SUPERVISIÓN DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ADJUNTÍA EN ASUNTOS CONSTITUCIONALES Lince, 23 de noviembre de 2015
¿QUÉ SE SUPERVISÓ? 1. Situación de los funcionarios responsables de entregar información (FRAI) 2. Nivel de cumplimiento de nuevas obligaciones en Reglamento de Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública 3. Buenas prácticas en transparencia y acceso a la información pública Periodo: octubre de 2014 a enero de 2015
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METODOLOGÍA 87 entrevistas a Funcionarios Responsables de Acceso a la Información (FRAI) a nivel nacional
Tipo de entidad
Cantidad
Ministerios
19
Gobiernos regionales
17
Municipalidades en Lima (incluida la Mun. Metropolitana de Lima)
36
Municipalidades provinciales capitales de departamento
15
Total
de
87 3
1) SITUACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE ENTREGAR INFORMACIÓN (FRAI)
1.1 Modalidad de contratación
La mayor parte de los FRAI está bajo el régimen del Decreto Legislativo N° 276, salvo el caso de los ministerios • 89% Gobiernos regionales • 87% Municipalidades provinciales • 81% MD-Lima • 37% Ministerios • Modalidad CAS: 47% ministerios 5
1.2 Tiempo en el cargo y rotación Los FRAI de ministerios son los que tienen el más alto índice de rotación en el cargo: 50% tiene menos de 1 año • • •
33% Mun. Provinciales 29% MD-Lima 24% Gobiernos regionales
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1.3 Exclusividad de funciones
Casi todos los FRAI a nivel nacional comparten sus funciones de acceso a la información con otras actividades • 100% MD-Lima / Gobiernos Regionales • 95% Ministerios • 93% Municipalidades provinciales 7
2) CUMPLIMIENTO DE LAS NUEVAS OBLIGACIONES EN EL REGLAMENTO
2.1. Obligación de dotar recursos humanos, tecnológicos y presupuestarios para el adecuado desarrollo de las funciones del FRAI Las Mun.Prov. (73%) y las MD-Lima (61%) son las que no cuentan con recursos suficientes • •
47% Gob. Reg. 26% Ministerios
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Factores que afectan el ejercicio de las funciones del FRAI • Recursos tecnológicos: 50% municipalidades carecen de computadoras, fotocopiadoras, escáneres, cartuchos de tinta, saldo para llamar a los solicitantes por vía telefónica y conexión a la red o registro de tramite de la propia entidad. • Mobiliario: 47% municipalidades provinciales, 39% municipalidades, 37% ministerios y 35% gobiernos regionales. QUEJAS de FRAIs: oficinas pequeñas; falta de anaqueles, útiles de oficina, archivadores, escritorios y sillas. 10
Factores que afectan el ejercicio de las funciones del FRAI • Personal administrativo y notificadores: 61% MD-Lima, 58% ministerios, 53% municipalidades provinciales y 35% gobiernos regionales. • Personal especializado (en particular de abogados): 56% MD-Lima, 47% ministerios, 41% gobiernos regionales y 33% municipalidades provinciales.
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2.2 Obligación de brindar capacitación permanente a los FRAI FRAI más capacitados: 89% Ministerios, FRAI menos capacitados: 36% MD-Lima, 33% Mun.Prov., 18% Gob. Reg.
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Problemas con las capacitaciones recibidas según FRAI • No existen especialistas en la entidad y los capacitadores provienen de diversas entidades externas. • Pocas veces: una o dos (junio 2013 a diciembre 2014). • Generales, bajo el formato de charlas. • Sin casuística. • Solicitan capacitación en: responsabilidades, excepciones, actualizaciones a la normativa, procedimientos de atención. 13
2.3 Obligación de crear un Registro de solicitudes 100% de ministerios cuentan con un Registro de solicitudes • • •
87% Mun. prov. 81% MD-Lima 65% gobiernos regionales
•
11% de los Ministerios está mejorando su Registro.
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… pero los registros no cumplen con los requisitos legales La mayoría de entidades no tienen un registro de solicitudes como lo establece el Reglamento •
•
Registros con todos los requisitos: Solo 32% ministerios, 39% gobiernos regionales, 20% municipalidades provinciales y 8% MD-Lima. Omisión en los Registros: i) razones del retardo en la entrega de la información y, ii) las razones por las que se denegó la solicitud.
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2.4 Obligación de designar al FRAI La mayoría de las entidades sí designó al FRAI • • • •
100% Mun. Prov. 97% MD-Lima 95% Ministerios 94% Gobiernos regionales
•
Mas del 90% designaron al FRAI mediante una resolución.
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2.5 Dependencia del FRAI de la máxima autoridad administrativa
84% de los FRAI de ministerios dependen de la máxima autoridad administrativa • 47% Municipalidades provinciales • 24% Gobiernos regionales • 22% MD-Lima y el 78% dependen del Titular de la entidad
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2.6 Obligación de cobrar únicamente por el costo de reproducción
Costo por copia simple Parámetro por una copia simple de página: S/. 0.15 42% de ministerios establecen costos desproporcionados 38% MD-Lima, 33% gobiernos regionales y 27% municipalidades provinciales.
Ministerios Gobiernos Regionales MD-Lima Municipalidades provinciales
Costo igual o menor a S/. 0.15
Costo mayor a S/. 0.15
58% 67% 62% 73%
42% 33% 38% 27%
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Costo por copia fedateada Servicio de fedateo es gratuito (art. 127, Ley 27444) y el costo de reproducción debe ser igual al de las copias simples.
92% de las MD-Lima establecen costos desproporcionados 82% Gobiernos regionales, 73% Ministerios y 64% Mun. Prov. (Parámetro: S/. 0.15.)
Ministerios Gobiernos Regionales MD-Lima Municipalidades provinciales
Costo igual o menor a S/. 0.15
Costo mayor a S/. 0.15
27% 18% 8% 46%
73% 82% 92% 64% 20
2.7 Obligación de no exigir requisitos no contemplados en la ley • Explicar para qué quiere la información: 50% Mun. prov. • Acreditación de representación de persona jurídica al momento de recoger la información: 44% MD-Lima. • Copia del DNI: 33% MD-Lima • Uso de su formulario: 14% MD-Lima y Mun. prov. • Asegure el buen uso de la información: 21% Mun. prov.
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2.8 Obligación del poseedor de atender oportunamente los requerimientos de información del FRAI
• En 6 de cada 10 (65%) quejas presentadas ante la DP, el sujeto obligado nunca se comunicó con el solicitante. • Y cuando sí se efectuó, la comunicación se realizó luego de 60 días calendario, en promedio. Fuente: Informe Defensorial N° 165, «Balance a diez años de la ley de transparencia y acceso a la información pública» 23
Problemas de fondo que impiden la atención de los pedidos dentro del plazo legal de acuerdo al FRAI
A. RECURSOS: 1. Varias sedes para recibir y contestar las solicitudes de información (a veces fuera de Lima). 2. Elevada cantidad de solicitudes que atender. 3. Falta de recursos en general y de profesionales especializados.
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Problemas de fondo que impiden la atención de los pedidos dentro del plazo legal de acuerdo al FRAI
B. CON LOS ARCHIVOS: 1.
Información solicitada está ubicada en archivos periféricos. 2. Mala / deficiente organización de los archivos. 3. Información debe ser reconstruida. 25
Problemas de fondo que impiden la atención de los pedidos dentro del plazo legal de acuerdo al FRAI
C.
CON LOS FUNCIONARIOS POSEEDORES DE LA INFORMACIÓN:
1. 2.
Se demoran sin justificación. Se niegan a brindar la información pese a que es pública. Funcionarios nuevos no conocen sobre el derecho de acceso a la información (rotación del personal). Alta carga de trabajo de los poseedores.
3. 4.
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Problemas de fondo que impiden la atención de los pedidos dentro del plazo legal de acuerdo al FRAI
D. CON LOS SOLICITANTES: 1. Imprecisión en la información requerida (años, nombre de documento). 2. Dirección del solicitante errada que impide/retrasa la notificación de la liquidación de costos de reproducción. 3. Notificación en lugares alejados. 27
Problemas de fondo que impiden la atención de los pedidos dentro del plazo legal de acuerdo al FRAI
E. CON LAS CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA: 1. Antigua. 2. Gran cantidad de información. 3. Ubicada en varias oficinas de la entidad. 28
3) BUENAS PRÁCTICAS
Desarrollo de lineamientos internos 83% de los ministerios cuentan con lineamientos internos • 41% MD- Lima • 35% gobiernos regionales • 27% municipalidades provinciales • La tercera parte de los ministerios estaban actualizando sus lineamientos. 30
Presentación de solicitudes a través del portal institucional 58% de los ministerios permiten presentar un pedido de información vía portal institucional • • •
40% gobiernos regionales 12% MD-Lima 0% Mun. Prov. 100% 75%
42%
60% 88%
50% 25%
58%
40% 12%
0% Ministerios
100%
Gobiernos regionales Tiene
MD-Lima No tiene
0% Municipalidades provinciales
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Funciones adicionales de los FRAI FRAI realizan funciones no contempladas expresamente ni en la Ley ni el Reglamento pero necesarias para garantizar el derecho 1. Promoción del derecho al interior de la entidad (poseedores) 2. Orientar a los solicitantes y evaluar la admisibilidad de las solicitudes de acceso a la información (si es o no acceso a la información). 3. Seguimiento a las solicitudes. 32
RECOMENDACIONES
RECOMENDAR A LAS MÁXIMAS AUTORIDADES DE LOS MINISTERIOS, LOS GOBIERNOS REGIONALES, LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES Y LAS MUNICIPALIDADES DISTRITALES DE LIMA METROPOLITANA:
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EVALUAR y ADOPTAR medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública: – Dotar de equipos informáticos y mobiliarios necesarios para que realicen adecuadamente sus funciones [artículo 3.d.2 del Reglamento]. – Dotar de mayor cantidad de personal administrativo de apoyo para el cumplimiento de sus funciones [artículo 3.d.2 del Reglamento] 35
EVALUAR y ADOPTAR medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública: – Implementar actividades de capacitación para los funcionarios responsables y poseedores, por lo menos, una vez al año: seguridad nacional y a correos electrónicos de funcionarios, datos personales, intimidad personal, producción de información, régimen de responsabilidades, actualizaciones a la normativa y procedimientos de atención [artículo 3.d.3 del Reglamento]
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IMPLEMENTAR un registro de solicitudes de acceso a la información que permita la generación automática de estadísticas y que consigne [artículo 3.d.4 del Reglamento]: I. Fecha de presentación de la solicitud II. Nombre del o la solicitante III. Información solicitada IV. Tiempo en que se atendió la solicitud V. Tipo de respuesta que se brindó a la solicitud VI. Razones por las que se denegó la solicitud (de ser el caso) VII. Razones de retardo (de ser el caso) VIII. Apartado de observaciones relevantes del funcionario responsable de acceso a la información 37
ESTABLECER que las tasas para acceder a la información pública a través de copia simple, fedateada, certificada y en CD, incluyan únicamente los gastos directamente vinculados con la reproducción de la información [artículo 20° del TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública y el artículo 13° de su Reglamento]
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ELIMINAR la exigencia de requisitos no contemplados en la normativa para solicitar y acceder a la información pública: - Razones por las se solicita la información - Copia de DNI - Presentación obligatoria del formulario de acceso a la información - Exigencia de asegurar un buen uso de la información [Artículo 10° del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública]
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SUGERIR A LAS MÁXIMAS AUTORIDADES DE LOS MINISTERIOS, LOS GOBIERNOS REGIONALES, LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES Y LAS MUNICIPALIDADES DISTRITALES DE LIMA METROPOLITANA: 40
IMPLEMENTAR medidas que permitan orientar al ciudadano y promover el derecho de acceso a la información pública al interior de la entidad. APROBAR lineamientos internos que regulen el procedimiento de atención de solicitudes de acceso a la información pública. IMPLEMENTAR medidas que permitan la presentación de las solicitudes a través de la página web de la entidad.
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REITERAR AL PODER EJECUTIVO.
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CREAR una institución autónoma, especializada y garante del derecho fundamental de acceso a la información pública, con competencias para: - Capacitar a la ciudadanía y brindar apoyo técnico a las entidades públicas - Resolver controversias en sede administrativa, estableciendo criterios vinculantes - Fiscalizar y sancionar los incumplimientos. . 43
Muchas gracias
