Marc Tomke

Entwicklung und Implementierung eines mobilen Falldokumentationssystems mittels Smartphone und Tablet-PC

disserta Verlag

Tomke, Marc: Entwicklung und Implementierung eines mobilen Falldokumentationssystems mittels Smartphone und Tablet-PC. Hamburg, disserta Verlag, 2015 Buch-ISBN: 978-3-95935-108-9 PDF-eBook-ISBN: 978-3-95935-109-6 Druck/Herstellung: disserta Verlag, Hamburg, 2015 Covermotiv: © Uladzimir Bakunovich – Fotolia.com

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Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis und Tabellen ...................................................................................IV Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................................... V 1

Einleitung ........................................................................................................................ 11 1.1 Problemskizze ...................................................................................................................... 11 1.2 Persönliche Motivation ........................................................................................................ 13 1.3 Zielsetzung und Hypothesenbildung ................................................................................... 14 1.4 Aufbau und Inhaltliches Vorgehen ...................................................................................... 15

2

Wissenschaftswissen im Themenbezug ........................................................................ 16 2.1 Einführung in die Sozialinformatik ..................................................................................... 16 2.2 Stand der wissenschaftlichen Diskussion in Forschung und Lehre .................................... 16 2.3 Sozialinformatische Einordnung von Cloudcomputing, Smartphones und Tablet-PCs .... 18

3

Statistische Größen im Themenbezug .......................................................................... 20 3.1 Themenbezogenes Zahlenmaterial bezüglich Smartphones, Tablet-PCs und proprietäre Softwarelösungen.......................................................................................................................... 20 3.2 Thematischer Überblick, Zahlen und Fakten zum Non-Profit-Sektor der aufsuchenden Jugendhilfe in Deutschland .......................................................................................................... 21

4

Das Praxisbeispiel: Ambulantes Hilfezentrum gGmbH ............................................ 23 4.1 Vorstellung ........................................................................................................................... 23 4.2 Arbeitsthemen und Belastungskategorien ........................................................................... 23 4.3 Vorgaben und sozialpolitische Ziele.................................................................................... 24 4.4 Informations- und Kommunikationstechnologische IST-Analyse ..................................... 25 4.5 Praktische Zugänge zur Sozialinformatik............................................................................ 26 4.5.1 Dimensionen der Sozialinformatik auf Adressaten-Ebene .................................. 27 4.5.2 Dimensionen der Sozialinformatik auf institutioneller Ebene ............................. 28 4.6 Wirtschaftliche Aspekte kleiner Non-Profitorganisationen ................................................ 26 I

5

Change- (IT-) Management im Ambulanten Hilfezentrum ....................................... 28 5.1 Unternehmensstrategie ......................................................................................................... 28 5.2 Technische Veränderungs- und Entwicklungsnotwendigkeiten......................................... 29 5.3 Veränderungsmanagement innerhalb des Teams ................................................................ 31 5.4 Entwicklung der pädagogischen, fachlichen, und informations-technologischen Dokumentationsgrundlage im Hilfezentrum ............................................................................... 32 5.4.1 Effizient ................................................................................................................ 32 5.4.2 Mobil .................................................................................................................... 34 5.4.3 Partizipativ ........................................................................................................... 35 5.4.4 (Rechts-)Sicher ..................................................................................................... 36

6

Die Implementierung ..................................................................................................... 40 6.1 Sukzessiv-Umstellung über Pilotphase und erweiterter Key-User Regelung .................... 40 6.2 Qualifizierungen ................................................................................................................... 41 6.3 Absprachen, Verhaltensregeln und Dienstvereinbarungen ................................................. 41 6.4 Das NAS-Laufwerk Synology DS213+ als vollständiges, sicheres und wartungsarmes Serversystem im Hilfezentrum ..................................................................................................... 41 6.5 Rollout der Android Smartphone und Tablet-PCs .............................................................. 45 6.6 Konnektivität und Cloudcomputing .................................................................................... 47 6.7 Offline Scenario ................................................................................................................... 48 6.8 Die Implementierung ins Team ........................................................................................... 48 6.9 Zwischenfazit ....................................................................................................................... 49 6.10 Erweiterte Implementierungsphase im Hilfezentrum ......................................................... 50 6.11 DS-WiKi ............................................................................................................................... 51 6.12 Social Media und Instant Messenger wie Whats App und Threema.................................. 51 6.13 Umstellung von Word auf Excel - Implementierung einer umfassenden Familienakte ... 52 6.14 Über die Excel-Klientenakte zu relationalen Datenbanken ................................................ 54

II

6.14.1

MySQL als Client-Server-Datenbank .............................................................. 55

6.14.2

Microsoft Access als Arbeitsgruppendatenbank .............................................. 55

6.14.3

Open Source ERP und HRM............................................................................ 58

6.14.4

DMS Dokumentenmanagement Systeme......................................................... 58

6.15 Externer Server ..................................................................................................................... 59 6.16 Das erweiterte Fazit .............................................................................................................. 59 7

Implementierung einer kommerziellen Anwendung eines professionellen

Softwareanbieters der Sozialwirtschaft ............................................................................... 62 7.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte zur Einführung einer kommerziellen Softwarelösung ... 62 7.2 Anforderungen an professionelle Anbieter und dessen Software....................................... 62 7.2.1 Modulare Bauweise .............................................................................................. 63 7.2.2 Application Service Providing (Software as a Service) ....................................... 63 7.2.3 IT-Outsourcing (Infrastructure as a Service) ....................................................... 64 7.3 Anbieterrecherche ................................................................................................................ 65 7.3.1 Internet, Fachpublikationen und Fachmessen ...................................................... 65 7.4 Das angewandte System beim örtlichen Jugendamt ........................................................... 65 7.5 Angewandte Systeme im Verbund ...................................................................................... 67 7.5.1 Kidicap und rSAP................................................................................................. 67 7.5.2 Auftragsprogrammierung ..................................................................................... 67 7.6 Zur Entscheidung für den Anbieter myJugendhilfe.de ....................................................... 68 7.7 Implementierung des Moduls myPädagogik....................................................................... 69 8

Schlussbetrachtungen .................................................................................................... 72 8.1 Verifizierung der Hypothesen .............................................................................................. 72 8.2 Gesamtfazit ........................................................................................................................... 73 8.3 Ausblick ................................................................................................................................ 75

Literaturliste ........................................................................................................................... 77 Anhang .................................................................................................................................... 81 1

Verhaltensregeln für Datenschutz und IT-Sicherheit im Hilfezentrum............................ 81

2

Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im Ambulanten Hilfezentrum ...................... 83

III

Abbildungsverzeichnis und Tabellen Abbildung 1: Arbeitsthemen im AHZ in 2014 als eigene Darstellung ................................................................. 23 Abbildung 2: Belastungskategorien im AHZ in 2014 als eigene Darstellung....................................................... 24 Abbildung 3: Dimensionen der Sozialinformatik nach Kreidenweis (2012, S.22) ............................................... 27 Abbildung 4: Dokumentationsformblatt im AHZ als eigene Darstellung ............................................................. 33 Abbildung 5: Tabellarischer Überblick zu Datenschutzgesetzen als eigene Darstellung...................................... 37 Abbildung 6: Datenschutz und Datensicherheit nach Kreidenweis (2011, S. 247) ............................................... 38 Abbildung 7: Synology NAS mit Selbstbau-Diebstahlsicherung als eigene Fotografie ....................................... 42 Abbildung 8: Serveroberfläche Synology NAS als eigene Darstellung ................................................................ 44 Abbildung 9: Smartphone und Tablet-PC im AHZ als eigene Fotografie ............................................................ 46 Abbildung 10: Dokumentation über Excel im AHZ als eigene Darstellung ......................................................... 52 Abbildung 11: Eingabemaske Excel Rot-Grün Priorisierung als eigene Darstellung ........................................... 53 Abbildung 12: Tabellenblätter Excel Familienakte als eigene Darstellung .......................................................... 54 Abbildung 13: MS-Access im AHZ als eigene Darstellung ................................................................................. 57 Abbildung 14: Application Service Providing nach Kreidenweis (2002a, S.5) .................................................... 63 Abbildung 15: Jugendamt Webanwendung von www.logodata.info im Februar 2015 ........................................ 66 Abbildung 16: Internetauftritt von myJugendhilfe.de im Februar 2015................................................................ 69

IV

Abkürzungsverzeichnis A.d.V.

Anmerkung des Verfassers

AHZ

Ambulantes Hilfezentrum gGmbH

BAT-KF

Bundesangestelltentarifvertrag in kirchlicher Fassung

BDSG

Bundesdatenschutzgesetz

BGB

Bürgerliches Gesetzbuch

BMFSFJ

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

DMS

Diskstation Manager / Synology Betriebssystem

EDV

Elektronische Datenverarbeitung

EKD

Evangelische Kirche in Deutschland

iOS

Mobiles Betriebssystem auf Apples iPhone und iPad

IT

Informationstechnologie

IuK

Informations- und Kommunikationstechnologien

KJHG

Kinder- und Jugendhilfegesetz

NAS

Network Attached Storage / Netzwerkfestplatte

NRW

Nordrhein-Westfalen

QM

Qualitätsmanagement

SGB VIII

Sozialgesetzbuch, achter Teil

SPFH

Sozialpädagogische Familienhilfe

SQL

Structured Query Language / strukturierte Abfragesprache

TVöD

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst

VPN

Virtual Private Network / sicherer Datentunnel

V