CÓDIGO de CONDUCTA
«En última instancia, nuestro éxito depende de la honradez, la equidad, la integridad, el sentido común y la prudencia con que trabajemos todos nosotros.»
Una carta de Dow Wilson CEO
Como compañía que desarrolla tecnologías para ayudar a salvar y proteger vidas, es prioridad de Varian actuar de acuerdo con prácticas comerciales éticas. Nos esforzamos al máximo por hacer bien haciendo lo correcto. Esto significa actuar con ética, responsabilidad, respeto y en cumplimiento de la legislación, allá donde operemos. También significa saber que, al tiempo que cumplimos la misión de la compañía, queremos tener éxito, hacer del mundo un lugar mejor y alcanzar cotas más altas. En Varian, creemos que la ética comienza desde la cúspide, con el consejo de administración y la alta dirección, y nuestro compromiso se extiende a todos nuestros empleados, socios y partes involucradas. Nos tomamos muy en serio el comportamiento ético, comenzando por las prácticas que se derivan de este Código de conducta. Hemos elaborado este Código de conducta para proporcionar orientación cuando surjan preguntas en el desarrollo de la actividad diaria. El código puede calificar determinada conducta como aceptable o inaceptable o proporcionar medios para evitar la aparición de comportamientos o conductas inadecuados. Este Código de conducta no intenta resumir toda la legislación o normativa aplicable a la actividad que desarrollamos ni sintetizar todas las normativas de la Compañía que proporcionan orientación adicional en áreas específicas. Los empleados y socios comerciales de Varian deben comprender la normativa aplicable a la actividad que desarrollamos así como leer y cumplir las normas de la Compañía, incluidas las variaciones regionales. En última instancia, nuestro éxito depende no solo del cumplimiento de este Código de conducta y de estas normas, sino de la honradez, la equidad, la integridad, la diligencia y la prudencia con que trabajemos todos nosotros. El cumplimiento de la normativa es algo que todos debemos hacer. «Hacer lo correcto» siempre ha formado parte de los valores y la cultura de Varian. Nuestra reputación como compañía con la máxima integridad significa todo. Estoy convencido de que nuestro compromiso con el comportamiento ético no es una medida defensiva. A largo plazo, se trata más de un gran diferenciador competitivo que nos permitirá crecer de muchas maneras y alcanzar el éxito como compañía. Y además, es lo correcto.
DOW WILSON CEO Varian Medical Systems, Inc.
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ÍNDICE INTRODUCCIÓN: HAGA LO CORRECTO . . . . . . . . . . . . 4 ¿Quién debe seguir el código de conducta? Qué deben hacer los empleados Qué deben hacer los directores y directivos Cómo buscar orientación y expresar preocupaciones Violaciones y represalias
MERCADO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Legislación aplicable y excelencia normativa Calidad y seguridad del producto Relaciones con los profesionales de la salud Cortesías comerciales Soborno y otros pagos corruptos Trato justo y cumplimiento de la legislación sobre competencia Cumplimiento de legislación comercial Relaciones con proveedores y trabajo con terceros Prevención del blanqueo de capitales
COMPAÑEROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Lugar de trabajo y respeto mutuo Acoso Empleo justo Salud y seguridad Protección de datos de empleados, clientes y pacientes
COMUNIDAD Y ENTORNO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Contribuciones políticas Protección del medio ambiente Comunicación en representación de la compañía
ACTIVOS DE LA COMPAÑÍA E INFORMACIÓN . . . . . . . . . . . 23 Conflictos de interés Información confidencial Uso de información privilegiada y especulación de acciones Propiedad intelectual Oportunidades corporativas Mantenimiento de registros e información pública Sistemas de comunicación de la Compañía Protección y uso adecuado de activos de la Compañía
CORRECCIONES, MODIFICACIONES Y EXENCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Nota: Varian Medical Systems, Inc. y sus filiales en todo el mundo reciben el nombre de «la Compañía» o «Varian» en este Código de conducta. «Consejo» hace referencia al consejo de administración.
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Introducción: Haga lo correcto ¿Quién debe seguir el código de conducta? Qué deben hacer los empleados Qué deben hacer los directores y directivos Cómo buscar orientación y expresar preocupaciones Violaciones y represalias
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¿Quién debe seguir el código de conducta? Garantizar que Varian hace lo correcto es responsabilidad de los • MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE VARIAN, LOS DIRECTIVOS Y DEMÁS EMPLEADOS. • Las FILIALES Y AFILIADAS CONTROLADAS: Varian dispone de más del 50 % de los derechos de votación o derecho de control sobre estas entidades, que deben adoptar y seguir el Código de conducta y las normas de cumplimiento normativo de Varian. • TERCEROS QUE REPRESENTAN A LA COMPAÑÍA («socios empresariales»): Terceros, como agentes, asesores, distribuidores, representantes de ventas, contratistas independientes y empresas conjuntas o socios estratégicos deben: –– Comprometerse a cumplir las disposiciones éticas del Código de conducta. –– Recibir información y formación sobre los requisitos de cumplimiento de normativa aplicables. –– Comprender y cumplir los aspectos pertinentes de las normas de cumplimiento de normativa de Varian.
«Nuestra compañía desea oír sus preocupaciones. Es una forma de identificar y resolver problemas.» PJ Bullock, Director de desarrollo comercial y marketing
Qué deben hacer los empleados COMPRENDER Y CUMPLIR LAS NORMAS DE LA COMPAÑÍA • Compruebe con regularidad si conoce y comprende los patrones legales y éticos de Varian que pueden aplicarse a su trabajo. Revise las normas de la Compañía y estudie las diferencias específicas de cada país, ya que pueden no limitarse a las directrices y requisitos establecidos en el Código de conducta. • Busque en la red interna de Varian la normativa aplicable y las variaciones específicas de cada país o pregunte al representante de recursos humanos. • Asista a las sesiones de formación sobre cumplimiento de normativa que correspondan. • Respete los principios éticos del Código de conducta y siga las normas, procedimientos y prácticas que los respaldan en su trabajo diario. • Contribuya a crear un entorno de trabajo en el que se cumplan los principios éticos y legales más estrictos en su actividad diaria. • Nunca ponga la consecución de objetivos a largo plazo por encima del compromiso de Varian con la ética y con el cumplimiento de la normativa. SER PROACTIVOS • Busque ayuda cuando dude sobre cómo proceder. No tenga miedo a hacer preguntas. • Esté atento al desarrollo de posibles conductas ilegales o que infrinjan el Código de conducta o los procedimientos y normas de la Compañía por parte de cualquier empleado, directivo o tercero que actúe en representación de la Compañía. • Informe con prontitud de posibles infracciones (consulte la sección, Cómo buscar orientación y expresar preocupaciones).
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Qué deben hacer los directores y directivos Además de la conducta que se espera de los empleados, los directores y directivos deben tomar las siguientes medidas para prevenir, detectar y manejar problemas de cumplimiento de normativa: • Dé ejemplo con palabras y acciones. • Fomente el comportamiento ético tomando la iniciativa. • Cree una cultura empresarial en la que los empleados comprendan sus responsabilidades y se sientan cómodos expresando sus preocupaciones de buena fe sin miedo a represalias. • Mantenga la puerta abierta: invite a sus empleados a hablar de ello con confianza. • Tenga en cuenta el esfuerzo de los empleados por mantener un comportamiento ético cuando los evalúe y premie. • Proporcione a los empleados directrices claras sobre su conducta empresarial diaria. • Asegúrese de que los empleados asisten a las sesiones de formación pertinentes y facilíteles la asistencia. • Informe con prontitud cuando existan problemas de cumplimiento de normativa y preocupaciones de los empelados a través de los canales adecuados. No inicie investigaciones por su cuenta. • Coopere con los investigadores de la Compañía. Facilite los documentos y nombres de empleados necesarios. • Asegúrese de que los empleados comprenden que los resultados comerciales nunca están por encima del comportamiento ético.
Cómo buscar orientación y expresar preocupaciones Animamos a todos nuestros empleados, directivos, miembros del consejo de administración y socios empresariales a preguntar o expresar preocupaciones relacionadas con la violación de la legislación, el Código de conducta, los principios éticos comerciales, los principios de contabilidad y auditoría o la normativa de Varian. También se les anima a buscar orientación cuando duden sobre sus responsabilidades de acuerdo con el Código de conducta, las normas de la compañía o los requisitos de la normativa o legislación aplicable. Varian estudiará estos informes con equidad y objetividad y los tratará con total confidencialidad en la medida en que sea razonablemente posible, dada la necesidad de la Compañía de investigar minuciosamente la información proporcionada y de cumplir las obligaciones que se deriven de la legislación o la normativa aplicable o de los procedimientos legales establecidos. La línea confidencial de Varian para ayuda ética y financiera (de ahora en adelante la «Línea directa») es un servicio telefónico para informar dirigido por una firma independiente. Este servicio puede utilizarse, en caso de estar disponible, para preguntar o expresar preocupaciones y es accesible 24 horas al día, 7 días a la semana. En los sitios web internos y externos de Varian y en las distintas ubicaciones de Varian encontrará información sobre cómo acceder a la Línea directa.
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SITUACIÓN Sospecha que un compañero puede haber tenido un comportamiento incorrecto. Como no dispone de ninguna prueba, duda de si debe informar de ello. Le preocupa que su compañero pueda tener problemas, incluso aunque sus sospechas no resulten fundadas. QUÉ HACER: Informe del problema con prontitud utilizando uno o más de los recursos descritos, en función de su jurisdicción. La información que proporcione se utilizará solo en la medida necesaria para investigar la situación. La investigación de todos los informes de posibles incumplimientos o comportamientos no éticos, incluidos los informes que resulten infundados, permiten a Varian mantener la integridad del programa de ética y cumplimiento de normativa.
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Se anima a los empleados que tengan preocupaciones o quejas a informar con prontitud sobre ellas a su supervisor local, al director, al departamento de recursos humanos o a los responsables de cumplimiento normativo.
PREGUNTA: ¿Qué ocurre cuando llama a la Línea directa? RESPUESTA: Cualquier información que busque o las preocupaciones que exprese a través de la Línea directa tendrán una respuesta rápida y discreta. Si llama a la Línea directa, un entrevistador externo registrará con detalle su llamada. Toda la información que se recoja a través de la Línea directa, se enviará a la entidad de Varian correspondiente para su investigación. Un investigador adecuado, en cumplimiento de los requisitos legales locales, investigará las alegaciones de comportamiento ilegal o no ético. El número de individuos implicados en cualquier investigación será el necesario para realizar una investigación completa y se respetará el derecho a la intimidad. Conforme progrese la investigación, es posible que tenga que proporcionar información adicional o responder a preguntas. La información que proporcione se utilizará solo en la medida necesaria para responder a su pregunta o para investigar el problema del que se haya informado. En algunos casos, puede compartirse información con los cuerpos y organismos locales responsables del cumplimiento de la ley o con otras autoridades en cumplimiento de los requisitos legales o para proteger los intereses legales de Varian. Se anima a los empleados que tengan preocupaciones o quejas a informar con prontitud sobre ellas a su supervisor local, al director, al departamento de recursos humanos o a los responsables de cumplimiento normativo. La forma de realizar notificaciones varía de un país a otro, por ello, se recomienda a los empleados que llamen a la Línea directa para obtener más instrucciones sobre cómo informar y a quién sobre un tipo de incidente en particular. Le animamos a que revele su identidad, en lugar de informar de forma anónima, ya que la obtención de sus datos personales permite realizar una investigación más exhaustiva. Si no se encuentra cómodo revelando su identidad, y si la legislación local lo permite, puede informar de forma anónima. IMPORTANTE: En algunos países, la Línea directa solo le permite informar sobre asuntos relacionados con la contabilidad o con las auditorías debido a lo dispuesto en la legislación local. Si desea informar sobre problemas en el lugar de trabajo, póngase en contacto con la dirección local o con el representante de los departamentos de recursos humanos o jurídico.
Violaciones y represalias Varian no tolera las violaciones del Código de conducta. Las violaciones pueden tener graves consecuencias y dar lugar a acciones disciplinarias, como la terminación del contrato, de conformidad con la legislación aplicable. Se anima a todos los empleados a hacer preguntas o expresar preocupaciones. Varian no permitirá la toma de represalias contra cualquier persona que informe, de buena fe, sobre infracciones de la legislación o de la normativa y violaciones del Código de conducta o de las normas de la Compañía. Las represalias, incluido cualquier intento de dañar o calumniar a otro empleado, o cualquier información que se haya proporcionado de mala fe, podrá dar lugar a acciones disciplinarias, incluida la terminación del contrato, de conformidad con la legislación aplicable.
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Mercado Legislación aplicable y excelencia normativa Calidad y seguridad del producto Relaciones con los profesionales de la salud Cortesías comerciales Soborno y otros pagos corruptos Trato justo y cumplimiento de la legislación sobre competencia Cumplimiento de legislación comercial Relaciones con proveedores y trabajo con terceros Prevención del blanqueo de capitales
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Legislación aplicable y excelencia normativa Los empleados de Varian están distribuidos por todo el mundo y existen ciudadanos de países muy diferentes. Por ello, nuestras operaciones estás sujetas a la legislación de numerosos países, provincias, estados, municipios y organizaciones. El incumplimiento de cualquiera de estas leyes puede generar responsabilidad civil y penal y dañar la reputación de nuestros activos. El entorno normativo actual requiere que todos los empleados y directores conozcan la normativa y estén comprometidos con su cumplimiento. En algunos casos, puede existir un conflicto entre la legislación aplicable de dos o más países. Cuando tenga un conflicto, es especialmente importante que consulte a la persona adecuada en el departamento jurídico para que entienda cómo resolver el conflicto adecuadamente. Su departamento o unidad empresarial puede tener su propia normativa, procedimientos o directrices específicas de la actividad que desarrolle. Debe seguir la normativa, los procedimientos y las directrices específicas además de las descritas en el Código de conducta. Si existe conflicto entre normativas, procedimientos y directrices, el Código de conducta y cualesquiera requisitos legales, prevalece la norma más estricta. Si detecta un conflicto entre diferentes normas y directrices, informe a su equipo de gestión o a los departamentos jurídico o de cumplimiento normativo.
«Estoy orgullosa de que Varian actúe con integridad. Nuestra reputación depende de ello.» Shari Huffine, Directora de la oficina de portavoces y patrocinaciones comerciales
Calidad y seguridad del producto La seguridad es primordial en todos los productos y servicios que proporciona Varian. Es responsabilidad de Varian fabricar productos seguros y cumplir todos los requisitos legales y normativos que regulan el diseño, la fabricación y el suministro de productos seguros que marcan la diferencia en los mercados donde están disponibles. Varian diseña y fabrica sus productos para que cumplan las directrices establecidas por las agencias gubernamentales y para que pasen las pruebas y las inspecciones del cliente así como sus criterios de calidad. Realizamos las pruebas y proporcionamos la documentación necesaria para cumplir estos criterios, además de la documentación necesaria sobre estas pruebas. El envío consciente de pruebas falsas u otros datos a cualquier agencia gubernamental o cliente constituye una violación de la ley y de la normativa de la Compañía. Además, Varian recoge y envía información relacionada con las quejas e incidentes de seguridad relacionados con nuestros productos. Todos los empleados pertinentes deben recibir formación sobre el manejo de quejas e informar de los incidentes cuando ocurran. En algunos países, los empleados correspondientes también deberán informar sobre las quejas e incidentes de seguridad relacionados con nuestros productos a las entidades gubernamentales (por ejemplo, entidades reguladoras, de atención a los consumidores o a la policía). Póngase en contacto con el departamento de normativa si tiene alguna pregunta.
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Relaciones con los profesionales de la salud Un profesional de la salud es un individuo o entidad que proporciona servicios de atención sanitaria a pacientes; que adquiere, arrienda, recomienda, usa, acuerda la adquisición o el arrendamiento de o prescribe los productos y servicios de una compañía o influye sobre dichas acciones. Son profesionales de la salud, por ejemplo, médicos, enfermeras, personal de oficina de centros médicos u hospitales y otro personal que esté en contacto con pacientes. PREGUNTA: Conozco a un médico con mucha experiencia con equipos Varian, que ha dejado su puesto actual y está buscando un trabajo nuevo. ¿Puedo contratar a un reclutador o a otro consultor para que le encuentre un puesto de trabajo? RESPUESTA: No. Si proporciona ese servicio se considerará que ha influido de forma inadecuada en el médico y probablemente en el hospital contratante. El desarrollo de relaciones honradas y constructivas con profesionales de la salud es esencial para comprender las necesidades de la comunidad sanitaria. Estas relaciones están reguladas por normas estrictas (que varían entre países) que deben conocer los empleados y agentes de Varian.
«Sé que en Varian existen recursos a mi disposición si no estoy segura de una situación y necesito aclaración» Shalon Maudsley-King, Directora senior de comunicaciones corporativas
Si, por su trabajo, entra en contacto con profesionales de la salud, asegúrese de que estas interacciones (a) tienen un fin comercial válido, (b) son conformes a la legislación, normativa y política de Varian sobre interacciones con profesionales de la salud, y (c) no influyen (ni parecen influir) en cualesquiera decisiones médicas que hayan tomado los profesionales de la salud. En algunos países, Varian debe informar de todos los pagos y transferencias de valor realizados a profesionales de la salud. La normativa y los procedimientos locales para registrar esos pagos deben seguirse de forma precisa y en su totalidad. Consulte al departamento de cumplimiento normativo si tiene alguna pregunta. PREGUNTA: Estoy trabajando fuera de Estados Unidos. Deseo contratar un médico colegiado de EE. UU. para una consultoría aquí. ¿Tengo que informar sobre los pagos que he hecho al médico? RESPUESTA: Sí, todos los pagos efectuados por Varian o sus afiliadas, en metálico o de cualquier otra forma, a los profesionales sanitarios de EE. UU. deben comunicarse, independientemente del país donde se realice la consultoría, o el servicio que fuere. Póngase en contacto con el departamento de cumplimiento normativo para que le oriente sobre cómo informar de estos pagos. Esto también se aplica a otros países.
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Cortesías comerciales La oferta o aceptación de (p. ej., regalos, comidas y otras formas de entretenimiento) pueden ser aceptables o no, en función de quién está ofreciendo o aceptando la cortesía, cuándo se produce la oferta y el motivo de la oferta. Las cortesías comerciales ofrecidas a funcionarios del gobierno o a profesionales de la salud son especialmente delicadas, ya que pueden violar la legislación antisoborno o anticorrupción o los principios de buenas prácticas del sector. Póngase en contacto con el departamento de cumplimiento de normativa si tiene preguntas relacionadas con las cortesías comerciales. Los empleados de Varian pueden ofrecer o aceptar una cortesía comercial directamente o a través de un tercero, solo si la cortesía cumple los siguientes criterios: • Tiene un fin legítimo comercial y no pretende ejercer influencia inadecuada o esperar reciprocidad. • No viola ninguna ley, normativa o política de la compañía. • No se ha hecho en efectivo ni equivalente. • No puede percibirse o parecer un soborno o cualquier pago corrupto. • Es apropiado en términos de valor, tiempo, lugar y frecuencia. • No crea un conflicto de interés. Estos criterios se aplican a todas las cortesías comerciales en cualquier lugar del mundo, incluso si se consideran «una forma de hacer negocio». Debe dirigirse a su supervisor, director, o al departamento de cumplimiento normativo para saber si una cortesía comercial, o cualquier cuestión relacionada con una cortesía comercial, es adecuada.
SITUACIÓN Varian ha invitado a un médico de una clínica privada para que viaje a nuestra sede central corporativa en Palo Alto, California. Los gastos corren a cargo de Varian. El médico desea añadir un viaje secundario para jugar al golf en un campo local y ha preguntado si Varian lo financiará. QUÉ HACER: El viaje secundario para jugar al golf no puede ser pagado por Varian, sus agentes o empleados. Pueden financiarse los gastos de viaje y aquellos gastos razonables en los que se incurra para visitar la sede siempre que estos gastos (1) sean parte de una necesidad comercial demostrada/documentada; (2) no sean excesivos ni profusos; (3) no puedan ser vistos como pagos corruptos o sobornos (consulte la información que se muestra a continuación); (4) no violen ninguna ley o normativa de la compañía (nuestra o del cliente); y (5) estén registrados de forma precisa en los libros de contabilidad de la Compañía.
PREGUNTA: Trabajo en un país donde rechazar una cortesía de un socio comercial puede ser considerado un insulto y poner en peligro la relación comercial. ¿Qué debo hacer si recibo una oferta de cortesía comercial que considero inadecuada? RESPUESTA: Póngase en contacto con su supervisor, director, o con el departamento de cumplimiento normativo para determinar cómo proceder. Es posible que pueda aceptar el regalo en representación de Varian. Las cortesías comerciales son aceptables únicamente si cumplen los criterios definidos.
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Varian está completamente comprometido con los principios y las prácticas de la legislación antisoborno y anticorrupción.
Soborno y otros pagos corruptos Sobornar es ofrecer o dar algo de valor a una persona para influir en su opinión o en su conducta. En el mundo comercial, el soborno puede utilizarse para actuar sobre opiniones o acciones, influir en una decisión, obtener (o mantener) clientes u obtener una ventaja indebida. El soborno y otros pagos corruptos están prohibidos por ley en todo el mundo. Los sobornos pueden realizarse en efectivo o tomar la forma de regalos, entretenimiento, contribuciones o cualquier cosa de valor. La transferencia de un soborno hecho directamente o a través de un intermediario es ilegal. Para evitar que se oculten sobornos u otros pagos corruptos, las compañías deben mantener registros contables precisos y realizar los controles de contabilidad pertinentes. Varian está completamente comprometido con los principios y las prácticas de la legislación antisoborno y anticorrupción. Todos los empleados y todas las partes que actúen en representación de Varian deben compartir este compromiso y evitar cualquier acción que pueda ser vista como un soborno o un pago corrupto.
«Me enorgullezco de hacer bien haciendo lo correcto.» Felix Ye, Ingeniero de control de calidad del software
SITUACIÓN Sabe que un consultor está recibiendo un pago superior al importe que se está facturando por su trabajo y los registros financieros que está revisando no ofrecen explicación alguna. QUÉ HACER: Informe de sus hallazgos a los departamentos jurídico o de cumplimiento normativo o llame a la Línea directa.
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Trato justo y cumplimiento de la legislación sobre competencia Trato justo significa no obtener ninguna ventaja injusta a través de la manipulación, el encubrimiento o la distorsión de hechos materiales, el abuso de información confidencial o privilegiada o prácticas similares. Varian solo compite en base a los méritos de nuestros productos y servicios. Nuestras acciones y relaciones, incluidas aquellas con los clientes, proveedores, competidores y empleados de la Compañía, deben basarse en el trato justo, la competencial leal en calidad, precio y servicios y el cumplimiento de la legislación y normativa aplicable. Nuestras actividades comerciales están sujetas a legislación sobre competencia en la mayoría de países del mundo. Esta legislación está destinada a promover la competencia leal prohibiendo actividades que frenan o inhiben a la competencia de forma no razonable. La legislación sobre competencia es aplicable a muchos aspectos de su actividad comercial, incluidas ventas, mercadotecnia, contrataciones, adquisiciones y fusiones. Esta legislación prohíbe o restringe específicamente cualquier acuerdo o arreglo anticompetitivo para: • Fijar, coordinar o controlar precios.
SITUACIÓN Durante una presentación en una feria profesional, está sentado junto a un representante de ventas de un competidor. Cuando la presentación concluye y la audiencia se dispersa, usted repara en que el representante de ventas del competidor ha olvidado lo que parece ser un informe interno confidencial sobre un nuevo producto. Este informe puede resultarle útil para desarrollar una estrategia de comercialización para un producto competencia directa que Varian está a punto de lanzar. QUÉ HACER: Alerte inmediatamente al representante de ventas de la situación. Cualquier intento de obtener la información contenida en el informe no sería ética y constituiría una violación de los principios de competencia leal.
• Facilitar ofertas colusorias o colusiones en un procedimiento de licitación. • Asistir a un cliente en la redacción del borrador del pliego de condiciones. • Limitar la competencia a otros participantes en el mercado. • Compartir información con competidores sobre precios, beneficios o márgenes de beneficios. • Dividir o asignar mercados, territorios o clientes. • Intercambiar o compartir con un competidor cualquier información no publicada relativa a precios o a cualquier otra información competitiva. • Hacer tratos recíprocos con socios o proveedores. Aunque el espíritu de esta legislación anticompetencia es bastante directo, su aplicación a situaciones específicas puede ser un poco compleja. Si tiene alguna pegunta sobre trato justo o cumplimiento de la legislación sobre competencia leal, póngase en contacto con el departamento jurídico.
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Cuando las relaciones comerciales traspasan fronteras, los empleados deben conocer y cumplir la legislación aplicable y las normas y procedimientos de Varian sobre cumplimiento normativo.
Cumplimiento de legislación comercial El crecimiento y el éxito de la actividad global de Varian depende de nuestra capacidad continua para entablar relaciones comerciales transfronterizas con facilidad. Muchos países regulan las transacciones comerciales internacionales, como las importaciones, las exportaciones y las transacciones financieras internacionales por diferentes razones, como seguridad nacional o política exterior. Varian está comprometido con el cumplimiento de toda la legislación sobre exportación, importación y comercio y con la normativa específica de todos los países en los que Varian desarrolla su actividad comercial. Cuando las relaciones comerciales traspasan fronteras, los empleados deben conocer y cumplir la legislación aplicable y las normas y procedimientos de Varian sobre cumplimiento normativo. La legislación sobre el control de la exportación rige la transferencia de bienes, servicios y tecnología entre países. Tenga en cuenta que muchos países han publicado listas de compañías e individuos que se consideran «partes restringidas» o que están sujetas a sanciones comerciales y financieras. El programa de cumplimiento de legislación comercial de Varian determina la necesidad de establecer controles para determinar que todos los clientes y transacciones cumplan la normativa sobre exportación. Además, algunos programas de sanciones globales restringen o prohíben a Varian el desarrollo de su actividad comercial en o con algunos países, como Cuba, Irán, Corea del Norte, Sudán y Siria, salvo concesión específica de licencia o aprobación por parte de la normativa pertinente. Esta legislación es compleja y cambia con frecuencia, por ello, los empleados deben ponerse siempre en contacto con el departamento de cumplimiento de legislación comercial para obtener orientación sobre cualquier actividad comercial relacionada con estos países. La importación de bienes se rige por legislación y normativa arancelaria. Estas leyes garantizan que solo se introduzcan bienes admisibles en el país de importación y que se pague el importe adecuado de derechos arancelarios e impuestos por esos bienes. Varian debe mantener y proporcionar descripciones precisas de los productos, los códigos aduaneros específicos, el valor comercial y el país de origen de todos los bienes importados. Los empleados deben cumplir toda la normativa sobre concesión de licencias para importación y exportación, documentación de envío, documentación de importación y requisitos de mantenimiento de informes y registros.
Relaciones con proveedores y trabajo con terceros En muchos casos, Varian contrata a individuos o compañías que proporcionan suministros y servicios en representación de Varian. Las acciones y actividades de los proveedores y terceros son atribuibles a Varian. La legislación anticorrupción no siempre diferencia entre actos realizados por Varian o por alguien en representación de Varian. Por tanto, Varian puede asumir responsabilidad por acciones realizadas por sus socios comerciales. Por este motivo, Varian debe tomar algunas medidas cuando entable relaciones con proveedores y terceros, como actuar con la diligencia debida y proporcionar formación anticorrupción, antes de trabajar con ellos. Póngase en contacto con el departamento de cumplimiento normativo si tiene alguna pregunta cuando trate con proveedores y terceros.
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Prevención del blanqueo de capitales El blanqueo de capitales es el encubrimiento del origen del dinero para evitar revelar sus fuentes y su uso o para evadir impuestos. En la actualidad, más de 100 países tienen legislación antiblanqueo. Esta legislación prohíbe realizar transacciones como parte de procedimientos derivados de actividades criminales. Las personas envueltas en actividades criminales como terrorismo, tráfico de estupefacientes, evasión fiscal y fraude, entre otros, pueden intentar blanquear los frutos de sus delitos, ocultarlos o hacer que parezcan legítimos. Un problema relacionado, llamado en ocasiones blanqueo inverso de capitales, es el empleo de fondos legítimos para financiar actividad terrorista. Varian está comprometido con el cumplimiento de toda la legislación antiblanqueo de capitales y antiterrorismo en todo el mundo. Solo entablaremos relaciones comerciales con clientes respetables que desarrollen actividades comerciales legítimas utilizando fondos derivados de fuentes legítimas. Los empleados deben evitar verse envueltos en cualquier transacción que pueda parecer que encubra una conducta ilegal o la naturaleza deshonesta de las ganancias o activos objetos de la transacción. Consulte con los departamentos jurídico o de cumplimiento normativo si tiene alguna pregunta relacionada con las diligencias debidas que deben realizarse antes de entablar relaciones comerciales con cualquier proveedor, contratista, revendedor, distribuidor, cliente u otro tercero. Sea especialmente precavido en transacciones con estructuras extrañas. Si no detecta las relaciones y transacciones con clientes que puedan poner en riesgo a Varian, puede dañar seriamente nuestra integridad y reputación.
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SITUACIÓN Un cliente de Varian en la Unión Europea hace pedidos grandes con un depósito sustancial. El pedido se cancela y el cliente solicita el reintegro de los fondos a una cuenta bancaria numerada en América Latina. ¿Debo preocuparme? QUÉ HACER: Sí, debe preocuparse si una transacción contempla la transferencia de fondos a o de países o entidades no relacionadas con la transacción. Las solicitudes de transferencia de dinero a terceros son también sospechosas y deben ser investigadas para garantizar la legitimidad de la transacción. Consulte con el departamento jurídico o de cumplimiento normativo antes de continuar.
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Compañeros Lugar de trabajo y respeto mutuo Acoso Empleo justo Salud y seguridad Protección de datos de empleados, clientes y pacientes
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Lugar de trabajo y respeto mutuo En Varian, creemos que nuestros empleados son nuestro mayor activo. Cuando se trata a los empleados como miembros valorados del equipo, están motivados para contribuir a crear un buen entorno de trabajo de forma constructiva y eficaz, para lograr el beneficio mutuo de todos. Cada uno de nosotros es responsable de crear y mantener este tipo de entorno. En Varian, no debe existir acoso, discriminación, intimidación ni represalias en el lugar de trabajo. No se tolerarán estos comportamientos, tanto por parte de empleados como de cualquiera que entable relaciones comerciales con Varian. Varian está orgulloso de ser una compañía mundial con empleados, socios comerciales y otras partes involucradas de gran diversidad. Varian espera que sus empleados, directores, miembros del consejo de administración y socios comerciales traten a otros empleados, socios comerciales y partes involucradas con respeto y consideración hacia sus diferentes valores y culturas. Es responsabilidad de cada empleado, director, miembro del consejo de administración de la Compañía y socio comercial ser tolerante con las diferentes normas y creencias y con los diferentes comportamientos de sus compañeros, sea cual sea su relación con Varian.
«Varian cuenta con gente genial. Trabajar con ellos me inspira para dar lo mejor de mí.» Amy Chan, Especialista de control de documentos ESV
Acoso Varian no tolera acoso o intimidación de ninguna forma, sea verbal, no verbal o física. El cumplimiento de toda la legislación aplicable, el sentido común y el respeto hacia los demás debe mantenerse en todo momento. Si cree que alguien le está acosando o está interfiriendo con su capacidad para realizar su trabajo, tiene derecho a pedir a la persona que pare y a decirle de forma clara y profesional que ese comportamiento no es correcto. También puede comunicar su preocupación a su director local o al departamento de recursos humanos o llamar a la Línea directa para informarse sobre las alternativas que existen en su país para informar de dicho comportamiento. Cuando informa de buena fe de un incidente de acoso, la toma de represalias contra usted queda estrictamente prohibida.
PREGUNTA: He visto que se burlan de algunos trabajadores por su religión. ¿Debo hacer algo aunque ellos no hayan dicho nada? RESPUESTA: Sí. La Compañía espera que todos los empleados se traten con respeto y consideración. Si usted es objeto u observa que alguien es objeto de comportamiento ilícito o irrespetuoso, hable con su supervisor local, con su director o con el representante de recursos humanos, o llame a la Línea directa, que le indicará cómo puede informar del incidente según su país.
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Varian no tolerará ningún tipo de discriminación ilícita en el lugar de trabajo.
Empleo justo Varian está firmemente comprometida con proporcionar las mismas oportunidades de empleo a todos sus empleados, tanto actuales como en potencia. La Compañía basa sus decisiones de contratación y ascenso en cualificaciones y méritos, que incluyen las aptitudes individuales, el rendimiento, el liderazgo y otros criterios relacionados con el trabajo, sin importar el grupo étnico, el color, la religión, el sexo, el origen nacional, la ascendencia, la orientación sexual, la edad, el estado civil, la limitación de actividad (como embarazo o alumbramiento) o la discapacidad (incluida cualquier discapacidad física y mental), la veteranía o cualquier otra clase protegida por la legislación estatal, federal y nacional pertinente. Queda estrictamente prohibida la discriminación en base a cualquiera de estas clases protegidas. Cuando las condiciones lo permiten, Varian hace lo posible por integrar a individuos discapacitados.
PREGUNTA: Si se descarta a un candidato que ha solicitado un puesto abierto porque no cumple los requisitos físicos del puesto, ¿he discriminado a este individuo?
SITUACIÓN Cree que su supervisor le está discriminando, pero le preocupa que si dice algo a su supervisor, se incrementen los problemas. QUÉ HACER: Varian no tolerará ningún tipo de discriminación ilícita en el lugar de trabajo. No tiene que seguir la «cadena de mando» en una situación como esta. Comunique sus preocupaciones a su supervisor local, a su representante de recursos humanos o a otro miembro del equipo de gestión local, o llame a la Línea directa, que le indicará las alternativas que tiene en función de su país.
RESPUESTA: En función de la legislación local, no es ilegal descartar al candidato si no puede desempeñar las funciones esenciales del trabajo (como el levantamiento de peso) con una comodidad razonable. Hable con el director de recursos humanos y considere las opciones que tiene antes de descartar a este candidato.
Salud y seguridad Varian está comprometido con el cumplimiento de la legislación sobre salud y seguridad y cree que es lo correcto. Se espera que todos los empleados creen y mantengan un entorno de trabajo seguro que reduzca los accidentes laborales y proteja la salud, el bienestar y la seguridad de los empleados, socios comerciales y visitantes de Varian.
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SITUACIÓN Se le envía a cambiar el cableado del sistema eléctrico de un cliente que ha sufrido un fallo. Sin embargo, el cliente no puede apagar el sistema por completo para realizar las reparaciones como pretendía. Realiza gran parte del trabajo apagando partes del sistema según va necesitando. Al final, solo quedan algunas reparaciones simples del cableado que necesitan un apagado completo. El cliente le pide que repare el cable sin apagar el sistema. Cree que puede hacerlo como favor al cliente con un riesgo mínimo. QUÉ HACER: No debe hacer este favor al cliente. La normativa y las prácticas de trabajo seguro de Varian establecen que la maquinaria conectada a una fuente de alimentación debe desconectarse antes de trabajar en ella. Crear un entorno de trabajo seguro permite, entre otras cosas, que los empleados tengan la seguridad de que sus compañeros no están bajo los efectos de las drogas o el alcohol cuando están trabajando. Para garantizarlo, la Compañía no tolera el abuso de drogas o alcohol en el lugar de trabajo. Todos los empleados deben cumplir los requisitos legales, normativos y de la Compañía relacionados con sustancias ilegales y deben participar en programas de formación sobre abuso de sustancias y asistencia a empleados.
«Nuestros clientes y sus pacientes confían en que respetaremos su intimidad.» Shivakumar Gopalakrishnan, Ingeniero de software y director de ingeniería (aplicaciones)
Protección de datos de empleados, clientes y pacientes Varian es una compañía con certificación de puerto seguro (Safe Harbor) que está comprometida con los niveles más altos de protección de datos de empleados y clientes. La protección de la intimidad de los empleados, la confidencialidad de sus registros y la información personal es esencial. El acceso a los registros de los empleados se limita a individuos con autorización por razones válidas, legales o comerciales, y cualquier información obtenida de los registros de los empleados puede utilizarse solo previa autorización. Varian cumple con toda la normativa local que regula la protección de la información del empleado. Los empleados que tienen acceso o que trabajan con la información personal de compañeros de Varian tienen la responsabilidad de tratar esa información adecuadamente y de tomar todas las precauciones razonables para preservar su confidencialidad. Los empleados tienen acceso a sus propios registros en la medida en que lo permite la legislación aplicable. Además, Varian cumple con toda la legislación aplicable de protección de datos de clientes. Varian puede manejar la información de los pacientes alojada en las instalaciones de nuestros clientes a través de las herramientas de asistencia que ofrecen los productos Varian. Varian cumple la legislación aplicable y la normativa sobre confidencialidad de los datos de paciente e información sanitaria protegida. Varian cumple toda la legislación aplicable relativa al tratamiento de datos de clientes y empleados de acuerdo con la normativa de Varian sobre la confidencialidad de la información de clientes y empleados.
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Comunidad y entorno Contribuciones políticas Protección del medio ambiente Comunicación en representación de la compañía
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Contribuciones políticas La contribución de los fondos, activos, servicios o instalaciones de Varian a o en representación de un partido político, candidato o comité de acción política («PAC», por sus siglas en inglés) está estrechamente regulada o significativamente restringida por la legislación aplicable y la normativa de la Compañía. Ningún empleado o socio comercial actuará en representación de Varian cuando tenga alguna cortesía comercial o realice un regalo o pago a cualquier gobierno o miembro de un partido político, empleado candidato o agente, en los Estados Unidos o en otro país, de forma directa o a través de intermediarios, salvo que realice una contribución al PAC de Varian o tenga previa aprobación por escrito de los departamentos legal o de cumplimiento normativo. Mucha legislación prohíbe los pagos a partidos políticos extranjeros o candidatos a algún cargo político extranjero si se hace con el fin de obtener o mantener algún tipo de actividad comercial o alguna otra ventaja desleal. Además, todos los empleados y socios comerciales de Varian deben cumplir toda la legislación aplicable que regula la participación corporativa en asuntos públicos. Ningún empleado ni socio comercial está autorizado a (a) posicionarse políticamente en representación de Varian, (b) utilizar el membrete de la Compañía cuando exprese opiniones personales, o (c) realizar cualquier acción que pueda ser vista como acto de presión sin la aprobación previa del departamento jurídico. Este documento no pretende prohibir o disuadir a nuestros empleados, directivos o miembros del consejo de administración de que hagan contribuciones políticas personales, participen en el proceso político en su tiempo libre y asumiendo los costes, expresen sus opiniones personales sobre asuntos legislativos o políticos o que se involucren de cualquier otra forma en actividades políticas. Se anima a los empleados a ejercer sus derechos como ciudadanos individuales.
Protección del medio ambiente Varian se compromete a desarrollar su actividad de forma que proteja de forma razonable la salud pública y del medio ambiente. Varian también está comprometido con la conservación de los recursos naturales de la Tierra. Para cumplir los niveles de protección del medio ambiente de Varian, cada instalación debe cumplir la legislación sobre salud pública y medio ambiente que corresponda a su actividad. Cada instalación debe mantener un diálogo abierto con las comunidades locales sobre la naturaleza y los riesgos de los materiales que fabrica o manipula. Es política de la compañía colaborar de forma activa con las autoridades gubernamentales, los grupos sectoriales y el público para concienciar a la comunidad y promover programas de respuesta ante emergencias que permitan tratar cualquier riesgo potencial asociado con los productos y las instalaciones de la Compañía.
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Si no tiene autorización expresa de Varian para proporcionar información en su nombre, debe ser prudente cuando hable de los negocios o productos de la Compañía.
Comunicación en representación de la compañía Solo las personas designadas oficialmente por Varian pueden comunicarse en su nombre. Cuando dude, póngase en contacto con el departamento jurídico. Si forma parte de sus funciones la comunicación en representación de la Compañía, el departamento de comunicaciones de marketing, el departamento de comunicaciones corporativas o su departamento de recursos humanos local deben aprobar las comunicaciones. Si no tiene autorización expresa de Varian para proporcionar información en su nombre, debe ser prudente cuando hable de los negocios o productos de la Compañía. Recuerde que todas las afirmaciones sobre productos y datos financieros están sujetas a normativa estricta y sujetos a restricciones legales. Si viola estas leyes, usted y Varian podrían incurrir en responsabilidad.
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Activos de la compañía e información Conflictos de interés Información confidencial Uso de información privilegiada y especulación de acciones Propiedad intelectual Oportunidades corporativas Mantenimiento de registros e información pública Sistemas de comunicación de la Compañía Protección y uso adecuado de activos de la Compañía
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Los empleados, cargos directivos o los miembros del consejo de administración deben actuar con diligencia y evitar situaciones que representen un conflicto real o potencial con los intereses de Varian.
Conflictos de interés Varian espera que todos sus empleados, directores y miembros del consejo de administración trabajen en interés de Varian. Existe un conflicto de interés cuando las regalías o las actividades están o pueden ser divididas entre los intereses de Varian y los intereses personales (o intereses de un tercero u otra entidad) o cuando un empleado, director o miembro del consejo de administración está en posición de sacar partido a su función y responsabilidades para obtener un beneficio personal. Debe evitarse incluso aquellas situaciones que puedan parecer conflictos de intereses. Los empleados, cargos directivos o los miembros del consejo de administración deben actuar con diligencia y evitar situaciones que representen un conflicto real o potencial con los intereses de Varian. Son conflictos de interés: • Emprender acciones o tener intereses que dificulten el cumplimiento de sus obligaciones. • Recibir o solicitar beneficios ilícitos (favores, regalos, préstamos, etc.), para usted o para un familiar, un cliente, un proveedor, un contratista o un competidor. • Tener una inversión financiera u otro interés comercial en algún cliente, proveedor, contratista o competidor. • Beneficiarse del uso ilícito o de la disposición de propiedades de la Compañía, información confidencial, oportunidades de negocio u otros activos. • Desviar de Varian, para el propio beneficio del empleado o por otro motivo, cualquier oportunidad comercial en la Varian tenga o pueda tener interés. • Obtener ganancias sustanciales de una parte con la que Varian tiene relaciones comerciales o contribuir a que esa parte las obtenga. • Tomar en beneficio personal o aprovechar oportunidades que pertenecen o se presentan a la Compañía o que conoce como resultado de su puesto en la misma. • Contratar o mantener a una persona o entidad como proveedores de servicios de la Compañía porque tienen una relación personal, profesional o comercial con un cliente o cliente potencial de Varian. • Como empleado, trabajar u ocupar un puesto en el consejo de administración de otra compañía sin permiso o en competencia con Varian. • Como miembro del consejo de administración, ser director de o estar empleado por un cliente, proveedor, contratista o competidor de Varian sin la aprobación pertinente. • Beneficiarse directa o indirectamente de la transacción de una persona relacionada (p. ej., una transacción con un tercero que tiene un CEO o miembro del consejo de administración común), como se describe con mayor detalle en la normativa de la Compañía. • Utilizar a un familiar, un agente o a un tercero para realizar las tareas que el empleado tiene prohibidas. Si cree que existe un conflicto de interés comercial potencial, trate lo antes posible la situación con su director, con un representante del departamento de recursos humanos o con el departamento jurídico.
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PREGUNTA: Mi hermana es propietaria de una pequeña empresa que fabrica materiales que pueden ser empleados en los productos de la Compañía. ¿Tener relaciones comerciales con ella está prohibido y supone un conflicto de interés? RESPUESTA: No necesariamente, pero debe informar a la dirección de la relación comercial potencial antes de realizar cualquier negocio, no debe intentar influir en la relación comercial de Varian con la empresa de su hermana. En lugar de usted, una persona imparcial debe decidir si la empresa de su hermana es el mejor proveedor del material.
Información confidencial La información confidencial, incluidos secretos comerciales e información comercial, financiera, técnica y personal es propiedad importante de Varian. El filtrado de información confidencial puede afectar seriamente al rendimiento financiero de Varian y a su posición competitiva y puede comprometer nuestros derechos de propiedad intelectual. Cada empleado, directivo y miembro del consejo de administración tiene la responsabilidad de proteger la información confidencial, tanto interna como externa, de la revelación o el uso no autorizados. La información confidencial debe siempre estar marcada como tal.
PREGUNTA: Me han llamado para formar parte de un jurado. He oído que puedo tener que esperar durante largo tiempo, así que estoy pensando en llevarme mi ordenador portátil para trabajar en un informe sobre un nuevo producto. ¿Está permitido? RESPUESTA: No debe llevar información confidencial a un lugar que pueda comprometer la seguridad de la información. Si va a estar cerca de gente que pueda ver la información de su pantalla, no trabaje en información confidencial. Debe evitar hablar en lugares públicos (incluidas conversaciones telefónicas) sobre las actividades comerciales de la Compañía.
Uso de información privilegiada y especulación de acciones El empleo de información material, no pública («interna») para obtener beneficios financieros u otros beneficios personales, o la revelación de esta información a otras personas puede violar la legislación civil y penal. Se entiende por información interna cualquier noticia sobre la compañía que no conozca el público inversor. La información interna es «material» si puede alterar de forma razonable la información total disponible sobre una compañía o afectar al precio de sus acciones. Puede tratarse, por ejemplo, de pronósticos o cambios en las estimaciones de beneficios, de una fusión, adquisición o venta de activos sustanciales, oferta de acciones o readquisiciones, cambios en la alta dirección; descubrimientos o productos nuevos significativos y expansión o reducción significativa de operaciones.
PREGUNTA: Estaba hablando con mi primo y he mencionado que próximamente haré un viaje de negocios para cerrar un trato a fin de adquirir la compañía X. ¿Esto puede ser un problema? RESPUESTA: Sí. Si usted o su primo comercian con existencias de alguna compañía involucrada en el trato, ambos pueden ser acusados de uso de información privilegiada. También, si su primo transmite la información a otra persona, usted puede verse implicado.
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Los empleados, directivos y miembros del consejo de administración que conocen información material interna de una compañía tienen prohibido contratar valores de esa compañía de forma directa o indirecta (conocido como «uso de información privilegiada») y no deben revelar esta información a otros o recomendar que cualquiera contrate valores de esa compañía (conocido como «revelación de información»). La información puede ser sobre Varian o sobre otras compañías, si un individuo conoce la información sobre otras compañías a través de su relación con Varian. Las restricciones para evitar el uso de información privilegiada y especulación de acciones también se aplican a familiares y otras personas que compartan vivienda con los empleados y miembros del consejo de administración, así como a cuentas que están controladas por o sujetas a la influencia de estas personas. Los empleados, directivos y miembros del consejo de administración que conocen información material no pública están sujetos a limitaciones de contratación adicionales. Si tiene alguna pregunta sobre información interna y contratación de valores, póngase en contacto con el departamento jurídico.
«Nuestro éxito se basa en la innovación continua como medio para salvar cada vez más vidas.» Marjorie Cadet, Directora de programas sobre instalaciones
Propiedad intelectual La propiedad intelectual es uno de los activos con más valor de Varian. Todos los empleados deben trabajar para proteger nuestras patentes, marcas comerciales, derechos de autor, secretos comerciales y otra información confidencial. También es esencial que respetemos los derechos de propiedad intelectual de los demás. El uso no autorizado de la propiedad intelectual de terceros puede exponer a Varian o a sus empleados a sanciones civiles o penales. PREGUNTA: Uno de nuestros productos tendrá próximamente una nueva función que ayudará a superar a la competencia. Un cliente importante me está presionando para que describa la nueva función, ya que tiene que tomar una decisión sobre adquisiciones esta semana. Sé que la Compañía quiere patentar la función, pero no estoy seguro de si se ha solicitado ya. ¿Debo mostrar al cliente la nueva función? RESPUESTA: No. Debe consultar al consejo de patentes primero, ya que si muestra la función a un cliente antes de haber enviado la solicitud de la patente, puede hacer que la Compañía pierda la posibilidad de obtener una patente.
Para proteger nuestra propiedad intelectual, es vital comprobar de forma razonable y puntual si los nuevos productos, servicios, procesos y software tienen posibles invenciones o secretos comerciales y si infringen los derechos de propiedad intelectual de terceros. Póngase en contacto con el departamento jurídico para saber si es necesario disponer de licencias o aprobaciones para utilizar la propiedad intelectual protegida de terceros como patentes, marcas comerciales e información confidencial. Informe con prontitud de todas las invenciones al departamento jurídico para garantizar la protección adecuada del producto mediante patentes.
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Los empleados, cargos directivos y miembros del consejo de administración deben actuar en el interés legítimo de la Compañía cuando surja la oportunidad.
Oportunidades corporativas Los empleados, directivos y miembros del consejo de administración tienen prohibido aprovechar (o dirigir hacia un tercero) una oportunidad comercial descubierta gracias al uso de propiedad o información corporativa o a través de su puesto en la Compañía, salvo que se haya ofrecido la oportunidad antes a la Compañía y la haya rechazado. En general, los empleados, directivos y miembros del consejo de administración tienen prohibido utilizar propiedad o información corporativa o su puesto en la Compañía para obtener un beneficio personal y competir con la Compañía. Los empleados, cargos directivos y miembros del consejo de administración deben actuar en el interés legítimo de la Compañía cuando surja la oportunidad.
Mantenimiento de registros e información pública Varian toma decisiones comerciales en base a información procedente de la Compañía a cualquier nivel. El suministro de información incompleta o imprecisa puede tener consecuencias legales y financieras graves. Muchas agencias gubernamentales, como la U.S. Securities and Exchange Commission, la U.S. Food and Drug Administration y la Comisión Europea establecen por ley la necesidad de presentar informes comprensibles, precisos y completos de forma puntual, así como declaraciones tributarias a las autoridades pertinentes, y mantener libros y registros con un nivel de detalle razonable que reflejen la actividad de Varian con precisión. Como parte del proceso, es posible que algunos empleados, directivos y miembros del consejo de administración tengan que presentarse personalmente para proporcionar información que ayude a Varian a cumplir estos requisitos. La Compañía espera que todos los empleados, directivos y miembros del consejo de administración se tomen en serio esta responsabilidad y registren la información pertinente con puntualidad de forma completa, precisa, transparente y honrada. Ningún empleado podrá introducir, o causar la introducción, de información en los libros o registros de la Compañía que falseen, tergiversen, omitan u oculten intencionadamente la verdadera naturaleza de cualquier transacción o resultado. Por ejemplo, los empleados no deben autorizar ni establecer acuerdos paralelos con órdenes de compra o contratos con clientes. Además, las transacciones, evaluaciones y estimaciones de Varian deben registrarse y presentarse según lo establecido para rendir cuentas de los activos y permitir la preparación de resultados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
PREGUNTA: Varian recibirá un pago por una elevada suma de un cliente si certificamos que la instalación del proyecto ha finalizado. No estamos seguros de si algunos detalles han sido instalados ya, pero lo estarán pronto. Está próximo el final del año y nos gustaría asegurar el pago. ¿Podemos enviar ya nuestra factura y certificación? RESPUESTA: No, no puede enviar la factura y certificación hasta que hayamos recibido confirmación de que la instalación ha finalizado en los términos establecidos en el contrato.
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Sistemas de comunicación de la Compañía En Varian, se utilizan herramientas de comunicación, como correo electrónico, ordenadores, archivos de datos, teléfonos, mensajes de voz, marcas comerciales y logotipos con fines laborales porque hacen más eficiente y eficaz el trabajo y la comunicación de nuestros empleados. Los empleados tienen la responsabilidad de utilizar estas herramientas de forma profesional, ética y legal y actuar con sentido común y prudencia como se establece en la normativa de la Compañía. Todos los empleados deben utilizar las herramientas de comunicación de Varian de acuerdo con la normativa de la Compañía. Todas las comunicaciones deben ser profesionales, honradas y precisas. Los empleados no deben tratar asuntos personales en las instalaciones de la Compañía, durante su tiempo de trabajo en la Compañía, o utilizando herramientas de comunicación de la Compañía. Las instalaciones de Varian fuera de los Estados Unidos pueden regirse por normativa más restrictiva o incluso prohibir el empleo de sistemas de la Compañía para uso personal. Estas instalaciones tendrán sus propias reglas sobre la inspección y monitorización de correos electrónicos y otras comunicaciones electrónicas en base a la legislación local y los empleados deben asegurarse de consultar la normativa local cuando proceda.
Protección y uso adecuado de activos de la Compañía Todos los empleados, directivos y miembros del consejo de administración deben proteger los activos de la Compañía, tanto tangibles como intangibles, de pérdida, robo, uso indebido o revelación indebida y garantizar su uso eficiente. El uso indebido de los activos de la Compañía tiene un impacto directo en su rentabilidad. Los activos de la Compañía solo deben utilizarse con fines comerciales legítimos, aunque puede aceptarse el uso personal aislado de algunos activos si cuenta con la aprobación de su supervisor.
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Correcciones, Modificaciones y Exenciones El consejo de administración o un comité del mismo podrán modificar el Código de conducta de forma ocasional, de conformidad con lo establecido en el Securities Exchange Act de 1934 sobre revelación y otras disposiciones, y las reglas allí expuestas (el «‘34 Act»), y las reglas aplicables de la New York Stock Exchange (las «Reglas de la NYSE»). Cualquier corrección, modificación o exención de las disposiciones del Código de conducta para los CEO o miembros del consejo de administración de la Compañía solo podrá realizarla el Consejo o un comité del Consejo y deberán informarse lo antes posible a los accionistas según lo establecido en el ‘34 Act y en las reglas de la NYSE.
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