FACHMAGAZIN DER PDV-SYSTEME GMBH • ISSN: 1867-6200

10. JAHRGANG

02:2014 • Digitale Agenda für Thüringen.......04 • Anspruch und Wirklichkeit.............08 • Verwaltungskultur verändert sich...12 • Mobile Government verschlafen?...16 • Verkaufsstart der VIS-Suite.............20 • Die E-Akte für die Justiz.................24 • VIS-Suite im Fraunhofer Labor.......28 • PDV-Anwenderforum . ..................30 • Kopplung von FAKOL an VIS..........32 • Landkreise kooperieren..................35 • DMS-Veränderungsprojekte...........40 • DMS und die Archive.....................42 • VIS-5-Systemadministrator.............44 • PDV bleibt in Bewegung................47 • Erfurter Rathaus.............................48 • Wickersdorfer Werkstätten............50 • artthuer.........................................53 • Buchtipp........................................54 • Termine.........................................56

Be ahead in Solutions.

Digitale Verwaltung 2020

Die

stockt.

Wo liegen die Stolpersteine?

News:

Editorial.

Geschäftsziele erreicht

Liebe Leserinnen und Leser,

Die PDV-Systeme konnte im Zeitraum von Oktober 2013 bis September 2014 einen Umsatz von 15,3 Mio. Euro erwirtschaften. Die geplanten Geschäftsziele wurden erreicht. Die Fokussierung auf das Software-Geschäft und die Auslagerung von IT-Infrastrukturleistungen waren erfolgreich. Das Unternehmen konnte seine Marktposition als Anbieter von Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-Systemen in öffentlichen Verwaltungen sowie in Kirchen und Medien­anstalten festigen. DMS im Erzbistum Freiburg Ende September 2014 wurde die Zusammenarbeit mit dem Erzbischöflichen Ordinariat Freiburg über die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems formell besiegelt. Der Abschluss des Vertrages ist ein weiteres Indiz dafür, dass die PDV-Systeme für dieses spezielle Marktsegment die passenden Lösungen entwickelt und eine führende Position unter den Software-Anbietern einnimmt. SIMSme für Post entwickelt Im Auftrag der Deutschen Post wurde vom Mobile-Solutions-Team der PDV-Systeme der neue Messenger SIMSme entwickelt. Im Vergleich zu konkurrierenden Diensten besticht SIMSme vor allem durch das Sicherheitskonzept. Alle Daten liegen auf sicheren Servern in Deutschland und

die Digitale Verwaltung 2020 stockt. Eine Übertreibung? Ehrlich gesagt, wir wollten mit dem Titel schon etwas provozieren – zum Lesen der Beiträge, zum Nachdenken und zum Diskutieren über die Stolpersteine bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Wenn wir die Hauptursachen der in Deutschland insgesamt nur schleppend vollzogenen Verwaltungsmodernisierung klar benennen, dann sollte es gemeinsam besser gelingen, die Hemmnisse beiseite zu räumen. Sicher, die Einflussmöglichkeiten des Einzelnen sind begrenzt. Kaum werden unsere Leser das enorme Investitionsdefizit in die IT-Infrastruktur auflösen können, das Horst Westerfeld in seinem Beitrag brandmarkt. Das gilt auch für die notwendigen strukturellen Veränderungen, wie sie insbesondere von den Teilnehmern der Podiumsdiskussion auf dem 13. ITForum in Erfurt gefordert wurden. Da gibt es viele Aufgaben, die grundlegende politische Entscheidungen erfordern. Ministerpräsidentin Christine Lieberknecht lässt in ihrem Beitrag erkennen, dass sie die Verwaltungsmodernisierung in Thüringen voranbringen will. Wir sind gespannt, ob die hoffungsvollen Ansätze dann von dem neuen Thüringer Kabinett ab 2015 realisiert werden. Wenn der politische Wille im Bund, in den Ländern und Kommunen übergreifend da wäre, hätte Deutschland das Potenzial zu einem IT-Verwaltungswunder. Wir kennen persönlich viele engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Verwaltungsebenen, die die Verwaltungsmodernisierung vorantreiben wollen. Es gibt genügend Erfahrungen zur Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. IT-Dienstleister, Forschungseinrichtungen, Beratungsunternehmen und nicht zuletzt Softwarehersteller bieten professionelle Projektbegleitung an. Zudem sind die Produkte funktional ausgereift. Die Ergonomie wird immer perfekter. Zahlreiche Praxis­ beispiele finden Sie in der vorliegenden PDVNews.

werden nach Zustellung für alle Zeiten gelöscht. Kurz nach Markteintritt hatten sich bereits mehrere Zehntausend Nutzer die

Viel Freude bei der Lektüre unserer 20. PDVNews wünscht Ihnen

einfach zu bedienende App auf ihre mobilen Endgeräte geladen.

Ihre Redaktionsleiterin Sabine Kadow.

E-Government-Monitor 2014 Der aktuelle „eGovernment Monitor“ der

Dr. Sabine Kadow

Initiative D 21 zeigt, dass Nutzung und Akzeptanz digitaler Verwaltungsangebote

Seit 2008 Redaktionsleiterin

steigen. 2,4 von durchschnittlich 5 Behör-

PDVNews

denkontakten pro Jahr werden demnach bereits online erledigt. Kritisiert werden

[email protected]

zum einen das nicht ausreichende Angebot (49 Prozent), zum anderen fehlende Informationen über bestehende digitale Dienstleistungen (76 Prozent). 65 Prozent der Befragten haben Angst vor Datendiebstahl.

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News · Editorial

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

Premiere für neue Branchenlösung auf dem EDV-Gerichtstag.

IT-Planungsrat In der letzten Sitzung des IT-Planungsrates im Jahre 2014 stand die „Digitale Verwaltung 2020“ auf der Tagesordnung. Es wurde

Die PDV-Systeme GmbH stellte erstmals Ende September 2014 auf dem 23. EDVGerichtstag in Saarbrücken ihre neue Branchenlösung für die Justiz vor. Die Lösung trägt den Namen „EL.VIS“. Die Abkürzung steht für „Ergonomie-Labor VIS“. Damit wird unterstrichen, dass die Produktentwicklung gemeinsam mit Richtern, Rechtspflegern sowie Verwaltungsmitarbeitern unter praxisnahen Bedingungen realisiert wurde. Die Präsentation in Saarbrücken stieß beim Fachpublikum auf sehr großes Interesse. Mit EL.VIS können sämtliche Gerichtsakten und dazugehörige Dokumente einfach elektronisch verwaltet, archiviert, recherchiert und bereitgestellt werden (vgl. Artikel „Die elektronische Akte für die Justiz. Der ergonomische Richter-Arbeitsplatz“ S. 24 in diesem Heft).

vereinbart, die länderspezifischen Maßnahmen zur Begleitung des Regierungs­ programms zu koordinieren. Baden-Würt­ temberg, Berlin, Hamburg, Rheinland-Pfalz und Sachsen unterzeichneten eine Verein­ barung zur standardisierten, fach- und ebenenübergreifenden Bereitstellung von Daten der öffentlichen Hand des Bundes und der Länder (GovData). Top-Tech-Trends für 2015

Direkt am Stand der PDV-Systeme konnten sich die 576 Besucher des Fach­ kongresses von der übersichtlichen und benutzerfreundlichen Oberfläche überzeugen. Nahezu pausenlos erläuterten die Mitarbeiter der PDV-Systeme und ihre Praxispartner an beiden Veranstaltungstagen den Interessenten Funktionsumfang, Handhabung und Vorteile der neuen Justiz-Software. Das Motto des EDV-Gerichtstags „mission possible“ passte ausgezeichnet zu den Live-Demonstrationen. Mit 16 Quadratmetern war der Messestand 2014 doppelt so groß wie in den Vorjahren. Die PDV-Systeme fiel im Vergleich zu den anderen 45 Ausstellern besonders durch neue Angebote und ihr neues Erscheinungsbild auf. Das Unternehmen machte deutlich, dass es den Justiz-Bereich als Wachstumsmarkt für seine Softwarelösungen ansieht.

Das Marktforschungsinstitut Gartner hat in einem Report für 2015 technologische Trends identifiziert, die auch auf die ITStrategien öffentlicher Verwaltungen Einfluss haben könnten. Aufgrund des „Computing Everywhere“ tritt nach Gartner zunehmend ein Kontrollverlust über die Endgeräte beim Nutzer ein. IT-Abteilungen müssen sich stärker mit dem Nutzungskontext von Apps und Software auseinandersetzen. Beim Thema „Big Data“ sagen die Marktforscher voraus, dass die Metho-

Die Offerten griffen mit der elektronischen Aktenführung nicht nur die aktuellen Herausforderungen auf. Die PDV-Systeme hat sich auf dem EDV-Gerichtstag eindrucksvoll gegenüber Richtern und Mitarbeitern der Justizverwaltung als innovativer Software-Hersteller und Dienstleister auf dem Weg zum vollständig elektronischen Rechtsverkehr angeboten. Ein Vorstand des Gerichtstages schrieb via Social Web: „Hab mir El.VIS angeschaut. Sehr interessante Entwicklung! Empfehlung: weitermachen!“

den zur Datenanalyse im kommenden Jahr deutlich

perfektioniert

werden.

Auch

„Cloud“-Themen würden auf der Agenda bleiben, nicht zuletzt, weil sie eine wichtige Säule des allgegenwärtigen Computing darstellen. Vor allem die Synchronisation von Inhalten über verschiedene Endgeräte hinweg sei eine Baustelle, mit der sich viele Dienstleister entsprechender Software noch eingehend beschäftigen müssten. Im Bereich „Web Security“ sieht Gartner vor allem die Software-Hersteller gefordert. Firewalls würden nicht mehr ausreichen. Dagegen müsse jede App ichbewusste und selbstschützende Funktionalitäten aufweisen. Zusammenarbeit der Kommunen Nach einer repräsentiven Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Forsa messen 90 Prozent der Kommunen in Deutschland der interkommunalen Zusammen­ arbeit bei künftigen Investitionsvorhaben und Finanzierungen besondere Bedeutung bei. Befragt wurden mehr als 1.000 Kommunen. Derzeit können viele Kommunen den Investitionsstau aus eigener Kraft nicht mehr beseitigen.

Christoph Gabriel präsentiert EL.VIS am Stand der PDV-Systeme auf dem EDV-Gerichtstag.

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

Premiere für neue Branchenlösung auf dem EDV-Gerichtstag

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Den digitalen Wandel gestalten – eine digitale Agenda für Thüringen. Christine Lieberknecht, Thüringer Ministerpräsidentin Internet und digitaler Wandel verändern die Welt. Sie prägen unser Handeln und Denken – gesellschaftlich und individuell. Kaum ein Arbeitsplatz kommt heute noch ohne Computer aus. Selbst in der Landwirtschaft ist High­ tech unverzichtbar. In der Politik wie in der Verwaltung nutzen wir selbstver­ ständlich auch die modernen Kommunikationsmittel. Das ist das eine – uns kommt die Rolle des Anwenders zu wie jedem anderen. Darüber hinaus aber tragen wir auch eine große Verantwortung: Wir gestalten die Rahmen­ bedingungen, damit auch im Internetzeitalter die wirt­ schaftliche und technologische Entwicklung möglichst dem Nutzen aller zugutekommt. Thüringer IT-Strategie Auf zwei Punkte, die sich aus dieser Verantwortung ergeben, möchte ich kurz eingehen: Erstens muss sich die Verwaltung selbst auf die sich verändernden Gegebenheiten einlassen. Sie muss die Chancen der Digitalisierung im Sinne von mehr Bürgernähe, Effektivität und Effizienz nutzen. Die Thüringer Landesregierung hat dafür in diesem Jahr eine IT-Strategie verabschiedet, die den Ist-Stand benennt und Ziele formuliert, die wir erreichen wollen. Zweitens sind Politik und Verwaltung gefordert, Rahmen­ bedingungen zu schaffen, um einerseits auch weiterhin Innovationen und Wachstum zu ermöglichen, andererseits aber auch die Rechte geistigen Eigentums und insbesondere die Rechte des Einzelnen – etwa auf informationelle Selbstbestimmung und auf Privatheit – zu wahren. Eine spannende Diskussion, die nicht zuletzt in den vergangenen zwei Jahren erheblich an Fahrt aufgenommen hat! Zum ersten Punkt: eine Verwaltung, die den Anforderungen des Internetzeitalters gerecht wird. Wir haben in diesem Bereich in Thüringen in den vergangenen Jahren Manches auf den Weg gebracht: zum Beispiel mit der Zusammenlegung des Thüringer Landesrechenzentrums mit dem Zentrum für Informationsverarbeitung. Damit haben wir einen wichtigen Schritt zur Bündelung der zentralen IT-Dienstleistungen vollzogen. Aber dennoch muss man insgesamt konstatieren: In den Bereichen IT-Infrastruktur und – darauf aufbauend – im E-Government können und müssen wir noch besser werden.

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Den digitalen Wandel gestalten – eine digitale Agenda für Thüringen

Die in der Verwaltung eingesetzten IT-Systeme sind in einem hohen Maß von Heterogenität, Dezentralität und Konsolidierungsbedarf geprägt. Aus diesem Grund haben wir im Rahmen der Verwaltungsreform Thüringen 2020 auch vorgesehen, das Landesrechenzentrum als zentralen IT-Dienstleister weiter zu stärken. Darüber hinaus ist die IT-Beschaffung in der Landesverwaltung nach wie vor überwiegend dezentral organisiert. Derzeit gibt es mehr als 50 Vergabestellen. Zudem ist der Stand der Technik nicht überall optimal. Insgesamt gibt es einen technologischen Aufholbedarf in der IT-Infrastruktur. Dessen müssen wir uns annehmen. Eine solide Infrastruktur ist die Voraussetzung für bürger­ freundliche und kostengünstige Verwaltungsdienst­ leistungen. E-Government wird künftig immer wichtiger. Deshalb ist es höchste Zeit, hier Fortschritte zu erreichen. Die Landesregierung hat sich engagierte Ziele gesetzt: Bedarfsorientierung, Einfachheit, Nutzerfreundlichkeit und Einheitlichkeit sind hier die entsprechenden Stichworte. Wir wollen mithilfe des Internets Staat und Verwaltung für den Bürger weiter öffnen. Zugleich muss auch innerhalb der Verwaltung die Digitalisierung vorangetrieben werden. Die elektronische Aktenführung wird kommen, wo sie nicht schon umgesetzt wird. Sie muss kommen, gerade mit Blick auf die Rahmenbedingungen: Der Druck der Haushaltskonsolidierung nimmt auch in den kommenden Jahren nicht ab. Er wird im Gegenteil sogar noch stärker. Wir können es uns nicht mehr leisten, Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung ungenutzt zu lassen.

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Thüringer Staatskanzlei in der Regierungsstraße 73 in Erfurt

Das heißt allerdings auch: Wer hier nicht weitsichtig investiert, der wird auf lange Sicht draufzahlen. Potenziale der digitalen Revolution Im vergangenen Jahr habe ich persönlich erlebt, wie – im wahrsten Sinne des Wortes – hilfreich und nützlich die digitale Vernetzung auch sein kann. Beim Kampf gegen das Hochwasser im vergangenen Jahr haben sich Tausende von freiwilligen Helferinnen und Helfern über Facebook und Twitter informiert und koordiniert: Wo wird Hilfe benötigt? Wo wird welches Material – ob Betten, Decken, Verpflegung oder Sandsäcke – gebraucht? Über das Internet konnten sich Hilfsorganisationen und Helfer schnell und problemlos informieren. Die Landesregierung hat selber wichtige Informationen für Betroffene online gestellt, ebenso die Kammern, die Information und Unterstützung für Unternehmen über ihr Internetangebot zur Verfügung gestellt haben.

tät genießen. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, das Recht auf Privatheit, das „Recht auf Vergessen werden“, wie es so schön heißt: Sie müssen im Internetzeitalter gewahrt sein. Das können wir in Thüringen nicht allein gewährleisten. Gefordert sind hier vor allem nationale, europäische oder gar internationale Regelungen: sei es im Daten- oder im Urheberschutz.

Andererseits müssen wir aufpassen, dass das Internet nicht zu viel Macht über uns gewinnt – als Zeitfresser, als Informationsquelle, als Arbeitshilfe, als Überwachungsinstrument in den falschen Händen. Das Internet ist machtvoll, weil es so nützlich ist. Aber das macht uns auch abhängig. Dem müssen wir Rechnung tragen. Das Internet darf kein rechtsfreier Raum sein. Dafür sind Debatten nötig, an denen wir uns von Thüringen aus selbstverständlich beteiligen müssen.

Bei allen Risiken muss uns klar sein: Dieses Rad, die Entwicklung des Internets, lässt sich nicht mehr zurückdrehen. Wir müssen uns entscheiden: Wir können versuchen, uns gegen die weitere Entwicklung zu wehren – um uns dann von ihr überrollen zu lassen. Oder wir versuchen, an der Entwicklung teilzuhaben, ihr einen Rahmen zu geben. Sozusagen Leitplanken einzuziehen, die Freiräume lassen, aber Risiken reduzieren. Ich erwarte nicht, dass wir hier mit einem Schlag eine allumfassende Lösung finden werden. So, wie sich das Internet immer weiter entwickelt, werden wir auch die Rahmen­ bedingungen immer wieder neu justieren müssen. Bundeskanzlerin Angela Merkel hat vor einem Jahr im Zusammenhang mit der Digitalisierung gesagt, wir würden „Neuland“ betreten. Dafür musste sie viel Häme einstecken. Doch im Kern hat sie recht: Im Grunde kann niemand ermessen, wohin uns diese Reise führt. Das Internet wird 25 Jahre alt, doch tatsächlich stehen wir erst am Anfang der Entwicklung.

Wir haben im Freistaat einen Datenschutz-Beauftragten, der diese Themen sehr ernst nimmt. Datenschutz und Daten­ sicherheit müssen für Politik und Verwaltung hohe Priori-

Mancher weiß vielleicht schon ein wenig mehr als andere. Aber das ändert nichts an der Tatsache: Wir wissen nicht sehr viel über das, was kommt.

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Den digitalen Wandel gestalten – eine digitale Agenda für Thüringen

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Christine Lieberknecht auf der Jahres-Ministerpräsidentenkonferenz im Kreise ihrer Kollegen: Reiner Haseloff (Sachsen-Anhalt), Stanislaw Tillich (Freistaat Sachsen), Dietmar Woidke (Brandenburg)

Gerade erst bricht sich das so genannte „Internet der Dinge“, die Vernetzung von technischen Geräten, Bahn. Doch was kommt danach? Was kommt an digitalen Innovationen in den nächsten 20 oder 30 Jahren? Wir betreten „terra incognita.“ Wie einst Kolumbus haben wir uns gerade erst ein paar Meter vom Strand entfernt. Deshalb sind wir in Thüringen gut beraten, wenn wir uns dem Thema Digitalisierung mit größter Aufmerksamkeit widmen. Wir müssen lernen: Lernen, die Chancen des Internets und der Digitalisierung zu erkennen. Lernen, die Risiken abzuwägen und vorzubeugen. Lernen, welche Rahmenbedingungen wir für eine zukunftsfähige Gesellschaft im Digitalzeitalter benötigen. Und lernen, diese Rahmenbedingungen zu schaffen und die Chancen zu nutzen. Wir müssen lernen, lernen, lernen. Das gilt für die Politik. Das gilt für die Verwaltung und für die Wirtschaft. Für uns alle. Der Journalist und Medienmanager Christoph Keese hat im vergangenen Jahr sechs Monate im Silicon Valley verbracht und über diese Zeit und seine Beobachtungen ein lesenswertes Buch geschrieben. Mit Blick auf Deutschland zieht er eine nüchterne Bilanz: „Alle maßgeblichen Technik­ trends von der Suchmaschine über soziale Netzwerke bis zum Smartphone wurden in Deutschland um Jahre zu spät erkannt.“ Und selbst SAP, Deutschlands letzter internationaler Computer-Erfolg, gehe zurück auf die siebziger Jahre. In der Tat kommen die meist besuchten Webseiten der Welt aus dem Silicon Valley: Facebook, Google, YouTube, Yahoo und Wiki­ pedia, Computer- und Software-Giganten wie Oracle und Apple: alles zu finden in diesem kleinen Tal südlich von San Francisco. Keese stellt in seinem Buch die richtigen Fragen:

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Den digitalen Wandel gestalten – eine digitale Agenda für Thüringen

Foto: dpa

Was machen sie in Kalifornien besser als wir in Deutschland? Warum locken sie so viele Talente an? Wie werden sie so innovativ? Und weshalb sind sie so schnell? Keese stellt diese Fragen, weil seine Branche, das Verlagswesen, von dieser digitalen Revolution massiv herausgefordert ist. Ich wage die Prognose: Es wird auch anderen Branchen so gehen. Es sind Fragen, die wir uns alle – Wirtschaft, Politik, Verwaltung – stellen müssen. Fragen, die wir viel stärker als bisher in Thüringen diskutieren müssen. Auf die wir Antworten finden müssen. Die digitale Revolution wird von ihrer Bedeutung her oft mit der Erfindung des Buchdrucks verglichen. Ich meine, das ist noch untertrieben. Es ist die Entdeckung einer Neuen Welt. Die Digitalisierung ist eine Entwicklung, die alle gesell­schaftlichen Bereiche durchdringen wird: „Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.“ So der lapidare Satz von Carly Fiorina, ehemals Vorstandsvorsitzende von Hewlett-Packard. Digitale Strategie für Thüringen Aus diesen Gründen werbe ich dafür, dass die künftige Landesregierung das Thema „digitale Revolution“ noch stärker als bisher auf die politische Agenda hebt. Wirtschaftspolitisch, forschungspolitisch – selbstverständlich. Aber auch sozial- und umweltpolitisch. Wir brauchen eine umfassende „Strategie für den digitalen Wandel“, eine Thüringer Agenda für das Internetzeitalter. Auf europäischer Ebene hat sich die Europäische Kommis­ sion dem Thema angenommen. Ebenso hat die Bundesregierung vor kurzem ihre „Digitale Agenda“ verabschiedet.

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Thüringer Ministerpräsidentin auf dem 13. Anwenderforum der PDV-Systeme in Erfurt am 1. Oktober 2014

In diesem Rahmen bewegen wir uns in Thüringen. Für uns muss wichtig sein: 1 Der Ausbau der Infrastruktur: sowohl die Landesverwaltung betreffend als auch das Land. Breitband-Internet muss in Thüringen flächendeckend verfügbar sein. Gerade mit Blick auf den demografischen Wandel. Gerade mit Blick auf die Versorgung in den ländlichen Räumen. 2 Der Ausbau des E-Governments. Die Landesverwalttung muss ihre Angebote an elektronisch verfügbaren Dienstleistungen deutlich erweitern. Dafür haben wir in diesem Jahr eine IT-Strategie verabschiedet, die wir zügig umsetzen müssen. 3 Die Förderung der digitalen Wirtschaft. In der Vergangenheit waren wir in Thüringen bereits in der Lage, für bahnbrechende Innovationen zu sorgen. Ich nenne das Beispiel „mp3“. Das Dateiformat wurde maßgeblich an der TU Ilmenau entwickelt. Aber es ist nicht gelungen, Erfolge dieses Formats zu wiederholen. Und es ist auch nicht gelungen, den wirtschaftlichen Erfolg für Thüringen zu nutzen. Ziel muss deshalb sein, Thüringen zu einem Hightech-Standort zu machen, der für InternetStart-ups ebenso attraktiv ist wie für etablierte Software-Schmieden. Die Voraussetzungen dafür sind gut. Wir haben mit der TU Ilmenau einen maßgeblichen Impulsgeber für den digitalen Wandel in Deutschland. Es muss uns aber noch besser gelingen, Wirtschaft und Wissenschaft miteinander zu vernetzen.

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4 Mehr Bürgerbeteiligung. Wir haben in der vergangenen Legislaturperiode bei wichtigen politischen Vorhaben gute Erfahrungen mit Online-Beteiligung gemacht. So haben wir den Landesentwicklungsplan 2025 zur Diskussion ins Internet gestellt und eine rege Debatte mit zahlreichen nützlichen Hinweisen von Bürgerinnen und Bürgern ausgelöst. 5 Freiheit und Recht des Einzelnen im Internet stärken. Bürgerinnen und Bürger bewegen sich heute selbstverständlich im Internet. Das Bewusstsein dafür, dass Informationen – auch über sich selbst – kostbar sind, muss geschärft werden. Aber wir brauchen auch wirksame Regelungen, die die Privatsphäre des Einzelnen schützen – gegenüber dem Staat, aber auch gegenüber anderen Internetnutzern. Die Digitalisierung revolutioniert unser Zusammenleben. Sie wird unsere Gesellschaft maßgeblich prägen. Sie muss deshalb auch den richtigen Stellenwert erhalten – als wichtiges Querschnittsthema gleichrangig mit dem demografischen Wandel oder der Energiewende. Eine „Digitale Strategie für Thüringen“ muss genau das leisten.

Den digitalen Wandel gestalten – eine digitale Agenda für Thüringen

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Digitale Verwaltung – Anspruch und Wirklichkeit. Horst Westerfeld Rechtzeitig vor dem 8. IT-Gipfel der Bundeskanzlerin im Oktober 2014 wurde die Digitale Agenda der großen Koa­ lition in Berlin veröffentlicht. Was ist neu seit 2006, dem 1. IT-Gipfel der Bundeskanzlerin? Wo steht Deutschland tatsächlich? Beim schnellen Internetanschluss (fiber to the home) pro Haushalt ist Deutschland nicht unter den ersten 20 Nationen zu finden. Und das wird laut Digitaler Agenda bis 2018 (angepeilt sind maximal 50 Mbit/sec) so bleiben, denn Euro taucht fast nur in dem Wort Europa auf. Bei Investitionen in die Zukunft für Industrie 4.0 liegt Deutschland mit weniger als einem Zehntel der Beträge weit abgeschlagen hinter den USA oder China. Beim E-Government-Vergleich in Europa rangiert Deutschland seit 2006 auf Rängen um Platz 10. Die Bilanz ist damit nicht die beste. Das Potenzial ist umso größer. Die Chancen mit neuen Technologien, wie Big Data, Cloud Computing, App Stores oder Internet der Dinge, müssen nur genutzt werden. Auch die Institutionen für eine digitale Governance sind etabliert. Das Grundgesetz ist seit 2009 um den Artikel 91c ergänzt. Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern, der IT-Rat des Bundes, der Cyber-Sicherheitsrat von Bund und Ländern und der IT-Gipfel der Bundeskanzlerin unter Beteiligung von Ministern, BITKOM-Vertretern und hoch-„rankingen“ Wissenschaftlern ist seit mehreren Jahren aktiv. Könnten diese Institutionen mehr aus ihrer Verantwortung machen? Das E-Government-Gesetz, das Bürgertelefon 115, das elektronische Postfach De-Mail, der neue elektronische Personalausweis nPA, der Prozessdatenbeschleuniger P23R, die Breitbandinitiativen, die EU-Dienstleistungsrichtlinie usw. sind kleine Schritte. Wo stehen wir damit, und was könnte

Parlamentarische Staatssekretärin im Bundesjustizministerium Brigitte Zypries (l.) und Gesche Joost, digitale Botschafterin der Bundesregierung bei der Europäischen Kommission, sind beim Nationalen IT-Gipfel in ihrem Element.

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mehr getan werden zum Nutzen der Bürger, der Wirtschaft und der Verwaltung selbst? Und warum tun wir es nicht? Voraussetzungen Eine effiziente und moderne Verwaltung ist ein bedeutender Standortfaktor im internationalen Wettbewerb. Staat und Verwaltung sollten sich hierfür als ein hocheffizientes „Betriebssystem“ verstehen und entsprechend agieren. Was gehört zu einem solchen Betriebssystem? Eine Voraussetzung ist, dass der Staat ausreichend in die Förderung der technologischen Innovation investiert. Eine digitale Infrastruktur ist eine weitere Voraussetzung, dass alle Bürger und Unternehmen im Staat die IT und das Internet geschäftlich und privat von jedem Standort aus nutzen können. Eine weitere Voraussetzung ist, dass alle Bürger und Unternehmen ihre Kommunikation mit dem Staat und seinen Behörden im Zusammenhang mit allen Lebenslagen und allen gesetzlichen Erfordernissen einfach online erledigen können. Eine nächste Voraussetzung ist, dass der Staat mit seinen Institutionen effizient organisiert ist und den Leistungs­ vergleich (Benchmark) mit anderen Organisationen besteht. Industrial Internet

Präsentation der Technologie zur grabenlosen Kabelverlegung in­ Bernau bei Berlin. Die Stadt wird komplett mit schnellem Internet über Glasfaser versorgt.

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Digitale Verwaltung – Anspruch und Wirklichkeit

Industrial Internet oder auch Industrie 4.0 gilt als Fortsetzung der Industrialisierung und Automatisierung in vier Schritten. Mit der Automatisierung (Industrie 3.0) in den

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Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) spricht am 21.10.2014 in Hamburg in der Handelskammer beim Nationalen IT-Gipfel. Der Nationale IT-Gipfel ist eine Plattform für die Zusammenarbeit von Politik, Wirtschaft und Wissenschaft zur Stärkung des IT-Standortes Deutschland.

1980er- und 1990er-Jahren mit den Entwicklungen im Bereich Computer Integrated Manufacturing unter Mithilfe von Robotern, Sensoren und numerisch gesteuerten Maschinen und unter Nutzung von ERP-, CRM- und SCMSystemen hat Deutschland sich in dieser Phase eine führende Wettbewerbsposition erarbeitet. Die genannten Techniken und Systeme sind teilvernetzt und bilden über geeignete Schnittstellen ein Gesamtsystem, bei dem allerdings die in den Einzelsystemen vorhandenen Daten dem Gesamtsystem nicht umfassend zur Verfügung stehen. Industrie 4.0 nutzt vor allem die seit den 2000er- bis 2010er-Jahren neuen Möglichkeiten des Internets (u. a. IPv6) und dessen Verfügbarkeit über Fest- und Mobilnetze mit hohen Bandbreiten. Mit der Machine-to-Machine-Kommunikation (Internet der Dinge) von Sensoren und Aktoren können sich Maschinen und Anlagen über das Internet regelbasiert selbst steuern. Das Cloud Computing ermöglicht für Mensch und Maschine in den Fertigungs-, Logistik- und anderen Betriebsprozessen über feste und mobile Netzwerke das zu verbinden, was unter Industrie 3.0 noch nicht möglich war. Mit Big Data und der Verwendung von semantischen Netzen können alle erzeugten strukturierten und unstrukturierten Daten für das Gesamtsystem nutzbar gemacht werden. Das System besteht aus sogenannten Cyber-physikalischen Systemen, die in integrierte Systeme und Anwendungen eingebettet sind, vernetzt mit physikalischen und softwaredefinierten Service-Plattformen (Quelle: bmbf, Umsetzungsempfehlungen Industrie 4.0).

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

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Was ist seit den Umsetzungsempfehlungen zu Industrie 4.0 passiert? Sind 200 Mio. Euro Forschungsmittel der Bundesregierung für das Projekt Industrie 4.0 viel, oder ist das zu wenig für das Projekt Zukunft Deutschland? Werden 200 Mio. für die Wettbewerbsfähigkeit des Standortes Deutschland in Relation gestellt allein zu den Planmehrkosten des BND-Neubaus in Berlin, so waren das auch 200 Mio. Euro, von den Mehrkosten des Berliner Flughafens von rund 2,3 Mrd. Euro oder den Kosten im Zusammenhang mit der Förderung der erneuerbaren Energien (EEG) ganz zu schweigen. Amerikaner und Chinesen investieren etwa zehnmal soviel in die Förderung der Forschung im Umfeld von Industrial Internet. Längst hat sich, ähnlich wie bei der Standardisierung und Beherrschung des Internets (IANA, IETF), ein „Industrial Internet Consortium“ (IIC) in den USA formiert. McKinsey hat ausgerechnet, dass mit den neuen digitalen Produktionstechnologien jährlich volkswirtschaftliche Vorteile von 2,7 bis 6,2 Billionen Dollar bis zum Jahr 2015 erzielt werden können. Angesichts dieser beeindruckenden Zahlen ist es in Deutschland dringend geboten, mehr für die Zukunftsfähigkeit im Wettbewerb der Technologien und Standorte zu tun. An Geld mangelt es offensichtlich bei so vielen überplan­ mäßigen Ausgaben nicht.

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Nutzung der IT im öffentlichen Sektor Die Ausgangslage der Verwaltungs-IT in Fragen von ITStrategie, IT-Demand und IT-Supply ist geprägt von hetero­ genen Strukturen, teilweise altertümlichen Techniken, von Kleinteiligkeit bei Rechenzentren, von unnötiger Vielfältigkeit bei Anwendungssoftware und von wenig betriebswirtschaftlich aufgestellten IT-Dienstleistern. Bei rund 23 Mrd. Euro Jahresbudget gibt es genügend Konsolidierungs-, Standardisierungs-, Modernisierungs- und Effizienz-Potenzial in der IT des Public Sectors. Mit der Einkehr eines politischen Interesses an der effizienteren Nutzung der IT und deren Wettbewerbsfähigkeit könnten Milliarden am IT-Betrieb gespart und für Innovationen genutzt werden. Moderne IT-Systeme und -Organisationen verlangen allerdings stetiges Reengineering und kontinuierliche Reorganisation, d. h. die politische und Verwaltungs-Spitze ist als Führung mit Umsetzungsstärke gefordert. Verwaltungs-IT und Verwaltungsprozesse sind eng miteinander verknüpft. Normalerweise werden Vorgänge mithilfe von IT-Verfahren abgewickelt, dokumentiert und die dazugehörigen Daten zur Wiederverwendung gespeichert. Bei rund fünf Mio. Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Bundes der Länder und Kommunen sind dies sehr viele Vorgänge, die zwischen Verwaltungen untereinander (ebenenkonform und ebenenübergreifend), zwischen Verwaltungen und Bürgern und zwischen Verwaltungen und Unternehmen stattfinden. Die Prozesskosten werden auf rund 270 Mrd. Euro geschätzt. Prozesskostenoptimierungen sind in der Wirtschaft fast jährlich im Umfang von bis zu zehn Prozent üblich. Auch das wäre ein Potenzial, das genutzt werden sollte und könnte. Die frei werdenden Mittel kommen dann in die Größenordnung, die für Investitionen in Innovationen sinnvoll wäre. Schritthalten des Staates mit Veränderungen Seit dem Jahr 2006 gibt es im Rahmen des IT-Gipfels der Bundeskanzlerin fast jährlich eine Ergebnispräsentation über den Fortschritt der Digitalisierung in Deutschland. Neben E-Government- und E-Mobility-Projekten wird jeweils der flächendeckende Breitbandausbau als wichtiges Ziel deklariert. Allerdings beim Breitbandausbau für die Bürger und Unternehmen in Deutschland geht es nicht so richtig voran. Bei anderen digitalen Infrastrukturen ist Deutschland ebenfalls nicht Vorreiter. Mit viel gesetzlichem und bürokratischem Aufwand wurden der neue elektronische Personalausweis nPA und das elektronische Postfach De-Mail etabliert. Die elektronische Nutzungsquote durch die Bürger

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Digitale Verwaltung – Anspruch und Wirklichkeit

Bundesinnenminister Thomas de Maizière (CDU), der Bundesminister für Digitale Infrastruktur, Alexander Dobrindt (CSU) und Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel (SPD) am 20.08.2014 auf dem Weg zur Bundespressekonferenz in Berlin, wo sie die Digitale Agenda der Bundesregierung vorstellen.

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bleibt bisher, wahrscheinlich wegen der Komplexität und dem damit verbunden geringen Nutzen, sehr niedrig. Bisherige Anstrengungen unzureichend Wie kann all das bei einem der wirtschaftlich stärksten Länder der Welt sein, wenn zugleich das E-Government seit 2009 Verfassungsrang hat? E-Government und die IT von Bund und Ländern werden seitdem im IT-Planungsrat als entscheidendem Gremium behandelt. Es kann der wichtigen Aufgabe jedoch nicht gerecht werden, wenn jährlich nur ein Budget von rund zwei Mio. Euro für E-Government-Vorhaben von Bund und Ländern zur Verfügung gestellt wird. Die bisherigen Anstrengungen des IT-Gipfel-Prozesses und des IT-Planungsrats reichen nicht aus. Die „Digitale Agenda“ der Bundesregierung des Jahres 2014 enthält neben Allgemeinplätzen nur die Fortschreibung bestehender Projekte. Das „Bürgertelefon 115“, beim ersten IT-Gipfel ausgerufen, ist immer noch nicht flächendeckend im Einsatz und die weitere Finanzierung fraglich. Die für das Jahr 2009 von der Europäischen Union verordnete EU-Dienstleistungsrichtlinie, die die barrierefreie online-Gewerbeanmeldung EU-weit ermöglichen soll, ist in Deutschland nur partiell verfügbar. Der „Prozessdatenbeschleuniger“, der die Melde- und Genehmigungsprozesse zwischen Wirtschaft und Verwaltung elektronisch ohne

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

Ein Eurofighter der Bundeswehr auf der A 96 bei Buchloe (Bayern). Bei Schwerlasttransporten sind Melde-und Genehmigungsprozesse elektronisch medienbruchfrei umgesetzt.

Medienbruch gewährleisten soll, ist nur in zwei Beispielen, der online-Beantragung von Schwerlasttransporten und der Meldeverpflichtung von Emissionsdaten, ansatzweise implementiert, obwohl es derartige Vorgänge in Hunderten von Varianten gibt. Gerade dieses „Musterbeispiel“ der „Fortschrittsmeldungen“ von E-Government-Projekten auf den IT-Gipfeln zeigt, dass die Beteiligten sich mehr anstrengen müssen, damit die schon klaffende Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit nicht größer wird. Denn unabhängig von den gegenwärtigen „Bemühungen“ des Staates verändert sich die Gesellschaft rasant.

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Die Entschlackung der Bürokratie von hemmenden „Verordnungen von Verordnungen“ und mehr Transparenz durch Open Data und Open Government sollte dabei noch mit erledigt werden. Das im Jahre 2013 vom Bundestag verabschiedete E-Government-Gesetz könnte dabei hilfreich sein. Denn dort wird postuliert, dass (mehrere Tausend) Schriftformerfordernisse auf ihr jeweiliges Erfordernis überprüft werden sollen. Es muss nur gemacht werden.

Mobilität und Transparenz gefordert Die mobilen, stets mit dem Internet vernetzten Bürger erwarten auch vom Staat, dass in allen Lebenslagen die Behörden elektronisch, z. B. über App Stores, erreichbar sind und „Behördengänge“ in der Cloud erledigt werden können. Softwaredefinierte Plattformen (Wirtschaft mit Behörden) und Lebenslagen-Management (Bürger mit Behörden) on demand, als Behörden-Service-Plattformen vernetzt, mobil und mit jedem Device (Smartphone, Tablet etc.) erreichbar, das sollte das kurzfristige Ziel sein, damit der Staat nicht länger hinter der Entwicklung der Gesellschaft hinterherhinkt (Quelle: ivci.com).

Horst Westerfeld Lehrbeauftragter an der GoetheUniversität Frankfurt am Main; von 2008 bis 2014 Staatssekretär im Hessischen Finanzministerium und CIO des Landes Hessen HWesterfeld@ gmx.de

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Digitale Verwaltung – Anspruch und Wirklichkeit

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Die Transparenz des Systems verändert die Verwaltungskultur. Interview mit Peter Sondermann, Leiter der Abteilung Verwaltungs­ modernisierung und Informationstechnologie in der Staatsverwaltung im Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Europa. PDVNews: Herr Sondermann, welche Aufgaben haben Sie in Ihrem Ressort in den nächsten Jahren im Freistaat Sachsen zu lösen? Peter Sondermann: Wir stehen vor großen Herausforderungen: Im Jahr 2020 wird der Solidarpakt ausgelaufen sein. Das Ziel unserer Bemühungen besteht darin, den Freistaat Sachsen bis dahin zukunftsfest zu machen. Die Steuereinnahmen sind rückläufig, was nicht zuletzt der demografischen Entwicklung geschuldet ist. Daraus ergibt sich unweigerlich auch der Auftrag, unsere Personalausstattung an die der westlichen Flächenländer anzupassen. Das ist eine gewaltige Aufgabe, deren Bewältigung grundsätzlicher Veränderungen in der Verwaltung bedarf. PDVNews: Da ist moderne IT gefragt. Wie werden Sie vorgehen? Peter Sondermann: Wir haben uns überlegt, unsere Verwaltung einem „Reset“ zu unterziehen und sie komplett mit moderner Informationstechnologie auszustatten. So können wir künftig die Verwaltungsdienstleistungen in höherer Qualität als heute mit weniger Menschen erbringen. Ein Baustein ist die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung mit VIS.SAX. PDVNews: Welche Erwartungen verbinden Sie konkret mit der Einführung von VIS.SAX? Peter Sondermann: Wir wollen zunächst einmal Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routinearbeiten entlasten, damit sie sich anderen Verwaltungstätigkeiten widmen können. Vor Einführung des Systems haben wir eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gemäß der sächsischen Haushaltsordnung vorgenommen. Danach waren wir von Anfang an optimistisch, dass wir mit VIS.SAX dieses Ziel erreichen. Darüber hinaus soll mit der elektronischen Akte und Vorgangsbearbeitung auch ein qualitativer Effekt erzielt werden: Von Beginn an wurde der gesamte Lebenszyklus einer Akte bis hin zur elektronischen Archivierung und Langzeitspeicherung bedacht, um eine medienbruchfreie, transparente, revisions- und rechtssichere Verwaltungsarbeit zu sichern.

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Die Transparenz des Systems verändert die Verwaltungskutur – Interview

Peter Sondermann auf dem Anwenderforum der PDV-Systeme 2014

PDVNews: Haben Sie selbst schon mit der elektronischen Akte gearbeitet? Peter Sondermann: Gemeinsam mit einigen meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Abteilung konnte ich bereits früh Erfahrungen mit dem E-Kabinett-System sammeln. Dieses System basiert auf VIS.SAX. Bei meiner Beteiligung am Kabinettsverfahren halten wir über das E-Kabinett die Kommunikation mit dem Kabinettsbereich, der Haus­ leitung und den anderen Abteilungsleiterkollegen aufrecht. PDVNews: Und welche Erfahrungen haben Sie gesammelt? Peter Sondermann: Wir können aus unserer bisherigen Arbeit mit dem System ein positives Resümee ziehen. Die Arbeit mit dem elektronischen Vorgangsbearbeitungs­ system führt zu überzeugenden Effekten, von denen Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit die augenfälligsten sind. PDVNews: Stichwort Schnelligkeit. Welche Abläufe sind es genau, die an Tempo gewinnen? Peter Sondermann: Das elektronische Mitzeichnungs­ verfahren spart im Vergleich zur herkömmlichen Bearbeitung Unmengen an Zeit.

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Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Europa in der Dresdener Hospitalstraße

Wenn z. B. eine Kabinettsvorlage eines anderen Hauses auf Mitzeichnung geprüft werden soll, dann wurde früher die Akte durch Boten in unser Haus transportiert. Dann erfolgte die Mitzeichnung. Es wurden Anmerkungen geschrieben und angefügt. Anschließend wurde die dicke Akte zur Hausleitung transportiert. Wenn die Hausleitung mit der Stellungnahme nicht zufrieden war, dann kam der ganze Vorgang in Papierform wieder zurück. Wir verfassten wieder ein neues Papierstück. Poststellen und Boten hatten damals viel zu tun. Diese gesamten Abstimmungs- und Zeichnungs­ prozesse erfolgen heute elektronisch. Wir können innerhalb weniger Sekunden den Vorgang bearbeiten, weiterleiten und abschließen. Wurde versehentlich eine falsche Datei ausgewählt, dann stellt das der Empfänger dieser Datei sofort fest. Der Absender erhält eine Rückmeldung über das System und kann sein Handeln unmittelbar korrigieren. Die Wege werden durch die elektronische Bearbeitung enorm verkürzt, insbesondere wenn es darum geht, eine Bearbeitung über Häusergrenzen hinweg zu organisieren. Außerdem entsteht durch die schnelle elektronische Suchfunktion ein Plus auf dem Zeitkonto. So kann ich z. B. für den Kabinettsprozess den gesuchten Vorgang im System schnell und komfortabel finden. Umständliche manuelle Recherchen und Wege zu den Ablagen entfallen.

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PDVNews: Was ist für Sie der herausragende Effekt der neuen Arbeitsweise Peter Sondermann: Die hohe Transparenz des Verhaltungshandelns durch die Arbeit mit dem Vorgangsbearbeitungssystem schätze ich am meisten. Sie verändert die Verwaltungskultur. Jederzeit ist nachvollziehbar, bei wem ein Vorgang liegt und wie lange. Da gibt es sicherlich den einen oder anderen, dem es nicht gefällt, dass der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter diese Angaben einsehen kann. Aber für die Transparenz des Verwaltungshandelns ist das von unschätzbarem Wert. PDVNews: Rechtssicherheit ist gerade in der öffentlichen Verwaltung ein großes Thema. Wie zufrieden sind Sie in dieser Hinsicht mit dem System? Peter Sondermann: Nach den üblichen Anlaufproblemen auf der Betriebsebene konnten wir eine wichtige Erfahrung sammeln: Das E-Kabinett-System läuft bei uns sehr stabil. Ich gehe davon aus, dass das für den Einsatz von VIS.SAX insgesamt gilt. Darüber hinaus gelingt mit der elektronischen Aktenführung eine medienbruchfreie, revisions- und rechtssichere Verwaltungsarbeit. Nichts kann mehr verloren gehen.

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Die Arbeit mit der elektronischen Akte und Vorgangsbearbeitung in Sachsen befreit von Routinearbeiten und führt zu qualitativen Effekten.

PDVNews: Welche Bedeutung hat für Sie der Effekt der Papiereinsparung? Peter Sondermann: Mit der elektronischen Kabinettsarbeit in Sachsen wurden bereits Tonnen von Papier eingespart. Für den Kabinettsprozess können wir sagen: Es gibt keine Papierakten mehr. Für uns ist das ein Nebeneffekt, der uns im Interesse des Schutzes unserer Umwelt sehr willkommen ist. Es geht ja noch weiter: Die Papiereinsparung schafft auch Platz im Büro. So manches Fach im Aktenschrank und so mancher Schreibtisch konnte schon beräumt werden.

Ich persönlich freue mich, nun neben Kabinettsangelegenheiten auch alle anderen Vorgänge elektronisch mit VIS.SAX zu bearbeiten, und es ist angenehm, dass mein Schreibtisch noch leerer geworden ist. PDVNews: Herzlichen Dank für das Gespräch und viel Erfolg auf dem Weg zum papierlosen Büro.

PDVNews: Wiie hoch ist die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit dem neuen System zu arbeiten? Peter Sondermann: Alle 40 Bediensteten meiner Abteilung bedienen seit einigen Monaten die elektronische Akte. Die Bereitschaft, mit dem neuen System zu arbeiten, war in meiner Abteilung von Anfang an sehr groß. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich schon vorab davon überzeugt, dass die elektronische Arbeit tatsächlich von Vorteil ist. Wir haben bei der Einführung stets darauf geachtet, dass die Belange der Beschäftigten, insbesondere die Ergonomie und Verfügbarkeit, berücksichtigt werden.

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Die Transparenz des Systems verändert die Verwaltungskutur – Interview

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F R A U N H O F E R - I N S T I T U T F Ü R O F F E N E K O M M U N I K AT I O N S S Y S T E M E F O K U S

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Verschläft die Verwaltung Mobile Government? Auszug aus der Podiumsdiskussion auf dem 13. Anwenderforum der PDV-Systeme in Erfurt. Es diskutierten: Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21; Dr. Wilfried Bernhardt, Staatssekretär im Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Europa; Manfred Klein, Chefredaktuer eGovernment Computing (Mo­ deration); Horst Westerfeld, Lehrbeauftragter an der Goethe-Universität Frankfurt und ehem. CIO des Landes Hessen, Andreas Werner, Mobile Solutions der PDV-Systeme; Dirk Arendt, Berliner Strategen (vgl. Foto v. l. n. r.).

Manfred Klein: Verschläft die Verwaltung Mobile Government? Frau Müller, Sie haben vor einigen Tagen erst den E-Government-Monitor aufgelegt. Was sagen die Forschungsergebnisse? Lena-Sophie Müller: Wir haben die deutschen Bürger gefragt, ob sie mobile Anwendungen für Behördengänge für sehr wichtig halten. Vorsichtig gesagt, sehen die Bürger da noch nicht die riesige Notwendigkeit. Wenn ich aber andere Studien anschaue, sind mobile Geräte dennoch enorm verbreitet. Besonders junge Menschen im Alter von 18 bis 34 Jahren nutzen mobile Anwendungen extrem häufig. Es wird spannend werden zu betrachten, inwiefern sich Mobile Services für Unternehmen und Bürger mittelfristig durchsetzen. Genauso spannend ist aber auch die Frage, ob die Verwaltung die Innenperspektive aufgreift. Kann Mobile Government genutzt werden, um den eigenen Mitarbeitern neue Services anzubieten? Auch sie wollen zunehmend mobil arbeiten, ihre Mails checken, auf ihre Dokumente zugreifen oder sogar ihre Abrechnungen direkt auf ihren Smartphones erledigen. Da gibt es für die Verwaltung noch viel Potenzial zu heben. Manfred Klein: Ich weiß, dass Sie, Herr Dr. Bernhardt, zum Thema Soziale Netzwerke für den internen Verwaltungseinsatz eine relativ dezidierte Meinung haben. Dr. Wilfried Bernhardt: Ich bin etwas überrascht, dass Sie eine dezidierte Meinung bei mir vermuten. Es wird auf Dauer gar nicht möglich sein, die Verwaltung außen vorzulassen. Wir hatten beispielsweise im letzten Jahr eine Flutkatastrophe. Da hat sich zum ersten Mal gezeigt, welche Möglichkeiten sich eröffnen. Über soziale Netzwerke wurden junge Leute aufgefordert, sich an bestimmten Stellen zu versammeln, um Sandsäcke gegen das steigende Elbwasser in der Altstadt Dresdens aufzutürmen. Ohne eine solche Zusammenarbeit über das soziale Netzwerk wäre vielleicht die eine oder andere Chance vertan worden und auch das Engagement der jungen Leute ins Leere gelaufen. Andererseits haben wir auch festgestellt, dass gerade das soziale Netzwerk, wenn man es nur außerhalb der Verwaltung gewähren lässt, zu konträren

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Ergebnissen führen kann. Zum Beispiel wurden Sandsäcke von A nach B getragen, obwohl diese von der Verwaltung für eine bestimmte Stelle vorgesehen waren. Daraus ist die Erkenntnis gewachsen, dass die staatliche Verwaltung auch soziale Netzwerke für ihre Arbeit einsetzen sollte. Allerdings ist das nicht gerade trivial. Die Verwaltung muss Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes berücksichtigen. Die Haltung der Datenschutzbeauftragten ist bekannt. Die haben eher davon abgeraten, ein solches Netzwerk staatlicherseits zu nutzen. Und Datenschutz ist ja auch wichtig, um das Vertrauen der Bürger in unsere Institutionen zu bewahren; wobei das sicherlich nur ein Teilaspekt des Mobile Government ist. Manfred Klein: Ich möchte auf dem Thema noch ein bisschen rumreiten. Der Freistaat Bayern hat vor einigen Monaten einen Leitfaden für die juristischen Mitarbeiter der Öffentlichen Verwaltung verabschiedet, wie sie denn mit den sozialen Medien umzugehen hätten. Mittlerweile gibt es einige andere Bundesländer, die ähnliche Leitfäden entwickelt und publiziert haben. Glauben Sie, dass solche Leitfäden ausreichen? Dr. Wilfried Bernhardt: Die Nutzung von sozialen Netzwerken durch Behördenmitarbeiter zu regulieren, lehne ich ab. Der Charme dieser Netzwerke besteht ja gerade darin, dass man sich dort relativ frei bewegen kann. Es sollte ein Gebot sein, Behördenmitarbeitern zu vertrauen. Dass man natürlich auch die Mitarbeiter sensibilisiert und auf Gefahren hinweist, ist eine andere Sache. Aber daraus ein Reglementarium zu entwickeln, halte ich entschieden für übertrieben. Horst Westerfeld: Die Verwaltung neigt ja immer dazu, alles regulieren zu wollen. Wenn auf Dokumenten steht: NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH!, dann darf darüber nicht über Facebook kommuniziert werden. Das ist doch jedem klar. Wenn Bayern oder andere Länder meinen, das müsste man noch einmal extra mitteilen, dann ist das schön, aber realitätsfern. Die Nutzung von Mobile Devices im Zusammenhang mit den unterschiedlichsten sozialen Netzen – das ist einfach ein Fakt.

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Podiumsdiskussion auf dem 13. Anwenderforum der PDV-Systeme in Erfurt

Da können wir nicht mit Reglementierungen arbeiten. Deren Durchsetzung dauert sowieso zu lange. Bis ein Gesetz oder eine Verordnung entstanden ist, ist das Ganze schon wieder überholt. Wir hatten z. B. mal eine Regelung für die private Nutzung von E-Mails erarbeitet. Kaum einer nutzt aber heute noch E-Mails privat. Diese ganzen Reglementierungswünsche spiegeln sich auch im IT-Sicherheitsgesetz wider. Wir wollen in Deutschland alles regeln, und dabei verschlafen wir die Entwicklung und sind irgendwann abgehängt. Die Behörden, und insbesondere die Politik, müssen endlich erkennen, dass man flexibel auf Technologien reagieren muss. Verwaltungsmitarbeiter sollten natürlich ihre Devices und sozialen Netzwerke im Dienst nutzen können. Reglementierungen machen keinen Sinn. Dirk Arendt: Während wir uns hier über das Für und Wider mobiler Devices unterhalten, werden draußen die neuen Möglichkeiten einfach genutzt. Das Problem: Wir müssten die Leute viel stärker aufklären, was da eigentlich im Hintergrund passiert. Ging es beim Thema Datenschutz früher eher darum, die Bürger vor der Sammelwut des Staates zu schützen, so geht es doch heute wohl eher darum, die Sammelwut von Unternehmen einzudämmen. Egal, wie wir es nennen, das wird nicht ohne neue Regeln gehen. Manfred Klein: Das Thema Aufklärung ist eigentlich das Thema, das sich auch die D21 auf die Fahnen geschrieben hat. Lena-Sophie Müller: Wir können nicht erwarten, dass alle Bürger genau wissen, wo ihre Daten bei mobilen Anwendungen hingehen und was mit den Daten passiert. Das haben wir in anderen Sicherheitsbereichen auch nicht.

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Wir wissen nicht, wie die Bremsen im Bus korrekt funktionieren, sondern wir steigen in den Bus ein und erwarten einfach, dass er sicher ist. So muss das eigentlich auch mit IT-Anwendungen sein. Das heißt, wenn ich jetzt Richtung Wirtschaft schaue, ist es schon wichtig, dass Unternehmen ihre Lösung so gestalten, dass auch ein Nutzer, der nicht der super IT-Fachexperte ist, eine sichere Lösung hat. Leider ist das bei vielen Sozialnetzwerken nicht gegeben. Google sagt ja auch sehr gern, dass die Nutzer intelligente Menschen sind, die schon wissen werden, dass sämtliche Daten verknüpft werden. Unsere Studien zeigen allerdings, dass es nicht so ist. 66 Prozent der deutschen Bevölkerung können mit diesen digitalen Themen wenig anfangen. Sie sind eher veränstigt und haben Datenschutzbedenken. Ich denke, wir haben in Deutschland kein Datenschutzproblem, sondern wir haben ein Datenbewusstseinsproblem. Viele Menschen geben, ohne groß zu überlegen, ihre Daten preis. Sei das für Punktesammelaktionen im Supermarkt oder für Dienste wie Facebook. Den Menschen ist nicht bewusst, dass Daten heutzutage eine Währung sind. Von der Politik erwarte ich, dass sie ein System schafft, in dem die Bürger, wenn sie schon mit ihren Daten bezahlen müssen, auch adäquate Gegenleistungen einfordern können. Manfred Klein: Darüber hört oder liest man aber wenig. Die Seiten des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur sind zum Thema Mobilfunk erschreckend spartanisch. Man setzt darauf, dass die Frequenzen, die für terrestrische Rundfunkanwendungen noch belegt sind, demnächst frei werden und dass man die dann für Mobilfunkangebote nutzen will. Das erinnert mich fatal daran, was wir auch im klassischen Breitband haben, nämlich, dass man zu wenig unternimmt.

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Dr. Wilfried Bernhardt: Vor allen Dingen sollte versucht werden, die verschiedenen Zuständigkeitsebenen zusammenzubringen. Wir haben im Augenblick die Situation, dass Frequenzen, auf denen in Deutschland der Digitalfunk läuft, in Tschechien Fernsehen übertragen wird. Und Sie können sich unschwer vorstellen, welche Probleme daraus gerade im Grenzbereich erwachsen. Die Leute können keinen Mobilfunk nutzen. Und das ist verheerend, weil es sich in Ostsachsen um strukturschwache Regionen handelt. Man müsste sich zuerst auf Europäischer Ebene einigen, welche Frequenzen genutzt werden. Auf Europäischer Ebene läuft in diesem Bereich aber nichts. Zehn Milliarden hatte man für eine BreitbandFörderung eingeplant. Geblieben ist eine Milliarde. Da dies viel zu wenig ist, hat man das Geld in andere IT-Projekte gesteckt. Und welche Ressourcen stellt die Bundesregierung bereit? Keine. Also wird das Thema an die Bundesländer weitergereicht. Das ist natürlich bei einem internationalen Thema die drittbeste Alternative. Dennoch gibt es einige Länder, die versuchen, tatsächlich zu investieren. Wir haben es in Sachsen mit der digitalen Offensive gemacht. Andere Länder sehen aber ihre Investitionsschwerpunkte eher bei den Sozialleistungen. Wir sind meines Erachtens alle gut beraten, die Zeichen der Zukunft zu erkennen, und verstärkt in IT zu investieren. Das ist das Gebot der Stunde. Wer es heute immer noch nicht erkannt hat, der verschläft wirklich die Zukunft. Leider muss ich feststellen: Es gibt im Augenblick mehr Schläfer als Aktive. Horst Westerfeld: Vor etwa sechs Jahren hat die Telekom das Angebot unterbreitet, für ca. drei Milliarden Euro in Deutschland ein flächendeckendes Netz mit einer Internet-Geschwindigkeit von 50 MBit/s bereitzustellen. Heute wird geschätzt, dass ungefähr zehn Milliarden dafür notwendig wären. Uns wurde von der Politik eine Digitale Agenda vorgestellt, in der suggeriert wird, dass wir durch den Verkauf von Frequenzen genügend Geld zum Ausbau unserer IT-Infrastruktur einnehmen würden. Aber wir werden garantiert keine zehn Milliarden einnehmen. Wer das behauptet, lügt. Wir verschlafen die Zukunft. In anderen europäischen Ländern, wie z. B. in Schweden oder Finnland, hat man schon relativ früh investiert. Wenn dort jemand etwas mit einer Behörden klären will, kann er das auch mobil erledigen. Da bietet Deutschland relativ wenig. Andreas Werner: Das sehe ich ähnlich. Mobile Solutions interessieren uns als innovativer Softwarehersteller selbstverständlich sehr stark. Wir haben sehr früh begonnen, Know-how in diesem Umfeld aufzubauen und öffentlichen Verwaltungen entsprechende Lösungen anzubieten. Das Ge-

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schäft entwickelt sich allerdings bis zum heutigen Tag nicht in der von uns erwarteten Dynamik. Exemplarisch ist für mich die sogenannte einheitliche Behördennummer 115. Über die 115 sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Antworten auf die am häufigsten anfallenden Behördenanliegen erhalten. Wir können das ja mal live ausprobieren und die Rufnummer einfach mal anwählen … Andreas Werner hält sein Mikrofon an sein Smartphone. Ein Anrufbeantwortet meldet sich: „Die 115 befindet sich im Aufbau. Ihre Region ist derzeit noch nicht angebunden. Bitte wenden Sie sich direkt an die gewünschte Behörde.“ Dirk Arendt: Ich denke, dass mit diesem Thema kein Politiker oder Beamter hinterm Ofen hervorzulocken ist. Es gelingt uns nicht zu erklären, warum die digitale Verwaltungsmodernisierung so wichtig ist. Dem Kommunalpolitiker ist das Bild in der Tageszeitung, das zeigt, wie er das neue Klettergerüst im Kindergarten einweiht, sicherlich nützlicher als die mobile Anwendung auf dem Smartphone. Dabei sind mobile Applikationen mindestens genauso spannend. Denn hier steht der Nutzer mit seinen unterschiedlichsten Lebenslagen im Vordergrund. Zwei, drei Klicks, und schon könnte er sein Problem gelöst haben, wenn nur die Behörden sich dem Thema Mobile Government wirklich ernsthaft widmen würden. Was mir fehlt, ist eine legislaturperiodenübergreifende Strategie. Das, was wir jetzt haben, hilft uns überhaupt nicht weiter. Lena-Sophie Müller: Ich würde gern noch einmal unterscheiden: Was bietet man an Diensten nach außen an, und was kann man nach innen machen? Wenn wir uns anschauen, welche mobilen Anwendungen die Bürger gern nutzen möchten, dann sind das in Deutschland vor allem Verkehrsdienstleistungen, wie der Kauf von Bus- oder Zugtickets oder die Auskunft zu Abfahrtzeiten öffentlicher Verkehrsmittel. Wir sollten uns noch einmal bei mobilen Anwendungen überlegen, ob es wirklich diese Pflichtanwendungen sind, die der Bürger unterwegs abrufen möchte, oder ob es ihm nicht eher um Dienstleistungen, wie Verkehrs- und Tourismusinformationen oder Theaterkarten, geht. Deswegen glaube ich immer noch: Das große Potenzial liegt in der internen Nutzung von Mobile Government. Wenn ich mir so anschaue, wie ich tagtäglich arbeite, wäre es für mich ganz schrecklich, wenn ich nicht in meinem Verwaltungsjob mobil auf meine Dokumente zugreifen könnte. Da stellt sich die Frage: Wie kann die Verwaltung in Konkurrenz zur Wirtschaft als Arbeitgeber überhaupt attraktiv sein? Und zwar für alle Mitarbeiter und nicht nur für Führungskräfte. Wenn jemand eine Ortsbegehung macht und alle gewonnenen Informationen in einer simplen Anwendung unmittelbar dokumentieren

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kann, ohne deshalb noch einmal ins Büro fahren zu müssen, ergäbe das doch gewaltige Einspar- und Effizienzpotenziale. Oder ist das eher die Außenperspektive? Andreas Werner: Bei Führungskräften ist das Bedürfnis hoch, auf Akten auch mobil zugreifen zu können. Ansonsten steckt das Thema aber noch in den Kinderschuhen. Bei uns im Unternehmen hat nahezu jeder Mitarbeiter ein Smartphone und einen Laptop. Die Kollegen können dadurch mehr leisten und sind auch motivierter. Natürlich sind diese Geräte teuer. Aber sie bringen etwas. Ich kann mir allerdings vorstellen, wie das ist, wenn ein Sachbearbeiter ein Notebook oder ein Smartphone haben möchte. Da wird dann auch geschaut, ob das denn wirklich notwendig ist. Es geht ja um unsere Steuergelder. Auf der anderen Seite werden positive Effekte nicht gehoben. Dr. Wilfried Bernhardt: Da muss ich Ihnen widersprechen. Wir fangen zwar bei den Führungskräften an, haben aber natürlich die vielen anderen Mitarbeiter ebenfalls mit im Blick. Ich denke, gerade der Justizbereich ist ein gutes Beispiel dafür, wie man Mitarbeiter zur elektronischen Arbeit motivieren kann. Das haben Sie offensichtlich auch erkannt und auf dem EDV-Gerichtstag mit EL.VIS eine angepasste Branchenlösung vorgestellt. Wenn man nämlich den Richtern anbieten kann, dass sie nicht ins Büro gehen müssen, um am PC zu arbeiten, sondern dass sie von zu Hause aus mit mobilen Endgeräten Entscheidungsentwürfe vorbereiten können – wie bisher mit Papier-Akten praktiziert -, ohne schwere Aktentaschen schleppen zu müssen, dann werden die Richter begeistert sein. Und dann werden wir plötzlich eine Zustimmung zur digitalen Arbeit erhalten, die aus diesem Kreis bisher nicht zu bekommen war.

als Bürgertelefon bekannt gegeben wurde, und es in Thüringen heute immer noch keinen Service unter dieser Nummer gibt, ist das ein Skandal. Das liegt aber auch an Thüringen. Es gibt Länder, wie Berlin, Hamburg und Hessen, in denen die 115 flächendeckend funktioniert. Im Verbund würde das etwa 100.000 Euro pro Jahr an Kosten für Thüringen bedeuten. Weil das Land dafür keine Ressourcen bereitstellt, hat Thüringen keine 115. Ohne Investitionen geht es eben nicht. Andreas Werner: Tatsächlich kämpfen viele Mitarbeiter in den Verwaltungen darum, für die Bürger attraktiver und auch bei den internen Prozessen effektiver zu werden. Und dennoch stockt die Umsetzung. Wieso gibt es so wenige ebenenübergreifende Maßnahmen? Und wenn es sie gibt: Warum bleiben sie dann auf halbem Wege stecken? Dr. Wilfried Bernhardt: Eine wesentliche Ursache sehe ich darin, dass wir leider im Staatsvertrag hinsichtlich des IT-Planungsrates nicht vorgesehen haben, alle diese schönen Dinge mit Mehrheitsbeschlüssen einzuführen. Alle Entscheidungen im IT-Planungsrat müssen einstimmig erfolgen. Das ist das Problem. Es hängt wirklich von jedem Bundesland selbst ab, ob es mitmacht oder nicht. Viele Sitzungen sind allein deshalb sinnlos verstrichen, weil wir es nicht geschafft haben, auch noch das letzte Bundesland zu einem einheitlichen Vorgehen zu überreden. Meine Empfehlung ist allerdings nicht, nun den IT-Planungsrat einzustampfen. Im Gegenteil: Vielmehr gilt es, ihm mehr Macht zu geben und Mehrheitsbeschlüsse zu ermöglichen. Manfred Klein: Ich würde das gerne weiterdiskutieren, aber leider läuft uns die Zeit davon. Es gibt ein Synonym für mobile, und das lautet rege. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Dirk Arendt: Wenn Sie aber, Herr Dr. Bernhardt, als Staatssekretär im Justizministerium am Sonntagabend zur besten Tatort-Zeit einem Ihrer Mitarbeiter eine Mail schicken und er Ihnen dann auch noch antwortet – das wäre dann ein echter Kulturwandel. Verwaltungen haben sich über Jahrhunderte hinweg ganz anders entwickelt. Garantiert gibt es Regeln, die verändert werden müssen. Ich denke, dass Mobile Government eine neue Form der Zusammenarbeit nach sich zieht. Mobile Government auf mobile Devices zu reduzieren, ist zu kurz gegriffen. Horst Westerfeld: Zu kurz gegriffen, erscheint mir auch ein Satz, der oft verwendet wird und sehr trügerisch ist. Er lautet: Wir sind auf einem guten Weg. Dieser Satz vermeidet den Begriff der Zeit. Wenn ich mir überlege, dass bereits 2006 beim ersten Gipfel der Bundeskanzlerin die Rufnummer 115

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Auf dem Weg zur E-Verwaltung 2020. Verkaufsstart für die VIS-Suite. Auf dem Anwenderforum 2013 angekündigt und auf Messen vorgeführt, geht im Dezember 2014 die VIS-Suite der PDV-Systeme offiziell an den Start. Dies markiert einen wichtigen Meilenstein in der Produktentwicklung und bietet den Kunden eine Vielzahl neuer Perspektiven auf dem Weg zur E-Verwaltung. Gleich mehrere Einflussfaktoren prägten den Entwicklungsweg zur VIS-Suite, nicht zuletzt die Ablösung des DOMEA-Konzepts durch das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“, die Konsolidierung von bis dahin getrennten Produktlinien VIS und Share.Docs sowie der umfangreiche Input von PDV-Kunden zur Produktstrategie. Bedingt durch die Marktentwicklung hat die PDV-Systeme im Oktober 2013 die Entscheidung getroffen, die unterschiedlichen Produkte VIS 5 und Share.Docs sowie die existierenden Produkt-Add-ons zu einer einheitlichen Produktlinie VIS-Suite zusammenzuführen.

• Das Schriftgut für interne und externe Korrespondenz wird heute überwiegend elektronisch produziert – mit weiterhin steigender Tendenz. • Das Verlangen nach persönlicher Effizienz überlagert andere funktionale Anforderungen.

VIS-Suite als Antwort auf verändertes Geschäftsumfeld

Konzept E-Verwaltungsarbeit umgesetzt

Die VIS-Suite stellt die Antwort der PDV-Systeme auf das substanziell veränderte Umfeld der Produktentwicklung dar: • Der Anspruch an die elektronische Verwaltungsarbeit hat sich in der Nachfolge von DOMEA deutlich erhöht und wird heute durch das Gesamtbild einer medienbruchfreien Prozessgestaltung zur flächendeckenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bestimmt. • Die Gesellschaft wurde in den letzten beiden Dekaden in einem nahezu atemberaubenden Tempo digitalisiert. Neue Formen der Arbeitsgestaltung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Mobilität bestimmen das Bild in beruflicher wie privater Sphäre.

Die VIS-Suite entstand nicht am grünen Tisch; vielmehr ist sie das Ergebnis einer durch zahlreiche Projekte und Erfahrungen geprägten Entwicklung. Analog zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ ist die VISSuite modular aufgebaut und bietet den Kunden zugleich den unverzichtbaren Vorteil einer engen Produktintegration der einzelnen Module. Gerade diese Vorintegration erspart den Kunden hohe Projektaufwände bei der Umsetzung ihrer langfristigen Entwicklungsziele. In ihrem Umfang umfasst die VIS-Suite die Einzelprodukte VIS-Akte, VIS-Vorgangsbearbeitung, VIS-Poststelle und VIS-Archiv. Mit diesen Produkten werden alle im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ beschriebenen Module abgedeckt.

Produktlinie VIS-Suite

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Auf dem Weg zur E-Verwaltung 2020. Verkaufsstart für die VIS-Suite.

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Die mobile Aktentasche

Eine Ausnahme bilden die Module E-Zusammenarbeit sowie E-Fachverfahren, da sie in der VIS-Suite keine Einzelprodukte im engeren Sinne darstellen. Im Geiste des Organisationskonzeptes sollen durch diese Module Möglichkeiten zur Teamarbeit und Anwendungsintegration eröffnet werden. Das wird in der VIS-Suite durch deren Architektur sowie durch Prozessmodelle, Schnittstellen und gesonderte Branchenlösungen erreicht. Damit sollen die Forderungen des Organisationskonzeptes E-Verwaltung erfüllt, der gesamten Life Cycle von Dokumenten elektronisch realisiert, unterschiedliche Bedien­ oberflächen für differente Benutzer-Rollen (Clients) angeboten sowie Branchenlösungen für spezielle Marktsegmente bereitgestellt werden.

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Tribut an die persönliche Effizienz Die VIS-Suite hält nicht nur eine Vielzahl neuer Funktionen bereit. Mit wachsendem Produktumfang kommt es nicht nur auf die Anzahl der Features an, sondern auch auf die Bereitstellung von intuitiv bedienbaren Funktionalitäten für eine Nutzung, die an die jeweilige Arbeitssituation und -aufgabe angepasst ist. Hierzu bietet die Suite mit dem MultiClient-Interface ein neues und grundlegend überarbeitetes Nutzerkonzept an. Unterschiedliche Client-Anwendungen Mehrere spezielle Client-Anwendungen lösen den bisherigen Einheits-Client ab und bedienen zielgerichtet unterschiedliche Nutzergruppen. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass die Client-Anwendung in ihrer Komplexität dem zu bedienenden Geschäftsprozess angepasst werden muss.

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Client-Anwendungstypen der VIS-Suite

Komplexe Bedienoberflächen für einfache Anwendungsfälle sind ebenso fehl am Platze wie Anwendungen, die dem Geschäftsprozess „nicht gewachsen sind“. Mit der VIS-Suite werden auf Basis eines gemeinsamen Systems unterschiedlich komplexe Bedienoberflächen bereitgestellt, die sich an unterschiedliche Nutzer richten. Insgesamt werden mit der VIS-Suite vier Client-Anwendungstypen zur Verfügung gestellt: WebClient, SmartClient, MobileClient, PortalClient. Die unterschiedlichen Client-Anwendungen sind für verschiedene Anwendungsfälle geeignet: Während der WebClient den vollständigen Funktionsumfang nach DOMEA 2.1 abdeckt, ist der einfach zu bedienende

SmartClient die richtige Anwendung, wenn Akten und Workflows erstellt und bearbeitet bzw. schnell und effizient Aufgaben erledigt werden sollen. Der MobileClient ist für all jene Nutzer bestens geeignet, die viel unterwegs sind oder von zuhause aus auf die Akte zugreifen, diese schnell erschließen und bearbeiten wollen. Der PortalClient stellt die Akten und Vorgänge in der Kollaborationsplattform SharePoint bereit und ist die Grundlage für die Arbeit von Teams mit Akten. Er stellt auch weitere interessante Anwendungsfälle bereit. Beispielsweise ist der PortalClient für jene Verwaltungen von Nutzen, die im Sinne von Open Government Akten rechtssicher ins Internet stellen wollen.

Geöffnete Datei im SmartClient

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Auf dem Weg zur E-Verwaltung 2020. Verkaufsstart für die VIS-Suite.

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Der Übersichtsbereich im SmartClient

Verkaufsstart: Dezember 2014 Die Markteinführung der VIS-Suite startet im Dezember 2014. Die Produktlinie der PDV-Systeme ist im Public Sector für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in den Verwaltungen des Bundes, der Länder und Kommunen einsetzbar. Darüber hinaus ist sie für all jene Bereiche geeignet, in denen eine vergleichbare Verwaltung von Schriftgut erfolgt. Das gilt insbesondere für kirchliche und soziale Einrichtungen, Stadtwerke und Eigenbetriebe der Öffentlichen Verwaltung sowie Versorgungsunternehmen. Bisherige Lizenzierungen von VISkompakt, VIS 5 oder auch Share.Docs behalten im Rahmen der erworbenen Funktionalität ihre Gültigkeit. Die VIS-Suite stellt diesbezüglich ein Folge-Release dar. Die bisher bekannten Add-ons sind künftig Komponenten der VIS-Suite. Fazit:

zur E-Akte sollen die internen Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestaltet werden. Der Erfolg dieses Prozesses hängt davon ab, in welchem Maße es gelingt, mit der E-Verwaltungsarbeit für die Nutzer tatsächlich Mehrwerte zu generieren. Deshalb müssen die angebotenen Produkte flexibel für unterschiedliche Nutzerkreise, Nutzertypen und Arbeitsszenarien geeignet sein. Mit der umfangreichen Funktionalität der VIS-Suite und dem einmaligen Konzept der Nutzerschnittstelle beschreitet die PDV-Systeme neue Wege. Mit der VIS-Suite rückt die Digitale Verwaltung in greifbare Nähe.

Gregor Lietz Geschäftsführer der PDV-Systeme GmbH

Mit dem Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ hat sich die Bundesregierung ehrgeizige Ziele hinsichtlich Effizienz, E-Verwaltung und elektronischer Aktenführung gesetzt. Zugleich sollen auch die Bürger von einer nutzerfreundlichen Verwaltung profitieren, die für möglichst zahlreiche Dienste orts- und zeitunabhängig und dabei datenschutzkonform erreichbar ist. Mit dem konsequenten Wechsel innerhalb der Bundesverwaltung von der Papier-

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Auf dem Weg zur E-Verwaltung 2020. Verkaufsstart für die VIS-Suite.

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Die elektronische Akte für die Justiz. Der ergonomische Richter-Arbeitsplatz. Karsten Noa Im Sommer 2014 führte die PDV-Systeme GmbH, Erfurt ein gemeinsames Projekt mit Vertretern der Justiz aus Schleswig-Holstein durch. Das Projekt verfolgte das Ziel nachzuweisen, dass die Umsetzung einer elektronischen Gerichtsakte als Branchenlösung für die Justiz auf Basis eines Standardproduktes mit hoher Wirtschaftlichkeit und Nutzer-Akzeptanz erreicht werden kann. In der ge­ meinsamen Arbeit wurden die Anforderungen an die Ge­ richtsakte bzw. an die Werkzeuge, mit denen diese zu ver­ walten sind, aufgenommen. Hierbei standen nicht nur die funktionalen Anforderungen, sondern insbesondere auch ergonomische Aspekte im Hinblick auf die elektronische Arbeit mit der Gerichtsakte im Vordergrund. Die Basis – VIS-Suite Die durch die PDV-Systeme GmbH, Erfurt entwickelte VIS-Suite stellt ein flexibles, integrierbares Baukastensystem – bestehend aus einzelnen Produkten – dar, mit dem auch die grundlegenden Anforderungen des Projektes hinsichtlich dieser Branchenlösung für das Gericht bedient werden konnten. Im Wesentlichen wurde das Produkt VIS-Akte aus der VIS-Suite verwendet. Mit diesem Produkt stehen umfassende Funktionen zum Erstellen, Erschließen und Verwalten von elektronischen Akten bereit. Über entsprechende Konfigurationen gelang es, die notwendigen branchentypischen Anpassungen hinsichtlich der Aktenstrukturen, Metadaten und Auswahllisten vorzunehmen. So konnten in kürzester Zeit die wesentlichen Merkmale von Justizakten, beispielsweise von Strafsachen bzw. Zivilsachen, abgebildet und entsprechende Beispielakten für Präsentationen vorbereitet werden. Auf der Basis von VIS-Akte kann die bisher papierbasierte Aktenführung der Richter, Rechtspfleger bzw. Geschäftsstellen optimiert werden. Durch die neue Architektur von VIS 5, insbesondere der neuen offenen Client-Schnittstellen, konnten die Anforderungen schnell und effizient umgesetzt werden. Die neue App-Philosophie mit rollenbezogenen Clients bietet den Anwendern die jeweils optimale Sicht auf die gemeinsame elektronische Akte. Die Branchenlösung EL.VIS als Ergebnis des Projekts Im Ergebnis des Projekts, der vielen gemeinsamen Sitzungen und Abstimmungen und der Arbeit des PDV-Teams entstand die Branchenlösung EL.VIS. Diese Abkürzung steht für „Ergonomie-Labor VIS“. Nach dem Start des Clients erhält der Anwender eine Übersicht über die von ihm zu erledigenden Arbeiten. Der Aktenschrank auf der Startseite stellt

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Die elektronische Akte für die Justiz. Der ergonomische Richter-Arbeitsplatz

Product Manager Karsten Noa (PDV-Systeme) bei der Arbeit

ein virtuelles Abbild des heute im Gerichtswesen üblichen Mobiliars dar. Im Aktenbock befinden sich beispielsweise Schriftstücke, die durch die Geschäftsstelle an den Richter verfügt worden sind. Dies kann etwas der Eingang einer Klageschrift sein. Im Aktenbock kann der Anwender sowohl auf die Eingänge als auch auf die Ausgänge zugreifen. Ausgänge stellen hierbei zum Beispiel getätigte Verfügungen des Richters an die Geschäftsstelle wie „Doppel an Gegner“ dar. Diese kann der Richter im Ausgang sehen und darüber direkt in die Ansicht der vollständigen Akte wechseln. Dabei befindet er sich dann sofort auf der Seite, auf der er die Verfügung durchgeführt hat. Des Weiteren bietet der Client die Möglichkeit, Ablagefächer zu definieren, in denen der Anwender individuell seinen Arbeitsvorrat strukturieren und organisieren kann. So ist es hier beispielhaft möglich, Terminakten in einem eingerichteten Fach zu gruppieren, individuell zu sortieren bzw. auch Prioritäten zu berücksichtigen. Einfach und schnell mit der Arbeit beginnen Einfach und schnell kann mit der Arbeit an den Akten oder Dokumenten begonnen werden. Durch einen Doppelklick öffnet sich die Hauptansicht des Clients, welche sich in drei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite befindet sich der Navigationsbereich, im zentralen mittleren Bereich der Erschließungs- bzw. Durchdringungsteil mit der Möglichkeit, durch die gesamte Akte fortlaufend zu scrollen, und auf der rechten Seite ist der Verfügungsbereich angeordnet. Der Navigationsbereich Im Navigationsbereich steht dem Anwender die Aktenstruktur zur schnellen Orientierung zur Verfügung. In der Strukturansicht sind weitere wichtige Informationen unter-

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Hauptansicht mit Navigations-, Erschließungs- und Verfügungsbereich

gebracht. Schnell und effizient kann der Nutzer erkennen, ob zu einem Schriftstück noch unerledigte Verfügungen existieren. Sie können direkt eingesehen werden. In diesem Bereich stehen weitere wichtige Funktionen, wie die Aktenübersicht, zur Verfügung. Letztere ermöglicht die schnelle und effiziente Durchdringung der gesamten Akte. Darüber hinaus kann sich der Anwender einen Überblick über alle erledigten und unerledigten Verfügungen verschaffen, die sich an der Akte befinden. Bei Bedarf lässt sich dann direkt an die entsprechenden Stellen in der Akte navigieren. Ein weiteres Highlight besteht darin, dass auf der linken unteren Seite die so genannten Persönlichen Ordner untergebracht sind. In Persönliche Ordner können persönliche Inhalte abgelegt werden, die aus Sicht des Anwenders zwar mit der Akte verbunden sind, aber nicht direkt zum Inhalt der Akte gehören. Diese persönlichen Inhalte werden nicht in der Gesamtdarstellung der Akte angezeigt, können aber bei Bedarf durch Doppelklick geöffnet und eingesehen werden. Die Inhalte dürfen in der Regel nur durch den Inhaber des Persönlichen Ordners eingestellt und genutzt werden. Auf Wunsch kann der Anwender einen Persönlichen Ordner aber auch mit einer freizuschaltenden Gruppe von Personen teilen und zur gemeinsamen Bearbeitung eines Sachverhalts nutzen. Der Erschließungs- bzw. Durchdringungsbereich Im mittleren Bereich steht dem Richter die vollständige, paginierte Akte zur Verfügung. Diese Ansicht erweckt beim Anwender den Eindruck, als ob die gesamte Akte real vor ihm liegen würde und er frei in dem Schriftstück blättern könnte. Funktionen, wie eine Zwei-Seiten Darstellung, Zoom oder

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das direkte Navigieren zu einer bestimmten Seite durch die Eingabe der Seitenzahl, helfen bei der Erschließung des Akteninhalts. Der Richter kann für ihn besonders wichtige Passagen in Dokumenten über ein individuell einstellbares Markierungssystem hervorheben. Diese Markierungen werden in der Aktenübersicht tabellarisch dargestellt und lassen sich nach bestimmten Kriterien, zum Beispiel nach Prozessbeteiligten, gruppieren. Der Richter kann Funktionen, wie Textmarkierung, Klebezettel oder auch Lesezeichen, verwenden, um wichtige Stellen in den Dokumenten zu markieren. Hierbei besteht sogar die Möglichkeit, mithilfe frei wählbarer farblicher Markierungen bestimmte Gruppierungen zu definieren, die dann in die Aktenübersicht einfließen. Der Verfügungsbereich Im rechten Bereich können Verfügungen durchgeführt werden. Dazu stehen Miniverfügungen bereit, die ohne die Beteiligung eines Fachverfahrens direkt im DMS veranlasst werden können. Darüber hinaus lassen sich Verfügungen auch mit Beteiligung des Fachverfahrens einbringen. Das Ergebnis der Verfügung aus dem Fachverfahren ist in die Akte zu überführen. Es wird in chronologischer Reihenfolge in die elektronische Akte eingefügt und von diesem Zeitpunkt an in der vollständigen Ansicht erkennbar. Im unteren Abschnitt des Verfügungsbereiches können an dem jeweils in der Ansicht dargestellten Dokument angebrachte Verfügungen eingesehen und ggf. Rückschlüsse auf den Bearbeitungsstand gezogen werden.

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Besprechung im EL.VIS-Team: Karsten Noa (hinten l.) mit Anne Iffland, Florin Claudiu Pop (v.l.), Robert Burchert (Mitte) und Yves Hetzer

Bereiche hoch integriert

Fazit

Die Bereiche Navigation und Verfügung sind direkt mit dem mittleren Bereich verbunden. So wird beispielsweise die in der Aktenstruktur angezeigte Markierung automatisch aktualisiert, wenn beim Scrollen durch die Akte im mittleren Bereich eine Dokumentengrenze erreicht wird. Passend dazu werden auch die ggf. an dem Dokument angebrachten Verfügungen im rechten unteren Bereich angezeigt, bzw. die Ansicht wird aktualisiert. Im mittleren Bereich ist ein Dokument-Wechsel nur über den Inhalt der Dokumente erkennbar. Dargestellt wird ein fortlaufendes Blättern in der Akte. In der Lösung wurde ein weicher Seitenwechsel umgesetzt, d. h. es erfolgt am Seitenende ein fließender Übergang zur nächsten Seite. Sprünge von einer Seite zur anderen treten auch dann nicht auf, wenn ein neues Dokument beginnt.

Die Qualität der Zusammenarbeit mit den Kollegen aus Schleswig-Holstein war hervorragend. Das ist ein wesentlicher Grund dafür, dass mit EL.VIS eine Lösung geschaffen werden konnte, welche nach unserer Überzeugung im JustizUmfeld eine hohe Akzeptanz erreichen wird. Ich bedanke mich darüber hinaus beim EL.VIS-Team der PDV-Systeme, bestehend aus Anne Iffland, Maik Hofmann, Yves Hetzer, Florin Claudiu Pop, Robert Burchert und vielen weiteren Kollegen, die ebenfalls tatkräftig zum Erfolg des Projektes beigetragen haben. Insbesondere die positive Resonanz von Fachbesuchern auf dem EDV-Gerichtstag im September 2014 in Saarbrücken hat uns gezeigt, dass wir mit EL.VIS den Nerv der Zeit getroffen haben. Wir werden daran arbeiten, diese Branchenlösung weiter zu vervollkommnen.

EL.VIS erleichtert die Arbeit Das Bedienkonzept von EL.VIS wird künftige Anwender begeistern: Die bisherige Arbeitsweise mit der Papierakte wurde mit einem hohen Grad an Wiedererkennbarkeit auf den Bildschirm übertragen, sodass sich der Nutzer schnell mit EL.VIS anfreunden wird. Darüber hinaus können die neuen Möglichkeiten der digitalen Datenverarbeitung genutzt werden. Die fortlaufende Seitendarstellung aller Dokumente der elektronischen Akte erlaubt ein annähernd adäquates Lesen von E- und Papierakte. Dabei erfolgt am Bildschirm ein schnellerer Seitenwechsel als beim klassischen Umblättern. EL.VIS ermöglicht ein zügiges Erschließen bzw. Durchdringen der jeweiligen Akte und ein schnelles Verfügen von weiteren notwendigen Schritten in der Abarbeitung.

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Karsten Noa Product Manager PDV-Systeme GmbH [email protected]

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VIS-Suite. E-Verwaltung – so effizient wie nie. Die Verwaltungsarbeit umfasst Schriftgutverwaltung,Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Was liegt näher, als in einer Digitalen Verwaltung diese und weitere Bausteine zu einem harmonischen Framework zusammenzuführen? Genau diesen Ansatz verfolgt die PDV-Systeme mit der VIS-Suite.

PDV-Systeme GmbH · Haarbergstraße 73 · 99097 Erfurt E-Mail: [email protected] · Infoline: +49 800 2583 123 · www.pdv.de

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Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg in die Digitale Verwaltung.

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VIS-Suite im Fraunhofer FOKUS-Labor – ein Workflow auf dem Prüfstand. Peggy Katzer Produktentwicklungen und Produktstrategien sind wich­ tig und bringen die PDV-Systeme GmbH auf dem Markt voran. Noch wichtiger sind jedoch unabhängige Instituti­ onen, die solche Entwicklungen und Strategien unter die Lupe nehmen und auf Marktfähigkeit und Marktkonfor­ mität prüfen. Deshalb haben wir ein Projekt mit dem Fraunhofer FOKUS-Labor in Berlin gestartet, in dem die Bestandteile der VIS-Suite in einen typischen Verwal­ tungsworkflow integriert und mit dem Fachverfahren IFRSachsen.Ki-Sa gekoppelt wurden. In den nächsten Wo­ chen und Monaten soll der Rechnungsworkflow durch weitere Suite-Bausteine ergänzt bzw. Governikus-Kompo­ nenten erweitert werden. Unterstützung erhalten wir dabei von unseren Partnern, der Governikus GmbH & Co. KG aus Bremen und der KISA KdöR aus Leipzig.

Diese sollte im Fraunhofer FOKUS-Labor installiert werden, damit sie dann allen interessierten Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene im Rahmen noch zu planender Veranstaltungen als Anschauungsmaterial dienen kann.

Der Weg ist das Ziel Prozessstruktur als Grundlage für ein Szenario Eine Software zu erklären, ist bereits ein schwieriges Unterfangen. Wenn jedoch diese Software an ein Fachverfahren gekoppelt werden soll und vordefinierte Prozesse ablaufen müssen, dann übersteigt das häufig die Vorstellungskraft der Zuhörenden. Aus diesem Grund nutzt der Vertrieb der PDV-Systeme vorkonfigurierte VM-Systeme zur Live-­ Demonstration bei unseren Kunden und Interessenten sowie auf diversen Messen. Sie machen das Abstrakte anschaulich und lassen viel Raum zum Proben und Testen. Insofern war allen Projektbeteiligten klar, dass nur eine Virtuelle Maschine (VM) die Prozesse der Rechnungsbearbeitung verständlich abbilden kann.

Es gibt unzählige Prozesse, die in der deutschen Verwaltungslandschaft bearbeitet werden müssen. Wir haben uns für den Rechnungsworkflow entschieden. Die Rechnungs­ bearbeitung ist einer der häufigsten Prozesse und wird über ein Fachverfahren gesteuert. Der Ansatz in unserem Projekt war jedoch, die Prozesskette so zu gestalten, dass vom Rechnungseingang bis zur Auszahlung und Langzeitspeicherung alle Komponenten aus VIS-Suite, Governikus und IFRSachsen.Ki-Sa gleichrangig zum Tragen kommen. Häufig ist heute die Konstellation anzutreffen, dass das Fachverfahren das führende Verfahren ist und das DMS nur als Ablage dient. Rechnungseingang

Aufgabenbeschreibung des Kompetenzzentrums Öffentliche IT, Fraunhofer FOKUS Labor in Berlin

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VIS-Suite im Fraunhofer FOKUS-Labor – ein Workflow auf dem Prüfstand

Der Eingang der Rechnungen erfolgt meist in Papierform, manchmal schon per E-Mail/De-Mail oder E-Postbrief und zukünftig sogar in einem gemeinsamen übergreifenden Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD). Somit muss der Rechnungseingang in unserem Projektszenario diese Heterogenität abbilden. Dazu benutzen wir mit Kofax Capture eine moderne Scan-Software für die Papierrechnungen und mit dem Governikus-MultiMessenger einen zentralen Post-eingang für die elektronischen Nachrichten, wie z. B. De-Mail, E-Mail, XML- oder OSCI- Nachrichten. In beiden Modulen werden die vom Empfänger gewünschten Daten- und Informationsfelder auf der Rechnung ausgelesen und in der Rechnungseingangsablage des Suite-Bausteins VIS-Akte automatisiert abgelegt.

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Diskussion der Projektgruppe im FOKUS-Labor. Matthias Büchner,

PDV-Entwickler Marian Gavalier bei der Installation vor Ort

Dr. Michael Tschichholz, Marc Horstmann (v. l. n. r.)

Prozesse im Kassenverfahren

Rückgabe an Kassenverfahren und Langzeitspeicherung

Unser Partner KISA KdöR aus Leipzig stellt uns für dieses Projekt das für Brandenburg, Thüringen und Sachsen-Anhalt bereits OKKSA-zertifizierte Finanzverfahren IFRSachsen.Ki-Sa als sogenanntes Kassenverfahren zur Verfügung. Die Suite-Branchenlösung VIS-Kommune vereint die Pro­ zesse des Finanzfachverfahrens mit den Prozessen der all­ gemeinen Verwaltungsarbeit.

Mit der Freigabe der Rechnungsanordnung wird erneut über VIS-Kommune die Verbindung zum Kassenverfahren geschaffen, wo dann die Anordnung in der Zahlungsvorschlagsliste abgelegt und später zur Auszahlung angewiesen wird. Mit dem angeschlossenen Governikus-LZA-Modul kann die beweiswerterhaltende Langzeitaufbewahrung elektronischer Dokumente und Daten automatisiert und TR-ESOR-konform umgesetzt werden.

In unserem Szenario hat der Kassenmitarbeiter Zugriff auf die eingegangenen Rechnungen und kann sie so abbilden, dass die zuvor festgelegten und ausgelesenen Daten- und Informationsfelder der Rechnung automatisch im Kassenverfahren eingelesen werden. Nach den Kontierungsarbeiten erstellt der Mitarbeiter per Knopfdruck eine Anordnung (Auszahlungsanordnung Eingangsrechnung), die über den Suite-Baustein VIS-Vorgangsbearbeitung automatisiert sowohl das vorgeschriebene Zeichnungsverfahren auslöst als auch neben dem Rechnungseingang in VIS-Akte abgelegt wird.

Diese hier beschriebenen Prozesse werden in den kommenden Wochen durch das Fraunhofer FOKUS Labor analysiert, getestet und ausgewertet. Auf einer Veranstaltung im Rahmen der Messe „Moderner Staat“ im Dezember 2014 wollen wir unsere Arbeit vorstellen. Wir sind gespannt auf die Ergebnisse aus dem Labor.

Zeichnungsverfahren mit der VIS-Suite Bevor eine Rechnung zur Auszahlung angewiesen wird, durchläuft sie einen Mitzeichnungsprozess auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie eine schlussgezeichnete signierte Freigabe. Um die Vielfältigkeit der VIS-Suite darzustellen, setzen wir in unserem Projektszenario die Suite-Bausteine VIS-Akte und VIS für SharePoint mit ihren verschiedenen Oberflächen zur Bearbeitung sowie VIS-Vorgangsbearbeitung für die Prozess­abbildung ein. Die Mitzeichnung „sachlich richtig“ erfolgt über den neuen SmartClient der VIS-Akte, die Mitzeichnung „rechnerisch richtig“ steuert der Mitarbeiter über eine angepasste SharePoint-Oberfläche in VIS für SharePoint und die Schlusszeichnung mit Signatur und Freigabe bildet der WebClient der VIS-Akte ab. Für die Signatur nutzen wir den Governikus Signer. Diesem Zeichnungsverfahren liegt ein vorkonfiguriertes Geschäftsgangmuster zugrunde, das jederzeit die Transparenz der Prozesse aufzeigt.

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Peggy Katzer Key Account Managerin PDV-Systeme GmbH [email protected]

VIS-Suite im Fraunhofer FOKUS-Labor – ein Workflow auf dem Prüfstand

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13. Anwenderforum der PDV-Systeme – Erfurt 2014. Am 1. und 2. Oktober 2014 trafen sich auf Einladung der PDV-Systeme GmbH rund 100 IT-Verantwortliche aus ganz Deutschland im Erfurter Palmenhaus, um ihre Erfahrungen bei der Einführung moderner Informationstechnologien in ihren Behörden auszutauschen und sich über die Möglichkeiten neuer Systeme zu informieren.

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13. Anwenderforum der PDV-Systeme – Erfurt 2014

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13. Anwenderforum der PDV-Systeme – Erfurt 2014

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Kopplung des Fachinformationssystems FAKOL an das DMS/VBS VISkompakt. Sabine Henschke Je komplexer die IT-Infrastruktur und je vielfältiger und detaillierter die einzelnen Systeme, umso aufwendiger das Datenmanagement. Das Landesamt für Ländliche Ent­ wicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung in Bran­ denburg (LELF) löst dies mit neuen Methoden: Statt der aufwendigen Bearbeitung in 17 Einzelanwendungen mit unterschiedlichen Oberflächen kommt nun ein komplexes Informationssystem auf Basis eines einheitlichen Daten­ modells zum Einsatz. Außerdem war für eine Nachvoll­ ziehbarkeit des Verwaltungshandelns eine digitale Doku­ mentation nötig. Hier setzt das Landesamt bereits länger VISkompakt der PDV-Systeme GmbH aus Erfurt ein. Um eine aus IT- Sicht sinnvolle strikte Trennung zwischen der Datenhaltung und dem Dokumentenmanagement zu realisieren und dennoch eine unkomplizierte Arbeit in beiden Systemen zu ermöglichen, wurde VISkompakt über eine Schnittstelle in das Fachinformationssystem einge­ bunden. Ein Bericht aus der Praxis. Die Herausforderung Ganz gleich, ob Pflanzenschutz, Landwirtschaft, Landentwicklung oder Flurneuordnung – das Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung in Brandenburg sorgt für reibungslose Abläufe und erfüllt dabei vielfältigste Aufgaben. In der Vergangenheit wurde die tägliche Verwaltungsarbeit durch den Einsatz zahlreicher Einzelapplikationen unterstützt. Dabei handelte es sich um Anwendungen unterschiedlichster Art mit sehr differierenden Oberflächen und einem größtenteils redundanten Datenbestand. Um den Wartungs- und Pflegeaufwand zu

reduzieren, den Aufwand für den Datenabgleich zu minimieren und eine einheitliche, nutzerfreundliche und moderne Oberfläche bereitzustellen, wurde über eine Neuentwicklung nachgedacht. Aus IT-Sicht sprachen noch weitere Fakten für eine Neuentwicklung: Aufgrund der vielen individuellen und hochspezifischen Anwendungen gab es sehr unterschiedliche Einbindungsvarianten in das Dokumentenmanagement­ system. Teilweise wurden auch Sachdaten in diesem System abgelegt. Zusätzlich führten Versionswechsel, Updates oder Konfigurationsänderungen immer wieder zu Problemen – nicht zuletzt, weil die erforderlichen Tests aufgrund von beschränkter Kapazität im Fachbereich nicht in der nötigen Intensität durchgeführt werden konnten. Und auch in Sachen Übersicht und Transparenz gab es Verbesserungsbedarf: Statt einer einheitlichen Struktur existierten viele Ablageorte und Verzeichnisse für die Daten und Dokumentationen. Die Lösung: FAKOL Es sollte eine zukunftsfähige Lösung geschaffen werden, die geeignet ist, die aufgezeigten Schwachstellen langfristig aufzulösen und eine weitaus größere Flexibilität bei der Anbindung von weiteren Modulen zu ermöglichen. Geschaffen wurde ein einheitliches Informationssystem, das Fachliche Kontroll- und Informationssystem Landwirtschaft, kurz „FAKOL“ genannt. Die Entwicklung des Systems erfogte durch die Firma ARC-GREENLAB GmbH Berlin. Im Landesamt wurden durch FAKOL viele bisher nebeneinander existierende Altdatenbanken in ein zentrales Verfahren eingebunden. Dazu gehören die Kontrolle von Pflanzenschutzmaßnahmen, die Prüfung von Sachverständigen im Pflanzenschutz, das Monitoring von Schaderregern, die Planung und Durchführung von Kontrollen in der Landwirtschaft, das Erteilen von Genehmigungen und Verboten im Umfeld der Schaderregerbekämpfung, die Dokumentation von Laboruntersuchungen, die Bewertung von Vorhaben nach Düngeverordnung und die Ausgabe von internen und externen Berichten, die unter anderem auch für die EU bestimmt sind.

Dirk Ilgenstein (Mitte), Präsident des LELF, am Stand des Landes Brandenburg auf der CeBIT 2014. IT-Referentin Sabine Henschke und Projektleiter Stephan Allert erläutern FAKOL

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Kopplung des Fachinformationssystems FAKOL an das DMS/VBS VISkompakt

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Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung in Frankfurt/Oder

Foto: LELF

Einheitliches Datenmodell

Effizienz durch Kopplung mit VISkompakt 4.8

Die Überwachung und Auswertung der vielfältigen Verwaltungsprozesse gehört ebenso zu den Aufgaben bzw. Funktionalitäten des Systems wie die Gebührenabrechnung geleisteter Tätigkeiten und erteilter Verwarnungen sowie die Ablage von erstellten Bescheiden im Dokumentenmanagementsystem.

Durch die Einbindung vielfältiger Schnittstellen und Verknüpfungen und die Kopplung mit dem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt der PDV-Systeme GmbH kann z. B. im Antragswesen medienbruchfrei gearbeitet werden. Die Anbindung von FAKOL an VISkompakt erfolgte auf Grundlage der webbasierten VISkompakt-Anwendung in derVersion 4.8 unter Nutzung des VIS-Importdienstes. VISkompakt dient als Werkzeug zur einfachen automatisierten Übernahme von Dokumenten aus der Fachanwendung. Dank flexibler Konfigurationsmöglichkeiten gelingt eine vollautomatische Einordnung der Dokumente in Akten bzw. Vorgängen. Durch die Verknüpfung beider Systeme ist es möglich, zu einem Vorgang sowohl die Daten als auch die Dokumente ohne aufwendige Recherche in dem jeweiligen System einzusehen. Grundlage dafür ist das Zusammenspiel mehrerer Grundbausteine im Gesamtsystem. So werden beispielsweise im Modul „Genehmigungsverfahren“ die vom Formular-Server des Landes Brandenburg übergebenen Informationen aus der Antragstellung online im jeweiligen System abgelegt, also die übergebenen Daten in FAKOL und die Antrags­ dokumente in VISkompakt. Gleichzeitig werden die Verknüpfungen zwischen dem Datensatz und den zugleich automatisiert angelegten Akten und Vorgängen hergestellt.

Integration verschiedener Fachverfahren Durch ein einheitliches Datenmodell wird eine redundanzfreie Datenhaltung verbunden mit einer zentralen Bereitstellung der Daten und der zentralen Pflege der Anwendungen und Kataloge ermöglicht. Es erfolgte eine strikte Trennung zwischen den Grundbausteinen Datenbankzugriff, Geschäftslogik und Benutzeroberfläche. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Komponenten reibungslos integriert und identische technische Abläufe für die Einbindung verschiedener Fachverfahren gesichert werden können. Als Herzstück der Datenbereitstellung wird der SQL-Server 2008 mit Reporting Services für servergestützte Berichterstellung eingesetzt.

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Kopplung des Fachinformationssystems FAKOL an das DMS/VBS VISkompakt

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Zusammenspiel der Grundbausteine

Vermeiden von Medienbrüchen Die Technologie erlaubt eine konsequente Trennung der Datenhaltung von der Schriftgutverwaltung. Gleichzeitig ermöglicht sie die Erweiterung der elektronischen Bearbeitung des jeweiligen Prozesses über die Schriftgutverwaltung hinaus und führt zur Vermeidung von Medienbrüchen. Im Ergebnis gestattet sie eine nutzerfreundliche durchgängige Bearbeitung von Verwaltungsprozessen in beiden Systemen. Vorteile wiegen Investition deutlich auf Rückblickend war die Entwicklung und Einführung von FAKOL und die Kopplung an VISkompakt mit einem vergleichsweise geringem Aufwand und Projektrisiko verbunden.

Damit hat die IT-Abteilung ein wichtiges Anliegen umgesetzt: Abläufe zu optimieren und zu vereinfachen. Insgesamt steht am Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung (LELF) nicht länger die Aufarbeitung von Datenredundanzen im Vordergrund. Stattdessen ermöglicht die effiziente IT-Unterstützung von Prozessen die erforderliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Ziel ist die Überführung weiterer Datenprozesse in medienbruchfreie und dokumentierte Verwaltungsprozesse, deren nutzerfreundliche Bearbeitung zu einer effizienten Auf­ gabenerfüllung der Verwaltung führen soll.

Sabine Henschke

Hohe Informationsqualität, einfache Prozesse Fachreferentin IT-Strategie und

Die Vorteile wiegen die Investition deutlich auf. IT-seitig wurde das gesamte Handling des Fachverfahrens vereinfacht. Durch die Importschnittstelle können veränderte Prozesse wesentlich leichter eingepasst und neue zügig realisiert werden. Die Kopplung von VISkompakt mit FAKOL führt außerdem zu einer nicht unwesentlichen Unterstützung des weiteren Einführungsprozesses von VISkompakt im LELF. Weitere Vorteile bestehen in der deutlich höheren Aktualität der Daten. Das LELF erhält quasi in Echtzeit die Informationen.

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Kopplung des Fachinformationssystems FAKOL an das DMS/VBS VISkompakt

Information im Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung Sabine.Henschke@ lelf.brandenburg.de

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Landkreise kooperieren bei der Digitalen Verwaltung. Christin Herold Eine vollständig digital arbeitende Landkreisverwaltung? Die Landkreise Vogtlandkreis und Görlitz setzen diese Zielstellung gemeinsam mit der Kommunalen Informati­ onsverarbeitung Sachsen (KISA) um. Sie gehören damit bundesweit zu den ersten Kreisverwaltungen, die in naher Zukunft verwaltungsweit die elektronische Akte (E-Akte) im Zusammenhang mit Fachverfahren, einer automati­ sierten Posteingangsbearbeitung und IT-gestützten Workflows einsetzen werden. Die zwischen den Landkreisen und KISA koordinierte Projektplanung sieht vor, bis Ende des Jahres 2014 die wichtigsten Vorbereitungsarbeiten für eine vollständig digital arbeitende Landkreisverwaltung abzuschließen. Dazu werden folgende Aufgaben gelöst: Verwaltungsarbeit in deutscher und sorbischer Sprache

• E rhebung von Grunddaten zu den einzelnen Fachbereichen (Welche Aufgaben gibt es? Welche Dokumente werden benötigt bzw. entstehen? In welcher Form sind diese vorhanden? Kommunikationsform? Unterschrifterfordernisse?), • Ausarbeitung von prozess- und bereichsübergreifenden Ablagestrukturen für alle Dokumente, inkl. Benennung notwendiger Zusatzinformationen, • die Erfassung der IST-Prozesse in den einzelnen Bereichen, • Ableitung von Optimierungsempfehlungen und Erarbeitung der SOLL-Prozesse, • Abstrahieren der Informationen zu nachnutzbaren Referenzprozessen und Bereitstellung auf der Sächsischen Prozessplattform, • Identifizieren von organisatorischen und technischen Schnittstellen, • Konzeptionierung und Entwicklung der erforderlichen technischen Schnittstellen zwischen E-Akte und Fachverfahren. Diese Aufgaben werden schrittweise für alle Themen einer Landkreisverwaltung bearbeitet. Beide Projektpartner haben die Themen in gegenseitigem Einvernehmen untereinander aufgeteilt. Die Projektergebnisse werden ausgetauscht und stehen auch anderen Verwaltungen zur Nachnutzung zur Verfügung.

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Effekte Die größten Effekte stellten sich ein, wenn die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Dokumentenverwaltung vom Posteingang bis zum Postausgang über die gesamte Verwaltung strategisch strukturiert und konsequent umgesetzt wird. Nur so werden von Beginn an Voraussetzungen geschaffen, um die individuellen Belange aller Fach­ bereiche erfolgreich produktiv zu setzen und Überschneidungen zu berücksichtigen. Die ersten Fachthemen im Vogtlandkreis waren Themen des Verkehrsamtes, der Finanzverwaltung sowie verschiedener Bereiche des Umweltamtes. Besonders hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang die geplante vollständig elektronische Durchführung des Rechnungsworkflows in der gesamten Kreisverwaltung Vogtlandkreis. In diesen Prozess werden alle Bereiche der Landkreisverwaltung eingebunden. Im Landkreis Görlitz wurde mit der Vorbereitung der Einführung von E-Akte und integrierter Vorgangsbearbeitung im Jobcenter begonnen. Vollständig eingeführt sind aktuell u. a. KFZ-Zulassung, Betreuungsbehörde, Vertragsmanagement, Kommunalamt, Rechtsamt, Gebäudemanagement und Schülerbeförderung. Beispiel: KFZ-Zulassung Die KFZ-Zulassung ist geprägt durch ein hohes Maß an direktem Bürgerkontakt. Ein Großteil der Mitarbeiter der KFZZulassung arbeitet ganztägig am Schalter. Hier werden zahlreiche Dokumente zum Kraftfahrzeug und zur Person erfasst und erstellte Dokumente (z. B. Fahrzeugbrief) ausgegeben.

Landkreise kooperieren bei der Digitalen Verwaltung

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Gebäude der Landkreisverwaltung Görlitz

Bei der elektronischen Aktenführung kann der Mitarbeiter die beigebrachten Dokumente am Arbeitsplatz mit der Erstellung des Bescheides zur elektronischen Akte scannen. Der Zugriff auf die Akte ist aus dem Fachverfahren möglich. Ein Holen der Papierakte aus dem Schrank entfällt. Alle Mitarbeiter der KFZ-Zulassung haben einen vollständigen Überblick über die gerade bearbeitete Akte – selbst dann, wenn sich diese gerade am Schalter in Bearbeitung befindet. Auch können durch den optimierten Zugriff auf den Aktenbestand sowohl die Mitarbeiter der KFZ-Zulassung als auch die Mitarbeiter des Ordnungsdienstes bei der Bearbeitung von Versicherungsanzeigen ohne Zeitversatz tätig werden. Die KFZ-Zulassung eines Landkreises umfasst mehr als hunderttausend Akten. Sollte von den durchschnittlich sieben Seiten pro Fall nur eine Kopie im Jahr erstellt werden, ergibt sich ein Einsparpotential von mehreren Zehntausend Euro pro Jahr. Im Landkreis Görlitz wurde die elektronische Aktenführung in der KFZ-Zulassung ca. sechs Monate vor dem Zusammenzug der Außenstellen umgesetzt. Der Erfolg der Einführung hat es ermöglicht, dass der Umzug bereits ohne den größten Teil des ursprünglichen Bestandes von ca. 180.000 Papier­ akten erfolgen konnte.

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Beispiel: Betreuungsbehörde Die Betreuungsbehörde ist geprägt von einer sehr individuellen Bearbeitung eines jeden Falles. Die Mitarbeiter befinden sich oft im Außendienst und arbeiten vergleichsweise autark. Eine zentrale Ablage der Betreuungsakten und ein ortsunabhängiger Zugriff auf diese Akten sind für den Fachbereich von zentraler Bedeutung. Durch die elektronische Aktenführung kann die manuelle Mitnahme von Papierordnern oder entsprechender Kopien weitestgehend entfallen. Protokolle können unterwegs elektronisch erstellt und der E-Akte zugeordnet werden. Berichte und Verwaltungsarbeiten lassen sich bequem vom Büro oder vom Telearbeitsplatz aus erledigen. Beispiel: Verkehrsamt Die Arbeit des Verkehrsamtes ist geprägt von einer sequentiellen „Massenverarbeitung“ mit verhältnismäßig kurzen Bearbeitungsintervallen, welche sich aber aufgrund der hohen Widerspruchszahlen im Verhältnis zu anderen Bereichen sehr häufig wiederholen. Die Verteilung der Posteingänge stellt einen hohen logistischen Aufwand dar. Beispielsweise ist zu jedem Bußgeldbescheid ein Rückläufer, die Postzustellurkunde, zu erwarten, welche zur Akte geheftet werden muss.

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Göltzschtalbrücke – Wahrzeichen des Vogtlandes

Das Posteingangsbild ist also nicht nur von Neuzugängen geprägt; es ist auch ein hohes Maß an Dokumenten zu erwarten, welche bereits existierenden Akten zugeordnet werden müssen. Hier stellen sich durch die automatisierte Posteingangsdigitalisierung aufgrund der intelligenten Kontextanalyse große Vorteile ein. So lassen sich zum Beispiel Dokumente, zu denen bereits eine E-Akte existiert, voll­ automatisch zuordnen. Bei der Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten werden häufig weitere Bereiche zur Ermittlung der Sachverhalte eingebunden. Hierzu zählen unter anderem das Einwohner­ meldeamt und die KFZ-Zulassung. Diese werden derzeit per Hauspost, E-Mail oder auf anderen Wegen beteiligt. Mit der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung können diese über die Aufgabenverteilung direkt in den Bearbeitungsprozess eingebunden werden. Dies reduziert die Bearbeitungszeiten und verbessert gleichzeitig den Informationsstand aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter. Beispiel: Rechtsamt Im Rahmen der Tätigkeit des Rechtsamtes steht der Dokumentenkontext im Mittelpunkt. Durch die Bereitstellung aller prozessrelevanten Dokumente in einer E-Akte können diese schnell und effizient recherchiert werden. Zeiten zur

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Übergabe oder Pflege der Gerichtsakte können somit effizient genutzt werden, um den Informationsstand deutlich zu verbessern. Durch die Ergänzung der E-Akte um Metainformationen ist es möglich, einen kontrollier- und recherchierbaren Datenbestand aufzubauen. Gerichtstermine können direkt mit einem Dokument oder Sachstand verbunden werden. Auch Anmerkungen und Markierungen in Dokumenten können vorgenommen und in die Gerichtsakte übernommen werden. So werden übermäßig viele Kopien vermieden. Ebenfalls sinkt der Nachbereitungsaufwand erheblich. In den meisten Fällen bearbeitet das Rechtsamt die Verfahren gemeinsam mit dem jeweils beteiligten Amt. Durch die in der E-Akte integrierte Aufgabenverwaltung können alle am Verfahren beteiligten Mitarbeiter in den Arbeitsstand einbezogen werden. Derzeit erfolgt dies auf dem Post-, Faxoder Telefonweg, was nicht selten zu Verzögerungen oder sogar zum Informationsverlust führt, vor allem dann, wenn ganze Verfahrensakten mit der Gerichtsakte kombiniert werden müssen. Die Möglichkeit des mobilen Zugriffs auf den Gerichts­ aktenbestand verbessert nicht nur den Informationsstand in jeder Situation. Auch Gerichtstermine können orts- und zeitunabhängig komfortabler vorbereitet werden.

Landkreise kooperieren bei der Digitalen Verwaltung

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Das Landratsamt des Vogtlandkreises in Plauen

Beispiel: Eingangsrechnungsbearbeitung Die Anforderungen der kommunalen Verwaltung an die Eingangsrechnungsbearbeitung sind sehr komplex. Dies liegt an der Akten- und Prozessstruktur. Die zentrale Ablage der Rechnung und aller zugehörigen Dokumente (wie zum Beispiel Anordnung, Kontierungsbogen etc.) in einer E-Akte ermöglicht es allen am Workflow beteiligten Mitarbeitern, jederzeit auf alle Informationen zuzugreifen und an diesen zu arbeiten. Gleichzeitig erhält die Finanzverwaltung umgehend Kenntnis von der Eingangsrechnung sowie dem Bearbeitungsstand und kann jederzeit entsprechende Kontrollaufgaben wahrnehmen. Basis der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung ist eine automatisierte Rechnungserkennung mit angeschlossener Verteilung und Kontierung. Die Metadaten der Rechnung werden ausgelesen und über die elektronische Dokumentenverwaltung an das Kassenverfahren übergeben. Da alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter jederzeit den direkten Zugang zur Rechnung haben, ist es nicht mehr notwendig, eine Kopie „für die Akten“ aufzubewahren. Bei der Annahme, dass bereits bei einer Verwaltung mit ca. 15.000 Einwohnern mehrere Tausend Rechnungen pro Jahr eingehen und jeder beteiligte Mitarbeiter der Verwaltung nur eine Kopie der Rechnung ablegt, was die Anzahl der Seiten mindestens

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Landkreise kooperieren bei der Digitalen Verwaltung

verdreifacht, lässt sich ein weiterer deutlicher Einsparfaktor herausstellen. Durch den Entfall der manuellen Verteilung, automatisierte Vertretungen, Zugriff ohne Zeitverlust und schnelle „erledigt“-Kennzeichnung im Geschäftsgang kann der gesamte Rechnungslauf deutlich beschleunigt werden. Ausblick Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Dokumentenverwaltung steht, verglichen mit der papiergebundenen Verwaltungsarbeit, erst am Anfang der Entwicklung. Gesetzliche Grundlagen sorgen dafür, dass die elektronische Vorgangsbearbeitung und Dokumentenverwaltung rechtskonform noch weiter ausgebaut werden kann und aktuell bestehende Hürden geebnet werden. Bereits heute ist zu erkennen, dass mit der papiergebundenen Arbeit Effizienzsteigerungen kaum mehr möglich sind. Die Bürger erwarten zunehmend Portallösungen, in denen Anträge gestellt, Bearbeitungszustände abgefragt oder Mitteilungen ausgetauscht werden können. Diese setzen allerdings ein vollintegriertes Backoffice der Verwaltung voraus. In den Landkreisen Görlitz und Vogtlandkreis wurde begonnen, Grundlagen dafür zu schaffen.

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Statement Landkreis Görlitz

Statement Vogtlandkreis

Thomas Gampe, Leiter Dezernat 1 des Landkreises Görlitz

Peter Plohmann, Leiter Haupt- und Personalamt des Vogtlandkreises

„Der Landkreis Görlitz beschäftigt sich seit 2012 intensiv mit dem Thema elektronische Akte und führt seitdem in Ko­ operation mit der KISA und dem Landkreis Vogtlandkreis schrittweise die E-Akte in den Fachbereichen mit der Zielstellung einer verwaltungsweiten Abdeckung ein. Um den Einsatz der E-Akte in den Fachbereichen optimal vorzubereiten, gibt es eine direkte Verknüpfung mit dem Prozessmanagement, um die bestehenden Abläufe entsprechend auf die neue Arbeitsweise zu optimieren.

„In Kooperation mit KISA und dem Landkreis Görlitz führen wir seit 2012 die elektronische Akte unter Berücksichtigung von Schnittstellen zu Fachanwendungen sowie vorund nachgelagerte Lösungen wie intelligentem Scan und zentralem Druck ein.

Diese Vorgehensweise bietet uns die Chance, nicht nur ein Archivsystem bereitzustellen, sondern echte Vorgangs­ bearbeitung in Form von elektronischen Geschäftsgängen zu ermöglichen. Aktuell haben wir in ca. zehn kleineren Bereichen die E-Akte implementiert und damit z.B. die Tele­ arbeit für Mitarbeiter ermöglicht oder einen Umzug der KfzZulassung ohne Papierakten realisiert.“

Die Einführung wird bis zur verwaltungsweiten Nutzung sukzessive fortgesetzt, denn nur bei einer verwaltungsweiten Nutzung mit unterstützendem Prozessmanagement können maximale Ergebnisse erreicht werden – nur so können die Verwaltungsprozesse durchgängig elektronisch gestaltet und vor allem auch die unterstützenden Softwarelösungen für den Prozessablauf optimal konfiguriert werden. Mit dieser Arbeitsrichtung schaffen wir optimale Voraussetzungen auch hinsichtlich der Teilzentralisierung unserer Landkreisverwaltung im Jahre 2016.“

Christin Herold Leiterin Arbeitsbereich Organisa-tionsberatung KISA - Kommunale Informations­ verarbeitung Sachsen Christin.Herold@ kisa.it

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Landkreise kooperieren bei der Digitalen Verwaltung

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Herausforderungen bei Veränderungs- projekten durch DMS-Systeme. Volker Scharfen Die tief verwurzelte Verbundenheit zu Papier sowie der stark ausgeprägte Hang zu etwas Haptischem, wie etwa ei­ ner Papierakte, sind zwei maßgebliche Herausforderungen bei Veränderungsprojekten im DMS-Umfeld, auch – oder gerade – im kirchlichen Kontext. So ist es nicht verwunder­ lich, dass gerade bei der Implementierung von DMS-Sys­ teme mitunter große Beharrungsmentalitäten zum Bishe­ rigen oder eine nicht enden wollende Litanei von Gründen gegen eine DMS-Lösung eine nicht unerhebliche Rolle spielen. Bei einer vertieften Diagnose kann man schnell zur Erkenntnis erlangen, dass es sich um eine mehrdimen­ sionale Gemengelage handelt. Eine einfache Antwort ist somit nicht so ohne Weiteres möglich. Während Sinn & Zweck sowie Einsatzszenarien von Finanzwirschafts- oder Personalwirtschaftssystemen in einer Verwaltung zumeist sehr klar umrissen sind, ist die mehrfache Nutzung bzw. die Möglichkeit des flexiblen Einsatzes von DMS-Systemen möglich - und somit Fluch und Segen zugleich. Tritt in den vorgenannten Systemen ein RessourcenMehrbedarf in Form von Zeit und Geld auf, ist dessen Verkausulierung schnell im Bereich der „Unabweisbarkeit“ zu finden. Aber ist das im DMS-Kontext ebenso? Ist ein DMSSystem in einer Verwaltung tatsächlich gleichbedeutend mit einem Finanzwirtschafts- oder Personalwirtschaftssystem? Dass diese Frage überhaupt gestellt wird, ist umso verwunderlicher, da die Einsatzszenarien von einem zentralen DMS-System das formelle und informelle Rückgrat (Backbone) einer Verwaltung abbilden – die Entscheidungs- und Kommunikationswege! Daneben sind sie die einzigen Systeme, welchen den „Lebenszyklus“ eines Gedankens – von der Entstehung über die Diskussion, der Würdigung und Entscheidung bis zur (un-) endlichen Ablage – vorsehen. Modell der sieben Basisprozesse nach TRIGON Von daher erscheint es sinnvoll, bei Veränderungsprojekten im DMS-Kontext eine gesamtheitliche Herangehensweise zu wählen, gleichwohl diese mit höherem Aufwand und ggf. höherer Komplexität verbunden ist. Von daher ist es entscheidend, in der Entstehungsphase eines Projektes die Komplexität zu reduzieren, um für die Entscheidungsebene die Komplexität greifbar und entscheidbar zu gestalten. Die in diesem Artikel beschriebene Vorgehensweise lehnt sich an das Modell der sieben Basisprozesse der Organisationsentwicklung nach TRIGON an. Die schematische Grundlage sieht dabei so aus:

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Herausforderungen bei Veränderungsprojekten durch DMS-Systeme

Prozesse der gesamtheitlichen Organisationsentwickung (In Anlehnung an das TRIGON-Modell der sieben Basisprozesse)

1 Diagnoseprozesse Immanent wichtig, wenn nicht sogar vorrangig, ist bei den Diagnoseprozessen die Frage, welche positiven Dinge von dem Änderungsvorhaben nicht betroffen sind, bzw. welche auf gar keinen Fall verändert werden dürfen. Hinzu kommen interne und externe Einflussfaktoren sowie die Frage nach Erfahrungswerten, z. B. durch best practices. 2 Zukunftsgestaltungsprozesse Die Zukunftsgestaltung, also die SOLL-Konzeption, kann auf mehreren Wegen erfolgen. Aufgrund des zumeist flächendeckenden Einsatzes von DMS-Systemen empfielt sich ein partizipativer Ansatz, dem allerdings durchaus eine TOP-DOWN-Grundsatzentscheidung voranstehen kann. Hilfreich ist es, recht frühzeitig in diesem Prozess ein gemeinsames „Bild“ des angestrebten Ziels zu entwickeln, gegen welches im späteren Verlauf immer wieder eine Prüfung erfolgen kann. 3 Psychosoziale Prozesse Jede noch so gute Software-Lösung kann nicht den gewünschten und erhofften Erfolg bringen, wenn die Menschen innerhalb der Verwaltung diese ablehnen oder deren Sinnhaftigkeit nicht erkennen. Von daher ist neben der Erwartungshaltung an DMS-Systeme ebenso zu berücksichtigen wie die Fragestellung, was „man“ sich abgewöhnen muss bzw. welche Umgewöhnungen erforderlich sind.

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Außerdem können Phänomene auftreten, dass anders­ gelagerte, „kalte“ Konflikte plötzlich Einfluss auf das Implementierungsprojekt nehmen. Von daher müssen gerade bei DMS-Vorhaben diese Einflussfaktoren mit einkalkuliert werden. 4 Lernprozesse Zunächst gilt es festzustellen, dass es bezüglich der Lernstrategie zwischen der fachlichen und der methodischen Lernstrategie zu differenzieren gilt. Während erstgenannte rein fachlich und untechnisch erfolgen kann, ist bei der zweiten die fachliche mit der technisch-methodischen zu kombinieren. Sicherlich ist auch eine Differenzierung nach bestimmten Lerngruppen vor Vorteil, da es bei einem DMS-System neben „Power-Usern“ auch eine Vielzahl von Gelegenheitsnutzern geben wird. Im Rahmen eines Implementierungsprojektes kann die rechtzeitige, im Sinne von frühzeitige, zeitliche Positionierung von Lernmaßnahmen mit entscheidend für den Durchsetzungsgrad des (Fach-) Wissens und somit für den Projekterfolg sein. 5 Informationsprozesse Die zentralen Fragen der Informationsprozesse sind: (Ab) Wann erfolgt eine Information über das Projekt? Wer informiert worüber? Und wer erhält die Informationen? Neben punktuellen Informationen kann es von Vorteil sein, dauerhaft/permanent über ein DMS-Projekt zu berichten. Das kann maßgeblich davon abhängen, wie die Kultur innerhalb der jeweiligen Verwaltung geprägt ist. Sind es die Mitarbeitenden gewohnt, Informationen „vorgesetzt“ zu bekommen, dann ist somit eine gewisse Erwartungshaltung zu unterstützen (Bring-Schuld) oder gibt es eine Kultur, die eine größere Eigenverantwortung voraussetzt (Hol-Schuld)?

7 Change-Management-Prozesse Die Change-Management-Prozesse, die sich nicht zufällig in der grafischen Darstellung in der Mitte befinden, sind der „Vernetzungs- und Querschnittspunkt“ zu den vorangestellten Prozessen. Hier werden die Aktivitäten aufeinander abgestimmt, harmonisiert und in eine logisch-zeitliche, taktische und strategische Reihenfolge gebracht. Da ein DMS-Projekt faktisch mit einem Paradigmenwechsel gleichzusetzen ist, liegen hier die Fragen der Veränderungsbereitschaft, -kraft und des Veränderungswillens im Fokus; berührt sind davon sowohl die Betroffenen und Beteiligten, besonders aber auch die Initiatoren und Auftraggeber der Veränderung. Fazit Weder müssen alle genannten Prozesse zwangsläufig in einem DMS-Projekt berücksichtigz werden, noch haben sie die gleiche Gewichtung und Rolle. Vielmehr soll diese gesamtheitliche Betrachtung dabei helfen, die Komplexität von DMS-Vorhaben beherrschbar(er) zu machen.

6 Umsetzungsprozesse

Volker Scharfen

Die Operationalisierung des Vorhabens durch Projekt­ management ist zumeist die favorisierte Arbeitsweise in diesem Kontext. Neben der Auswahl der „richtigen“ Personen (Kompetenzen und Fachlichkeiten) und der passenden Methoden können symbolische Handlungen maßgeblich unterstützen (wenn z. B. die Leitungsebene bereits als Pilotanwender mitarbeitet). Dabei gilt es, die Verankerung des DMS frühzeitig strukturell vorzudenken, etwa durch ein Konzept, wie die Post-Projekt-Phase aussieht – die Hand­ habung in der Linien­organisation.

Leiter des Referats „Organisation“

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der Hauptabteilung Verwaltung im Erzbischöflichen Generalvikariat Köln Volker.Scharfen@ Erzbistum-Köln.de

Herausforderungen bei Veränderungsprojekten durch DMS-Systeme

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Elektronisches Dokumentenmanagement und die Auswirkung auf die Archive. Stefan Plettendorff

Die neue Kirchliche Archivordnung

Seit einigen Jahren werden in vielen deutschen Bistums­ verwaltungen beträchtliche Anstrengungen unternom­ men, die Schriftgutverwaltungen von der analogen auf die elektronische Aktenführung umzustellen. Diese Einfüh­ rung hat nicht nur Auswirkungen auf die Arbeitsweisen und die Arbeitsorganisation in den Verwaltungen, son­ dern stellt auch die kirchlichen Archive vor neue Heraus­ forderungen. Mit der Novellierung der Kirchlichen Archivordnung (KAO) reagieren die Archive auf die neuen Herausforderungen.

Seit November 2013 gilt nunmehr die neue KAO. Sie regelt klar auch den Umgang mit elektronischem Schriftgut und digitalen Unterlagen und weist den Archiven dabei ein weitgehendes Mitspracherecht in allen grundsätzlichen Fragen bei der Implementierung der elektronischen Schriftgut­ verwaltung zu. Hier sollen die einschlägigen, die elektronische Schriftgutverwaltung betreffenden Paragrafen in aller Kürze vorgestellt werden:

Das kirchliche Gesetzbuch „Codex Iuris Canonici“ verpflichtet die Bischöfe zur Einrichtung eines Archivs. Abgeleitet vom CIC war für Deutschland seit 1988 die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche“, kurz KAO, die geltende Grundlage für die Arbeit der Archive der katholischen Kirche. Dabei regelte die KAO u. a. auch die Übernahme von Schriftgut aus den Verwaltungen in das Archiv. Neue archivrechtliche Entwicklungen und archivfachliche Standards, aber auch die fortschreitende Entwicklung bei der Umstellung auf eine elektronische Schriftgutverwaltung und die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen machten eine Novellierung der bewährten Archivordnung nach 25 Jahren zwingend notwendig.

1 In § 3 werden Begriffsbestimmungen vorgenommen. Dabei werden in Absatz 1 die kirchlichen Archive als historische Archive definiert und so von den Verwaltungsarchiven (Registraturen) unterschieden. In Absatz 2 wird die Definition des Begriff der Unterlagen, welche in das Archiv abzugeben sind, näher erläutert: es sind alle Unterlagen, die in Geschäftsprozessen entstehen. Dazu zählen auch die elektronischen Unterlagen (E-Akten, Fachverfahren, Datenbanken etc.) einschließlich ihrer zum Verständnis notwendigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten (Metadaten, Dokumentationen etc.). 2 Der § 6 regelt das Zusammenwirken in der Überlieferungsbildung zwischen den abgabepflichtigen Stellen und den kirchlichen Archiven. Hier ist vor allem auf eine regelmäßige Aussonderung und Anbietung von abgabereifen Unterlagen hinzuweisen.

Lesesaal im Historischen Archiv des Erzbistums Köln

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Elektronisches Dokumentenmanagement und die Auswirkung auf die Archive

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Das Historische Archiv des Erzbistums Köln

Gerade im Hinblick auf die langfristige archivische Sicherung von elektronischen Unterlagen wird in Absatz 3 betont, dass vor einer Übergabe das jeweilige Speicherformat durch das kirchliche Archiv vorgegeben wird. Gemäß Absatz 5 sind zur Sicherung einer vollständigen historischen Überlieferung sogar Unterlagen anzubieten und zu übergeben, die personenbezogene Daten enthalten und nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht werden müssten. 3 Im § 12 wird in Absatz 3 und 4 abschließend klargestellt, dass das Diözesanarchiv bei der Festlegung von in der Diözese gültigen Austauschformen zur Archivierung elektronischer Dokumente mitwirkt und in allen grundsätzlichen Fragen der Schriftgutverwaltung beratend hinzuzuziehen ist. 4 Die neue KAO gilt nunmehr verpflichtend in allen Diözesen in Deutschland. Sie stellt sicher, dass zukünftig auch das elektronisch entstehende Schriftgut den Weg in die Archive findet und für zukünftige Generationen für historische Fragestellungen bereit steht. Durch das frühe Mitgestaltungsrecht der Archive wird dem LebenszyklusKonzept der elektronischen Aktenführung entsprochen. Nur durch die frühe Mitwirkung der Archive ist gewährleistet, dass als archivwürdig bewertete elektronische Akten in ein elektronisches Archiv übergeben werden und dauerhaft (d. h. für immer!) aufbewahrt werden können.

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Ausblick So sind mit der neuen KAO die rechtlichen und organi­ satorischen Grundlagen für den archivischen Umgang auch mit elektronischem Schriftgut gegeben. Die Archive stehen nun vor der großen Herausforderung der Einrichtung digitaler Langzeitarchive und der Entwicklung entsprechender Schnittstellen, um das elektronische Schriftgut realiter auch übernehmen zu können. In diesem Zusammenhang wird mittelfristig auch zu entscheiden sein, ob hier jedes Bistum eine eigene Lösung eines digitalen Archivs anstrebt oder ob es aber zu überdiözesanen Verbundlösungen kommen kann.

Stefan Plettendorff M.A. Archivar Historisches Archiv des Erzbistums Köln Stefan.Plettendorff@ Erzbistum-Koeln.de

Elektronisches Dokumentenmanagement und die Auswirkung auf die Archive

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Zertifizierung zum VIS-5-Systemadministrator. Herbert Mückenheim Die PDV-Systeme bietet seit Mai 2013 mit großem Erfolg Kurse für Systemadministratoren in zwei technischen Aus­ prägungen an. Bei diesen Schulungen erlangen die Teil­ nehmer umfassende Kenntnisse zur Betreuung einer VIS-Installation. Nach erfolgreich bestandener Prüfung am Ende des drei- bzw. viertägigen Kurses erhalten die Ab­ solventen ihren Abschluss als „Zertifizierter VIS-System­ administrator“. Die Kurse finden zu vorgegebenen Termi­ nen im Firmengebäude der PDV-Systeme in der Erfurter Haarbergstraße statt. Trainer und Software Consultant Mathias Volland während der

„E-Akte – so einfach wie nie“

Systemadministrationsschulung im Oktober 2014

„E-Akte – so einfach wie nie“ steht auf Produkt-Flyern für VIS 5. Diese Worte waren und sind die Leitlinie für die Entwicklung dieses modernen Dokumentenmanagementsystems. Und dieses Motto gilt nicht nur für die Seite der Anwender, sondern auch für die Administratoren. So wurde mit dem neuen „configTool“ die Installation eines neuen VIS-Mandanten so einfach, dass man sie tatsächlich in fünf Minuten erledigt hat. Genauso zügig lassen sich Updates auf die neuste Produktversion mit wenigen Mausklicks installieren.

Zusammenspiel von Arbeitsplatz-Computer, VIS-Anwendungsserver und Verzeichnisdienst passend konfigurieren. Dazu sind spezielle Nutzerkonten einzurichten. Digitale Schlüssel werden ausgetauscht. Schließlich sollen – trotz aller Bequemlichkeit für den Anwender – die unberechtigten Zugriffe auf das System stets unterbunden werden.

Auch wenn viele administrative Aufgaben leicht geworden sind, so bleibt die Einbindung von VIS 5 in die bestehende Systemlandschaft einer Organisation eine große Herausforderung. Der Administrator braucht nicht nur detaillierte Kenntnisse über das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten, sondern auch etwas Übung mit bestimmten Einstellungen. So ist zwar das Single Sign-on, also das Durchreichen der Betriebssystem-Anmeldung an die Anwendung, für den Anwender eine bequeme Angelegenheit. Er muss sich nur einmal am Computer anmelden und kann die Anwendungen unter diesem Account nutzen; aber damit Single Sign-on funktioniert, muss der Administrator das

„Zertifizierter VIS-5-Systemadministrator“ In der Schulung „Zertifizierter VIS-5-Systemadministrator“ wird nicht nur die Konfiguration des Single Sign-ons erläutert und praktisch geübt; weitere Themen sind die VISSystemarchitektur, Erstellen einer Datensicherung (Backup) und deren Einspielen (Recovery), die Überwachung der Systemfunktionen (Logging) und -Leistung (Monitoring), die Analyse von Problemen und die Verwendung des Support-Portals der PDV-Systeme. In der Schulung spielen die unterschiedlichen Installationsvarianten von VIS 5 eine Rolle. Dazu zählen die zugrundeliegenden Betriebssysteme, Datenbanken-Anwendungen und Java-Container oder die Frage, ob der Datei-Bestand in einem Datei-System oder einer Datenbank abgelegt werden soll. VIS 5 läuft als Server-Anwendung im Standard-Fall innerhalb des Web-Servers und Java-Containers „Apache Tomcat“. Da Tomcat als Open-Source unter einer freien Lizenz vertrieben wird, bringt das VIS-5-Installationskit sein passendes Tomcat-Paket gleich mit. Die Tomcat-Installation ist integriert und wird vom „configTool“ vorgenommen.

M. Volland (l.) und C. Jänsch bereiten die Schulung vor.

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Zertifizierung zum VIS-5-Systemadministrator

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Letzte Erläuterungen vor Beginn des Abschlusstests

Aber auch die Verwendung kommerzieller Java-Container, wie z. B. „WebLogic“, ist für den Einsatz von VIS 5 möglich. Doch hier stößt das „configTool“ an lizenzrechtliche Grenzen. Die Übernahme eines VIS-5-Mandanten in die WebLogic-Umgebung erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse, sondern auch einiges an Handarbeit. Deshalb dauert die Administrationsschulung für VIS 5 unter WebLogic mit vier Schulungstagen einen ganzen Tag länger. Das „configTool“ Ein Anwendungsserver von VIS 5 kann unter den Betriebs­ system Windows Server und der Oracle-Distribution von Linux betrieben werden. Als Java-Anwendung steht das „configTool“ für beide Betriebssysteme in gleicher Weise zur Verfügung.

„Zertifizierter VIS-5-Systemadministrator“ – die nächsten Schulungstermine: • vom 03.-06. Februar 2015 mit Spezialisierung „Oracle Weblogic“

Das „configTool“ selbst ist dabei mehr als nur ein simples Installations- und Konfigurationswerkzeug. Es bietet: • die Installation direkt auf dem Computer, auf dem das „configTool“ läuft. • die Erstellung eines Installationspakets für die OracleWeblogic im Dateiformat „.war“. • die Erstellung eines Installationspakets für das ssh-Deployment unter Linux im Dateiformat „.zip“. • die Erstellung eines Installationspakets für Windows Server im Dateiformat „.exe“. Diese Installationspakte sind nützlich, wenn der VIS-Anwendungsserver für das verteilte Rechnen auf mehreren Computern parallel installiert werden soll. Dann wäre es sehr mühsam und fehleranfällig, wenn die Installation auf jedem beteiligten Computer einzeln ausgeführt werden müsste. Mit den komplett vorkonfigurierten Installationspaketen kann die Installation in einem Arbeitsgang auf beliebig viele Rechner verteilt werden. Auch wenn nicht alle Installations­ varianten in der Schulung komplett durchgespielt werden, so sind die Teilnehmer doch immer wieder überrascht, wie einfach ein angepasstes Installationspaket für einen VIS-Mandanten verfügbar ist.

• vom 03.-05. März 2015 mit Spezialisierung „Apache Tomcat“

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Zertifizierung zum VIS-5-Systemadministrator

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Das „configTool“ ist mehr als nur ein Installations- und Konfigurationswerkzeug.

Kleine Schulungsgruppen mit max. 6 Teilnehmern All diese unterschiedlichen Varianten zur Installation und Konfiguration eines VIS-Mandanten werden in den mitgegebenen Schulungsunterlagen ausführlich und anschaulich erläutert. Mit den für diese Schulungen speziell erstellten Broschüren lassen sich die Schulungsinhalte leicht wieder rekapitulieren. Das Übungsheft hilft nicht nur als Anleitung für die Übungen während der Schulung, sondern auch bei eigenen VIS-Installationen und deren Einbindung in die Systemlandschaft vor Ort. Selbstverständlich erhält jeder Schulungsteilnehmer während des Kurses sein eigenes virtuelles System, bestehend aus einem Anwendungsserver und dem zugehörigen ClientArbeitsplatz. Auch aus diesem Grund ist die Teilnehmerzahl pro Schulung auf sechs Personen beschränkt. Die Übungen werden an die Erfordernisse der Teilnehmer angepasst. So stehen Systeme mit Windows Server oder Linux, Oracleoder MS-SQL-Server-Datenbank zur Verfügung. Aufgrund des erheblichen technischen Aufwands für die Schulungsumgebung werden diese Administrationsschulungen nur im Hause der PDV-Systeme an festgelegten Terminen durch­ geführt.

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Seit Mai 2013 werden die Schulungen für VIS-5-Systemadministratoren von der PDV-Systeme GmbH angeboten. In dieser Zeit haben wir 54 Personen als Administratoren ausgebildet und zertifiziert. Die Hälfte der Ausgebildeten sind Mitarbeiter der PDV-Systeme. Die anderen 27 Absolventen wurden von öffentlichen Verwaltungen oder Dienstleistern entsandt. Damit ist der Kreis der zertifizierten VIS-5-Systemadministratoren immer noch recht exklusiv. Aber durch die aktuell laufenden Migrationen von VISkompakt auf VIS 5 bei unseren Stammkunden und die Neuinstallationen bei Neukunden werden viele weitere Administratoren gebraucht.

Abschlusstest und Zertifikat

Herbert Mückenheim

Um für die Schulung ein Zertifikat zu erhalten, ist die einfache Anwesenheit nicht ausreichend. Mit einem Abschlusstest müssen die erworbenen Kenntnisse unter Beweis gestellt werden. Die ersten der 40 Multiple-Choice-Fragen des Prüfungsbogens erweisen sich als relativ einfach. Spätestens bei Fragen zur Problemanalyse müssen die Teilnehmer aber in der Regel sehr genau nachlesen. Zur Vereinfachung dürfen die Schulungsunterlagen während der Prüfung verwendet werden. Spätestens dann wird offensichtlich, welche nützlichen Informationen in den Heften zu finden sind.

Technischer Redakteur/Dozent

Zertifizierung zum VIS-5-Systemadministrator

PDV-Systeme GmbH [email protected]

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Die PDV-Systeme bleibt in Bewegung. Tobias Lange Sport und Bewegung spielen in unserer Gesellschaft eine große Rolle. In vielen Unternehmen beobachtet man ein wachsendes Interesse an Fitnessangeboten und Sportevents. Ein betriebliches Bewegungsprogramm zu organi­ sieren, stellt aber für mittelständische Firmen oft eine große Herausforderung dar. Wie es erfolgreich gelingen kann, zeigt die PDV-Systeme GmbH. Das Software-Unternehmen lässt sich einiges einfallen, um den Mitarbeitern Sport schmackhaft zu machen. Es wird geradelt, gekickt, gewandert und gelaufen – am liebsten gemeinsam. Die regelmäßige Bewegung im Team hat bei der PDV eine lange Tradition. Früh wurde erkannt, wie wichtig es ist, einen sportlichen Ausgleich zum Arbeitsalltag anzubieten. Angefangen hat alles mit gängigen Mannschaftssportarten, wie Fußball und Volleyball. Inzwischen ist das Angebot weitaus größer. Seit 2009 ermöglicht die PDV ihren Mitarbeitern im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM), sich mit professioneller Unterstützung fit zu halten. Doch warum kümmert sich die Firma so aufwendig um die Fitness ihrer Mitarbeiter? Klar, körperliche Ertüchtigung macht den Kopf frei, baut Stress ab und kann sich durchaus auch positiv auf die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz auswirken. Matthias Schulz, verantwortlich für die Gesundheitsförderung im Haus, sieht aber noch ein weiteres, entscheidendes Argument: „Für uns geht es natürlich um die Gesundheitsförderung, aber vor allem eben auch um Motivation und Teambildung.“ Einer für alle, alle für einen Insbesondere der Mannschaftssport erweist sich hierfür als probates Mittel. Denn dabei ist vor allen Dingen eines gefragt: Teamgeist! Bei einer Partie Volleyball oder Fußball kann spielerisch gelernt werden, sich in einer Gruppe zurecht zu finden und sich gegenseitig zu unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Ganz nach dem MusketierMotto: Einer für alle, alle für einen. Besonders gelebt wird dieses Motto auch beim Rennsteigstaffellauf, seit 2007 jährlich ein sportliches Highlight für die PDV. Der Firmenlauf steht für „Teamspirit“ und ist stets ein ganz besonderes Gemeinschaftserlebnis. Um sich bei dem Großereignis im Thüringer Wald keine Blöße zu geben, werden auch schon mal in den Pausenzeiten Anzug und Krawatte beiseitegelegt und die Laufschuhe geschnürt.

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Doch nicht nur am Firmenstandort, sondern auch überregio­ nal repräsentieren fitnesswillige Mitarbeiter ihren Arbeit­ geber. Bei zahlreichen Laufveranstaltungen im ganzen Bundesgebiet melden sich Kollegen als PDV-Power-Runners, schlüpfen in ihr PDV-Trikot und steigern so den Bekanntheitsgrad der Firma. Gemeinsame Bewegung stärkt dann nicht nur die Beziehungen zwischen einzelnen Mitarbeitern und die Identifikation mit dem Unternehmen, sondern wirkt auch durchaus positiv auf das Firmenimage. Breitgefächertes Angebot Neben den schon länger vorhandenen Angeboten hat die Firma ihr BGM weiter ausgebaut. Seit Mai steht nun auch wöchentlich Yoga auf dem Plan. Jeden Montag werden spezielle Atem- und Bewegungsmethoden geübt, um sich im oft so stressigen Arbeitsalltag nicht allzu schnell aus der Ruhe bringen zu lassen und die Konzentration aufrecht zu halten. Die PDV plant ihre Events zur sportlichen Ertüchtigung und Gesundheitsförderung, ohne dafür eine Agentur zu engagieren. Ganz gleich, ob Radausflüge im Sommer, Skitouren im Winter, Beachvolleyballabende, Fußballturniere oder Firmenläufe - die Organisation erfolgt „inhouse“. „Wir wollen eben ein bisschen mehr anbieten, als nur einen Arbeitsplatz“, betont Matthias Schulz und erklärt: „Der Großteil unserer Belegschaft arbeitet im Sitzen. Deswegen ist es besonders wichtig, einen Ausgleich zu finden und dabei auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kollegen einzugehen.“ Daraus resultiert die große Vielfalt sowohl sportlicher Wettbewerbe als auch lockerer Freizeitangebote. Dort zeigen sich Mitarbeiter auch einmal in ungezwungener Atmosphäre und kommen viel besser zum Reden als im Büro. Am Ende freut man sich über jede körperliche Aktivität und Initiative, die von den Kollegen ausgeht. Ganz gleich, ob sportlich ambitioniert oder nicht.

Tobias Lange Online-Redakteur PDV-Systeme GmbH [email protected]

Die PDV-Systeme bleibt in Bewegung

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Öffentliche Gebäude in Deutschland: Das Erfurter Rathaus. Das Erfurter Rathaus ist eines der bedeutendsten Wahr­ zeichen der Stadt. Es befindet sich auf einem der bemerkenswertesten Plätzen der Stadt, dem Fischmarkt. Das Neu­ gotische Gebäude ist nicht nur der Sitz der Verwaltung und das Zentrum der politischen Macht in Erfurt; es ist auch Touristenattraktion und Veranstaltungsort für Konzerte, Empfänge und Feiern. Zur Geschichte des Hauses Der aus zahlreichen Gebäuden bestehende, in Jahrhunderten gewachsene Gebäudekomplex des alten Rathauses hat sich an derselben Stelle erhoben, auf der auch das heutige Rathaus steht. Die ältesten Gebäude gehen auf das 13. Jahrhundert zurück. Teile, darunter der große Saal, wurden 1830 abgebrochen, 1865/66 wurden weitere Teile niedergelegt, 1870 die verbliebenen, darunter der mächtige Turm. Die wesentlichen Teile des heutigen Rathauses wurden 1870 bis 1875 errichtet. 1904/05 wurde der Ostflügel verlängert. Es entstanden ein zweites Treppenhaus sowie der Stadtverordnetensitzungssaal (Ratssitzungssaal). Mit seiner monumentalen Vorhalle, der baukünstlerischen Gestaltung der Flure und des Treppenaufganges sowie seinen Erweiterungsbauten repräsentiert das neogotische Gebäude den Aufschwung der alten thüringischen Handels- und Industriestadt am Übergang vom 19. zum 20. Jahrhundert. Durch Errichtung des Südbaus und des Sparkassengebäudes wurde 1934/35 der Komplex geschlossen. Auf Touristen übt das Rathaus vor allem auch durch seine künstlerische Ausstattung einen besonderen Reiz aus. Trotz seiner widersprüchlichen Stilkomponenten gehört es heute zum unverwechselbaren Gesicht der Stadt.

Blick auf das Erfurter Rathaus am Fischmarkt

Besichtigung Das Rathaus sowie dort präsentierte Ausstellungen können täglich besichtigt werden. Besucher und Gäste sind herzlich willkommen. Öffnungszeiten: • Montag, Dienstag, Donnerstag von 8 bis 18 Uhr • Mittwoch von 8 bis 16 Uhr und freitags bis 14 Uhr • Samstag und Sonntag von 10 bis 17 Uhr

Die Gemälde im Erfurter Rathaus (Text- und Bildquelle: Stadtverwaltung Erfurt) Zahlreiche sehenswerte Wandgemälde schmücken die Wände des Treppenhauses, der Flure und des Festsaales. Ihre Motive sind der Erfurter und thüringischen Geschichte und Sagenwelt entnommen. Die Bilder von Professor Eduard Kämpffer aus den Jahren 1891 bis 1895 im Treppenhaus und in den Fluren stellen Szenen aus der Legende des Grafen von Gleichen, aus dem Leben Luthers, aus der Faust-Sage und der Tannhäuser-Sage dar. Die neun Wandgemälde im Festsaal des Rathauses wurden in den Jahren 1878 bis 1882 von dem Maler Peter Janssen geschaffen. Die Bilder in den darüberliegenden Zwickeln stellen die brandenburgisch-preußischen Herrscher aus dem hohenzollernschen Haus dar, mit Kurfürst Friedrich I. (1415 – 1440) beginnend und mit Kaiser und König Wilhelm I. (1861/71 – 1888) endend.

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Öffentliche Gebäude in Deutschland: Das Erfurter Rathaus

Das Rathaus um 1712 - Gemälde im Sitzungssaal

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Der Festsaal (oben), in dem sich auch die Statue der Justitia befindet (unten links), ist ebenso prächtig wie der Sitzungssaal (unten rechts).

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Öffentliche Gebäude in Deutschland: Das Erfurter Rathaus

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Stolz wie ein König. Reiten als Antidot zu Angst, Depression und Fehlhaltung. Sabine Kadow Das Erfurter Software-Unternehmen PDV-Systeme unter­ stützt seit Jahren eine Einrichtung der Behindertenhilfe in Thüringen. In der Lebensgemeinschaft Wickersdorf ge­ stalten Menschen mit und ohne Behinderung ihr Leben gemeinsam. In loser Folge berichten wir vom Alltag in der Einrichtung. Im Blickpunkt heute: das therapeutische Rei­ ten unter Leitung von Bernd Ehlen. Ein kühler und nebliger Sommertag in Wickersdorf. Carlo, der 13 Monate alte Hengst steht angebunden auf dem Hof. Man kann die Spannung spüren, die in der Luft liegt. Heute ist Reittherapie-Tag. Fergie, die 20-jähige Stute, wird auf den Hof geführt. Die Betreuten warten am Fenster gespannt darauf, wer heute zum Reiten abgeholt wird. Da es immer mal wieder etwas regnet, werden heute nicht alle, wie geplant, an die Reihe kommen. Assistentin Kerstin Jahn weiß, dass sie sich deshalb später einiges anhören muss. Denn die Betreuten freuen sich auf die Reitstunde, und Ausfälle werden nicht gern gesehen. Auch wenn es für viele der Betreuten ein langer Weg war, ihre Ängste vor den Pferden zu überwinden. Bernd Ehlen ist der Reittherapie-Chef von Wickersdorf. Ihm macht fachlich niemand etwas vor. Der Mann, einst im niedersächsischen Buxtehude zuhause, ist ein Weltbürger: Der Maschinenbauingenieur hat in Südengland eine einschlägige Ausbildung als Reitlehrer im Behindertensport­ bereich absolviert. Dort gibt es ein großes Zentrum der Riding for the Disabled Association (RDA), einer Gesellschaft, die ihre Aktivitäten auf Menschen mit Behinderungen ausrichtet. In Schottland hat Ehlen für eine große Behinderteneinrichtung ein Reittherapiezentrum mit 12 Pferden und zwei überdachten Arenen aufgebaut und dort viele Jahre lang Praxiserfahrungen sammeln können. Andreas ist als Erster an der Reihe Andreas ist der Erste, der bei unserem Besuch von Assistentin Kerstin Jahn zur Reittherapie abgeholt wird. Eine Reitstunde dauert in Wickersdorf 20 bis 30 Minuten. Die Vorfreude ist Andreas ins Gesicht geschrieben. Zuerst darf er das Pferd streicheln – ein Moment, den Pferd und künftiger Reiter gleichermaßen zu genießen scheinen –, dann werden ihm Reithelm und Gamaschen angelegt. Nur eine kleine Hilfestellung, und schon sitzt Andreas auf dem Pferderücken. Zuerst wirkt er noch etwas schüchtern, aber schon bald wird er stolz wie ein König zum Reitplatz geführt. An der Longe folgt Fergie genau den Anweisungen Ehlens, und Andreas hält sich sicher im Sattel.

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Stolz wie ein König. Reiten als Antidot zu Angst, Depression und Fehlhaltung

Reitstunde für Andreas mit Stute Fergie unter der Leitung von Reitchef Bernd Ehlen und Assistentin Kerstin Jahn. Im Hintergrund Hengst Carlo

Effekte der Reittherapie Dass therapeutisches Reiten hervorragende physische und psychische Effekte entfalten kann, ist in Fachkreisen längst bekannt. Der Wärmestrom, der sich aufgrund der etwas höheren Körpertemperatur des Pferdes auf den Reiter überträgt, lässt die Muskeln entspannen. Positive Auswirkungen auf die Beweglichkeit im Hüftbereich können bereits erreicht werden, wenn der Reiter nur im Schritttempo geführt wird. Die Atmung wird stimuliert, Balance und auch Rhythmus geübt. Ehlen hat es in seiner beruflichen Praxis sogar schon erlebt, dass Kinder, die vor der Therapie nicht gesprochen haben, auf dem Sattel ihre ersten Worte formulierten. Im Galopp, wenn das Pferd im Dreiviertel-Takt einen Walzer vollführt und teilweise vom Boden abhebt, vergisst der Reiter seine Depressionen. Bernd Ehlen bezeichnet das Reiten als ein „Antidot zu Depressionen“. Reiten ist aber zugleich auch ein effizientes Mittel gegen Ängste. Es befördert das Selbstvertrauen und stärkt das Ich-Bewusstsein der Betreuten. Damit die Reittherapie zu den gewünschten Erfolgen führt, befasst sich Bernd Ehlen mit jedem einzelnen Schicksal seiner Schützlinge und arbeitet für jeden der derzeit 16 Teilnehmer einen individuellen Therapieplan aus. Den setzt er dann gemeinsam mit seiner Assistentin Kerstin Jahn Schritt für Schritt und mit großer Geduld um. Reittherapie erfordert stets eine ganz individuelle Betreuung. Bei den einen sind Ängste zu überwinden; Diese Menschen müssen ganz langsam an das Pferd gewöhnt werden, um sie dann im richtigen Moment beherzt auf das Pferd zu setzen; andere dürfen

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Stolz wie ein König reitet Andreas während seiner Therapiestunde an der Longe.

nicht traben, da sie krankheitsbedingt den Trab-Rhythmus nicht erfassen können. Wieder andere können mit großer Geduld sogar an das Sprungreiten herangeführt werden. Ehlen weiß zu berichten, dass es oft eine Gratwanderung ist, Bewohner für das Reiten zu begeistern. „Da ist Geduld gefordert. Man muss Situationen in ganz kleine Stücke zerreißen, und sich Schritt für Schritt heranpirschen.“ Um so größer ist dann die Freude, wenn sich zeigt, welche körperlichen und geistigen Fortschritte durch die Therapie erreicht werden. Die beste Reittherapie, davon ist Ehlen überzeugt, gelingt dann, wenn eine Überschneidung der sonst in Deutschland strikt getrennten Bereiche von Physiotherapie, heilpädagogischem Voltigieren und Sport erreicht wird. Reittherapie wird in Wickersdorf derzeit zweimal wöchentlich angeboten. Die übrige Zeit ist für Ehlen und seine Assis­ tentin ausgefüllt mit dem Erstellen von Therapieplänen, mit Pflege, Zucht, Ausbildung, Ernährung und Gesunderhaltung der Pferde, der Planung und Umsetzung von Bauvorhaben u. v. m. Die Anfänge in Wickersdorf Als im Jahre 2002 die Bitte an Ehlen herangetragen wurde, aufgrund seiner herausragenden fachlichen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen als Reitlehrer im Behindertensportbereich, seiner Englischkenntnisse und Managementerfahrung, in Wickersdorf den Bereich Therapeutisches Reiten aufzubauen und zugleich ein Behindertenprojekt in Ghana zu betreuen, sagte der engagierte Mann zu. Bernd Ehlen lebt seit nunmehr 12 Jahren in Wickersdorf. Er erkannte schnell: Sollte ein Reittherapiezentrum in der vergleichsweise kleinen Einrichtung eine Zukunft haben, dann musste die Umsetzung auch in viel kleineren Dimensionen erfolgen als in Schottland.

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Die Pferde Aufgebaut wurde die Reittherapie in Wickersdorf damals mit zwei Pferden, die beide inzwischen in die Jahre gekommen sind. Fergie kam 2002 als 8-Jährige nach Wickersdorf. Die Stute war damals nicht ganz gesund, viel zu dick und nicht ausgebildet. Aber Bernd Ehlen formte aus der Stute ein verlässliches, gutmütiges und liebes Therapiepferd. Neben Fergie wurde für Wickersdorf die damals 7-jährige Stute Loreley angeschafft, finanziert aus Spenden der Eltern. Auch sie war nicht für die Therapie ausgebildet. Ehlen hatte damals Loreley in Meura unter 350 Pferden ausgewählt. Er wusste aus Erfahrung, dass sich von 100 Pferden 90 nicht als Therapiepferde eignen. Für die Therapie werden relativ kleine Pferde benötigt, die aber dennoch Tragkraft besitzen. Sie dürfen nicht beißen und müssen lernen, genau auf Tonlage und Stimmmelodie des Menschen zu hören. Die Stute war ein Glücksgriff. Loreley ist ein gutes Therapiepferd und wird heute für die inzwischen dringend erforderliche Nachzucht eingesetzt. Carlo, der etwas ungeduldig auf dem Wickersdorfer Hof steht, ist der erste Zuchterfolg. Er bringt schon sehr gute Voraussetzungen mit, auch wenn seine Ausbildung noch lange dauern wird. In Größe, Tragkraft, Intelligenz und Temperament erfüllt er die Erwartungen seines kritischen Lehrers. Im Alter von etwa zweieinhalb Jahren wird Carlo ein 6-wöchiges intensives Stimmtraining bestehen. Die Regeln sind einfach: Wenn das Pferd innerhalb von 6 Wochen nicht lernt, seine Geschwindigkeit nach der Tonhöhe des Menschen auszurichten (tiefe Stimme: Schritt, höhere Stimme: Trab, hohe Stimme: Galopp), wird es verkauft. Aber Ehlen ist sich sicher: Carlo wird begreifen, was von ihm erwartet wird. Jetzt muss er erst einmal eine Übung absolvieren, die ihm gar nicht gefällt: angebunden und allein auf dem Hof zu stehen.

Stolz wie ein König. Reiten als Antidot zu Angst, Depression und Fehlhaltung

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Auf diesem Platz soll in Kürze die Reitarena entstehen.

Carlo bekundet sein Missfallen über diese Übung mit einem lauten Wiehern, wodurch sich sein Ausbilder aber nicht beeindrucken lässt. Da Bernd Ehlen insgesamt drei Pferde nachzüchten möchte, ist Loreley bei unserem Besuch gerade wieder zu einem Date mit Carlos Vater verabredet. Bauvorhaben Reitarena Noch muss die Reittherapie, insbesondere die Arbeit an der Longe, auf dem freien Feld stattfinden. Ehlens großes Ziel besteht darin, möglichst schon im Jahr 2015 dieses Training in einer mit weichem Sand gefüllten Reitarena durchzuführen. Auch die Vorbereitung auf das Galoppieren kann in dieser Arena erfolgen. Da sich die Reiter im Galopp nicht an den Zügeln festhalten kann, muss er zuvor sicher mit ausgestreckten Armen traben können. Wer gar das Sprungreiten beherrschen will, muss zuvor üben, richtig zu fallen. Das funktioniert aus Sicherheitsgründen nur im weichen Sand der Arena. Eigenleistung wird in Wickersdorf großgeschrieben. Auf dem Gelände entstand kürzlich bereits auf diese Weise ein moderner Unterstand für die Pferde. In dem neuen Stall können sich die Herdentiere frei im Raum bewegen und selbstständig zwischen Innen- und Außenbereich wechseln.

Und dennoch übersteigen die Materialkosten in Höhe von ca. 15.000 Euro die finanziellen Möglichkeiten der Lebensgemeinschaft. Deshalb hoffen die Wickersdorfer auf Unterstützung durch Förderer und Sponsoren. Ein sinnvolles Projekt für sicheres Reittraining als Antidot zu Fehlhaltung, Angst und Depression und für ein neues Ich-Bewusstsein; damit sich noch mehr Bewohner von Wickersdorf wie Könige fühlen können. Wenn auch Sie dieses Projekt unterstüzen möchten, dann zahlen Sie bitte Ihre Spende auf folgendes Konto ein: Lebensgemeinschaft Wickersdorf e.V. Volksbank Saaletal eG IBAN: DE65 8309 4454 0324 3346 02 BIC: GENODEF1RUJ Stichwort: Reitarena Wir berichten demnächst über den Baufortschritt.

Dr. Sabine Kadow

Ganz in der Nähe dieses neuen Unterstands soll die Reitarena entstehen. Die Vorbereitungen laufen dazu bereits auf Hochtouren. Aber noch fehlt ein Großteil der benötigten finanziellen Mittel. Der für die Arena vorgesehene Platz gibt den Blick auf eine faszinierende Landschaft frei. Ehlen hat schon einige Reitarenen in seinem Leben gebaut. Sein Fazit: „Es hat keinen Zweck, etwas halb zu machen.“ Längst hat er alle Baupläne im Kopf: Ein Unkrautvlies ist auszulegen, anschließend die Fläche mit Sand zu verfüllen. Zum Schluss wird eine Umzäunung gebaut. Der Platz soll wieder in Eigenleistung gebaut werden.

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Stolz wie ein König. Reiten als Antidot zu Angst, Depression und Fehlhaltung

Leiterin Dokumentation Redaktionsleiterin PDVNews PDV-Systeme [email protected]

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

Die artthuer in Erfurt – größte Kunstmesse Mitteldeutschlands. Michaela Hirche Im November 2014 war es wieder soweit: Die vom Verband Bildender Künstler Thüringen e. V. (VBKTh) seit 1998 eta­ blierte Kunstmesse „artthuer“ fand wieder in Erfurt statt. Bereits zum neunten Mal bot sie, getreu ihrem Motto „Kunst sammeln – Originale kaufen“, besondere Angebote rund um zeitgenössische Kunst aus Thüringen und lockte zahlreiche Besucher aus nah und fern an. Die PDV-Syste­ me gehörte auch 2014 zu den Sponsoren der Biennale. Kunst sammeln – Originale kaufen Die „artthuer – Kunstmesse Thüringen“ ist eine Verkaufsund Produzentenmesse; sie dient aber gleichermaßen als Informations- und Kontaktbörse für Kunstinteressierte, Sammler, Galerien und Museen. 118 ausgewählte Künstlerinnen und Künstler, ansässig in Thüringen, offerierten dem interessierten Publikum ihre Werke. Alle waren als Ansprechpartner während der drei Messetage anwesend und präsentierten auf fast 3.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche ihre aktuellen Arbeiten. Die artthuer bietet traditionell ein breites Spektrum der Kunst. Es reichte auch in diesem Jahr von Malerei, Grafik, Skulptur über Fotografie, Installation, Video und Schmuck bis hin zu Objekten aus Glas, Keramik, Holz, Metall oder Textil. In einer Video-Lounge wurden vorwiegend Arbeiten Weimarer Bauhaus-Absolventen gezeigt. An allen drei Tagen standen Vorträge der Künstler auf dem Programm. Am Sonderstand der Messe-Edition wurden Unikate oder Kleinserien zum Vorzugspreis angeboten. Die Möglichkeit nutzte so mancher Besucher, um mit dem Sammeln zu beginnen oder seine Schätze zu ergänzen. Besonders die limitierte Grafik-Mappe mit Arbeiten der bisherigen acht Preisträger des jurierten und mit 5.000 Euro dotierten Kunstpreises fand viel Zuspruch. Höhepunkte der artthuer bildeten die Vergabe des diesjährigen Kunstpreises durch den Thüringer Kultusminister und die Auflösung des Votings zum Publikumspreis, für den alle Besucher ihre Stimme abgeben konnten.

Mode-Performance von „Gnadenlos Schick“ auf der Erfurter „artthuer“

Erstmals ergänzte im Eingangsbereich auf der Empore der Thüringenhalle eine Sonderausstellung das Messegeschehen. Unter dem Titel „KAUFMUT“ wurde in 50 künstlerischen Arbeiten das Verhältnis zwischen Künstler und Käufer fokussiert. Ein interessantes Thema, wie die Reaktion des Publikums zeigte, beeinflussen doch Entscheidungen für oder gegen einen Kauf von Kunst, für oder gegen einen gesetzten Preis eines Werkes die Arbeit von Kunstschaffenden ebenso wie die öffentliche Rezeption Bildender Kunst. Für die Künstler ist die „artthuer – Kunstmesse Thüringen“ die wichtigste Gelegenheit, sich als Freiberufler mit ihren Arbeiten einem breiten, überregionalen Publikum zu präsentieren, direkt zu verkaufen und Gespräche außerhalb von Ateliers und Werkstätten zu nutzen, um neue Aufträge zu generieren und künftige Ausstellungen zu planen. Für die Besucher ist die Biennale immer wieder eine spannende Gelegenheit, Kunstwerke unterschiedlichster Couleur aus der Nähe zu betrachten und direkt mit den Schöpfern dieser Werke ins Gespräch zu kommen. Vielleicht dürfen wir Sie auch als Besucher auf der nächsten artthuer 2016 in Erfurt begrüßen. Wir freuen uns auf Sie! Michaela Hirche Geschäftsführerin des Verbandes

Zum Programm der größten Kunstmesse Mitteldeutschlands gehörten wieder Gesprächsrunden zu aktuellen Themen in der Kunst, Performances und Führungen ebenso wie die Kreativangebote der KinderKiste.

Bildender Künstler Thüringen e.V. [email protected]

An Info-Ständen stellten sich die Thüringer Jugendkunstschulen, die Agentur für Kreativwirtschaft mit ihrem Beratungsangebot, Kunstvereine oder die Erfurter Künslerwerkstätten vor.

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

Die artthuer in Erfurt – größte Kunstmesse Mitteldeutschlands

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Buchtipp: Von uns empfohlen. Frank Arnold Der beste Rat, den ich je bekam Was war der beste Rat, den Sie je bekamen?“ Auf diese Frage, die niemanden unberührt lässt, geben in diesem neuen Buch von Frank Arnold über 100 Persönlichkeiten aus unterschiedlichen Ländern, Branchen und Generationen offene Antworten. Von Josef Ackermann über Warren Buffett und Richard Branson bis hin zu Bobby Dekeyser, Mathias Döpfner, Helmut Maucher und Reinhold Würth – so unterschiedlich die Menschen sind, die in diesem Buch zu Wort kommen, so faszinierend und vielfältig sind ihre Einsichten. Sie bieten wertvolle Anregungen für jeden, der von dem Erfolg und der Erfahrung dieser Persönlichkeiten für das eigene Leben profitieren möchte. 232 Seiten ISBN : 978-3-446-43872-9 € 19,90 (D) Erschienen: März 2014 Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG

Über den Autor: Frank Arnold leitet die Unternehmensberatung ARNOLD Management GmbH mit Sitz in Zürich. Er zählt international zu den gefragtesten Spezialisten für Veränderung in Unternehmen. In der Unternehmensberatung ist der promovierte Wirtschaftswissenschaftler seit 1999 tätig. Darüber hinaus ist Dr. Frank Arnold weltweit als Bestsellerautor erfolgreich. (Quelle: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG)

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Buchtipp

PDV NEWS · Ausgabe 02:2014

... und wie ist Ihre Meinung zu dieser Ausgabe? Welche Beiträge haben Ihnen besonders gut gefallen? Auf welche Themen sollten wir in den kommenden Ausgaben näher eingehen? Ihre Meinung ist uns wichtig, denn wir möchten Ihnen Informationen liefern, die für Ihre Tätigkeit nützlich sind. Schreiben Sie uns, oder senden Sie eine E-Mail an: [email protected] So funktionieren die QR-Codes: Wenn Sie zu unseren Autoren E-Mail-Kontakt aufnehmen wollen, wird Ihnen das durch die angebrachten QR-Codes an den Autorenkästchen am Ende eines jeden Beitrags erleichtert: • S ie benötigen ein internetfähiges Handy, eine Datenflatrate und einen QR-Code-Reader. Das ist eine Software, die Sie z.B. von der Seite Mobil.welt.de/reader herunterladen können. Es gibt auch kostenfreie Apps für iPhone und Android-Handys. • Starten Sie den installierten Reader und fotografieren Sie den QR-Code. • Ein Klick genügt. Und schon sehen Sie die im QR-Code hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch auf dem Handy-Display. Geschlechterspezifische Formulierungen Im Interesse der Lesbarkeit der Texte wurde auf geschelchterspezifische Formulierungen weitgehend verzichtet. Die männliche Form wird als generisches Maskulinum und damit ausdrücklich als Sammelbezeichnung für beide Geschlechter verwendet. Bildnachweis

Impressum

• Archiv Erzbischöfliches Generalvikariat Köln: S. 41 u.

• Herausgeber:

PDV-Systeme GmbH, www.pdv.de

• Archiv Goethe-Universität Frankfurt/Main: S. 11 u.

• Redaktionsadresse:

Haarbergstraße 73, 99097 Erfurt

• Redaktion:

Dr. Sabine Kadow

• Archiv Haus E Chemnitz/2014: S. 14 • Archiv KISA: S. 39 u. • Archiv Landkreis Görlitz: S. 39 o. l.

(Redaktionsleiterin), Volker Kadow,

• Archiv Landratsamt Vogtlandkreis: S. 37, 38, 39 o. r.

Herbert Mückenheim, Tobias

• Archiv Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und

Lange, Christoph Jänsch, Karsten

Flurneuordnung in Frankfurt/Oder (LELF): S. 32, 33, 34 u.

Noa, Andreas Werner, Peggy

• Archiv PDV-Systeme:

Katzer, Mathias Volland

S. 2, 24, 26 (2), 44 o., 45, 46, 47, 52 u., 56 (Fotograf: A. Pöcking) / S. 3, 35 o., 36, 44 u., 50, 51, 52 o. (Fotograf: Volker Kadow) /

• Layout:

S. 5, 7, 17, 30 (4), 31 (4), 41 o. (Fotograf: Tobias Lange) /

ART-KON-TOR Kommunikation GmbH

S. 28 (2), 29 (2 o.) • Archiv Staatsverwaltung im Sächsischen Staatsministerium der Justiz

• Druck:

und für Europa: S. 12 • Archiv Stadtverwaltung Erfurt: S. 48 (2), 49 (3) • Archiv Thüringer Staatskanzlei: S. 4 • Archiv VBKTh: S. 53 o. (Fotograf: Jens Lehmann), 53 u.

• Auflage

1.500 Exemplare

• Redaktionsschluss:

2014

• Erscheinungsweise:

zweimal jährlich, 10. Jahrgang

• Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG: S. 54 • dpa: S. 6, 9, 10, 11 • picture alliance: S. 8 o. • picture alliance/dpa-Zentralbild: S. 8 u., • Privatarchiv: S. 29 u. Alle Angaben vorbehaltlich technischer Änderungen. Nachdruck und Vervielfältigung – auch auszugsweise – nur mit Genehmigung der PDV-Systeme GmbH, Erfurt. Alle aufgeführten Warenzeichen sind eingetragen und als solche zu behandeln. Unser Dank gilt auch den ungenannten Helfern.

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Meinung · Impressum

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