Checkliste Unternehmenx

Sollten dennoch Fragen offen bleiben, hilft Ihnen Ihr Berater gerne weiter. Vorbereitende Tätigkeiten. Inkassovereinbarung mit uns. Für den erstmaligen Einzug ...
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Das SEPA–Lastschriftverfahren Checkliste und Hinweise für Unternehmen Aufgrund von EU-Vorgaben werden die heutigen nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Kontonummer und Bankleitzahl zum 1. Februar 2014 durch die SEPA-Zahlverfahren mit internationaler Kontonummer (IBAN) und internationaler Bankleitzahl (BIC) abgelöst. Wir haben Ihnen mit dieser Checkliste zusammengestellt, was für die Teilnahme am SEPALastschriftverfahren notwendig und zu beachten ist. Neben einigen vorbereitenden Tätigkeiten erfahren Sie hier, wie Sie Ihr Unternehmen in wenigen Schritten fit für das SEPAVerfahren machen und welche Hinweise außerdem zu beachten sind. Die Checkliste soll Ihnen darüber hinaus helfen, einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihr Unternehmen zu erstellen. Auf unserer Internetseite www.volksbankwfsz.de finden Sie alle weiteren Details, Begriffserklärungen und einen Fragen-/Antwortenkatalog einfach und verständlich aufbereitet sowie einige Hilfsmittel und die für das SEPA-Verfahren nötigen Formulare. Sollten dennoch Fragen offen bleiben, hilft Ihnen Ihr Berater gerne weiter.

Vorbereitende Tätigkeiten Inkassovereinbarung mit uns Für den erstmaligen Einzug von Lastschriften ist der Abschluss einer Inkassovereinbarung mit uns notwendig. Wenn Sie uns bisher bereits Lastschriften zum Einzug eingereicht haben, bleibt die seinerzeit getroffene Inkassovereinbarung - sofern darauf die Teilnahme am SEPA-Verfahren schon vereinbart wurde - auch für die Zukunft gültig. Zahlungsverkehrs-Software prüfen Sofern Sie eine Software (z. B. Starmoney) für die Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs und den Einzug von Lastschriften nutzen, sollten Sie prüfen, ob die von Ihnen verwendete Version SEPAfähig ist. Wichtiger Hinweis: beleggebundene Lastschriften sind ab dem 01.02.2014 nicht mehr möglich.

Ihre IBAN und Ihr BIC Für die Teilnahme an den SEPA-Zahlverfahren brauchen Sie Ihre IBAN und Ihren BIC. Diese sind auf Ihren Kontoauszügen und auf Ihrer VR-BankCard heute schon angedruckt. Unser Tipp: Sollten Sie demnächst Geschäftsdrucksachen (z. B. Briefbögen) neu drucken lassen, nehmen Sie Ihre IBAN und die BIC gleich mit auf.

In 5 Schritten bereit für SEPA Schritt 1: Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer Wer SEPA-Lastschriften einziehen möchte, braucht eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese können Sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen. Nach wenigen Tagen erhalten Sie die Mitteilung der Deutschen Bundebank mit Ihrer Gläubiger-ID. Von diesem Schreiben brauchen wir eine Kopie. Schritt 2: Umstellung der Bankverbindungen Ihrer Zahlungspflichtigen auf IBAN und BIC Für den Einzug von SEPA-Lastschriften brauchen Sie die IBAN (Internationale Kontonummer) und den BIC (Internationale Bankleitzahl) Ihrer Zahlungspflichtigen. Wenn Sie die Ihnen bereits vorliegenden deutschen Bankverbindungen schnell und bequem in IBAN und BIC umwandeln wollen, nutzen Sie dafür Ihre Zahlungsverkehrs-Software oder den IBAN/BIC-Konverter auf unserer Internetseite. IBAN und BIC ausländischer Kunden können nur bei diesen erfragt werden. Schritt 3: Austausch eines Lastschriftmandats mit dem Zahlungspflichtigen Mit dem SEPA-Lastschriftmandat erlaubt Ihnen der Zahlungspflichtige, Lastschriften von seinem Konto einzuziehen (wie bisher die Einzugsermächtigung bzw. der Abbuchungsauftrag). Neu ist, dass auf diesem Mandat folgende Angaben vermerkt sein müssen: - die Gläubiger-ID, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben (siehe Schritt 1) - die Kennzeichnung, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung handelt - IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen, nicht mehr die bisherige Kontonummer und Bankleitzahl - die Mandatsreferenz (siehe Schritt 4) Unter dem Menüpunkt Formulare finden Sie die für alle Teilnehmer im Wortlaut verbindlichen Mandate zum Download. Schritt 4: Erstellung eindeutiger Mandatsreferenzen Jedes Mandat muss mit einer von Ihnen frei wählbaren Mandatsreferenz versehen sein. Dafür stehen Ihnen bis zu 35 Stellen zur Verfügung, die Sie mit Buchstaben und Zahlen belegen können (z. B. Kundennummer 1234). Schritt 5: Umstellung vom bisherigen Lastschriftverfahren auf das SEPA-Verfahren Wenn Ihnen bereits Einzugsermächtigungen Ihrer Kunden vorliegen, sind diese auch weiterhin gültig. Sie müssen Ihre Kunden lediglich über die Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschriften informieren und ihnen Ihre Gläubiger-ID und die jew. Mandatsreferenz mitteilen. Dies muss schriftlich geschehen, z. B. per Brief. Sie können diese Mitteilungen aber auch im Verwendungszweck der letzten, unter dem bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren einzuziehenden Lastschrift vermerken und sparen damit Arbeitsaufwand und Kosten. Wenn Sie bislang mit Abbuchungsaufträgen gearbeitet haben, müssen Sie bis zum 31.01.2014 neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate mit Ihren Kunden vereinbaren. Die Ihnen heute vorliegenden Abbuchungsaufträge sind danach nicht mehr gültig. Bitte teilen Sie uns rechtzeitig vor Einzug der Lastschriften mit, dass Sie auf das SEPA-Verfahren umstellen, damit wir die notwendigen Änderungen auch bei uns vornehmen können.

Weitere wichtige Änderungen und Hinweise Information des Zahlungspflichtigen Mindestens 14 Tage vor Fälligkeit der jew. Lastschrift ist der Zahlungspflichtige über das Fälligkeitsdatum und den Betrag zu informieren, sofern Sie mit ihm nichts anderes vereinbart haben. Einzug der Lastschrift rechtzeitig vor Fälligkeit SEPA-Basis-Lastschriften können frühestens 14 Tage vor Fälligkeit eingezogen werden. Damit der vereinbarte Fälligkeitstag eingehalten werden kann, muss der Einzug spätestens 5 Geschäftstage vor Fälligkeit erfolgen, wenn es sich um erst- oder einmalige Lastschriften handelt. Bei wiederkehrenden Basis-Lastschriften reichen 2 Tage aus. Für SEPA-Firmen-Lastschriften ist die Einreichung 1 Tag vor Fälligkeit ausreichend. Aufbewahrungspflicht Die Original-Lastschriftmandate Ihrer Kunden müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Ablauf eines Mandats bei Nichtnutzung Ziehen Sie länger als 3 Jahre keine Lastschrift ein, wird das Mandat ungültig und muss mit dem betreffenden Kunden neu vereinbart werden. Rückgabefristen bei Widerspruch Ihr Kunde kann eine Lastschrift mit dem Basis-Lastschriftverfahren innerhalb von 8 Wochen nach Belastung wegen Widerspruchs zurückgeben. Eine Lastschrift aus dem Firmen-Lastschriftverfahren kann nicht wegen Widerspruchs zurückgegeben werden. Neue Gläubiger-ID bei Änderungen der Firma Bei einer Änderung in der Firma Ihres Unternehmens (z. B. Namensänderung, Rechtsformwechsel, Fusion oder Änderung des Hauptgeschäftssitzes) muss eine neue Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt und die alte ID gelöscht werden. Trennung von Basis- und Firmenlastschriften

Wenn Sie Ihre SEPA-Lastschriften elektronisch übermitteln, dürfen Basis- und Firmenlastschriften nicht in einem gemeinsamen Dateisatz enthalten sein. Sie würden sonst abgewiesen werden.

In Kürze: was bleibt, was ist neu Wenn Sie bereits am bisherigen Lastschriftverfahren teilnehmen, werden Sie festgestellt haben, dass sich unter SEPA gar nicht so viel Neues verbirgt und dass es auch nicht so kompliziert ist, wie es auf den ersten Blick scheint. Grund dafür ist, dass für die neuen EU-Regelungen die in Deutschland schon lange praktizierten Verfahren nicht geändert, sondern nur ergänzt wurden. Auch künftig gibt es zwei Lastschriftverfahren: Die SEPA-Basis-Lastschrift (bisher: Lastschrift mit Einzugsermächtigung) und die SEPA-Firmen-Lastschrift (bisher Lastschrift mit Abbuchungsauftrag). Der Hauptunterschied der beiden Verfahren besteht nach wie vor darin, dass die Basis-Lastschrift vom Zahlungspflichtigen wegen Widerspruchs zurückgegeben werden kann, die FirmenLastschrift jedoch nicht. Bisher waren Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge auf unbegrenzte Zeit gültig. Die neuen Mandate für SEPA-Lastschriften erlöschen, wenn Sie bei einem Kunden länger als 3 Jahre keine Lastschrift einziehen, und müssen dann neu vereinbart werden. Geändert hat sich die Widerspruchsfrist für den Zahlungspflichtigen bei SEPA-Basis-Lastschriften (bisher Einzugsermächtigung). Konnte Ihr Kunde die Lastschrift bisher innerhalb von 6 Wochen nach Zugang des Rechnungsabschlusses wegen Widerspruchs zurückgeben, muss er dies jetzt innerhalb von 8 Wochen nach Belastungsdatum tun. In der Natur der Sache liegt es, dass für den europaweiten Zahlungsverkehr nicht mehr die nationalen Kontonummern und Bankleitzahlen verwendet werden können. Wie auch bei SEPAÜberweisungen sind bei den Lastschriftverfahren die IBAN (Intern. Kontonummer) und der BIC (Intern. Bankleitzahl) erforderlich. Wirklich neu sind einige Regelungen, die zum Vorteil des Zahlungspflichtigen eingeführt wurden: Zum einen ist dies die Pflicht, den Kunden rechtzeitig über das Fälligkeitsdatum und den Betrag der Lastschrift zu informieren, damit er für ausreichend Deckung auf seinem Konto sorgen kann. Zum anderen ist es die Vergabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz, die dem Zahlungspflichtigen die Kontrolle von Belastungen auf seinem Konto erleichtern soll.