FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA FUERZA AEREA

GRUPO DE APOYO LOGISTICO COFAC

BOGOTA D.C., 31 de enero de 2011 SOLICITUD DE COTIZACION No. 005-B-AGAPO-2010 SEÑOR(ES): Todas las personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales, interesadas en presentar propuesta en sobre sellado para suscribir contrato, cuyo objeto es: SERVICIO DE CORREO CERTIFICADO A NIVEL URBANO, REGIONAL Y NACIONAL PARA LA SECCION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA. Para lo cual se solicita a Ustedes cotizar los siguientes elementos relacionados con destino a: GRUPO DE APOYO LOGISTICO COFAC de la Fuerza Aérea Colombiana. Dirección: Av. El Dorado CAN Ministerio de Defensa – Comando Fuerza Aérea Colombiana Oficina: 115 Teléfono: 315 9800 Ext. 1048 Fax: 3159800 Ext. 1044 La cotización deberá presentarse de tal forma que contenga la totalidad de la información del siguiente cuadro: DESCRIPCION CANT Prestación de servicios postales de recepción, clasificación, transporte y entrega de correspondencia, mensajería especializada, envío de paquetes, documentos y demás envíos postales, en la modalidad de correo normal, certificado, 1 servicios postexpress y demás servicios que se presten a nivel urbano, regional y nacional que requieran las Jefaturas y Departamentos del Cuartel General COFAC. VER FICHA TECNICA

V/ UNIT

V/ TOTAL

IVA16% TOTAL

SI APLICA

Anexar muestras SI_____ NO_X___ El presente proceso se hará de acuerdo a lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009.

El presupuesto oficial para la presente contratación es de VEINTE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE. (20.200.000.oo), respaldado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 41811 del 26 de enero de 2011. 1. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES: El oferente debe presentar junto con su oferta los siguientes documentos: PERSONA NATURAL:        

Certificado de Antecedentes Judiciales vigente (Emitido por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS) Certificado de Responsabilidad Fiscal (Emitido por la Contraloría General de la Republica) Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Emitido por Procuraduría General de la Nación) Registro Único Tributario RUT del Proponente Certificado de Cámara de Comercio vigente no mayor a 60 días de expedición, en caso de tener establecimiento de comercio, donde se verifique que su objeto social tenga relación directa con el objeto a contratar. Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía. Certificación Bancaria expedida por Entidad Bancaria en la cual el proveedor tenga la cuenta especificando tipo de cuenta, nombre de la entidad bancaria, nombre del titular de la cuenta. Certificación expedida por concepto de cumplimiento de aportes parafiscales. Cuando sea persona natural empleadora lo harán mediante certificación expedida por el mismo. En caso de ser persona natural no empleadora acreditar el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Anexando copia de Planilla de afiliación Seguridad social y Salud, según corresponda.

PERSONA JURIDICA:         

Certificado de Antecedentes Judiciales vigente del Representante Legal (Emitido por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS) Certificado de Responsabilidad Fiscal (Emitido por la Contraloría General de la Republica) del Representante legal y Persona Jurídica. Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Emitido por Procuraduría General de la Nación) del Representante Legal y Persona Jurídica. Registro Único tributario RUT del Representante Legal Registro Único Tributario RUT del Proponente Certificado de Cámara de Comercio vigente no mayor a 60 días de expedición donde se verifique que su objeto social tenga relación directa con el objeto a contratar. Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Representante Legal. Certificación Bancaria expedida por Entidad Bancaria en la cual el proveedor tenga la cuenta especificando tipo de cuenta, nombre de la entidad bancaria, nombre del titular de la cuenta incluido NIT. Certificación expedida por concepto de cumplimiento de aportes parafiscales por el revisor fiscal o representante legal, según corresponda. (Art.50 Ley 789/02).

2. CRITERIOS DE EVALUACION: Para efectos de la ponderación, a fin de determinar la oferta más favorable para el MINISTERIO, se evalúan exclusivamente las propuestas hábiles, esto es, aquellas que cumplen la totalidad de los requisitos habilitantes definidos en la presente solicitud de cotización. De conformidad con el Decreto 3576 de 2009 “la escogencia del contratista recaerá sobre aquella oferta con el precio mas bajo siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad”. Por lo anterior, los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente al oferente con el precio mas bajo. En caso de que este no cumpla con los requisitos exigidos se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus condiciones habilitantes. En caso de empate entre dos o más ofertas, la Administración solicitara a los oferentes empatados la presentación de una nueva oferta económica, como criterio de desempate. 3.

CONDICIONES DE LA COTIZACIÓN: 1. No se aceptan ofertas alternativas o parciales. 2. La oferta presentada por el oferente será rechazada cuando sobrepase el presupuesto oficial o los rubros presupuestales correspondientes. 3. La cotización deberá tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, y deberá presentarse en moneda legal colombiana. 4. Las cotizaciones se reciben en GRUPO DE APOYO LOGISTICO COFAC hasta las 10:00 A.M. del 02 de febrero del 2011. SE RECOMIENDA ESTRICTA PUNTUALIDAD. Las ofertas presentadas se abrirán en presencia de los representantes legales y/o quien este apoderado previa autorización escrita emitida por el Representante Legal. Así mismo, por la falta de uno de los oferentes no se abrirá ningún sobre, y se procederá a abrir los sobres en presencia del Comité de Adquisiciones del Grupo de Apoyo Logístico COFAC.

4.

CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 1. De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 el contrato constará en documento firmado por las partes. 2. Lugar y Plazo de entrega: Los servicios deberán ser prestados hasta el 31 de diciembre de 2011 y/o hasta agotar los recursos. 3. El pago se realizará parcialmente hasta completar el 100% del valor así: MES PROYECTADO PAGO JULIO 2011 OCTUBRE 2011 CXP PRIMER TRIMESTRE DE 2012 TOTAL

VALOR $ 10.200.000.oo $ 5.000.000.oo $ 5.000.000.oo $20.200.000.oo

Previa presentación de la factura, acta de recibo a satisfacción y certificado de pago a los aportes parafiscales y a los fondos de pensiones y cesantías de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, una vez sean situados efectivamente los recursos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional a la Entidad, previos los trámites administrativos a que haya lugar. 4. Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que asuma el contratista por medio del contrato, este se obliga a constituir a favor del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, en una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o entidad bancaria legalmente establecida, una garantía única de acuerdo con los siguientes amparos: a) Cumplimiento del contrato por el 10% del valor total del contrato, durante el término de duración del contrato y de sus prorrogas si a ello hubiere lugar. b) Calidad del servicio por el 50% del valor total del contrato, durante el término de tres (3) meses a partir de la fecha de entrega y recibo a satisfacción. c) Salarios y prestaciones sociales por el 5% del valor del contrato durante el término de duración del contrato y tres (3) años más contados a partir del acta de recibo a satisfacción. NOTA: El tiempo de duración del contrato se contara desde el perfeccionamiento del mismo, comprenderá el plazo de ejecución y el termino de cuatro meses más, contados a partir del pago del saldo del contrato por parte de EL MINISTERIO, periodo este ultimo dentro del cual se llevara a cabo la liquidación del contrato. En la póliza deberá constar expresamente que se ampara el cumplimiento del contrato, el pago de multas, el pago de la cláusula penal pecuniaria convenida (10%) y que la aseguradora renuncia al beneficio de excusión. 5. El oferente deberá tener en cuanta el pago de los impuestos de LEY, resultantes del presente proceso EN CASO DE NO QUERER PARTICIPAR EN EL PROCESO, FAVOR INFORMAR VIA FAX: 3159800 EXT 1044

ORIGINAL FIRMADO Teniente Coronel GUSTAVO ADOLFO VALBUENA GONZALEZ Comandante Grupo de Apoyo Logístico COFAC Ordenador del Gasto

Elaboró: TS18 SUSANA JANETH PINZON MORA

Revisó. TE. JORGE LUIS AMADO BERNAL

Ficha o estudio técnico del bien o servicio a contratar ANEXO TECNICO Prestación de servicios postales de recepción, clasificación, transporte y entrega de correspondencia, mensajería especializada, envío de paquetes, documentos y demás envíos postales, en la modalidad de correo normal, certificado, servicios postexpress y demás servicios que se presten a nivel urbano, regional y nacional que requieran las Jefaturas y Departamentos del Cuartel General COFAC. 1. Realizar la recolección, admisión, clasificación, radicación y distribución de la correspondencia que origine la Unidad Gestión General del Ministerio durante la vigencia del contrato, para ser entregada en las direcciones y destinatarios que se indiquen a nivel local, nacional e internacional. La entrega de la correspondencia a nivel internacional se sujetará a los convenios y acuerdos suscritos entre la Nación y la Unión Postal Universal, de conformidad con las regulaciones vigentes en especial el Decreto No. 229 de 1995. 2.

Por intermedio del Auxiliar de Correspondencia de la Sociedad Servicios Postales Nacionales S.A., Realizar las devoluciones, (en forma centralizada), de envíos de correspondencia cuando sea necesario con aclaración del motivo de devolución, nombre del mensajero y fecha de la misma. Debe realizarse en tiempo prudencial para efectuar las respectivas correcciones o coordinaciones subsanando dicha eventualidad.

3.

Cumplir con la entrega del correo en los tiempos establecidos de acuerdo a la matriz presentada para todos los servicios, en especial para aquellos que se requieran su comprobante de entrega tales como:

 

Correo Certificado nacional e Internacional Correo Certificado urbano: este servicio no puede contar con la misma matriz de cumplimiento que la del nivel nacional debido a que se requiere que sea entregado máximo en cuatro (4) días hábiles. Correo Postexpress urbano y nacional Correo E.M.S. internacional.

 

I.

4.

El Auxiliar de Correspondencia de la Empresa Servicios Postales Nacionales aportara informe semanal de entrega por guía, informe que será enviado por e-mail o físico al supervisor del Contrato designado.

5.

Verificar que las planillas de imposición de correo certificado lleguen a tiempo y con los respectivos stiker para cada uno de los sobres impuestos para una futura verificación o reclamación. Igualmente verificar que los datos contenidos en los documentos entregados y guías correspondan al destinatario.

6.

Suministrar en un término entre ocho (8) y treinta (30) días posterior a la solicitud escrita y cuando se requiera, la certificación de entrega del envío impuesto por el servicio de “CORREO CERTIFICADO”; toda vez es el servicio que de acuerdo al Decreto 1418 de 1945 presta merito como prueba judicial. El tiempo se aplicará de acuerdo al territorio es decir Bogotá-Bogotá; Ciudades Capitales y resto del país.

7.

Garantizar que todo envío por servicio de correo Postexpress, Prioritario y EMS, curse con una copia del recibo de admisión o guía, adherido al envío; y además en los servicios Postexpress y Prioritario, otra copia que debe ser entregada a las dependencias que conforman la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa con su respectivo sello, fecha y forma de recibo.

8.

Elaborar las guías de cada una de los envíos que salen de Sección de Archivo y Correspondencia COFAC de la Fuerza Aérea Colombiana, los cuales deben contener los datos como lo consagra el Decreto 229 de 2995, en original y tres (3) copias.

9.

Garantizar que la respuesta de los requerimientos relacionados con la entrega de la correspondencia, que se elevan a la Oficina de Soporte

SERVICIOS

Corporativo de Servicios Postales Nacionales S.A., sea suministrada en un término de tres (3) días hábiles, en el caso del servicio EMS, se oficiará a la oficina de atención al cliente quienes informaran en un tiempo aproximado de cuatro (4) a cinco (5) días. 10. Prestar los servicios de manera permanente, de lunes a viernes los días hábiles entre las 8:00 A.M. y las 6:00 PM; si el servicio así lo requiere la Sección de Archivo y Correspondencia COFAC podrá modificar los horarios de prestación del servicio respetando el cumplimiento de las horas laborales como los establece la Ley que lo regula. El supervisor del Contrato realizará los respectivos informes y pondrá en conocimiento a la Sociedad Servicios Postales Nacionales. S.A. 11.

Descargar en el software de la Fuerza Aérea Colombiana – Sección Archivo y Correspondencia COFAC, la correspondencia que ingresa para las diferentes Dependencias que la integran.

12. Acatar las recomendaciones y/o observaciones que formule el supervisor del contrato, durante la vigencia del contrato y subsanar de inmediato cualquier deficiencia en la ejecución del contrato y de manera general, obraran con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales. 13. Dar noticia inmediata al supervisor de las novedades que puedan ocasionar la parálisis de la ejecución del contrato. 14. Atender las necesidades que sean inherentes a la naturaleza del contrato. 15. En caso de perdida o daño de un envío, el contratista pagará el valor que corresponda previa investigación correspondiente. 16. Demostrar el pago de los aportes parafiscales señalados por la Ley 789 de 2002, si estuviere obligado a ello. 17. Suscribir las correspondientes actas de iniciación y liquidación. 18. Las demás que asigne el supervisor del contrato y se deriven de la naturaleza del contrato.

II. COBERTURA

III. TARIFAS

IV. INFORMES

1.

Prestación de servicios postales de recepción, clasificación, transporte y entrega de correspondencia, mensajería especializada, envío de paquetes, documentos y demás envíos postales, en la modalidad de correo normal, certificado, servicios postexpress y demás servicios que se presten a nivel urbano, regional y nacional que requieran las Jefaturas y Departamentos del Cuartel General COFAC con destino los 1322 poblaciones.

2.

Prestar el servicio de correo urbano que corresponde a la distribución de la correspondencia que origine las Jefaturas y/o Departamentos del Cuartel General COFAC, realizada con los medios físicos y humanos que el caudal de correspondencia requiera, en dos recorridos diarios hacia las zonas que determine la Sección de Archivo y Correspondencia COFAC, así: uno (1) en la mañana con salida a las 8:30 A.M. y uno (1) en la tarde con salida a las 2:00 PM., correspondencia que debe ser entregada en las direcciones y destinatarios que la Fuerza indique dentro del perímetro urbano de Bogotá, D.C. dentro el tiempo del recorrido. La Sociedad Servicios Postales Nacionales S.A. se compromete a presentar las tarifas correspondientes al año 2010 así como las del año 2011 y mantenerlas durante la vigencia, para que la Fuerza Aérea Colombiana a través del supervisor del contrato verifique los incrementos de ley; los cuales se aplicarán a partir del momento de su notificación al Supervisor del Contrato por parte de la Fuerza Aérea Colombiana. Entregar mensualmente o cuando el Supervisor del contrato lo requiera, informes acerca del número de envíos, destinos, duraciones de entregas y todos aquellos que conduzcan a analizar la prestación del servicio objeto del mismo.