Hochschulgruppe, der GSSPE hierzu Informationen bereitzustellen.

Weitere Aspekte Für die Finanzplanung der GSSPE ist es wichtig, Ausgaben einigermaßen genau prognostizieren zu können. Daher erwartet die GSSPE von den Chaptern eine Grob-Vorausplanung der erwarteten Fördersummen, mindestens einmal im Jahr. Diese soll nur eine Prognose darstellen und stellt keine Limitierung auf die tatsächlich eingeforderten Summen dar. Die GSSPE erwartet, dass die Student Chapters mit den Fördergeldern gut haushalten und Kosten, wo möglich, vermeiden. Insbesondere bei Fahrtkosten wird erwartet, dass kreativ nach kostengünstigen Alternativen gesucht wird. Ein Grund für das Erstellen dieser Richtlinie ist die schnelle Abwicklung einer Zusage und Förderung durch den GSSPE Schatzmeister, der hierdurch klare Regeln erhält nach denen er schnell alleine und nicht nach langwieriger Absprache mit dem Gesamtvorstand entscheiden darf. Es wird aber auch immer Sonderfälle außerhalb dieser Regeln geben, die förderungswürdig sind. Es ist durchaus möglich, dass der Gesamtvorstand im Einzelfall auch andere Ausgaben der Student Chapters fördert. Dies benötigt jedoch eine Abstimmung des Gesamtvorstands, wofür eine Grundlage nötig ist. Daher: Wenn etwas Besonderes beantragt wird, muss dies dem Schatzmeister als Kontakt zum Gesamtvorstand mitgeteilt werden inklusive einer guten Erklärung für den Antrag. Bis zu einer gewissen Grenze (125€) können Schatzmeister und Section Chair über die Förderwürdigkeit bestimmen, bei größeren Summen tut dies der Gesamtvorstand.

Seite 5 Jährliche Obergrenzen gelten für Kalenderjahre, nicht Geschäftsjahre der GSSPE oder der Student Chapters. Es wird erwartet, dass ausgehende Vorstände jährliche Fördermittel nicht schon bis zum Ende ihrer Amtszeit größtenteils ausschöpfen, sondern auch ihren Nachfolgern genügend Mittel übriglassen. Newsletterartikel und eine Liste mit allen Studenten die (für die entsprechende Aktion) eine finanzielle Förderung beantragen, zusammen mit den entsprechenden Quittungen müssen vom federführenden Autor an den Student Liaison, Publicity Chair, Section Chair und Schatzmeister gesendet werden. Diese vier Personen überprüfen sowohl die Förderungswürdigkeit (und -höhe) als auch den Newsletterartikel dazu und geben gegebenenfalls Feedback/erbitten Nachbesserungen. Sind keine Einwände vorhanden, überweist der Schatzmeister die Fördersumme. Der Publicity Chair kann hierfür einen Editor bestimmen, der diese Rolle für ihn übernimmt. Der Schatzmeister wartet mit der Auszahlung bis zur Bestätigung durch den Publicity Chair/Editor. Falls es mit diesem Prozessabschnitt Schwierigkeiten gibt, können alternativ Schatzmeister und Section Chair (oder Schatzmeister und Student Liaison) gemeinsam auch die Entscheidung treffen, das die Fördersumme ausgezahlt wird. Das Student Chapter stellt schon VOR der Veranstaltung eine grundsätzliche Anfrage beim Schatzmeister. Dies erhöht die Planungssicherheit sowohl des Chapters als auch der Sektion. Teil der email zur Kostenerstattung mit Quittung und Newsletterartikel ist eine Auflistung der Studenten, die teilgenommen haben und gefördert werden. Dies ist nötig, um die kumulative Fördersumme für einzelne Studenten zu tracken, da ja ein Ziel der Förderung ist, sie möglichst einer breiten Anzahl von Studenten zukommen zu lassen.

Abbildung 1: Prozess der finanziellen Förderung und des Artikelschreibens

Seite 6

Anhang Newsletterartikel Newsletterartikel über Aktivitäten und Erkenntnisse sind wichtiger Bestandteil des Wissensaustauschs in der Sektion und mit den Student Chapters. Sie bieten Studenten zudem eine exzellente Plattform, um sich selbst zu präsentieren und außerdem Schreiben von Artikeln zu üben. Wegen der großen Leserschaft bietet es sich an, um eine hohe Qualität bemüht zu sein. Deswegen wird auch ein Coaching durch den Editor angeboten, falls erwünscht. Artikel im Newsletter gelten als Veröffentlichung im Sinne der Rechtsprechung. Daher impliziert ein Artikelentwurf, dass der Autor die Bildrechte für angehängte Fotos und Grafiken besitzt und auch, falls erforderlich, eine Erlaubnis seiner Hochschule oder eines besuchten Unternehmens, darüber zu berichten. Die Rechte am Artikel gehen dabei an die GSSPE über.

Anpassung der Förderbeträge Einnahmen und Vermögen der GSSPE haben in der Vergangenheit stark geschwankt und es ist abzusehen, dass sich dies nicht ändern wird. Daher muss auch auf Ausgabenseite eine Flexibilität bestehen. Aus diesem Grund kann diese Regelung jederzeit, jedoch in der Regel in der letzten Vorstandssitzung des Kalenderjahres durch Gesamtvorstandsbeschluss angepasst werden, typischerweise für das folgende Kalenderjahr, ausnahmsweise jedoch auch für einen anderen Zeitraum. Sollten dafür Begriffe wie „Verdoppeln“, „Halbieren“, oder „Aussetzen“ beschlossen werden, ist in der folgenden Tabelle erklärt, was dies im Detail bedeutet.

Förderungsart Normalfall "Verdoppelung" "Halbierung" jährlicher GSSPE Award 500€ / chapter 500€ / chapter 250€ / chapter Student Technical Conference Übernachtungszuschuss eine Übernachtung eine Übernachtung eine Übernachtung Fahrtkostenzuschuss maximal 70 € 70 € 50 € Chapter Marketing (Messeaufsteller etc) auf Antrag auf Antrag auf Antrag Fahrtkostenzuschuss zu GSSPE Veranstaltungen max.30€ /student max.30€ /student max. 15€/student Exkursionen & Konferenzbesuche, Chapter Veranstaltungen & Anschaffungen Obergrenze/Jahr großes Chapter (>50) € 1,500 € 3,000 € 750 Obergrenze/Jahr mittleres Chapter (25-50) € 1,000 € 2,000 € 500 Obergrenze/Jahr kleines Chapter (