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Excel-leicht-gemacht ! Einführung für Anfänger sowie Erweiterung für Fortgeschrittene. MS-Excel 2003 mit vielen Bildern, Anschauungstafeln und Tabellen. Insgesamt 72 DIN A4 Seiten. Arbeitsoberfläche von Excel 2003 unter Windows XP Dateneingabe Tabellenblätter Windows-Dateisystem Speichern einer Excel-Datei Markieren von Zellen Formatieren von Zellen Spalten und Zeilen einfügen und löschen Spalten und Zeilen aus- und einblenden Formeln Weitere Tricks beim Ausfüllen Funktionen Diagramme Filtern Sortieren Symbolleiste Euro Value Euro Umrechnung Summewenn Zählewenn Bedingte Formatierung Textdatei importieren Kopf- und Fußzeilen Drucken Daten konsolidieren ISBN 978-3-86350-002-3 Düsseldorf, den 26.11.2014 © Sebastian Vogt
Excel 2003 Grundlagen Arbeitsoberfläche von Excel ................................................................................. 4 Schwarze Umrandung steuern ............................................................................... 6 Benennung der Spalten.......................................................................................... 6 Spaltenbreite ändern .............................................................................................. 7 Dateneingabe ......................................................................................................... 8 Welche Möglichkeiten gibt es die Eingabe in eine Zelle abzuschließen? ........ 8 Wie kann man die Eingabe in eine Zelle abbrechen? ....................................... 8 Beispiel für Dateneingabe ................................................................................. 9 Verändern des Zellinhaltes .............................................................................. 10 Aufgabe ........................................................................................................... 10 Office-Hilfe ......................................................................................................... 11 Tabellenblätter umbenennen ............................................................................... 12 Tabellenblätter umsortieren und kopieren ...................................................... 12 Tabellenblätter löschen ................................................................................... 12 Tabellenblatt einfügen ..................................................................................... 13 Registerfarbe einstellen ................................................................................... 13 Windows-Dateisystem......................................................................................... 14 Speichern einer Excel-Datei ................................................................................ 15 Wie kann man die veränderte Version einer Excel-Arbeitsmappe unter einem eigenem Dateinamen speichern? ..................................................................... 16 Markieren von Zellen .......................................................................................... 17 Formatieren von Zellen ....................................................................................... 18 Übung .............................................................................................................. 19 Zellformatierung über Menü ........................................................................... 19 Format übertragen ........................................................................................... 19 Formate löschen .............................................................................................. 20 Übung .............................................................................................................. 20 Bedeutung der Taste Entf ................................................................................ 20 Formatieren von Zahlen .................................................................................. 20 Währungsformate ............................................................................................ 21 Übung .............................................................................................................. 22 Benutzerdefinierte Formatierung .................................................................... 22 Datumsformat .................................................................................................. 23 Text drehen ...................................................................................................... 24 Rahmen um Zellen setzen ............................................................................... 25 Wie kann man zum Umrahmen andere Linienarten oder bunte Farben wählen? ........................................................................................................ 26 Kopieren, Ausschneiden, Einfügen ..................................................................... 27 Drag & Drop .................................................................................................... 27 Copyright: :telecomputer marketing, Bosselberg 12, 45134 Essen, Tel. 0201-43 084-64,
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Spalten und Zeilen einfügen und löschen ........................................................... 28 Spalten und Zeilen aus- und einblenden ............................................................. 28 Formeln................................................................................................................ 29 Übung .............................................................................................................. 29 Übung .............................................................................................................. 29 Fehler in Formeln ( #DIV/0! ) ......................................................................... 30 Formeln mit Zellbezug .................................................................................... 31 Übung .............................................................................................................. 32 Fehler in Formeln ( #WERT! , #DIV/0!) ........................................................ 32 Absoluter Bezug .............................................................................................. 33 Weitere Tricks beim Ausfüllen ........................................................................... 34 Ausfüllen von Zahlenreichen .......................................................................... 35 Funktionen ........................................................................................................... 37 Sverweis-Funktion............................................................................................... 39 Summewenn ........................................................................................................ 45 Zählenwenn ......................................................................................................... 48 Diagramme .......................................................................................................... 50 Filtern .................................................................................................................. 55 Benutzerdefinierter AutoFilter ........................................................................ 55 Sortieren .............................................................................................................. 57 Symbolleiste EuroValue ...................................................................................... 58 Euro-Umrechnung ............................................................................................... 60 Bedingte Formatierung ........................................................................................ 61 Format vom Wert abhängig............................................................................. 61 Wie kann man Bedingungen löschen? ............................................................ 62 Textdatei importieren .......................................................................................... 62 Kopf- und Fußzeilen ............................................................................................ 65 Grafik verkleinern ........................................................................................... 67 Fenster Datei->Seite einrichten ........................................................................... 68 Seitenansicht ............................................................................................... 70 Drucken ............................................................................................................... 70 Daten konsolidieren ............................................................................................. 71
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Arbeitsoberfläche von Excel Die Arbeitsoberfläche von Excel besteht aus 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Namensfeld (zeigt in dem Bild die aktive Zelle A1 an) Bearbeitungsleiste (rechts vom Namensfeld) Spaltenköpfe (A, B, C, D, …) Zeilenköpfe (1, 2, 3, 4, …) Bildlaufleisten (zum Scrollen nach rechts/links unten/oben) Blattregisterkarten (Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3) 1
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Eine neue, leere Arbeitsmappe besteht im Normalfall aus 256 Spalten und 65536 Zeilen auf je drei Tabellenblättern. Diese muss man sich vorstellen, wie drei verschiedene Blöcke Papier zum Vollschreiben. Man kann Tabellenblätter einfügen, löschen, umsortieren, umbenennen und in eine andere Arbeitsmappe verschieben oder kopieren. Dazu später mehr. In Excel spricht man von Arbeitsmappen, in Word von Dokumenten.
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Die Kästchen werden Zellen genannt, in die man Daten eingeben kann. Jede Zelle hat eine eindeutige Koordinate wie z.B. C5 oder F20. Dies ist ähnlich wie beim Schachbrett oder bei Schiffe versenken.
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Schwarze Umrandung steuern Die schwarze Umrandung ähnelt dem Cursor in Word. Sie zeigt die aktive Zelle an, in der man Daten eingeben, verändern, löschen oder formatieren kann. Man kann sie mit Klicken mit der linken Maustaste gezielt steuern. Das Namensfeld zeigt die aktive Zelle an. Auch lässt sich die schwarze Umrandung über die vier Pfeiltasten in die entsprechende Richtung gut steuern. Drückt man die Taste Pos1 dann springt die schwarze Umrandung innerhalb der Zeile, in der sie steht, in die erste Spalte. Beispiel: Die schwarze Umrandung steht in K20, nach Drücken der Taste Pos1 steht sie in A20. Über die Tastenkombination Strg+Pos1 springt man zur Zelle A1. Wie springt man nun am Schnellsten zur Zelle L5000? Man klickt das Namensfeld an, gibt L5000 ein und drückt Enter. Über STRG+Pos1 springt man wieder nach A1. Hier gibt es einen alternativen Weg. Man klickt im Menü Bearbeiten auf den Menüpunkt „Gehe zu …“.
Man gibt die Koordinate ein und klickt auf OK oder drückt Enter.
Benennung der Spalten Die ersten 26 Spalten werden benannt mit A bis Z. Dann geht es weiter mit AA, AB, AC bis AZ, danach BA, BB bis BZ, CA, CB bis CZ. Die letzte Spalte ist IV.
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Spaltenbreite ändern Da man bei der Eingabe von Daten in Excel öfter das Problem hat, dass die Spaltenbreite nicht stimmt, wird dieses Thema vor dem Thema Dateneingabe behandelt. Um die Spalte B breiter zu machen geht man im Spaltenkopf genau auf die Trennlinie zu C, so dass der Mauszeiger zu einem schwarzen Doppelpfeil wird. Dann kann man die Spalte B durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste breiter und schmaler machen. Ziehen Sie aber nicht die Trennlinie über die linke Trennlinie hinaus. Soll die Spalte genauso breit, wie nötig sein, klickt man die rechte Trennlinie doppelt an.
Man kann eine Zeile höher machen, indem man die untere Trennlinie mit der Maus nach unten zieht. Auch hier ist ein Doppelklick zur Einstellung der optimalen Höhe möglich. Sie werden beim Eingeben von Daten nur mit der Spaltenbreite Probleme haben und nicht mit der Zeilenhöhe. Ich empfehle Ihnen: 1. Überlegen Sie vor der Eingabe genau, welche Spalte schmal wird (wie z.B. für Postleitzahl oder Anrede Frau/Herr) und welche breit (wie z.B. Straßenname+Hausnr.). 2. Stellen Sie die Spaltenbreite von der Eingabe nach Augenmaß richtig ein. Dabei lieber die Spalte zu breit machen als zu schmal. 3. Das Einstellen der Spaltenbreite kann auch nach der Eingabe noch in Ruhe korrigiert werden. Excel schreibt bei einer zu schmalen Spalten den Text über den Rand der Zelle hinaus, wenn die Zelle rechts leer ist. Ist die Zelle rechts nicht leer, wird die Anzeige des Zellinhaltes, aber nicht der Zellinhalt selber, abgeschnitten.
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