Datenschutzrichtlinie Version 1.02 24. Mai 2018
Inhalt 1
EINLEITUNG
3
2
WANN DIESE RICHTLINIE GILT
3
3
DATEN, DIE WIR ERHEBEN UND VERARBEITEN
3
3.1
Datenarten, die wir sammeln
3
3.2
Persönliche Informationen der Nutzer
4
3.3
Persönliche Informationen von Bewerbern
4
3.4
Automatisch gesammelte Daten
4
4
WARUM VERARBEITEN WIR IHRE PERSÖNLICHEN DATEN?
5
4.1
Rechtmäßiges Interesse und Einwilligung des Betroffenen
5
4.2
Status als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
5
5
DATENSICHERHEIT
6
5.1
Zugriff auf Nutzerdaten
6
5.2
Zugriff auf die Daten des Bewerbers
6
5.3
Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
6
5.4
Sicherheit personenbezogener Daten
7
5.5
Speicherung von personenbezogenen Daten
7
6
RICHTLINIE ZUR DATENSPEICHERUNG
7
6.1
Aufbewahrung der Daten des Bewerbers
8
6.2
Aufbewahrung der Nutzerdaten
8
7
PERSÖNLICHKEITSRECHTE
8
7.1
Sie entscheiden
8
7.2
Ihr Kontakt zu uns
9
7.3
Ihr Recht, eine Beschwerde einzulegen
9
Talentory-Datenschutz Richtlinie Version: 1.02
2
1 Einleitung Als Betreiber der Online-Personalbeschaffungsplattform (die „Plattform“) , die Arbeitgeber und Personalvermittler verbindet, ist die Talentory AG, eine in der Schweiz, im Kanton Zürich eingetragene Gesellschaft mit Registrierungsnummer CH-400.4.031.945-4 und mit Sitz an der Okenstrasse 6, CH-8037 Zürich („Talentory“, „wir“, „uns“, „unser/e“), dem Datenschutz der Nutzer der Plattform sowie aller am Talentory-Recruitingprozess beteiligten Personen bei Dritten und den Personalvermittlungsagenturen, insbesondere aber der Bewerber verpflichtet. Sie können sich darauf verlassen, dass wir Ihre Daten vertraulich behandeln und alle Verpflichtungen aus dem Schweizer Bundesdatenschutzgesetz („DSG“) und der Verordnung zum Datenschutzgesetz („VDSG“) in der Schweiz sowie der seit dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) erfüllen (im Folgenden „Datenschutzgesetze“).
2 Wann diese Richtlinie gilt Diese Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) bezieht sich auf Dienstleistungen, die über unsere Website und Plattform („Dienstleistungen“) erbracht oder zur Verfügung gestellt werden und definiert die Grundlage, auf der die persönlichen Daten, die von den Nutzern der Plattform erhoben werden oder die die Nutzer der Plattform uns zur Verfügung stellen, von uns verarbeitet werden. Diese Datenschutzrichtlinie gilt nicht für Aktivitäten und Tätigkeiten Dritter, die Talentory nicht besitzt oder kontrolliert.
3 Daten, die wir erheben und verarbeiten „Personenbezogene Daten“ (oder „persönliche Daten“) sind Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für unsere Sammlung, Verwendung und Offenlegung persönlicher Daten: • durch die Talentory-Plattform und ihre Module, • durch die Dienstleistungen, die wir unseren Nutzern zur Verfügung stellen und/oder von ihnen erhalten, • in Bezug auf Marketing, Verkauf, Werbung oder verwandte Aktivitäten, die von Talentory durchgeführt werden.
3.1 Datenarten, die wir sammeln Wir sammeln verschiedene Arten von Informationen über den gesamten Ablauf der Dienstleistungen hinweg. Die von Talentory erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten bestehen in erster Linie aus: 1. von den Nutzern bereitgestellte Informationen, einschließlich Informationen, die von den Nutzern bei den Personalvermittlern (wie in den „Nutzungsbedingungen“ definiert), dem Arbeitgeber (wie in den „Nutzungsbedingungen“ definiert) sowie dem Talentory-Kundendienst und technischem Personal übermittelt und generiert wurden;
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2. Profildaten des Bewerbers (Kandidaten), die von den Nutzern bei der Personalvermittlung im Namen und mit Zustimmung des Bewerbers an die Plattform übermittelt werden; 3. Automatisch gesammelte Daten, einschließlich der Daten von anonymen Besuchern und registrierten Nutzern, die automatisch gesammelt werden, um eine optimale Nutzererfahrung sowie Plattformüberwachung und -verfolgung zu gewährleisten.
3.2 Persönliche Informationen der Nutzer Die Arten von persönlichen Daten, die von den Nutzern an die Plattform übermittelt werden, können die folgenden persönlichen und beruflichen Daten beinhalten: • • •
Name, Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer; aktuelle Beschäftigungsinformationen (Firmenname, Position, Firmenadresse); fachliche Spezialisierung, Leistungen, Referenzen.
3.3 Persönliche Informationen von Bewerbern Wir verarbeiten die als Bewerbung eingereichten Informationen im Auftrag von Bewerbern (Kandidaten) durch die Personalvermittlung. Die Arten von persönlichen Informationen, die wir verarbeiten, können die folgenden Daten beinhalten: • • • • • •
Name, Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer; Beschreibung der Fähigkeiten, Qualifikationen, relevanter Berufserfahrung sowie des beruflichen Werdegangs des Bewerbers; Informationen über die aktuelle und gewünschte Höhe der Vergütung des Bewerbers; Informationen über den Status der Arbeitserlaubnis des Bewerbers für das Land, in dem sich die Stelle befindet (falls erforderlich); relevante Zusatzdokumente wie Diplome, Zeugnisse, Referenzschreiben usw.; Verweise auf externe Quellen, wie z.B. professionelle Social-Network-Profile, relevante Web-Ressourcen etc.
3.4 Automatisch gesammelte Daten Talentory verwendet Cookies oder verwandte Tracking-Technologien, um ein optimales Nutzererlebnis zu gewährleisten, Trends zu analysieren, die Website zu überwachen und zu verwalten sowie demografische Informationen über unsere Nutzerbasis als Ganzes zu sammeln. Folgende Technologien können zur automatischen Sammlung von Informationen über Talentory-Nutzern verwendet werden: •
Cookies: Wie viele andere Websites auch, nutzen wir sowie die Marketing- und Analysedienste, mit denen wir zusammenarbeiten, „Cookies“, um Informationen zu sammeln. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zu Aufzeichnungszwecken von unserer Website an die Festplatte Ihres Rechners übermittelt wird. Wir verwenden sowohl dauerhafte Cookies, die auf Ihrem Computer oder einem ähnlichen Gerät verbleiben, um Ihre Registrierungs-ID und Ihr Anmeldekennwort für zukünftige Anmeldungen bei der Plattform zu speichern, als auch Session-ID-Cookies, die am Ende Ihrer BrowserSitzung ablaufen. Sie können die Verwendung von Cookies auf individueller Browser-
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•
Ebene steuern, aber wenn Sie Cookies deaktivieren, kann dies Ihre Nutzung bestimmter Funktionen der Plattform einschränken. Web Beacons: Wir sowie unsere Marketingpartner und Analysedienstleister können auch Softwaretechnologie, die als „Web Beacons“ und/oder „Tracking Tags“ bekannt ist, einsetzen, um den Überblick darüber zu behalten, welche Inhalte auf unserer Plattform effektiv sind und um Ihnen relevante Werbung zu liefern. Web Beacons sind kleine Grafiken mit einer eindeutigen Kennung, die für Sie unsichtbar sein können und die dazu dienen, die Online-Aktivitäten von Internetnutzern zu verfolgen. Embedded Scripts: Wir und unsere Marketingpartner, Partner, Analytiker und Dienstleister können auch Softwaretechnologie einsetzen, die als Embedded Script bekannt ist. Ein Embedded Script ist ein Programmiercode, der dazu dient, Informationen über Ihre Interaktionen mit der Plattform zu sammeln, wie z.B. die Links, auf die Sie klicken.
4 Warum verarbeiten wir Ihre persönlichen Daten? 4.1 Rechtmäßiges Interesse und Einwilligung des Betroffenen Talentory stützt sich auf berechtigte Interessen als rechtmäßige Grundlage, auf der wir personenbezogene Daten erheben, verwenden und verarbeiten. Unsere berechtigten Interessen sind die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Nutzern der Plattform. Talentory sammelt persönliche Informationen von Nutzern nur dann, wenn: • wir die persönlichen Informationen brauchen, um einen Vertrag mit dem Nutzer auszuführen, • die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse liegt und nicht durch Nutzerrechte außer Kraft gesetzt wird, oder • der Nutzer in die Sammlung der Daten eingewilligt hat. In einigen Fällen können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, persönliche Daten von Nutzern zu sammeln.
4.2 Status als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter • •
In Bezug auf die persönlichen Daten der Nutzer bei Arbeitgebern und Personalvermittlern ist Talentory ein Datenverantwortlicher. In Bezug auf die persönlichen Daten des Bewerbers sollte Talentory in der Regel nur als Daten-Auftragsverarbeiter betrachtet werden, der im Auftrag seiner Kunden und Nutzer arbeitet. In diesem Fall erwartet Talentory, dass der Kunde/Nutzer, der als Datenverantwortlicher auftritt, eine Datenverarbeitungsvereinbarung abschließt, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. In einigen Fällen sind sowohl der Kunde/Nutzer als auch Talentory als Datenverantwortliche anzusehen.
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5 Datensicherheit 5.1 Zugriff auf Nutzerdaten Der Zugriff auf die Daten des Nutzerprofils ist beschränkt; diese können nur von anderen authentifizierten Nutzern der Plattform, die zu einem solchen Zugriff berechtigt sind, eingesehen werden und sind nicht zugänglich für anonyme Nutzer oder öffentliche Besucher der Website.
5.2 Zugriff auf die Daten des Bewerbers Die von der Personalvermittlung über Talentory übermittelten Informationen werden nur an die Nutzer der Plattform weitergegeben, die direkt am Personalbeschaffungsprozess teilnehmen. Dies sind: • • •
Nutzer der Personalvermittlung, die in Ihrem Namen eine Bewerbung einreichen. Mitarbeiter der Personalabteilung des Arbeitgebers oder andere Mitarbeiter, die berechtigt sind, auf die über eine Personalvermittlung eingereichten Bewerbungen auf die Stelle(n) zuzugreifen, auf die Sie sich über die Personalvermittlung bewerben. Talentory-Mitarbeiter greifen auf Ihre Daten zu, wenn das notwendig ist, um den laufenden Bewerbungsprozess zu unterstützen.
Talentory gibt vorsätzlich keine persönlichen Daten von Nutzern und Bewerbern an Nutzer der Plattform weiter, die nicht direkt in den Bewerbungsprozess dieses Bewerbers involviert sind.
5.3 Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte Talentory gibt personenbezogene Daten nicht vorsätzlich an Dritte weiter, es sei denn, dies wird von Kunden oder Nutzern ausdrücklich verlangt und die Einwilligung des Betroffenen wird erteilt. Dies kann z. B. in folgenden Fällen geschehen: • Die Bewerberdaten werden über das automatisierte Integrationsmodul von Talentory mit der Personalabteilung des Arbeitgebers geteilt. • Der BI- und Analysedienstleister von Drittanbietern verarbeitet einen Teil der persönlichen Daten, um die Anforderungen des Kunden an das Berichtswesen zu erfüllen. • Der externe Zahlungsabwickler, der Zahlungsdetails wie Name und Kreditkarteninformationen benötigt. Unabhängig vom Szenario erfolgt der Datenaustausch mit Dritten nach den gleichen Prinzipien wie in den Abschnitten 3.2 und 3.3 oben beschrieben.
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5.4 Sicherheit personenbezogener Daten Wir ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Daten sicher gespeichert werden und nur denjenigen zugänglich sind, die dazu berechtigt sind. Wir haben strenge Verfahren eingeführt, um unbefugten Zugriff zu verhindern, und ergreifen bei Verdacht auf eine Datenpanne sofort die erforderlichen Maßnahmen. Darüber hinaus führen wir regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen der Plattform durch. Leider kann die sichere Übertragung von Informationen über das Internet nicht 100-prozentig garantiert werden und wir können die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten, die über das Internet übertragen werden, nicht garantieren. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist (z. B. wenn Sie das Gefühl haben, dass die Sicherheit Ihres Kontos gefährdet ist), benachrichtigen Sie uns bitte umgehend gemäß des unten stehenden Abschnittes „Ihr Kontakt zu uns“.
5.5 Speicherung von personenbezogenen Daten Die Daten, die wir aufgrund der Nutzung der Dienste durch die Nutzer der Plattform erheben und verarbeiten, werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) gespeichert, können aber an einen Ort außerhalb des EWR übertragen und dort abgerufen werden. Die Daten können auch Mitarbeitern verarbeitet werden, die außerhalb des EWR für uns oder für einen unserer Leistungserbringer tätig sind. Diese Mitarbeiter können unter anderem bei der Aufgabe Ihrer Bestellungen, der Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten und der Bereitstellung von Support-Dienstleistungen mitwirken. Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten stimmen Sie dieser Art der Übertragung, Speicherung oder Verarbeitung zu. Insbesondere können die personenbezogenen Daten für i) Mitarbeiter von Talentory in der Schweiz zugänglich sein oder ii) vom Hosting-Dienstleister von Talentory auf Servern in der EU sowie in der Schweiz gespeichert werden. In der Schweiz gelten nicht dieselben Datenschutzgesetze wie im EWR. Zwischen Talentory und jedem unserer Daten Verarbeiter wurde eine Datenverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Diese Datenverarbeitungsvereinbarungen sollen dazu beitragen, Ihre Datenschutzrechte zu schützen und Ihnen im unwahrscheinlichen Fall eines Missbrauchs Ihrer personenbezogenen Daten Rechtsmittel zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns bitte gemäß dem unten stehenden Abschnitt „Ihr Kontakt zu uns“.
6 Richtlinie zur Datenspeicherung Talentory speichert personenbezogene Daten während und nach dem Bewerbungsprozess so lange, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist und in Übereinstimmung mit der Einwilligung des Betroffenen. Talentory implementiert Datenhaltungsrichtlinien und führt Datenpflegeprozesse durch, um die Daten zu bereinigen, die nicht mehr benötigt werden, um die legitimen Geschäftsinteressen zu wahren.
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6.1 Aufbewahrung der Daten des Bewerbers Die Bewerberdaten werden 12 Monate nach Abschluss des spezifischen Bewerbungsprozesses aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist oder früher, wenn der Betroffene die Einwilligung widerruft, werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Die Löschung der personenbezogenen Daten kann in einigen Fällen verschoben werden, z. B. wenn sie noch entsprechend dem berechtigten Interesse von Talentory oder den gesetzlichen Verpflichtungen von Talentory benötigt werden.
6.2 Aufbewahrung der Nutzerdaten Die Daten des Nutzerprofils werden 24 Monate nach der Löschung des Nutzerkontos gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist oder sobald der Nutzer die Löschung der Daten verlangt oder die Einwilligung widerruft, werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Die Löschung der personenbezogenen Daten kann in einigen Fällen verschoben werden, z. B. wenn sie noch entsprechend dem berechtigten Interesse von Talentory oder den gesetzlichen Verpflichtungen von Talentory benötigt werden.
7 Persönlichkeitsrechte Gemäß der DSGVO verfügen die Nutzer von Talentory als betroffene Personen über eine Reihe von Rechten. Sie haben das Recht: • • •
•
auf Anfrage eine Kopie ihrer Daten zu erhalten; dazu aufzufordern, fehlerhafte oder unvollständige Daten zu korrigieren; die Organisation aufzufordern, Ihre Daten zu löschen oder die Verarbeitung der Daten einzustellen, z. B. wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind; der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen.
Für den Fall, dass sich ein Betroffener mit einer Anfrage in Datenschutzbelangen an uns wendet, speichern wir diese Korrespondenz mit uns.
7.1 Sie entscheiden Für den Fall, dass wir beschließen, personenbezogene Daten für andere Zwecke als die in dieser Datenschutzrichtlinie genannten zu verwenden, bieten wir dem Nutzer eine wirksame Möglichkeit, die Verwendung der personenbezogenen Daten für diese anderen Zwecke abzulehnen. Insbesondere können wir von Zeit zu Zeit E-Mails an unsere Nutzer über neue Dienstleistungen, Veröffentlichungen und bevorstehende Veranstaltungen senden. Die Nutzer können den Erhalt von Newslettern und anderen sekundären Nachrichten von Talentory jederzeit abbestellen, indem sie die Funktion „Abbestellen“ in jeder von uns versendeten Informations- oder Newsletter-E-Mail auswählen. Die Nutzer erhalten jedoch weiterhin wichtige Transaktions-E-Mails.
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7.2 Ihr Kontakt zu uns Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den DatenschutzAnsprechpartner bei Talentory unter
[email protected] über das WebKontaktformular unter der Adresse https://public.talentory.com/privacy.
7.3 Ihr Recht, eine Beschwerde einzulegen Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der EU-Aufsichtsbehörde des für Sie relevanten Mitgliedstaates einzureichen.
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