Digital Pen - Digitaler Kugelschreiber Grundlegendes zum digitalen Kugelschreiber Mit dem digitalen Kugelschreiber - oder Digital Pen - erfassen Sie Ihre handschriftlichen Dokumente gleichzeitig digital. Der Stift lässt sich wie ein gewöhnlicher Kugelschreiber nutzen, zeichnet jedoch alles geschriebene oder gezeichnete auf und kann die Informationen drahtlos an ein Handy senden. Das Handy wiederum sendet die Daten des Formulars in die Firmenzentrale. Eine kabelgebundene Datenübertragung mittels einer Dockingstation ist ebenfalls möglich. Alle für den digitalen Kugelschreiber vorgesehenen Dokumente sind mit einem feinen Muster versehen. Dieses Spezialmuster dient dem Stift zur optimalen Schrifterkennung. In jedem Fall können Sie mit dem Digital Pen arbeiten, wie Sie es von einem herkömmlichen Kugelschreiber gewohnt sind. Ihre Vorteile: Da die Daten nach Ausfüllen Ihrer Formulare digital an die Firmenzentrale geleitet werden, sind Ihre erfassten Daten umgehend verfügbar. Das handschriftliche Formular kann entweder ohne weiteren Durchschlag beim Kunden verbleiben oder abgelegt werden, ohne dass z.B. die Disposition das Papier nochmals einfordern muss.

Allgemeiner Umgang mit dem digitalen Kugelschreiber Der Stift ist ein hochwertiges, präzises elektronisches Gerät. Setzen Sie den Stift daher nicht zu hohen oder niedrigen Temperaturen sowie sehr hoher Luftfeuchtigkeit aus. Vermeiden Sie den Kontakt mit Wasser oder starkem Schmutz. Genau wie ein gewöhnlicher Kugelschreiber auch, sollte der Spezialstift nur zum Schreiben auf Papier genutzt werden. Sollte die Mine des Kugelschreibers leer sein, kann diese problemlos gegen volle, exakt zum Stift passende Minen getauscht werden. Bitte schlagen Sie für weitere Details im Handbuch des Stiftes nach. Die Kappe ist ein wesentlicher Bestandteil des Stiftes, ein Verlust der Kappe ist unbedingt zu vermeiden! Legen Sie die Kappe beim Schreiben an einem sicheren Ort ab. Setzen Sie die Kappe stets nach dem Ausfüllen Ihrer Formulare wieder auf den Stift.

Laden des internen Akkus Der Akku des Stiftes wird mittels der mitgelieferten Ladestation aufgeladen. Diese Ladestation verfügt über einen USBAnschluss, der mit einem Computer verbunden werden kann. Bei eingeschaltetem Computer wird der Stift geladen. Zudem steht ein Netzadapter für die Ladestation bereit, um den Stift direkt an einer Steckdose laden zu können. Je nach Einsatzhäufigkeit sollten Sie den Stift regelmäßig ein- oder mehrmals pro Woche aufladen. Ist der Akku leer, kann sowohl die Schriftaufzeichnung als auch die Übertragung der geschrieben Informationen an ein Handy unterbrochen werden.

Digitalen Kugelschreiber zum Schreiben vorbereiten Zur Aktivierung des Stiftes nehmen Sie einfach die Kappe vom Stift. Daraufhin wird der Stift durch eine kurze Vibration (abhängig vom Stiftmodell) seine Einsatzbereitschaft anzeigen. Legen Sie die Kappe an einem sicheren Ort ab. Jetzt können Sie den Stift wie einen gewöhnlichen Kugelschreiber nutzen.



Ausfüllen der Formulare mit dem digitalen Kugelschreiber Sie schreiben auf dem Formularpapier wie mit einem gewöhnlichen Kugelschreiber. Die für den digitalen Kugelschreiber vorgesehenen Dokumente unterscheiden sich von gewöhnlichen Dokumenten nur durch ein sehr feines Punktmuster. Da Ihre handschriftlichen Angaben aufgezeichnet und auch digital erfasst werden, ist zur optimalen Erkennung eine saubere Handschrift nötig. Zudem ist es wichtig, Zahlen, Buchstaben oder Zeichnungen nur innerhalb der dafür vorgesehenen Felder zu schreiben! Nur so können alle Angaben einwandfrei erfasst werden. Erst beim Schreiben wird die Erkennung im Stift aktiviert, dies erfolgt durch den beim Schreibvorgang üblichen Druck der Mine auf das Papier. Drücken Sie den Stift nicht unnötig hart auf. Lassen Sie den Stift auch nicht zu locker über das Papier gleiten. In beiden Fällen kann die Schrifterkennung unterbrochen werden.

Beispiele möglicher Felder auf einem Formular: Zur Erfassung der benötigten Stunden sollen hier Anfangs- und Endzeit eingetragen werden. Die Stunden müssen innerhalb des Kästchens VOR dem Doppelpunkt, die Minuten innerhalb des Kästchens NACH dem Doppelpunkt eingetragen werden.

Hier soll ein Datum eingetragen werden. In diesem Beispiel muss vor den ersten Punkt der Tag als Zahl, vor dem zweiten Punkt der Monat als Zahl und nach der vorgegeben 20 das weitere Jahr eingetragen werden. Auch hier ist darauf zu achten, die Begrenzungslinien nicht zu überschreiben!

In diesem Beispiel gilt es, den Namen eines Mitarbeiters einzutragen. Die gestrichelte Hilfslinie zeigt die Grundlinie an, auf der geschrieben werden soll. Auch hier muss generell innerhalb des Kastens geschrieben werden.

Es sollen die getätigten Arbeiten eingetragen werden. Eine Hilfslinie ist nicht vorhanden. Dennoch müssen alle Zeichen innerhalb des Kastens geschrieben werden.

Arbeiten

In die vier Kästchen soll im Beispiel eine Personalnummer eingetragen werden. Dazu steht für jede Ziffer ein Kästchen zur Verfügung. Auch hier ist es wichtig, innerhalb der Markierung zu schreiben.

Regen Schnee

Statt handschriftlicher Eingaben sind auch Ankreuzfelder möglich. Hier ist die zutreffende Situation anzukreuzen. Das Kreuz muss ebenfalls möglichst genau in das dafür vorgesehene Feld gesetzt werden.

Die in den Beispielen gezeigten Felder und Funktionen können in abgewandelter Form auf Ihrem Formular erscheinen. Der beschriebene Vorgang ist jedoch immer gleich. Es sind auch Felder möglich, die absichtlich nicht vom Stift erkannt werden (z.B. Vermerke, Unterschriften, Kontrollfelder etc.). Eine besondere Kennzeichnung derartiger Felder ist nicht immer gegeben. Dennoch ist ein möglichst exaktes Ausfüllen aller Felder auf den Formularen optimal.

Verhalten bei Schreibfehlern Im Falle eines Schreibfehlers ist der Fehler in keinem Fall zu korrigieren! Auch Nachmalen der Zeichen kann zu ungenauer Schrifterkennung führen. Streichen Sie das fehlerhafte Wort oder die Ziffer durch und schreiben es nochmals auf. Setzen Sie sich notfalls mit Ihrem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung.

Abschließen und Versenden des Formulars Sind alle nötigen Felder sorgfältig ausgefüllt, können Sie das Dokument abschließen und vom Stift auf das Handy übertragen lassen. Bitte vergewissern Sie sich vor dem Sendevorgang, ob auch alle Angaben korrekt gemacht und die nötigen Daten eingetragen wurden. Stellen sie sicher, dass Sie den Stift korrekt mit dem Handy verbunden haben, um eine mobile Datenübertragung zu gewährleisten. Legen Sie Ihr Handy beim Sendevorgang nicht weiter als 4 Meter vom Stift entfernt ab. Auf dem Formular finden Sie ein spezielles Symbol, dass den Sendevorgang auslöst. Je nach Formular kann das Feld an einer anderen Stelle zu finden sein.

Dieses Symbol ist mit einem einfach Häkchen, Strich oder einem Punkt zu markieren. Machen Sie kein Kreuz, da so unter Umständen versehentlich eine doppelte Versendung ausgelöst werden kann.

Wie Sie das Senden-Symbol markieren können:

Unmittelbar nach der Markierung vibriert der Stift (je nach Modell) kurz, um Ihnen eine Bestätigung zum Start des Sendevorgangs zu geben. Im gleichen Moment startet die Übertragung an das Handy. Dieser Vorgang dauert nur wenige Augenblicke. War die Übertragung erfolgreich, vibriert der Stift (je nach Modell) wieder kurz. Jetzt können Sie weitere Formulare ausfüllen oder den Vorgang beenden und die Kappe auf den Stift setzen. Die Übertragung an die Zentrale erfolgt automatisch von Ihrem Handy aus. Wenn der Stift beim Markieren des Senden-Symbols gar nicht oder sehr lange vibriert, wiederholen Sie den Markier-Vorgang ein zweites Mal. Ist auch dieses nicht erfolgreich, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Sachbearbeiter.

Vibrationen des Stiftes Der digitale Kugelschreiber vibriert abhängig von der durchgeführten Aktion unterschiedlich lang und oft, um Ihnen eine spürbare Rückmeldung zu geben (Art und Dauer ist unter Umständen abhängig vom Stiftmodell). Sobald der Stift jedoch durchgehend für etwa eine halbe Sekunde vibriert, liegt in der Regel ein Problem vor. Dies kann eine unzureichende Schrifterkennung, verschmutzes Papier oder andere Situationen anzeigen. Bitte prüfen Sie alle möglichen Fehlerquellen und wiederholen Sie die letzte Aktion. Kommt es erneut zur einer längeren, ununterbrochenen Vibration, setzen Sie sich mit Ihrem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung.

Bitte stets beachten 1. Buchstaben, Zahlen, Markierungen und Zeichnungen deutlich lesbar eintragen. 2. Nicht über den Rand der jeweiligen Kästchen schreiben. 3. Schreibfehler nicht korrigieren oder Zeichen nachmalen. Wenn nötig, neu schreiben. 3. Stift nur zum Ausfüllen der vorgesehenen Formulare verwenden. 4. Senden-Symbol nur mit einem einfachen Haken markieren. 5. Handy beim Senden nicht weiter als 4 Meter vom Stift weg platzieren. 6. Kappe nach Benutzung wieder fest auf den Stift setzen. 7. Stift regelmäßig in der mitgelieferten Ladestation aufladen.



Beispiel-Stundenzettel für den digitalen Kugelschreiber Unten ist ein Stundenzettel dargestellt, der mit dem digitalen Kugelschreiber ausgefüllt und versendet werden kann. Das Senden-Symbol unten rechts stellt nach Markierung die Verbindung zum Handy her. Alle bis zum Markieren des Symbols ausgefüllten Felder werden digital übertragen und stehen z.B. der Disposition zur Verfügung.

Freitextfelder ohne Hilfslinien

Zahlenfelder

Zahlenfelder für Uhrzeiten

Datumsfelder

Freitextfelder mit Hilfslinien

Unterschriftenfeld



Freitextfelder mit Hilfslinien

Senden-Symbol