Berlin, 27.06.2003

P r e s s e m i t t e i l u n g DRT- Fachzeitschriften, Publikationen im IT-Umfeld

optimal systems gesellschaft für innovative computertechnologien mbh Cicerostraße 26 D – 10709 Berlin Tel.: +49 –30 –8 95 70 80 Fax: +49 –30 –8 95 70 88 88

ANTIGUA-Thesen als Entscheidungshilfe für DRTWillige - Workshopteilnehmer erarbeiten Thesenpapier zur kurzfristigen Einführung von Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowsystemen

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Ihre Anmerkungen:

Juli 2003 - Deutschland ist von einem Investitionsstau geprägt, der insbesondere die Entwicklung der IT-Industrie in Schach hält. Eine Gruppe bestehend aus 30 engagierten Innovatoren folgte der Einladung des Softwareherstellers OPTIMAL SYSTEMS aus Berlin und führte in Dänemark - unter Leitung von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult GmbH und langjähriger Berater im Markt von Dokumentenmangement- und Archivsystemen - einen DRT-Workshop durch. Der heterogene Teilnehmerkreis setze sich u.a. aus weiteren Beratern, wie Dr. Hartmut Storp (Dr. Storp Consulting), Renate und Sigfried Karl (DSK-Beratungsgesellschaft mbH) sowie Vertretern der Fachpresse aus dem IT-Umfeld, Kunden und Interessenten von und für DMS und Workflowlösungen von Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, aber auch von öffentlichen Verwaltungen zusammen. Somit waren alle wesentlichen Meinungsgruppen für die Erarbeitung eines Thesenpapiers im Workshop vertreten. Umrahmt wurde die Veranstaltung von einem Segeltörn auf dem Dreimaster-Traditionssegler „ANTIGUA“ aus dem Jahr 1916. Ziel der 3-tägigen Veranstaltung sollte es sein, herauszuarbeiten, nach welchen Kriterien ein Unternehmen bzw. eine Institution zu einer Entscheidungsfindung über die Einführung eines digitalen Archiv-, Dokumentenmanagement- oder Workflowsystems gelangen kann. In der heutigen Zeit sollen Informationen immer schneller und präziser zur Verfügung stehen. Akten sollen gezielt weitergereicht und bearbeitet werden. Enthaltene Daten sollen beliebig gefiltert, neu zusammengestellt und mit anderen Informationssystemen ausgetauscht werden. Auch sollen bestimmte Dokumente und Daten nicht allen Personen zugängig und eine Manipulation der Daten möglichst ausgeschlossen sein. Zentral Daten zu verwalten ist heute kaum noch ein Problem, dafür gibt es Archivsysteme, die zur reinen Dokumentenhaltung und Reproduktion gedacht sind. Mit diesen erhält der Anwender zwar ein platzsparendes Aufbewahrungsmedium, aber es wird lediglich das Lager durch einen Computer ersetzt. Die Suche nach archivierten Dokumenten ist nicht viel komfortabler als beim klassischen Akten-Archiv. Aber wann werden Daten zu Informationen? DRT-Systeme regeln die Erstellung und Bearbeitung, den Austausch und den Zugriff von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art zwischen verschiedenen Personen. Ein DMS erweitert das Ar-

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chiv um die Funktionen eines Transportmediums mit hochkomfortablen Recherche-, Bearbeitungs- und Bereitstellungsmöglichkeiten. Unterschiedliche Inhalte von Dokumenten lösen dabei oft unterschiedliche Bearbeitungsvorgänge aus. Soll nun auf Basis solcher Dokumente ein geregelter Datenaustausch erfolgen, so sind Systeme gefragt, mit denen prozessorientierte Workflows konzipiert und realisiert werden können.

Ihre Anmerkungen:

Eine Umrüstung auf vollständig digitale Informationsverwaltung bedeutet für die Mehrheit der Unternehmen jedoch eine enorme Aufgabe, da sie oft nicht über die notwendige Infrastruktur verfügen und Medienbrüche zwischen IT-Systemen und Papier noch zum Alltag gehören. Ein Berg voller Fragen tut sich vor den Unternehmen auf und oft ist es eine Gratwanderung, ob DRT-Projekte umgesetzt werden oder nicht. Grundsätzlich kommt es auf eine gute, umfassende Vorarbeit an, die zunächst vom Kunden/Unternehmen selbst geleistet werden muss - entweder in Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Beratungsunternehmen oder in direkter Kooperation mit dem Softwareanbieter. Welche Voraussetzungen müssen nun aber in einem Unternehmen erfüllt sein, um ein DRT-Projekt zu starten und ein digitales Archiv, ein Dokumentenmanagementoder gar ein Workflowsystem im Unternehmen einzusetzen? Unterschiedliche Branchen, die Unternehmensgröße und zahlreiche verschiedene Einsatzszenarien lassen den Interessenten bereits beim ersten Konzeptionsversuch verzweifeln. Je größer das Unternehmen, desto höher sind die Kosten für den Archivraum, das Personal für die alltägliche Aktenablage und Recherche und das damit verbundene Material (Papier, Schränke, Ordner, Kopierer, etc.). Mit der Größe des Archivs wächst die Unübersichtlichkeit überproportional. Die Aktensuche wird nicht selten zu der berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Trotz der Möglichkeiten, die der Anwender moderner DRT-Systeme hat, existieren immer noch Vorurteile. Die moderne Form der Archivierung durch Digitalisierung, Ablage auf optischen Speichermedien mit ihren Vorteilen ausgiebiger Recherchemöglichkeiten, Unterstützung und Automatisierung der Vorgangsbearbeitung etc., hat sich im allgemeinen Bewusstsein noch nicht durchgesetzt. Es herrscht die Meinung vor, dass ein „Archiv“ ein Aufbewahrungsort für nicht mehr benötigte Dokumente sei, wobei mit dem Wort Dokumente oft nur Schriftstücke assoziiert werden. Auch ist immer noch der Glaube weit verbreitet, dass Daten auf Papier sicherer gespeichert sind als in digitaler Form. Dennoch stellen immer mehr Unternehmen heute fest, dass es bereits höchste Zeit ist, sich mit DRT-Lösungen intensiv auseinander zu setzen. Sie suchen nach Parametern, an denen Sie sich orientieren können, um den Fragen nachzugehen: Macht es für mein Unternehmen Sinn, über die Einführung einer DRTLösung jetzt schon nachzudenken? Welche Rahmenbedingungen sollten intern geklärt sein, bevor ein Projekt gestartet wird um zukünftig effizienter zu arbeiten und zu wirtschaften – statt noch weiter zu warten?

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Deshalb haben die rund 30 Workshop-Teilnehmer die folgenden, sogenannten ANTIGUA-Thesen aufgestellt, die zu einer schnelleren Entscheidung für die Einführung von DRT-Systemen führen können, wenn mind. 3 Thesen auf ein Unternehmen bzw. eine Institution zutreffen.

Ihre Anmerkungen:

... Antigua-Thesen....

Im täglichen Geschäft ist es heute unumgänglich, für einen schnellen Zugriff jede Information digital sofort verfügbar zu haben. Sollen darüber hinaus Informationen verteilt werden, so muss eine Lösung eingesetzt werden, welche die Inhalte der Dokumente „erkennt“ und anhand dieser Inhalte die gefundenen Informationen einfach und übersichtlich zugänglich macht. Erst die gezielte Bereitstellung von Informationen im Unternehmen kann vom Menschen in nutzbringende Information transformiert werden. Das „Wissen des Unternehmens“ ist in Dokumenten gespeichert! Wenn nun die Speicherung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten nicht systematisiert ist, sondern dem Zufall überlassen bleibt, dann riskiert das Unternehmen, dass wichtige Teile seines Wissens verfälscht werden, verloren gehen oder missbraucht werden. „Wissen“ ist in einer sich immer schneller ändernden Unternehmens- und Technologielandschaft wichtigster Produktionsfaktor geworden. Die „Hol-Schuld“ des Anwenders wird zur „Bring-Schuld“ der EDV. Zögern Sie also nicht länger und warten auf die nächste Entwicklungsstufe, sondern fordern Sie die IT-Industrie heraus – sie ist gewappnet. Gehen Sie zur DMS Expo in Essen, 16.-18.09.2003

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Die ANTIGUA-Thesen zum Einsatz von DRT Document Related Technologies

Der Einsatz von Dokumenten-Technologien ist eine der wichtigsten Herausforderungen, die sich heute Unternehmen, Behörden und Organisationen stellt. Informationen jedweder Art wirtschaftlich erschließbar zu machen ist ein wichtiger Wettbewerbs- und Effizienzfaktor geworden. Die Nutzenpotentiale, erheblichen Kosteneinsparungen und Produktivitätszugewinne, die diese Technologien bieten, sind noch zu wenig bekannt. In einem interdisziplinären Workshop haben Experten der DRTBranche von Anwenderunternehmen, Unternehmensberatungen, Fachpresse und Lösungsanbietern auf einer Seereise mit der ANTIGUA im Juni 2003 die Voraussetzungen für den Einsatz von Dokumenten-Technologien diskutiert und in den zehn ANTIGUA-Thesen zusammengefasst. Die Einführung einer DRT-Lösung, z.B: elektronische, Archivierung, Dokumentenmanagement, Collaboration oder Workflow, ist unumgänglich und bringt wirtschaftliche Vorteile, wenn Ihr Unternehmen auf folgende Fragestellungen trifft:

Die ANTIGUA-Thesen Erschließung

Wenn vorhandene Information in Papierablagen und elektronischen Systemen nicht mehr mit vertretbaren Aufwand erschlossen und genutzt werden kann.

Zeitgewinn

Wenn mehr Zeit für das Wesentliche gewonnen und Routinetätigkeiten durch Automatisierung vereinfacht werden sollen.

Regelgerechtigkeit

Wenn durch rechtliche Regelung und Normierungen der Einsatz von Dokumenten-Technologien erforderlich wird.

Qualität

Wenn die Qualität der Arbeitsabläufe und Arbeitsergebnisse gesichert werden soll.

Auskunftsfähigkeit

Wenn die vollständige schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern ein Erfolgsfaktor ist.

Standortunabhängigkeit Wenn die Nutzung der Information unabhängig von Erzeuger, Standort und Zeit sein muss.

Datenmenge

Wenn die Mengen von Papier und elektronischer Information nicht mehr sinnvoll verwaltet werden kann.

Wettbewerbsfähigkeit

Wenn man mit Produkten und Dienstleistungen schneller am Markt sein will.

Externe Beeinflussung

Wenn Kunden und Markt den Einsatz moderner Informationstechnologie erforderlich machen.

Entscheidungsfindung

Wenn eine transparente Entscheidungsfindung und Kontrolle im Unternehmen erforderlich ist.

Die ANTIGUA-Thesen wurde auf der Reise von Kiel nach Marstal (Dänemark) und zurück mit dem Segelschiff ANTIGUA vom 05.06. bis 07.06.2003 unter der Leitung von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, durch Karin Begemann, PROJECT CONSULT, Dr. Hartmut Storp, Dr. Storp Consulting; Michael Gassmann, Pitney Bowes Management Services Deutschland GmbH; Sigfried Karl, dskBeratungs GmbH; Michael Klöker, Zeitschrift Innovative Verwaltung; Markus Wild, bäurer AG; Michael Friemel, CSS GmbH; Lutz Varchmin, SIG GmbH; Renate Karl, dsk-Beratungs GmbH; Udo Keil; Oliver Berndt, EDS Deutschland GmbH; Peter Auer, mediserv GmbH; Gregor Lietz, EDS Deutschland GmbH; Matthias Haendke, NORDCAPITAL GmbH & Co. KG; Katariina Hoffmann-Remy, IT-Business-News; Bernhard Haselbauer, Vis-a-vis Verlag; und R. Uwe Proll, Behördenspiegel sowie Consultern und Produktmanagern von OS gemeinsam erarbeitet. Die Reise wurde von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH Berlin (OS) ausgerichtet.

Die ANTIGUA Thesen Juni 2003 © CopyRight OS Optimal Systems

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