Praxisbeispiel
Elektronische Rechnungen erst extern und dann intern abwickeln Die Rechnungsabwicklung im Wandel Ein Praxisbeispiel des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr
Elektronische Rechnungen erst extern und dann intern abwickeln Die Rechnungsabwicklung im Wandel Ein Praxisbeispiel des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr ISBN: 978-3-940416-55-1 Alle Rechte vorbehalten.
Interviews und Kommentare Dritter spiegeln deren Meinung wider und entsprechen nicht zwingend der Meinung der Herausgeber. Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit, Wahrheitsgehalt und Vollständigkeit der Ansichten Dritter können seitens der Herausgeber nicht zugesichert werden.
Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Verwertungen sind unter Angabe der Quelle zulässig. Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig.
Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen InternetLinks und sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss der Herausgeber. Die Herausgeber unterstützen nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und geben keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab.
Text und Redaktion
Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst.
E-Commerce-Kompetenzzentrum Ostbayern c/o ibi research an der Universität Regensburg GmbH Sabine Pur, Dr. Ernst Stahl, Dr. Georg Wittmann, Silke
2
Haftungserklärung Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden.
Weisheit Herausgeber, grafische Konzeption und Gestaltung Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr ibi research an der Universität Regensburg GmbH Bildnachweis ibi research an der Universität Regensburg GmbH istockphoto: enjoynz, Maica, RypeArts Mercateo AG Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr Kontakt E-Commerce-Kompetenzzentrum Ostbayern c/o ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße 25 93053 Regensburg Telefon: 0941 943-1901 E-Mail:
[email protected] [email protected] Web: www.ibi.de www.elektronische-rechnungsabwicklung.de Copyright © September 2012 Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr ibi research an der Universität Regensburg GmbH
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise haben sich die Herausgeber bemüht, sich nach den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sachund Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr steht Ihnen gerne als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns eine E-Mail an: team@elektronische‑rechnungsabwicklung.de
Pra xisbeispiel Mercateo
Inhalt
1 Einleitung..................................................................... 4 2 Ausgangslage............................................................... 7 3 Zielstellung.................................................................. 7 4 Vorgehen..................................................................... 7 3 5 Ergebnis......................................................................10 6 Fazit und Ausblick.......................................................12
Übersicht: Praxisbeispiele des NEG zur elektronischen Rechnungsabwicklung.........................14
Über das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) und ibi research ....................15
E- Rechnungen er st e x tern und dann intern abw ickeln
1 Einleitung Viele Unternehmen befassen sich intensiv damit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, um beispielsweise Bearbeitungszeiten und Kosten einzusparen sowie Fehler zu reduzieren.
4
Besonders die häufig noch manuellen und papierhaften Prozesse in den Bereichen der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs weisen hier hohe Einsparpotenziale auf. Aus diesem Grunde versuchen immer mehr Unternehmen ihre Rechnungsprozesse verstärkt elektronisch abzuwickeln und eine sogenannte „elektronische Rechnungsabwicklung“ (vgl. Infobox 1) bei sich im Unternehmen einzuführen,
auch wenn Papierrechnungen weiterhin dominieren. Diese Broschüre soll anhand des Praxisbeispiels der Firma Mercateo (vgl. das Firmenporträt auf S. 6) über eine mögliche Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung informieren. Es werden dabei sowohl Chancen als auch Risiken und Herausforderungen der elektronischen Rechnungsabwicklung beleuchtet. Durch die Betrachtung spezieller Aspekte der Firma Mercateo können Sie wichtige Informationen erhalten, die Sie bei einer Umsetzung in Ihrem Unternehmen berücksichtigen können.
Pra xisbeispiel Mercateo
Was ist eine elektronische Rechnungsabwicklung? Die elektronische Rechnungsabwicklung umfasst nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern den gesamten Prozess des Rechnungsaustauschs und der Rechnungsverarbeitung auf elektronischem Wege. Gängige Übermittlungswege sind hierbei der Versand per E-Mail (z. B. im Anhang als PDF-Dokument), das zur Verfügung stellen über eine Website (z. B. zum Download), die Übertragung per Computer-Fax oder der Datenaustausch per EDI (Elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten). Der gesamte Rechnungsprozess (vgl. Abbildung 1) umfasst auf der Seite des Rechnungsstellers bspw. die Erstellung, den Versand (bzw. das zur Verfügung stellen) sowie das Debitorenmanagement mit Archivierung der Ausgangsrechnung. Auf der Seite des Rechnungsempfängers folgen i. d. R. auf den Eingang der Rechnung (bzw. des Abrufens) die Datenerfassung, die Prüfung (Verifikation) und das Kreditorenmanagement mit Archivierung der Eingangsrechnung. Aus diesem Grunde besteht z. B. in der Rechnungseingangsverarbeitung die Kür in einer möglichst vollautomatisierten Rechnungserfassung mit automatisierter Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen sowie automatisierten Rechnungsprüfungen und -freigaben. Infobox 1: Was ist eine elektronische Rechnungsabwicklung?
Rechnungsersteller Erstellung der Rechnung
Signieren der Rechnung
Dokumentation der Prozesse und Archivierung der Rechnung
Rechnungsempfänger
Übertragung der qualifiziert signierten Rechnung
Verifikation der Rechnung
Rechnungsdatenerfassung
Dokumentation der Prozesse und Archivierung der Rechnung
Abb. 1: Beispielhafter Ablauf einer elektronischen Rechnungsabwicklung mit qualifizierter elektronischer Signatur
5
Kurzporträt der Firma Mercateo Über das Unternehmen Die Online-Beschaffungsplattform Mercateo richtet sich mit über 8 Millionen Artikeln in Deutschland und über 6 Millionen im europäischen Ausland an Geschäftskunden. Die Kunden können im Internet aus einem Sortiment wählen, das den allgemeinen wie den spezialisierten Geschäftsbedarf für die unterschiedlichsten Branchen abdeckt (Büromaterial, IT-, Laborbedarf oder Betriebs- und Lagerausstattung). Der Sortimentsfokus liegt auf Randbedarfsprodukte, sog. C-Artikel.
6
Tipp: „Durch den Einsatz eines eigenen Signatur-S er vers konnten wi r neben den Einspar ungen in Höhe von ca. 3.300 Euro pro Monat, die wir bereits du rch die externe Umsetzung erreich en konnten, monatlich noch we itere 1.500 Euro Kostenersparnis er zielen.“
Unternehmen: Mercateo AG Ort: München Branche: Online-Handel Mitarbeiter: 250 Ausrichtung: international Jahresumsatz: 110 Mio. Euro Internet: www.mercateo.com
Thomas Zoller Geschäftsführer Mercateo
Pra xisbeispiel Mercateo
2 Ausgangslage 4 Vorgehen Die Beschaffungsplattform Mercateo übernimmt den gesamten Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden, die über die Beschaffungsplattform handeln. Derzeit kaufen über 900.000 Geschäftskunden bei Mercateo ein. Diese können aus einem Warensortiment wählen, das sowohl den allgemeinen Geschäftsbedarf als auch den spezialisierten Fachbedarf für unterschiedliche Branchen abdeckt – wobei die Spezialisierung im Bereich der Randbedarfsprodukte – sogenannter C-Artikel – liegt. Dabei fallen monatlich ungefähr 75.000 Eingangsrechnungen und 65.000 Ausgangsrechnungen an.
3 Zielstellung Bereits 2006 entschied sich Mercateo dazu, seine Rechnungsprozesse umzustellen, um sowohl bei sich selbst Kosten einzusparen als auch den Kunden die Vorteile von elektronischen Rechnungen bieten zu können. Dabei wurde besonderer Wert auf eine direkte und schnelle Zustellung der Rechnungen per E-Mail gelegt, bei der die elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht sowie eine einfache Möglichkeit zur Archivierung geboten ist.
Eine der größten Herausforderung für Mercateo war die Suche nach einer passenden Lösung. Diese sollte einerseits die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Integrität und Authentizität) gewährleisten und andererseits eine einfache Möglichkeit der Rechnungszustellung per E-Mail bieten. Um eine effiziente Rechnungsbearbeitung bei Mercateo zu realisieren, sollte die Lösung zudem eine automatisierte Verarbeitung einer großen Anzahl an elektronischen Rechnungen ermöglichen. Dabei war auch eine schnelle, einfache und rechtskonforme Archivierung eine wichtige Anforderung. Mercateo entschied sich zunächst für die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, um sich selbst auf das Kerngeschäft, dem Betreiben der OnlineHandels-Plattform, konzentrieren zu können. Dabei wurden die bei Mercateo als PDF-Dokument erstellten Rechnungen zur Formatumwandlung und Signatur an den Dienstleister übermittelt. Dieser stellte die signierten Rechnungen dann den Kunden per E-Mail zu. Da der Dienstleister für die Firma Mercateo die Rechnungen signierte, wurden die Rechnungen im Namen eines Mitarbeiters dieses dienstleistenden Unternehmens signiert und nicht im Namen eines Mitarbeiters der Firma Mercateo, die aber für den Kunden den „eigentlichen“ Rechnungssteller darstellte. Das
7
E- Rechnungen er st e x tern und dann intern abw ickeln
stiftete bei einigen Kunden Verwirrung und Mercateo erhielt des Öfteren Anfragen, ob denn diese Rechnungen auch legitim von ihnen stammten. Als weitere Leistung übernahm der Dienstleister die Archivierung der elektronischen Rechnungen, auf die Mercateo über einen Online-Zugang zugreifen konnte. Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen unter Einsatz eines Dienstleisters hat Mercateo bereits monatlich ungefähr 3.300 Euro eingespart.
8
Mit der Zielsetzung einer weiteren Kostenreduzierung hat sich das Unternehmen im Jahr 2008 dazu entschieden, selbst die elektronischen Rechnungen zu signieren. Ein wichtiger Grund für den Wechsel der eingesetzten Lösung war, dass Mercateo seine Rechnungen mit eigenen Absenderdaten verschicken wollte und nicht mit denen des bisher genutzten Dienstleisters. Bei der Suche nach einer geeigneten Software-Lösung wurde außerdem besonderer Wert auf eine einfache Integration in die bestehenden IT-Systeme gelegt. Mercateo entschied sich nach intensiver Recherche für die Miete eines Signatur-Servers, mit dem eine automatisierte qualifizierte Signatur größerer Dokumentenmengen möglich ist. Da die Software bereits als fertiges Modul erhältlich war, mussten nur relativ geringfügige Änderungen am eingesetzten ERP-System (SAP) vorgenommen werden. Beim elektronischen Rechnungsversand signiert nun der Signatur-Server automatisiert die aus dem SAP-System erstellte PDF-Rechnung mit hinterlegten XML-Daten und archiviert
diese in einem elektronischen Archiv, bevor sie an den Kunden per E-Mail zugestellt wird. Durch die Verwendung einer eigenen Signatur sieht der Rechnungsempfänger, dass die Absenderdaten eindeutig von Mercateo und nicht von einem anderen Absender, wie z. B. seinem bisherigen Dienstleister, stammen, was vorher in Einzelfällen zu Verwirrungen geführt hatte. Auch papierbasierte Rechnungen werden weiterhin auf Wunsch des Kunden verschickt. Diese werden direkt aus dem SAP-System über einen externen Lettershop als Brief an den Empfänger versendet. Nicht nur beim elektronischen Rechnungsversand findet der Signatur-Server Anwendung. Beim elektronischen Rechnungsempfang prüft er zuerst die Signaturen der elektronischen Eingangsrechnungen, die entweder als PDF-Dokument oder im XML-Format vorliegen, archiviert diese dann zusammen mit dem Prüfbericht und übermittelt die Rechnungsdaten an das SAP-System zur weiteren Bearbeitung. Eingehende Papierrechnungen werden hingegen entweder über einen OCR-Scanner in ein XML-Format überführt und automatisiert in das SAP-System eingespeist oder manuell dort eingegeben. Seit Einsatz des Signatur-Servers für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang erfolgt auch die Archivierung der elektronischen Rechnungen nicht mehr bei dem bisherigen Dienstleister. Alle elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen werden seit dem bei Mercateo selbst archiviert.
Pra xisbeispiel Mercateo
Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen bei elektronischen Rechnungen Der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur stellt neben den innerbetrieblichen Kontrollverfahren und dem Rechnungsdatenaustausch per EDI eine weitere, vom Gesetzgeber benannte technische Möglichkeit dar, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen wird ein Kartenlesegerät, eine Chipkarte, ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und eine Signatur-Software benötigt. Mit dem Kartenlesegerät wird nach Freigabe durch eine PIN-Nummer ein geheimer (privater) Schlüssel von der Chipkarte ausgelesen. Mit diesem Schlüssel wird die elektronische Rechnung unterschrieben. Der zum privaten Schlüssel zugehörige öffentliche Schlüssel, mit der die Echtheit der Signatur (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhaltes (Integrität) der Rechnung geprüft werden kann, ist in einem so genannten Zertifikat enthalten. Der Rechnungsempfänger muss nach Erhalt der elektronischen Rechnung die Korrektheit der Rechnung überprüfen und den erfolgreichen Nachweis sowie das verwendete Zertifikat des Senders archivieren. Infobox 2: Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen bei elektronischen Rechnungen
Elektronischer Rechnungsein- und -ausgang bei der Firma Mercateo Die Firma Mercateo setzt für den Empfang und Versand der elektronischen Rechnungen nach der Umstellung von einem Dienstleister auf eine Inhouse-Lösung einen Signatur-Server ein. Dieser prüft die Signaturen der elektronischen Eingangs© ibi research Seite 16 rechnungen und übermittelt die Rechnungsdaten an das SAP-System zur weiteren Bearbeitung. Beim elektronischen Rechnungsausgang signiert der Signatur-Server automatisch die aus dem ERP-System erstellte PDF-Rechnung mit hinterlegten XMLDaten und versendet sie an den jeweiligen Kunden.
Mercateo AG
Rechnungseingang
Rechnungsausgang
XML mit Signatur
PDF mit Signatur
XML mit Signatur
XML
Software-Lösung • Signatur prüfen • Formatumwandlung
Rechnungssteller
Software-Lösung XML
• Signieren PDF
PDF mit Signatur
Mercateo
Abb. 2: Elektronischer Rechnungsein- und ausgang bei der Firma Mercateo
Besondere Herausforderungen:
• •
Gewährleisten der Gesetzeskonformität der elektronischen Rechnungen nach der Umstellung Finden einer passenden Lösung bzw. eines geeigneten Diensteisters
Rechnungsempfänger
9
E- Rechnungen er st e x tern und dann intern abw ickeln
5 Ergebnis Thomas Zoller, Geschäftsführer der Mercateo AG, zieht für sein Unternehmen Bilanz: „Der Einsatz einer Lösung, bei der unser Unternehmen die elektronischen Rechnungen selbst signiert, hat für uns mehrere Vorteile. Zum einen sind die Absenderdaten der elektronischen Rechnungen dank eigener Signatur jetzt eindeutig Mercateo zuordenbar, wodurch sich vor allem neue Geschäftspartner leichter zur Teilnahme an der
10
elektronischen Rechnungsabwicklung mit uns motivieren lassen. Zum anderen lässt sich der Nutzen für uns bereits quantifizieren. Durch den Einsatz eines Dienstleisters war es uns bereits möglich, monatlich etwa 3.300 Euro einzusparen. Weitere Kosteneinsparungen erfolgten dann durch den Umstieg vom Dienstleister zur Inhouse-Lösung. Diese
Auf einen Blick: wichtige Projektdaten Investitionssumme: Interne Kosten von ca. 5.000 Euro Gewählte Lösung: zz Zunächst: Einsatz eines Dienstleisters für den Versand qualifiziert elektronisch signierter Rechnungen als PDF-Dokument per E-Mail zz Später: Miete eines Signatur-Servers zum internen Rechnungsversand und -empfang zz Rechnungsversand: Signatur der aus SAP erstellten Rechnung und Versand als PDF-Dokument mit hinterlegten XML-Daten zz Rechnungsempfang: Verifikation der Eingangsrechnungen und Übernahme der Daten in SAP zz Eingangsrechnungen auf Papier werden eingescannt zz Archivierung der elektronischen Rechnungen bei Mercateo selbst Vorteile / Nutzen: zz Kostensenkung von ca. 3.300 Euro monatlich bei der externen Lösung und zusätzlich ca. 1.500 Euro pro Monat durch den internen Einsatz eines Signatur-Servers zz 57 % der Ein- und Ausgangsrechnungen werden bereits elektronisch abgewickelt Nächste Schritte: zz Erhöhung des Anteils der elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen zz Leistung von Informations- und Aufklärungsarbeit bei Geschäftspartnern Infobox 3: Auf einen Blick: wichtige Projektdaten
Pra xisbeispiel Mercateo
sind vor allem im Rechnungsausgang mit monatlich 1.500 Euro deutlich, da die Ausgaben dort von 2.250 Euro auf 750 Euro gesenkt werden konnten. Der Nutzen der Umstellung der elek tronischen Rechnung vom Dienstleister auf die Inhouse-Lösung ist beim Rechnungseingang bisher noch vergleichsweise gering, da 65 % der Eingangsrechnungen aktuell noch papierhaft empfangen werden. Allerdings werden davon bereits zwei Drittel per OCR (Text bzw. optischer Zeichenerkennung) weiterverarbeitet. Somit liegt beim Rechnungseingang der Anteil der mit OCR eingescannten Rechnungen bei
knapp 45 %, während 35 % elektronisch im XML-Format und manuell noch 20 % in das SAP-System übertragen werden. Insgesamt werden derzeit 57 % der Einund Ausgangsrechnungen von Mercateo elektronisch abgewickelt. Wir planen zukünftig, den Anteil der elektronischen Rechnungen weiter zu erhöhen. Insbesondere durch Informationen zum Umgang mit elektronischen Rechnungen z. B. auf der Website, versuchen wir unsere Geschäftspartner darauf auf diese Möglichkeit aufmerksam zu machen. Und das Wichtigste: Es bringt allen Beteiligten etwas!“
Was gibt es bei einem elektronischen Rechnungsaustausch rechtlich zu beachten? zz Der Empfänger muss mit dem Empfang von elektronischen Rechnungen einverstanden sein! zz Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein! zz Die elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert und die zugehörigen Prozesse dokumentiert werden!
Welche Verfahren sind zur Gewährleistung der Anforderungen im Umsatzsteuergesetz zulässig? zz Einsatz innerbetrieblicher Kontrollverfahren zz Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen zz Einsatz spezieller EDI-Verfahren Infobox 4: Was gibt es bei einem elektronischen Rechnungsaustausch rechtlich zu beachten?
11
E- Rechnungen er st e x tern und dann intern abw ickeln
6 Fazit und Ausblick Überlegt ein Unternehmen, elektronische Rechnungsprozesse einzuführen bzw. erhält es von anderen elektronische Rechnungen, so muss es sich intensiv damit auseinandersetzen, welches Verfahren für das eigene Unternehmen und seine Lieferanten bzw. Kunden am geeignetsten erscheint.
12
Es sollte für alle Beteiligten die rechtlichen Anforderungen erfüllen und sich zudem im Geschäftsalltag als effizient, praktikabel und zukunftsfähig auszeichnen. Eine erste Hilfestellung hierfür kann die Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung“ (vgl. Infobox 5) geben. Die Höhe der Einsparungen hängt aber besonders von der Art der Umsetzung ab. Gerade Unternehmen, die eine elektronische Rechnungsabwicklung nutzen möchten, um auch möglichst papierlose
und strukturierte Rechnungsprozesse im Unternehmen und mit Geschäftspartnern einzuführen, können den größten Nutzen daraus ziehen. Die reine elektronische Übertragung (Versand und Empfang) von Rechnungsdaten ist hierbei ein erster Schritt. Die größten Einsparungen resultieren allerdings erst in der Regel durch eine möglichst automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten im gesamten Rechnungsprozess. Außerdem gilt es zu beachten, dass sich jedes Unternehmen in einer unterschiedlichen Situation mit individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen befindet. Diese Broschüre soll insbesondere den Unternehmen eine erste Orientierung geben, die sich in einer ähnlichen Situation, wie die Firma Mercateo, befinden. Dieses Praxisbeispiel kann als Anregung für einen richtigen Umgang mit elektronischen Rechnungen dienen.
T I Z A F
Die Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung“
Elektronische
Rechnungsabwicklung
Die Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung“ ist im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) und ibi research entstanden. Die vierteilige Informationsreihe informiert praxisnah über wichtige Themen im Bereich der elek tronischen Rechnungsabwicklung.
Teil I: Rahmenbedingungen und Marktüberblick
Teil II: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen
zz Wichtige Antworten auf einen Blick
zz Grundlagen und Möglichkeiten zur
zz Rechtliche Rahmenbedingungen zz Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa zz Profile und Vergleich von über 40 Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung, z. B.:
Umsetzung zz Fallbeispiele aus unterschiedlichen Branchen und mit verschiedenen Unternehmensgrößen: »» Gründe für die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse
»» Zielgruppe
»» Herausforderungen bei der Umsetzung
»» Serviceangebot
»» Erfahrungen mit der Art der
»» Formen des Datenaustauschs
Umsetzung
»» Systemintegration
»» Nutzen
»» Referenzen
»» Empfehlungen der Unternehmen
»» Kosten
Teil III: Fakten aus der Unternehmenspraxis
Teil IV: Leitfaden zur Einführung
zz Ergebnisse einer Befragung zu:
zz Grundlagen
»» Gründen
zz Vorgehensmodell bei der Einführung:
»» Herausforderungen
»» Zieldefinition
»» Nutzen einer elektronischen
»» Analyse der Ist-Situation
Rechnungsabwicklung
»» Erstellung des Soll-Konzepts
»» Betrachtung des Rechnungsausgangs
»» Festlegung der Anforderungskriterien
»» Betrachtung des Rechnungseingangs
»» Lösungsauswahl
»» Eingesetzte Lösungen
»» Lösungseinführung zz Experteninterviews
Alle vier Teile der Informationsreihe sowie weitere Neuigkeiten, wie Veranstaltungshinweise, stehen unter www.elektronische-rechnungsabwicklung.de zur Verfügung. Infobox 5: Die Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung“
13
E- Rechnungen er st e x tern und dann intern abw ickeln
Übersicht: Praxisbeispiele des NEG zur elektronischen Rechnungsabwicklung Analog zu diesem Praxisbeispiel wurden noch vier weitere Praxisbeispiele im Bereich der „Elektronischen Rechnungsabwicklung“ erstellt. Sie sollen Ihnen dabei helfen, sich anhand von ersten praktischen Erfahrungen über eine mögliche Einführung in Ihrem Unternehmen zu informieren. Hierbei soll eine erste Grobabschätzung zur Thematik ermöglicht werden. Insgesamt finden Sie im Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) im Bereich „Elektronische Rechnungsabwicklung“ folgende fünf Praxisbeispiele: 14 zz Einkaufsgemeinschaft setzt sich für E-Rechnungen ein Auch der Einzelhändler profitiert davon ISBN: 978-3-940416-51-3 zz 70 % Kosteneinsparungen beim Mittelständler Ein Rechnungsversand per EDI machts möglich ISBN: 978-3-940416-52-0 zz Klassik trifft Moderne Elektronische Rechnungen in der Printbranche ISBN: 978-3-940416-53-7 zz Tausende unterschiedliche Kunden mit elektronischen Rechnungen erreichen Eine Web-Portal-Lösung machts möglich ISBN: 978-3-940416-54-4 zz Elektronische Rechnungen erst extern und dann intern abwickeln Die Rechnungsabwicklung im Wandel ISBN: 978-3-940416-55-1
e d . t e n c e . w w w
Pra xisbeispiel Mercateo
Über das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) und ibi research Über das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) Seit 1998 berät und begleitet das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr Mittelstand und Handwerk bei der Einführung von E-Business-Lösungen mit 28 über das Bundesgebiet verteilten regionalen Kompetenzzentren und einem Branchenkompetenzzentrum für den Handel. In dieser Zeit hat sich das Netzwerk mit über 30.000 Veranstaltungen und Einzelberatungen mit über 300.000 Teilnehmern als unabhängiger und unparteilicher Lotse für das Themengebiet „E-Business in Mittelstand und Handwerk“ etabliert. Das Netzwerk stellt auch Informationen in Form von Handlungsanleitungen, Studien und Leitfäden zur Verfügung, die auf dem zentralen Auftritt www.ec-net.de heruntergeladen werden können. Die Arbeit des Netzwerks wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert.
Weitere Informationen: www.ec-net.de
Über ibi research Seit 1993 bildet die ibi research an der Universität Regensburg GmbH eine Brücke zwischen Universität und Praxis. Das Institut forscht und berät zu Fragestellungen rund um das Thema „Finanzdienstleistungen in der Informationsgesellschaft“. ibi research arbeitet auf den Themenfeldern E-Business, IT-Governance, Internet-Vertrieb und Geschäftsprozessmanagement. Zugleich bietet ibi research umfassende Beratungsleistungen zur Umsetzung der Forschungs- und Projektergebnisse an und ist Initiator und Herausgeber des E-Commerce-Leitfadens (www.ecommerce‑leitfaden.de). ibi research ist Träger des E-CommerceKompetenzzentrums Ostbayern (www. ecommerce‑ostbayern.de) im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) und informiert als unabhängiger und unparteilicher Lotse zu den Themen E-Commerce und E-Finance, insbesondere auch über die elektronische Rechnungsabwicklung. Weitere Informationen: www.ibi.de
15
Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr E-Business für Mittelstand und Handwerk
Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG)
in ihrer Region auch alle Publikationen des NEG
ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für
einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und
Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unterstützt es
Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung
kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung
von E-Business-Lösungen.
und Nutzung von E-Business-Lösungen.
Beratung vor Ort
Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter
Mit seinen 28 bundesweit ver teilten Kompetenzzentren
0228/3821-713 oder per E-Mail:
informiert das NEG kostenlos, neutral und praxisorien-
[email protected].
tiert – auch vor Ort im Unternehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informationsveranstaltungen und Publikationen für die Praxis.
Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbeziehung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, kaufmännischer Softw are und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragende Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie „Elektronischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk“.
Das Netzwerk im Internet Auf www.ec-net.de können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpartnern
ISBN 978-3-940416-55-1
9 783940 416551
www.ec-net.de
