INFORMATIK 2011 - Informatik schafft Communities 41. Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik , 4.-7.10.2011, Berlin
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Ansatz zur Gestaltung einer zukunftsfähigen IT-Landschaft am Beispiel der Charité – Universitätsmedizin Berlin Sandy Eggert Geschäftsbereich IT/Administrative Verfahren Charité – Universitätsmedizin Berlin Campus Charité Mitte, Charitéplatz 2 10117 Berlin
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Abstract: Das heutige globale Wettbewerbsumfeld von Unternehmen und Organisationen ist oft von starker Konkurrenz und kurzen Innovationszyklen gekennzeichnet [RO09], [Wi09]. Daher sind auch viele Gesundheitsorganisationen Turbulenzen ausgesetzt und befinden sich in einer Zeit des Wandels. Wandlungsfähigkeit ist ein Ansatz, diesen Turbulenzen adäquat zu begegnen. In diesem Beitrag wird als eine Maßnahme zur Erhöhung der Zukunftsfähigkeit von Kliniken die Unternehmens-IT betrachtet, welche oft sehr heterogen ausgeprägt ist. Ziel einer zukunftsorientierten IT-Systemlandschaft ist es, diese heterogene IT-Infrastruktur wandlungsfähig zu gestalten. Dazu stellt dieser Beitrag einen methodischen Ansatz vor, der unter Anwendung von Indikatoren zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit die Zukunftsfähigkeit der IT-Infrastruktur erhöht. Dabei wird eine bereits bewährte Methode zur Entwicklung wandlungsfähiger Prozesse um den Aspekt der ITAnwendungslandschaft erweitert und in einem Universitätsklinikum evaluiert.
1 Einleitung Gesundheitsorganisationen sind heutzutage verschiedenartigsten Turbulenzen ausgesetzt. Besonders Universitätskliniken sind oft von einer äußerst heterogenen ITSystemlandschaft, ausgelöst durch dezentral gewachsene Strukturen unterschiedlichster Bereiche (z.B. Lehr- und Forschungsbetrieb, Klinikbereich sowie Verwaltung), gekennzeichnet. Neben der geforderten Interoperabilität im Gesundheitswesen [Su10] stellt die Zunahme komplexer Datenmengen neue Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz. Weiterhin existieren gestiegene Anforderungen in der Informationsbereitstellung, z.B. für die Gesundheitsberichterstattung oder das Aufdecken von Zusammenhängen in der Forschung. Hinzu kommen Änderungen des Unternehmensumfeldes, die gleichermaßen auf Organisationen einwirken und Veränderungen hervorrufen. Dieser Wandel ist allgemein gekennzeichnet durch [Sp01]: •
Permanente Erhöhung von Entwicklungsgeschwindigkeiten
•
Verkürzung von Produktionslebenszyklen
erschienen im Tagungsband der INFORMATIK 2011 Lecture Notes in Informatics, Band P192 ISBN 978-3-88579-286-4
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Zunehmende Informationsdichte und -technologie sowie die
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Globalisierung der Märkte
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Ziel der Organisationen, die einem ständigen Wandel ausgesetzt sind, ist es, diesen Wandel aktiv mitzugestalten [Sp01]. Dazu müssen Unternehmen samt ihrer ITInfrastruktur wandlungsfähig gestaltet werden. Wandlungsfähigkeit bzw. Agilität bezeichnet im Kontext des Unternehmens die Forderung nach wirtschaftlichem Handeln der Akteure unter stetig wechselnden und unvorhersehbaren Rahmenbedingungen [GNP95]. In diesem Beitrag wird eine Methode zur Entwicklung wandlungsfähiger Prozesse erweitert, so dass auch die IT-Anwendungslandschaft in die Erhöhung der Wandlungsfähigkeit einbezogen wird. Der fokussierte Untersuchungsbereich innerhalb eines Universitätsklinikums ist durch eine hohe Dokumentenintensivität gekennzeichnet und liegt daher im Umfeld des Enterprise Content Managements (ECM). ECM bildet in Organisationen zunehmend die Basis für die IT-seitige Verwaltung schwach strukturierter Informationen, insbesondere in Form von Dokumenten und Content. Neben der Gestaltung der Prozesse des ECM, in denen die Informationsobjekte und Dokumente entlang ihres Lebenszyklus verarbeitet werden, wird auch der Einsatz von IT-Systemen, die im Rahmen des ECM Anwendung finden, betrachtet.
2 Wandlungsfähigkeit Ein Interesse am Thema Wandlungsfähigkeit entstand bereits in den zwanziger Jahren [Sc26] mit dem Fokus auf Unternehmensstrukturen. Hierbei wurde zunächst der Begriff Elastizität als ein Ausdruck für die Anpassung an schwankende Marktsituationen verwendet [HW06]. Infolge des fortwährenden Wandels [Ny08] stellt sich für Unternehmen, wie auch Gesundheitsorganisationen aktuell immer wieder die Frage nach der Stabilität ihrer Unternehmensprozesse und den damit verbunden Informationssystemen [GLA06]. Flexibilität allein stößt zunehmend an ihre Grenzen und erfordert eine neue Fähigkeit der Unternehmen auf die schnellen und großen Marktveränderungen zu reagieren: die Wandlungsfähigkeit. Häufig wurde Wandlungsfähigkeit als über Flexibilität hinausgehendes Potenzial struktureller Maßnahmen verstanden, das im Bedarfsfall aktiviert werden kann, um Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen vorzunehmen [Su06]. Nach Spath und Scholtz ist Wandlungsfähigkeit allgemein die Fähigkeit, ein etabliertes System schnell und nachhaltig strukturell zu verändern [SS07]. Gleichermaßen kann dies auf die mit den Informationssystemen einhergehenden Prozesse übertragen werden. Bezogen auf Prozesse kann die Wandlungsfähigkeit als Fähigkeit eines Gesamtprozesses betrachtet werden, sich schnell und effizient an veränderte Anforderungen (z.B. Zielvorgaben, Verarbeitungsmengen und Freigaben) anpassen zu können.
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2.1 Indikatoren zur Förderung von Wandlungsfähigkeit Für die Bewertung der Wandlungsfähigkeit von Informationssystemen wurden in unterschiedlichen Forschungsprojekten Indikatoren bestimmt [Gr04], [Io09] und mehrfach evaluiert [ALG08], [EG08]. Ein Indikator soll dabei eine erstrebenswerte Eigenschaft eines Bestandteils des betrachteten Untersuchungsgegenstandes bzw. des Zusammenwirkens der betrachteten Elemente darstellen. Die verwendeten Indikatoren wurden im Wesentlichen aus den Bereichen der Fabrikplanung und der Systemtheorie identifiziert. Aus dem Bereich der Fabrikplanung stammen die Indikatoren Interoperabilität, Modularität, Unabhängigkeit und Skalierbarkeit, die in angepasster Form auf die gesamte IT-Infrastruktur übertragen werden können. Die aus der Systemtheorie übertragenen Indikatoren sind Selbstähnlichkeit, Selbstorganisation und Redundanz, welche aus der Forschung um autopoietische Systeme stammen [AGS05]. Da im folgenden Anwendungsbeispiel ein dokumentenintensiver Bereich als Betrachtungsgegenstand genutzt wird, erfolgt eine Anpassung der Indikatoren unter Verwendung einer dokumentenorientierten Attributierung zum Zweck einer Operationalisierung. Die Attributierung der Indikatoren ist in Tabelle 1 dargestellt. Tabelle 1: Attributierung der Indikatoren (Auszug) Indikator Interoperabilität Modularität Skalierbarkeit Mobilität Redundanz Selbstähnlichkeit Selbstorganisation Wissen
Attributierung Informations- und Dokumentenaustausch, Prozessschnittstellen, Modulund Systemschnittstellen, Transfer von Prozesselementen Aufbau der Systeme, Aufbau und Abgrenzung der Prozessschritte, Austauschbarkeit Quantitative Anpassbarkeit, Prozesssteuerung Unabhängigkeit, örtliche und zeitliche Verfügbarkeit Effizientes Ressourcenmangt., Vermeidung unerwünschter Redundanzen Aufbau von ECM-Modulen, Gestaltung der Prozessschritte Prozessbasierte Kontrollparameter, Diagnosemöglichkeiten, Gestaltungsoptionen (Ordnungsparameter) Prozess- und Systemwissen, Anforderungsprofile, Informationsbereitstellung
In den nachstehenden Abschnitten erfolgt beispielhaft die Beschreibung eines Indikators mit dem Gestaltungsziel der Wandlungsfähigkeit. Interoperabilität Im Allgemeinen bezeichnet Interoperabilität die Fähigkeit, einfach eine Kommunikation durch einheitliche Standards zwischen unterschiedlichen Einheiten zu ermöglichen. Bezogen auf Anwendungssysteme steht der Austausch von Daten im Vordergrund. Zur Erzielung der Interoperabilität von dokumentenintensiven Prozessen wird eine Kommunikation und Kooperation der Prozesselemente untereinander verlangt.
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Hierbei muss die Kommunikation unter dem Aspekt des Informations- und Dokumentenaustauschs zwischen organisatorischen Einheiten, Prozessschritten und SystemModulen näher betrachtet werden. Zwischen Prozessen und Prozessabschnitten sind insbesondere Standards für Prozessschnittstellen zu definieren. Zur Kommunikation der Module untereinander ist es notwendig, einheitliche Modul- und Systemschnittstellen zu verwenden, um ein hohes Maß an Interoperabilität zu erreichen. Unter dem Aspekt der Interoperabilität sollte es weiterhin möglich sein, einfach Elemente des Prozesses aufgrund genormter Schnittstellen austauschen oder übertragen zu können. Attributierung: Informations- und Dokumentenaustausch: Der Austausch von Informationen und Dokumenten der Prozesselemente innerhalb eines Prozesses umfasst das Vorhandensein von Definitionen (z.B. Dokumentenaustauschformate, Dokumentenformate) und die Vorgabe der Nutzung definierter Medien zum Austausch (z.B. E-Mail). Prozessschnittstellen: Das Attribut Prozessschnittstellen beinhaltet die Festlegung der Übergabeformate zwischen einzelnen Prozessschritten, sowie Definitionen von Schnittstellen zu angrenzenden Prozessen (Vorgänger/ Nachfolger). Modul- und Systemschnittstellen: Modul- und Systemschnittstellen regeln die Kommunikation zwischen Systemen und Systemmodulen mit Hilfe von Standards (z.B. XML, EDI). Weiterhin wird die Möglichkeit betrachtet, einzelne Module oder Systeme miteinander verbinden zu können (z.B. über Web Service). Transfer von Prozesselementen: Der Transfer einzelner Prozesselemente ermöglicht einen einfachen Austausch bzw. Übertragung von Elementen. Die Elemente des Prozesses müssen mit Hilfe einer klaren Beschreibung so definiert sein, dass sie flexibel ausgetauscht oder auf andere Prozesse übertragen werden können. 2.2 Vorarbeiten Eine gesamthafte Betrachtung der IT-Infrastruktur zum Ziel einer zukunftsfähigen Gestaltung besteht aus Anwendungslandschaften, Organisationsstruktur und Prozessen. Eine Anwendungslandschaft setzt sich aus unterschiedlichen, miteinander verbundenen Anwendungssystemen zusammen. Diese Anwendungssysteme können in verschiedenen Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Eine IT-Architektur beschreibt die Anwendungslandschaft und drückt sich in Prinzipien, Modellen, Standards und Leitelementen aus [BV03]. Die Analyse oder Neukonzeption einer Unternehmensarchitektur bedarf zunächst der Darstellung der gegebenen Unternehmensarchitektur, die aus Prozessen und Anwendungssystemen besteht.
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Ziel einer Prozessmodellierung ist eine Abbildung von Realitätsausschnitten unter fachlich-konzeptionellen Aspekten [Ga05]. Dabei kann die Prozessmodellierung selbst als eine Methode verstanden werden, die Unternehmen hilft, ihre Prozesse zu verstehen, die im Prozess benötigten Ressourcen zu erkennen, das System aus Prozess und Ressource neu zu gestalten und die Prozessabläufe permanent zu verbessern [LWS07], beispielsweise unter dem Aspekt einer zukunftsfähigen Gestaltung. In Abhängigkeit von den strategischen Zielen eines Unternehmens kann dabei z.B. eine völlige Neugestaltung von Abläufen oder eine weitergehende Automatisierung bestehender Prozesse angestrebt werden [Ga05]. Für das Vorgehen bei der Prozessmodellierung hat sich bisher kein allgemein akzeptiertes Vorgehensmodell durchgesetzt [LWS07]. Grundsätzlich beinhaltet die Prozessmodellierung jedoch die Phasen der IST-Aufnahme, Potenzialanalyse und SOLL-Konzeption. Als zentraler Gegenstand der Prozessmodellierung gilt generell die ablauforientierte Prozessdarstellung. Zur Modellierung von Prozessen existieren unterschiedliche Methoden und Werkzeuge. Typische Vertreter sind Petri-Netze, ARIS und UML. Neuere Ansätze sind bspw. die Softwarekartographie oder die KMDL®. Die Softwarekartographie beinhaltet u.a. eine Methode zur Prozessgestaltung, in der die Abbildung von Prozessschritten und IT-Systemen im Vordergrund steht. Die Besonderheit dieser Methode ist die Abbildung von Prozessen und Anwendungslandschaften. Dadurch wird eine Dokumentation der gesamthaften Unternehmensarchitektur aus verschiedenen Sichtweisen ermöglicht. Im Rahmen einer Forschungsarbeit wurden unter Verwendung der in der Softwarekartographie eingesetzten Arten von Softwarekarten Kartenmuster entwickelt. Diese Kartenmuster dienen als Referenzprozesse für dokumentenintensive Prozesse unter dem Aspekt der Wandlungsfähigkeit und haben als Einsatzziel eine wandlungsfähige Prozessgestaltung [Eg10b]. Zunächst wurden Fragmente entwickelt, die sich am Dokumentenlebenszyklus orientieren, da sich auch der Betrachtungsbereich durch dokumentenintensive Prozesse auszeichnet. Entlang der Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten wurden einzelne Prozessfragmente abgeleitet. Mit den erarbeiteten Fragmenten können aufgrund der Berücksichtigung der Lebenszyklusphasen nahezu alle ECM-Prozesse erstellt werden. Entlang der Fragmente wurden unter Verwendung der attributierten Indikatoren Empfehlungen für eine wandlungsfähige Gestaltung abgeleitet. Die erarbeiteten Prozessfragmente wurden in Form von Prozesskarten erstellt. Hierbei besteht die Annahme, dass sich aufgrund der Berücksichtigung der Dokumentenlebenszyklusphasen mit den entwickelten Fragmenten alle ECM-Prozesse abbilden lassen.
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Fragmente
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Indikatoren zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit Interoperabilität
Informations‐ und Dokumentenaustausch Fragment Dokumentenaustauschformate: Für den systemseitigen Austausch von Dokumenten sollten gängige Standards AE verwendet werden (z.B. XML). Die eingesetzten Systeme sollten dies unterstützen. Dokumentenformate: Es wird empfohlen, gängige Dokumentenformate für den Austausch von Dokumenten zu AE verwenden, z.B. PDF. Dokumentenformate: Zum Dokumentenaustausch zwischen organisatorischen Einheiten innerhalb des AE Unternehmens sollten gängige unternehmensweit genutzte Formate eingesetzt werden (z.B. MS WORD, Open Office) Die Ablage der digitalisierten Dokumente sollte in einem gängigen speicherarmen Format (z.B. TIFF, PDF/A) 1.1 erfolgen können. Für eine langfristige Ablage sollten grundsätzlich gängige, langfristig lesbare und Speicherplatz reduzierende 2.1 Formate genutzt werden. Zur Langzeitarchivierung der ausgewählten Dokumente sollte eine Umwandlung in ein 4.1 speicherarmes und unveränderbares Format erfolgen, sofern die Dokumente in anderen Formaten vorliegen. In 5.1 beiden Fällen wird TIFF oder PDF/A empfohlen. Für den Austausch von Informationen zwischen organisatorischen Einheiten wird die Nutzung von E‐Mails AE empfohlen. Bei nicht dokumentationswürdigen Sachverhalten sollte eine telefonische Verständigung angestrebt werden. Dokumente sollten in einem gängigen Dokumentenformat erstellt werden, welches der Unternehmenspolitik 1.2 Quantitative Anpassbarkeit Fragment entspricht (z.B. OpenOffice). Prozessschnittstellen Fragment Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE vom erweiterbar Gesamtprozess sein. sollten einheitliche Übergabeformate zwischen Prozessen, Prozessbausteinen AE Dokumenten aufweisen Ausgehend und ggf. Es sollten beliebig große und Prozessschritten (Aktivitäten) definiert werden. Informationsmengen verwaltet werden können. Es werden klar definierte Schnittstellen am Anfang und Ende des gesamten Prozesses sowie zwischen AE Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Prozessbausteine zum Vor‐ und Nachfolger empfohlen. technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Da die Prozessschritte vor der Ablage des Dokuments variabel sein können muss die Prozessschnittstelle zum 1.1 Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Prozessschritt „Dokument ablegen“ eindeutig definiert werden. Die Schnittstelle zwischen den Schritten „Dokument auf Aussonderung prüfen“ und „Dokument löschen“ muss 6.1 sein. organisatorisch eindeutig definiert sein und systemseitig nachvollziehbar protokolliert werden können. Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu sollten die AE
Interoperabilität
Unabhängigkeit
Modularität
Verfügbarkeit
Skalierbarkeit
Selbstorganisation
Selbstähnlichkeit
Wissen
Skalierbarkeit
Modul‐ und Systemschnittstellen Fragmente eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Zur Kommunikation zwischen Systemen und Systemmodulen sollten Standards, 1.1 wie z.B. XML, EDI eingehalten AE Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken werden. Das Indexdaten genutzte System sollte mit anderen Systemen verbunden werden können (z.B. über SOA, Web erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von sollten analog dazu (ohne Programmierung) 1.2 Service, direkte Einbindung von anderen Systemen oder Einbindung des Systems in andere Systeme). erweiterbar und reduzierbar sein. Transfer von Prozesselementen Fragmente Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Prozessschritte eines Prozessbausteins sollten bei Bedarf ausgelassen, verschoben oder ergänzt werden können. AE archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von skalierbaren Masken im IT‐System zur Mitarbeiter organisatorischer Einheiten sollten bei Bedarf ausgetauscht werden können. AE Überführung in das Archivsystem erfolgen. Prozesssteuerung Fragment Allgemein sollte die Reihenfolge von Prozessschritten veränderbar sein. Dies schließt das AE Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um weitere Prüfschritte auch mit einer AE zusätzlichen organisatorischen Einheit erweiterbar sein. Dementsprechend muss aus organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf um weitere Schritte ergänzt oder reduziert werden können. Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE innerhalb eines Prozesses durchführen können. Dies ist bei den Schulungsplanungen zu berücksichtigen. Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation der Aufnahme im System änderbar sein.
Kartenmuster
Abbildung 1: Vorgehensweise zur Erstellung von wandlungsfähigen Kartenmustern
Mit Hilfe dieser Fragmente wurden Kartenmuster entwickelt, die sich durch die Eigenschaft der Wandlungsfähigkeit auszeichnen. Ein Kartenmuster beschreibt hierbei einen bestimmten Prozessbaustein, der häufig innerhalb von ECM-Landschaften auftritt [Eg10b]. Kartenmuster stellen neben ihrer eigentlichen Prozessmodellierung aufgrund damit verbundener konkreter Gestaltungshinweise Möglichkeiten für eine wandlungsfähige Gestaltung dar.
3 Erweiterung der Kartenmuster Um das gesamte Unternehmen zukunftsfähig gestalten zu können, müssen alle Ebenen des Unternehmens in die Wandlungsfähigkeitsbetrachtung einbezogen werden. Die genannten Vorarbeiten beziehen sich ausschließlich auf die Prozessebene. Die im Folgenden vorgestellte Erweiterung verbindet zunächst die Prozess- mit der Systemebene und erweitert dadurch den Betrachtungsbereich einer wandlungsfähigen Unternehmensgestaltung. Für eine gesamthafte unternehmensweite Wandlungsfähigkeitsbetrachtung müssen in weiteren Schritten die Ebenen Unternehmensstrategie und Management mit einbezogen werden. Die folgende Erweiterung bezieht sich zunächst ausschließlich auf die Erweiterung der Prozessebene um die Systemebene. Die bereits entwickelten Kartenmuster dienen hierbei der Gestaltung zukunftsfähiger dokumentenintensiver Unternehmensprozesse und werden als Basis der im Folgenden vorgestellten Erweiterung zum Ziel einer flexiblen IT-Infrastruktur genutzt.
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3.1 Lösungsansatz In Hinblick auf die Erweiterung der Kartenmuster um die Einbindung der ITSystemlandschaft wird im ersten Schritt die Abbildungsart der Systemebene bestimmt. Grundsätzlich umfasst das allgemeine Architekturmanagement eine Reihe von „Landkarten“, die einer strukturierten Dokumentation der Unternehmensarchitektur dienen. Diese „Landkarten“ sollen vor allem die Zusammenhänge zwischen Anwendungen und Infrastruktur aufdecken [Ni05]. Auch die Softwarekartographie, derer sich bereits im Rahmen der Kartenmuster bedient wurde, stellt eine weitere Methode dar, dieser Dokumentationsaufgabe gerecht zu werden. Daher werden zum Ziel, die entwickelten Kartenmuster mit der Systemebene zu verbinden, die Abbildungsart der Clusterkarten bestimmt, die analog zu Prozesskarten aus der Softwarekartographie stammen. Innerhalb von Clusterkarten bilden logische Einheiten, die in der Organisation der Anwendungslandschaft untersucht werden, den Kartengrund. Logische Einheiten stellen z.B. Funktionsbereiche, Organisationseinheiten oder sogar geographische Einheiten wie Standorte, Städte oder Regionen dar. Zur weiteren Unterscheidung können Farbcodes eingesetzt werden. Clusterkarten werden oft zur Darstellung von Verbindungen zwischen Anwendungssystemen eingesetzt [LMW07]. Der im Folgenden vorgestellte Lösungsansatz zeigt, wie Clusterkarten entsprechend der Kartenmuster aus Prozesskarten referenzartig erstellt werden und in das bisherige Vorgehen innerhalb der Prozessanalyse integriert werden. 3.2 Vorgehen zur Entwicklung eines Kartenmusters auf Basis von Clusterkarten Zunächst erfolgt die Bildung eines Fragmentes auf Basis der abzubildenden Elemente innerhalb der Clusterkarten. Abzubildende Elemente sind bezogen auf die Abbildung in einzelnen Schichten Funktionsbereiche, organisatorische Einheiten, Standorte und Systeme. Weitere aufbauende Schichten können Schnittstellen oder Kennzahlen sein. Zur Bildung eines Fragments wurden die Schichten der Clusterkarten (Standort, Organisatorische Einheit, Funktionsbereich, System) in ihrem Zusammenwirken betrachtet. Diese grundlegenden Schichten wurden in eine Clusterkarte übertragen und bilden damit das Fragment ab, auf welches die Indikatoren für Wandlungsfähigkeit angewandt werden. Diese Anwendung der Indikatoren mündet in eine Ableitung von Gestaltungshinweisen. Das erstellte Fragment sowie die auf einzelne Schichten und deren Zusammenhänge bezogenen Gestaltungshinweise bilden in ihrer Gesamtheit das Kartenmuster ab.
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Quantitative Anpassbarkeit Fragment Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig große Informationsmengen verwaltet werden können. Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Quantitative Anpassbarkeit Fragment technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE große Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig sein. Informationsmengen verwaltet werden können. Dokumente Eine sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar Einheiten sein. Dazu sollten die AE und AE Quantitative Anpassbarkeit Fragment mengenmäßige Veränderung von organisatorischen sollte durch räumliche eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es 1.1 sollten beliebig große Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Programmierung) 1.2 Informationsmengen verwaltet werden können. sein. Quantitative Anpassbarkeit Fragment erweiterbar und reduzierbar sein. Eine von mengenmäßige Veränderung von organisatorischen sollte durch räumliche und AE Dokumente sollten mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Einheiten Dazu sollten die AE Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen 5.1 starken Anstieg an abzulegenden AE Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Dokumenten ggf. im erweiterbar sein. Es sollten archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von aufweisen skalierbaren und Masken IT‐System zur Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 beliebig große Überführung in das Archivsystem erfolgen. sein. Informationsmengen verwaltet werden können. erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Programmierung) 1.2 Quantitative Anpassbarkeit Fragment Eine mengenmäßige Veränderung von Einheiten und AE Prozesssteuerung Fragment Dokumente sollten von mehreren Personen organisatorischen gleichzeitig nutzbar sein. sollte durch räumliche Dazu sollten die AE erweiterbar und reduzierbar sein. Das IT‐System muss sollte ausreichende Kapazitäten für einen starken veränderbar Anstieg an abzulegenden AE das AE technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Allgemein die Reihenfolge von Prozessschritten sein. Dies schließt eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Dokumenten aufweisen und ggf. Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken erweiterbar sein. Es sollten beliebig große Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. 1.1 archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von skalierbaren Masken im IT‐System zur Informationsmengen verwaltet werden können. sein. bei Bedarf um Die Abfolge Überführung in das Archivsystem erfolgen. von Prozessschritten sollte weitere auch mit einer AE (ohne Programmierung) 1.2 erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Prüfschritte Indexdaten sollten analog dazu Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Dokumente sollten sein. von Dementsprechend mehreren Personen muss gleichzeitig zusätzlichen Prozesssteuerung Fragment organisatorischen Einheit erweiterbar aus nutzbar sein. Dazu sollten die AE erweiterbar und reduzierbar sein. technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Quantitative Anpassbarkeit Fragment eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf weitere Schritte ergänzt oder reduziert Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Allgemein sollte die Reihenfolge von um Prozessschritten veränderbar sein. Dies schließt das AE Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Das werden können. IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von skalierbaren Masken im IT‐System zur Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. sein. Dokumenten aufweisen und Überführung in das Archivsystem erfolgen. ggf. erfolgen. Indexfelder zur erweiterbar sein. Es Eingabe sollten von beliebig große Indexdaten sollten analog dazu Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um weitere Prüfschritte auch AE mit einer (ohne AE Programmierung) 1.2 Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu sollten die AE Informationsmengen verwaltet werden können. erweiterbar und reduzierbar sein. innerhalb eines Prozesses durchführen können. Dies ist bei den Schulungsplanungen zu Prozesssteuerung Fragment zusätzlichen organisatorischen Einheit erweiterbar sein. Dementsprechend muss aus eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Eine berücksichtigen. mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 sollte die Reihenfolge von Prozessschritten veränderbar sein. Dies schließt das AE organisatorischer Allgemein Sicht der geplante Prozessablauf um weitere Schritte ergänzt oder reduziert Quantitative Anpassbarkeit Fragment technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von skalierbaren Masken im IT‐System zur Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. Das werden können. IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für (ohne einen starken Anstieg an abzulegenden AE erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu Programmierung) Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Prüfschritte Überführung in das Archivsystem erfolgen. 1.1 Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um 1.2 weitere auch Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE mit einer AE Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig große erweiterbar und reduzierbar sein. sein. Unternehmens Prozesssteuerung Fragment 1.2 austauschbar bzw. entfernbar sein. können. Weiterhin sollte die den Reihenfolge organisatorischen Einheit sein. der Dementsprechend muss aus innerhalb eines zusätzlichen Prozesses durchführen Dies ist erweiterbar bei Schulungsplanungen zu Informationsmengen verwaltet werden können. Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. von Dazu Prozessschritten sollten die AE Allgemein sollte die Reihenfolge veränderbar sein. schließt das AE Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf um weitere Schritte ergänzt oder Dies reduziert berücksichtigen. Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE archivierungsrelevanter Indexdaten Quantitative Anpassbarkeit Fragment auf Basis Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. von skalierbaren Masken im IT‐System zur eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. der Aufnahme im System änderbar sein. werden können. Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Überführung in das Archivsystem erfolgen. Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um weitere Prüfschritte auch mit AE einer AE Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE 1.1 große Prozesssteuerung Fragment erfolgen. Indexfelder zur Eingabe innerhalb von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Programmierung) 1.2 zusätzlichen organisatorischen Einheit erweiterbar sein. Dementsprechend muss aus eines Prozesses durchführen können. Dies die ist Reihenfolge bei den Schulungsplanungen zu Informationsmengen verwaltet werden können. Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte der 1.2 sein. erweiterbar und reduzierbar sein. Allgemein sollte die Reihenfolge von berücksichtigen. Prozessschritten veränderbar sein. geplante Prozessablauf Dies schließt das AE um weitere Schritte ergänzt oder reduziert organisatorischer Sicht der Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu sollten die AE Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. werden können. Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE der Aufnahme im System änderbar sein. technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf weitere Prüfschritte auch einer AE archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis um von skalierbaren Masken im mit IT‐System zur Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE 1.1 Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 Schulungsplanungen zusätzlichen organisatorischen Einheit erweiterbar sein. muss können. aus Überführung in das Archivsystem erfolgen. innerhalb eines Dementsprechend Prozesses Dies ist bei den austauschbar bzw. durchführen entfernbar sein. sollte die 1.2 Reihenfolge der 1.2 zu sein. Unternehmens erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Weiterhin Programmierung) organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf um weitere Schritte ergänzt oder reduziert Prozesssteuerung Fragment berücksichtigen. Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu sollten die AE erweiterbar und reduzierbar sein. werden können. Allgemein sollte die Reihenfolge der Aufnahme im System änderbar sein. von Prozessschritten veränderbar sein. Dies schließt das AE Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. 1.1 Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von Schulungsplanungen skalierbaren Masken IT‐System zur innerhalb Prozesses durchführen können. ist um bei den zu im Die eines Abfolge von Prozessschritten sollte bei Dies Bedarf weitere Prüfschritte auch mit einer AE Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 erfolgen. 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Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation der Aufnahme im System änderbar sein.
Abbildung 2: Kartenmuster für eine wandlungsfähige Gestaltung der IT-Landschaft
Im nächsten Schritt wird dieser Ansatz in das bestehende Vorgehensmodell integriert. Das Vorgehensmodell resultiert insgesamt aus den Erfahrungen der Praxiseinsätze der Kartenmuster für wandlungsfähige Prozesse. Zur Eingrenzung des Untersuchungsbereiches erfolgt zunächst eine Auswahl und Abstimmung der zu betrachtenden ECMProzesse und Systeme gemeinsam mit den System- und Prozessverantwortlichen. Anschließend werden mit Hilfe eines Turbulenzindexes mögliche Turbulenzen identifiziert, welche auf das Unternehmen, die ausgewählten Prozesse und Systeme einwirken und dadurch Veränderungen auslösen können. Der Turbulenzindex sieht eine Einteilung von internen und externen Turbulenzen, differenziert nach ihrer Relevanz, für das Unternehmen vor. Im nächsten Schritt erfolgt die Aufnahme der zu untersuchenden ECMProzesse sowie der Systemlandschaft. Die IST-Prozessaufnahme wird mit primären und sekundären Erhebungsmethoden [KFG02] durchgeführt. Die Primärerhebung empfiehlt persönliche Interviews mit den Prozess- und Systemverantwortlichen. Ergänzend wird eine Sekundärdatenanalyse empfohlen. Die IST-Prozesse sowie -Systemlandschaft werden zur Aufnahme in Form von Prozess- und Clusterkarten dokumentiert. Dabei werden sinnvoll die abzubildenden Elemente festgelegt und in den Karten visualisiert.
erschienen im Tagungsband der INFORMATIK 2011 Lecture Notes in Informatics, Band P192 ISBN 978-3-88579-286-4
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Quantitative Anpassbarkeit Fragment Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig große Informationsmengen verwaltet werden können. Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Quantitative Anpassbarkeit Fragment technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig AE große sein. Informationsmengen verwaltet werden können. Dokumente Eine sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. 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Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 Überführung in das Archivsystem erfolgen. erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Programmierung) 1.2 Prozesssteuerung Fragment erweiterbar und reduzierbar sein. Quantitative Anpassbarkeit Fragment Allgemein sollte die Reihenfolge von Prozessschritten veränderbar sein. Dies schließt das AE Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. Das IT‐System archivierungsrelevanter muss ausreichende Kapazitäten einen Anstieg an Masken abzulegenden AE Indexdaten für auf Basis starken von skalierbaren im IT‐System zur Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. weitere Es sollten beliebig große Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei B edarf um Prüfschritte auch mit einer AE Überführung in das Archivsystem erfolgen. 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Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE einer AE Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um weitere Prüfschritte auch AE mit sein. innerhalb eines Prozesses durchführen können. ist bei den Schulungsplanungen zusätzlichen organisatorischen Einheit Dies erweiterbar sein. Dementsprechend zu muss aus berücksichtigen. Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu sollten die AE organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf um weitere Schritte ergänzt oder reduziert Quantitative Anpassbarkeit Fragment eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE werden können. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 1.1 Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des Personen aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sollten auch gleiche Prozessschritte AE Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig große erfolgen. Indexfelder zur Eingabe von Indexdaten sollten analog dazu (ohne Programmierung) Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. können. Weiterhin die den Reihenfolge der 1.2 1.2 zu innerhalb eines Prozesses durchführen Dies sollte ist bei Schulungsplanungen Informationsmengen verwaltet werden können. erweiterbar und reduzierbar sein. Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation berücksichtigen. Quantitative Anpassbarkeit Fragment Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Im Rahmen der Langzeitablage von Dokumenten sollte die systemseitige Erfassung zusätzlicher 5.1 der Aufnahme im System änderbar sein. Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden können. AE Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. archivierungsrelevanter Indexdaten auf Basis von skalierbaren Masken im IT‐System zur Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 große Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Überführung in das Archivsystem erfolgen. Informationsmengen verwaltet werden können. Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 sein. Prozesssteuerung Fragment Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sollte durch räumliche und AE Dokumente sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar Dazu Allgemein sollte die Reihenfolge von Prozessschritten veränderbar sein. Dies sein. schließt das sollten AE die AE der Aufnahme im System änderbar sein. technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen beinhalten. Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzlich um weitere Module erweiterbar AE Die systemseitige Erfassung der Meta‐ bzw. Indexdaten sollte auf Basis von skalierbaren Masken 1.1 Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei B edarf um weitere Prüfschritte auch mit einer AE sein. erfolgen. 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Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation der Aufnahme im System änderbar sein.
Abbildung 3: Vorgehensweise zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit der IT-Landschaft
Zur Durchführung der Potenzialanalyse werden die relevanten Kartenmuster ausgewählt und mit der aufgenommenen Prozesskarte abgeglichen. Erfahrungsgemäß können auch mehrere Kartenmuster zur Ableitung der Potenziale eingesetzt werden. Die Ableitung der Potenziale erfolgt zudem auch unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Bedingungen. Aufgrund von unternehmensspezifischen und individuellen Rahmenbedingungen von Unternehmen bzw. Organisationen ist es nicht möglich, diese nur zu einem Zeitpunkt zu berücksichtigen. Aus diesem Grund wird eine Betrachtung und Berücksichtigung der rechtlichen und organisatorischen Bedingungen des im Untersuchungsbereich liegenden Unternehmens in jedem Prozessschritt des Vorgehensmodells empfohlen. Im Speziellen sollten vor allem während der Potenzialanalyse die Unternehmenskultur, Organisationsstruktur und die Zukunftssicherung [DL02] sowie die ITInfrastruktur und Compliance-Anforderungen in die Ableitung der Potenziale einfließen. Die Ableitung der wandlungsfähigen IT-Landschaft und den damit in Verbindung stehenden Prozessen erfolgt anhand der identifizierten Potenziale im Rahmen der Potenzialanalyse. Weiterhin werden auf Basis der Analyse möglicher Potenziale Handlungsmöglichkeiten aufgedeckt und gegeneinander abgewogen. Die Darstellung erfolgt analog zur IST-Aufnahme in Form von Cluster-Prozesskarten. Im Ergebnis liegen SOLL-Karten mit einer Beschreibung zur Umsetzung vor.
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Die Ergebnisse aus der Generierung der SOLL-Karten münden nun in einem individuellen Ergebnisreport unter dem Aspekt der Wandlungsfähigkeit. Dieser beschreibt konkrete unternehmensspezifische Maßnahmen, die zur Umsetzung der empfohlenen SOLLKarten notwendig sind. 3.3 Anwendungsbeispiel Universitätsklinikum Das vorgestellte Verfahren wurde im Rahmen eines Projektes in der Drittmittelverwaltung innerhalb der Medizinischen Fakultät der Charité evaluiert. Dieser Bereich wurde ausgewählt, da er unterschiedlichsten Turbulenzen (z.B. aus dem Bereich der politischrechtlichen Umwelt oder auch interne Turbulenzen in Form von organisatorischen Änderungen) ausgesetzt ist und gleichzeitig eine große finanzielle Bedeutung für die Charité insgesamt aufweist. Ziel ist es, einen effizienten, verständlichen und möglichst zukunftsfähigen Prozess der Antragsstellung für die Forscher zu ermöglichen und dabei eine flexible IT-Systeminfrastruktur zu schaffen. Innerhalb des Unternehmens existieren derzeit komplexe interne Antragsstrukturen mit einer heterogenen IT-Landschaft. Campus I
SAP Portal
2
3
Campus II
Campus III
Access-DB
Access-DB
5 SAP FI
6
1
7
Access-DB
FACTScience
4
Champ
Archiv
Organisatorische Einheit I / Standort I
Organisatorische Einheit II / Standort II
System I
System II
SAP FM
Interoperabilität
8
Quantitative Anpassbarkeit Fragment Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein. Es sollten beliebig große Informationsmengen verwaltet werden k önnen.
Skalierbarkeit Modularität
Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen sollte durch räuml AE Quantitative Anpassbarkeit Einheiten i che und Fragment technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) realisierbar sein. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE Das ECM‐System (bzw. das Grundsystem) sollte grundsätzl ich um weitere Module erweiterbar Dokumenten aufweisen und ggf. erweiterbar sein . Es sollten beliebig AE große sein. Informationsmengen verwaltet werden k önnen. Dokumente Eine mengenmäßige Veränderung von organisatorischen Einheiten sol sollten von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar sein. Dazu ten die AE und AE Quantitative Anpassbarkeit sol l Fragment lte durch räumliche eingesetzten Systeme Groupware‐Funktionen b einhalten. Das IT‐System muss ausreichende Kapazitäten für einen starken Anstieg an abzulegenden AE technische Kapazitätsanpassung (z.B. Arbeitsplatzausstattung) reali sierbar sein. 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Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 Überführung in das Archivsystem erfolgen. Die Abfolge von Prozessschritten sollte bei Bedarf um weitere Prüfschritte auch mit einer AE Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 Prozesssteuerung muss Fragment zusätzlichen organisatorischen Einheit erwei t erbar sein. Dementsprechend aus Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation Allgemein sollte die Reihenfolge von weitere Prozessschri t ten ergänzt veränderbar sein. Dies schließt das AE organisatorischer Sicht der geplante Prozessablauf um Schritte oder reduziert der Aufnahme im System änderbar sein. werden können. Hinzufügen und Entfernen einzelner Prozessschritte ein. 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Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation Es sollten Verteilfunktionen systemseitig bereitgestellt werden k önnen. AE der Aufnahme im System änderbar sein.
Selbstähnlichkeit
Verfügbarkeit
Unabhängigkeit Wissen
Funktionsbereich I
Der Prozessschritt der Barcodeerzeugung und –aufbringung sollte je nach Bedarf und Größe des 1.1 Unternehmens austauschbar bzw. entfernbar sein. Weiterhin sollte die Reihenfolge der 1.2 Prozessschritte „Erfassung der Indexdaten“ und Dokument „digitalisieren“ je nach Organisation der Aufnahme im System änderbar sein.
Abbildung 4: Potenzialanalyse (Ausschnitt)
erschienen im Tagungsband der INFORMATIK 2011 Lecture Notes in Informatics, Band P192 ISBN 978-3-88579-286-4
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Der ausgewählte Bereich zur Aufnahme der IST-Prozesse liegt in der Betrachtung der Drittmittelfinanzierung und zeigt die unternehmensinterne Beantragung der Drittmittelanzeige bis hin zur Bewirtschaftung aus Sicht des Antragstellers auf. Der Umfang erstreckt sich über einen Gesamtprozess, der sich in folgende Prozessabschnitte gliedert: Einreichen der Drittmittelanzeige, Personaleinstellung und Materialbeschaffung. Die Darstellung der Prozessabschnitte erfolgt in Form von Prozesskarten. Weiterhin erfolgt die Aufnahme der bestehenden IT-Landschaft. Zur Verdeutlichung der Anwendung der Methode sowie aufgrund der Komplexität werden im Folgenden nur der Ausschnitt des Prozesses der Drittmittelanzeige und die Abbildung der IT-Landschaft bezogen auf die im Prozess betroffenen IT-Systeme aufgezeigt. Die Abbildung des IST-Prozesses erfolgte mit Hilfe einer Prozesskarte. Die ITLandschaft wurde in Form einer Clusterkarte abgebildet. Anschließend erfolgte unter Anwendung der Kartenmuster die Potenzialanalyse (siehe Abbildung 4). Die Ergebnisse der Potenzialanalyse münden in die Ableitung von SOLL-Darstellungen und spiegeln sich zudem in konkreten Handlungsempfehlungen wider. Ziel der Sollmodellierung ist es, alternative Szenarien für eine wandlungsfähigere Gestaltung der Prozesse und ITSystemlandschaft aufzuzeigen, die die identifizierten Potenziale mit Hilfe der wandlungsfähigeren Kartenmuster beinhalten. Hierbei werden neben einer Beschreibung der vorgeschlagenen Gestaltung des Prozesses und der IT-Landschaft auch Hinweise zur konkreten Umsetzung in den Punkten: Projektverwaltung, Rechtemanagement, Datenhaltung, Systemschnittstellen sowie Ressourcenprüfung gegeben. Tabelle 2: Überprüfung auf Erhöhung der Wandlungsfähigkeit (Auszug) IST vs. SOLL
Indikatoren Modularität Skalierbarkeit Mobilität
Einreichen der Drittmittelanzeige
Redundanz Selbstähnlichkeit Selbstorganisation
Wissen
Bewertung Wandlungsfähigkeit
Maßnahmen entlang der SOLL-Darstellung Einsatz eines modular aufgebauten ECMSystems (ECM, Archiv, Workflow) durch die Vermeidung der Hauspost können mehr Prozessschritte in gleicher Zeit abgearbeitet werden Vermeidung von Medienbrüchen, die Übertragung von Dokumenten erfolgt elektronisch zentrale Ablage im ECM/Archiv, BackupRepliken der ECM-Daten
+ + ++ +
Verwendung gleicher elektronischer Formate
+
die Abhängigkeit von der Hauspost entfällt
+
Durch die zentrale Nutzung des ECM sind einer höheren Mitarbeiteranzahl die Dokumente des Prozesses zugänglich (Prozesswissen), Dokumentationen zu den ECMModulen sowie Hilfefunktionen in den Systemen (Systemwissen)
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erschienen im Tagungsband der INFORMATIK 2011 Lecture Notes in Informatics, Band P192 ISBN 978-3-88579-286-4
weitere Artikel online: http://informatik2011.de/519.html
INFORMATIK 2011 - Informatik schafft Communities 41. Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik , 4.-7.10.2011, Berlin
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Derzeit ist die Umsetzung der SOLL-Darstellungen noch nicht abgeschlossen, so dass eine Überprüfung der Erhöhung der Wandlungsfähigkeit nur theoretisch möglich ist. Eine Bewertung wurde jedoch anhand der Indikatoren für Wandlungsfähigkeit entlang der vorgeschlagenen Veränderungen durchgeführt (siehe Tabelle 2).
4 Ausblick Innerhalb des Beitrags wurde eine Methode aufgezeigt, wie Kartenmuster zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit erstellt und angewandt werden können. Innerhalb des Verfahrens wurden im Sinne einer Referenzmodellbildung Kartenmuster zur Abbildung der ITLandschaft inklusive dokumentenintensiver Prozesse unter dem Aspekt der Wiederverwendung erstellt. Diese Referenzprozesse, welche als Kartenmuster bezeichnet werden, beschreiben bestimmte Zusammenhänge in der IT sowie einzelne Prozessbausteine, die häufig innerhalb von ECM-Landschaften auftreten. Sie stellen insgesamt Möglichkeiten für eine wandlungsfähige Gestaltung dar. Ein sich anschließendes Ziel ist es, diese Methode in ganzheitlichen Konzepten zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit des Unternehmens zu verankern, um die Wandlungsfähigkeit in allen Unternehmensebenen zu stärken.
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erschienen im Tagungsband der INFORMATIK 2011 Lecture Notes in Informatics, Band P192 ISBN 978-3-88579-286-4
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