IBM Collaboration:

Die Zukunft ist jetzt

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IBM Collaboration: Die Zukunft ist jetzt Worum es auch geht – Kosteneinsparungen, Zentralisierung, Konsolidierung, Migration, Modernisierung, mobile Anwendungen, Social Business, Cloud, Browserclients und Co –, oft ist nicht klar wie solche Themenstellungen am besten – wirtschaftlich, effizient und zielführend – anzugehen sind. Die Antwort auf diese und viele andere Fragen lautet: panagenda iDNA Mit panagenda iDNA analysieren Sie Ihre IBM Domino Infrastruktur im Handumdrehen und erhalten belastbare und wegweisende Zahlen, Daten und Fakten. Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie bei der Installation, Konfiguration und Auswertung. So profitieren IT-Abteilungen, Vorstände und Manager gemeinsam von den Ergebnissen und können endlich die Zukunft gestalten. Jetzt. panagenda iDNA ist in verschiedenen Ausprägungen und Ausbaustufen erhältlich – bis hin zu passgenauen Management-Informations-Systemen. Die nachfolgenden Seiten beschreiben konkret panagenda iDNA Foundation – einen zugehörigen Beispiel-Report finden Sie unter http://www.panagenda.com/download/panagenda_iDNA_Report_Demo.html Antworten auf häufig gestellte Fragen zu panagenda iDNA, ebenso wie eine Management Summary und eine ausführliche Beschreibung der Analyse-Beispiele aus obigem Report finden Sie auf den folgenden Seiten. Sie stehen vor anderen Herausforderungen und suchen eine Lösung? Wir machen Ihnen ein maßgeschneidertes 1

Angebot bestehend aus Miet- oder Kauflizenzen, Services und/oder Consulting . Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Ihre Spezialisten von panagenda

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Inhaltsverzeichnis Management Summary und eine Einleitung für die IT ............................................ 4 Häufig gestellte Fragen zu panagenda iDNA ........................................................... 6 Slide 1: Deckblatt und allgemeine Navigation/Interaktion ................................... 10 Slide 2: Management Summary ........................................................................... 11 Slide 3: Domino Environment Overview ............................................................... 13 Slide 4: iDNA Benchmarks – Registered vs. Used Licenses .................................... 17 Slide 5: iDNA Benchmarks – Document Reads and Writes .................................... 18 Slide 6: iDNA Benchmarks – Average Network Bandwidth Demand ..................... 19 Slide 7: iDNA Benchmarks – Session Duration and Online Time............................ 20 Slide 8: User Demand by Online Hours ................................................................. 22 Slide 9: User Impact by Demand Category ............................................................ 24 Slide 10: End User Demand Ranking ..................................................................... 26 Slide 11: Impact by Database Type ....................................................................... 27 Slide 12: End User Demand .................................................................................. 29 Slide 13: Storage Profile ....................................................................................... 33 Slide 14: Server Utilization Ranking ...................................................................... 34 Slide 15: Network Traffic History.......................................................................... 35 Slide 16: Port Compression .................................................................................. 37 Slide 17: Basic Security Checks ............................................................................. 39 Slide 18: Deployment Integrity ............................................................................. 41 Slide 19: Geo-Information Data Transfer Volume ................................................. 43 Slide 20: Cloud / Webification Potential ............................................................... 44 Weiterführende Gestaltungsanalysen .................................................................. 46 Weiterführende Security- und Compliance-Analysen ........................................... 47 Weiterführende Email-Analysen .......................................................................... 48 Abschließende Bemerkungen............................................................................... 50

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Management Summary und eine Einleitung für die IT 2

panagenda iDNA sichert Unternehmen mit IBM Kommunikations- und Collaborationlandschaften fortwährende Optimierungs-, Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit. 3

4

Die wichtigsten Zielgruppen für iDNA sind Management und IT . Um IT und Management gleichermaßen mit relevanten Informationen versorgen zu können, werden eine Vielzahl von Daten gesammelt und verschiedensten Auswertungen zugeführt. Die Themenbereiche erstrecken sich hierbei insbesondere über: 

Kosten (Lizenzen, Server, Anwendungen)



Betriebsmodelle (Cloud-, Konsolidierungs- und Zentralisierungs-Potential)



Endgeräte (Rich clients, Browser, Smartphones, mobile Geräte)



Last- und Nutzungskennzahlen (Netzwerkverkehr, Lese- und Schreibvorgänge, Sessions, Transaktionen)



Integrität (Konfigurationsprobleme)



Optimierung (Verbesserungspotential) und



Sicherheit (Identifikation von Schwachstellen)

Während einige Auswertungen unmittelbar als Checklisten für die sofortige Realisierung von „Quick Wins“ herangezogen werden können, dienen viele Auswertungen dem Verständnis des Status Quo und als Diskussionsgrundlage

für

nahezu

sämtliche

Veränderungsprozesse

in

IBM

Kommunikations-

und

Collaborationlandschaften. Solche Diskussionen werden ohne panagenda iDNA zumeist bzw. zunehmend emotional geführt, da es an Transparenz und gemeinsamer Sprachfindung fehlt. Manager brauchen Zahlen, Daten, Fakten, für IT kommt es oft auf entscheidende technische Details an.

Viele Unternehmen können die Kosten Ihrer IBM Landschaft nicht mehr begründen bzw. zielgerichtet in Frage stellen Ausgewählte Auswertungen scheinen auf den ersten Blick stark vereinfachenden bis provokanten Charakter zu haben – ihnen liegt jedoch ein umfassendes Datenfundament zu Grunde, in welches sich entsprechend eintauchen lässt. So lassen sich Emotionen vorbeugen und konstruktive Entscheidungen treffen. Die Aufbereitung der wesentlichen Themenfelder für Management und IT baut Brücken über die, seit Jahren zunehmende, Kluft zwischen beiden Unternehmensbereichen – bis hin zum Business selbst, also den eigentlichen Geschäftseinheiten.

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Unter anderem IBM Notes, Domino, Traveler, Connections, Sametime, Websphere, DB2, Blackberry Enterprise Server 3 Inklusive Vorstandsebene 4 Inklusive Administration und Betrieb panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Andere Auswertungen von panagenda iDNA mögen wiederum verschiedenste Problemstellen aufdecken. Diese sind 5

in Zeiten, in denen Kommunikation und Collaboration zunehmend als Commodity behandelt werden, ein natürliches 6

Resultat der personellen (weil zeitlichen) Überforderung von IT-Abteilungen . Die gefunden Probleme lassen sich üblicherweise in kürzester Zeit lösen und unmittelbar als „Quick Wins“ hervorgehend aus einem iDNA Engagement verbuchen. Darüber hinaus stellt der fortlaufende Einsatz von iDNA sicher, dass das Wiederauftauchen vergleichbarer Probleme im laufenden Betrieb nicht untergeht. So kümmert sich iDNA dauerhaft um die wichtigsten Konfigurationsbausteine Ihrer Infrastruktur für einen möglichst reibungslosen Betrieb. Insgesamt führt die zusammengefasste Darstellung komplexer Sachverhalte für IT und Management zu einem gemeinsamen Verständnis zwischen beiden, da iDNA beider Sprachen spricht. Dies erklärt zudem, warum iDNA der ideale Transformationsbegleiter für Veränderungen nahezu jedweder Art in heutigen IBM Kommunikations- und Collaboration-Infrastrukturen ist: Ob es nun um Kosteneinsparungen, Zentralisierung, Konsolidierung, Migration, Modernisierung, mobile Anwendungen, Social Business, Cloud, Browserclients, oder auch ein ganz anderes Thema geht – panagenda iDNA ist der Baustein, der Ihnen und Ihrer IT dabei hilft erfolgreich und agil zu sein. Das Thema Agilität liegt uns hierbei besonders am Herzen – In Zeiten, in denen Unternehmen sich immer schneller an sich stetig wechselnde Rahmenbedingungen anpassen müssen (neue Systeme, neue Smartphones, neue soziale Medien, zunehmende Informationsmenge, neue Märkte, verändertes Kundenverhalten, ...) braucht es zu jeder Zeit die richtigen und wichtigen Informationen, um jederzeit belastbare Entscheidungen treffen und handeln zu können. Genau darum geht es bei panagenda iDNA: Die Zukunft Ihrer IT. Jetzt.

-------------------------------------------------------------------------panagenda iDNA ist in verschiedenen Ausprägungen und Ausbaustufen erhältlich – bis hin zu passgenauen Management-Informations-Systemen. Die nachfolgenden Seiten beschreiben konkret panagenda iDNA Foundation.

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Email beispielsweise wird nur mehr in Eurocent pro Mitarbeiter und Monat gerechnet – in Zeiten, in denen unstrukturierte Kommunikation (Stichwort Beschwerdemanagement, Kundenbindung) zu den teuersten Prozessen selbst höchst-automatisierter und –digitalisierter Unternehmen zählen (Vgl. Amazon, Zalando). Für das reine „zur Verfügung stellen“ von Email ist dies sicherlich eine begrüßenswerte Entwicklung. Allerdings verliert Email zwingendermaßen umso mehr an Funktionalität, je günstiger es ist (allem voran wird das Bedienen von Schnittstellen zu anderen Systemen unmöglich oder umso teurer). 6 IT-Abteilungen haben seit den 90er Jahren häufig gleichbleibende oder wenig gestiegene Mitarbeiterzahlen. In der gleichen Zeit hat sich die Komplexität und Quantität in der IT jedoch vervielfacht. Unternehmen, die in den 90er Jahren nur eine Handvoll Systeme zu betreiben hatten, kümmern sich nunmehr um viele hunderte Systeme. Gleichzeitig verdoppelt sich jedes Jahr die Menge digitaler Information, sodass sich in Summe eine ungleich höhere Belastung auf vergleichsweise weniger Mitarbeiter verteilt. panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Häufig gestellte Fragen zu panagenda iDNA Was genau ist panagenda iDNA eigentlich? 7

panagenda iDNA ist eine virtuelle Appliance , die eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen in Ihrer Infrastruktur 8

sammelt und diese für IT-Abteilungen und Management in aussagekräftigen Reports aufbereitet. So erkennen Sie auf einen Blick welche Anwendungen besonders intensiv genutzt werden, welche Anwendungen wenig bis gar nicht mehr genutzt werden, wann Lastspitzen auftreten, welche Endpunkte und Funktionalitäten besonders hohe Lasten verursachen – und vieles mehr. 9

Auswertungen sind ganz allgemein für nahezu jede Fragestellung rund um IBM Notes Clients, Browser Clients, IBM Traveler, Blackberry Enterprise Server (BES), IBM Domino Server, Email (Mengen, Volumen, Kommunikationsströme), Anwendungen (Nutzung und Gestaltung) möglich – um nur einige Beispiele zu nennen.

Was genau ist „iDNA Foundation“ Während andere Lösungen lediglich 7 Tage Ihrer Infrastruktur, deren Gesamtkonfiguration, Nutzung, Lastparameter, Veränderungs- und Optimierungspotentiale betrachten, bekommen Sie diese – für die operative und strategische Bewertung Ihrer IBM Domino Infrastruktur entscheidenden – Informationen für einen vierwöchigen oder längeren Zeitraum. Je nach Bedarf können Sie iDNA einfach mit ergänzenden Modulen

10

erweitern, so z.B. Konsolidierung unter

Einbeziehung geographischer Informationen, Cloud-Sizing, Cloud-Onboarding, Zuordnung von Nutzungsdaten (zu z.B. Ländern und Abteilungen auf Basis von HR- und Geographie-Daten), Nutzung von Anwendungen durch Browser- und mobile Clients, Gestaltungsanalyse von Anwendungen (Komplexität, Schnittstellen, Betriebssystem- und Umgebungsabhängigkeiten, Korrelation gegen Nutzung), u.v.m. Eine detaillierte Beschreibung, welche Informationen im iDNA Foundation enthalten sind und welche Erkenntnisse sich daraus unter anderem ableiten lassen, finden Sie im Anschluss an die häufig gestellten Fragen.

7

VMWare image, welches einfach in VMWare Workstation oder VMWare ESX Server läuft. Das Image enthält unter anderem einen IBM Notes 9 client und panagenda iDNA (jeweils lizenzpflichtig), Linux Ubuntu, Apache Tomcat und PostgreSQL 8 u.a. Nutzungsdaten aus log.nsf, Bestandsdaten aus catalog.nsf und Verzeichnissen, Adressbuchinformation zur Unterscheidung von Mail-Datenbanken und Anwendungen und zum Erkennen von z.B. zirkulären Gruppen 9 Fragestellungen können hierbei unter anderem tieftechnischer, sicherheitsrelevanter, strategischer oder finanzieller Natur sein 10 Die genannten weiterführenden Module sind nicht in iDNA Foundation enthalten panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Verlassen irgendwelche Daten unsere Umgebung? Nein, panagenda iDNA sammelt die Daten in der Appliance in Ihrer Umgebung und bereitet diese auch gleich dort für Sie auf.

Was sind die Unterschiede zwischen IBM Domino Doublecheck, Trust Factory DNA und panagenda iDNA? Die wesentlichsten Unterschiede der drei Lösungen finden sich in folgender Tabelle herausgearbeitet: IBM Domino Doublecheck

Trust Factory DNA

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panagenda iDNA

Laufzeit

7 Tage i.d.R. einmalig

7 Tage

7 Tage bis beliebig

Kosten

kostenlos

Abhängig von Datenverarbeitung und Anzahl Benutzer

Abhängig von Anzahl Benutzer, Laufzeit und Themenset(s)

Datenverarbeitung

IBM USA

Bei Trust Factory/panagenda oder beim Kunden

Beim Kunden

Fixes Themenset

Maßgeschneidertes Themenset, Vgl. panagenda iDNA

Diverse Themensets, z.B. HealthCheck, Foundation, Migrationsrisiken, Web Usage (Browser und mobile Geräte), Gestaltungs-Analysen, Konsolidierung, Zentralisierung, Cloud Sizing und Onboarding, Billing, Mail-Analysen bzw. Kommunikationsflüsse im Allgemeinen, u.v.m.

Historie

nein

nein

ja

Datenanreicherung möglich?

nein

Ja, Geographie & HR

Ja, Geographie & HR

Microsoft Powerpoint & Excel

Microsoft Powerpoint & Excel

Browser Dashboard sowie offline-fähiges, interaktives HTML oder PDF

Inhalt

Präsentation

Nachfolgend sind die in obiger Tabelle angeführten Unterschiede etwas näher ausgeführt:

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Ein Tochterunternehmen der panagenda (100%)

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Bei einem IBM Domino Doublecheck werden die Daten bei IBM in den USA verarbeitet und verlassen somit Ihre Umgebung. Trust Factory DNA wird sowohl Off-Site, als auch On-Premise angeboten. Während IBM Domino Doublecheck und Trust Factory DNA jeweils sieben (7) Tage im Leben einer IBM Domino 12

Infrastruktur betrachten, kann panagenda iDNA nahezu beliebig lange Zeiträume auswerten. In vielen Umgebungen werden 30-40% aller Anwendungen nur alle 14 Tage oder sogar weniger häufig verwendet. Da einige Funktionalitäten (Applikationen oder Agenten beispielsweise) oft nur in längerfristigen Intervallen (alle 14 Tage, Quartalsende) verwendet werden, empfiehlt sich für eine Vielzahl von Fragestellungen eine mindestens 3 monatige Nutzungsanalyse, um beispielsweise festzustellen: 

welche Anwendungen werden tatsächlich kaum bis gar nicht mehr verwendet



welche Anwendungen überwiegend lesend verwendet werden, da dies vermuten lässt, dass die Modernisierung für Browser und Mobilgeräte mit vergleichsweise geringem Aufwand möglich ist



welche lokalen Repliken verwaist sind, oder nach Entzug der Berechtigung auf dem Server nach wie vor lokal auf Rechnern vorhanden sind



welche Arbeitsplätze nicht optimal konfiguriert sind



welchen Einfluss die Einführung bzw. vermehrte Nutzung von IBM Sametime und/oder IBM Connections auf die Kommunikation per Email hat



mit welchen Unternehmen werden wie viele Emails (oder gar welche Arten von Datei-Anhängen) ausgetauscht? Aus welchen Ländern oder Abteilungen?



welche Anwendungen haben Schnittstellen, die im Zuge einer Migration in die Cloud oder auch Richtung Microsoft besondere Beachtung finden müssen (Stichworte: Signieren, Verschlüsseln)



welche Funktionen (Archivierung, Fax-Server, SAP-Integration, Datei- und Betriebssystem-Schnittstellen, u.ä.) stehen einer möglichen Migration in die Cloud im Weg



u.v.m.

Ganz allgemein ist panagenda iDNA Foundation der ideale Transformationsbegleiter für Unternehmen, die IBM Domino einsetzen – so können IT und Management immer die richtigen und wichtigen operativen und strategischen Entscheidungen treffen – fakten- und zahlenbasiert.

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lediglich durch Hardware (Festplattenplatz, Hauptspeicher, CPU) beschränkt

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Wie stellt panagenda iDNA Informationen zur Verfügung – und wem? iDNA stellt seine Informationen in Form von offline-fähigen Reports (diese können täglich, wöchentlich oder monatlich per Email versandt werden) und für Browser-Clients (per authentifiziertem Login) zur Verfügung. Für diverse Themensets können unterschiedliche Daten in Abhängigkeit vom jeweils authentifiziertem Benutzer visualisiert werden – so sieht der Leiter einer Landesniederlassung nur bestimmte Informationen aus seinem Land, während der Vorstandsvorsitzende den gesamten Überblick abrufen kann, bis hin zum möglichen Drill-Down in einzelne Unternehmensbereiche.

Welche Voraussetzungen sind für panagenda iDNA zu erfüllen? panagenda iDNA braucht lediglich VMWare Workstation oder ESX mit 2 bis 4 CPUs und 8 GB Hauptspeicher. Darüber hinaus wird eine IBM Notes ID für den Zugriff auf die entsprechenden Informationsquellen benötigt. Je nach Größe und Umfang der zu analysierenden Umgebung werden üblicherweise zwischen 100 GB und 500 GB freier Festplattenplatz benötigt – in sehr großen Infrastrukturen mit über 50.000 Benutzern ggf. auch mehr.

Lassen sich mit panagenda iDNA z.B. auch Verfügbarkeit und Performance unserer Umgebung messen? Wo panagenda iDNA die Lösung für die Sammlung und Aggregation von Massendaten über viele verschiedene Datenquellen und Themenbereiche hinweg ist, ist panagenda GreenLight die Lösung für das operative Monitoring von Server-Infrastrukturen. Beide Lösungen verstehen sich auf die Verarbeitung von Massendaten (und laufen in Umgebungen mit bis zu 3.500 Domino Servern und entsprechendem Datenaufkommen). Aus Performancegründen trennen wir strikt zwischen Verfügbarkeits- und Performancemessungen, bei denen es bisweilen auf Millisekunden ankommt, und der Zusammenführung und Korrelation von Massendaten, bei denen eine Maschine auch mal ein paar Stunden unter Volllast Daten verdichtet und verständlich macht.

Ich habe ein ganz anderes Problem ... Dafür sind wir da. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!

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Ein Beispiel panagenda iDNA Foundation Report Die nachfolgenden Seiten erörtern Analyse- und Anwendungs-Szenarien des folgenden Beispiel-Reports: http://www.panagenda.com/download/panagenda_iDNA_Report_Demo.html

Slide 1: Deckblatt und allgemeine Navigation/Interaktion

Die obige Grafik zeigt das Deckblatt einer konsolidierten

Auswertung

über

einen

Zeitraum von 6 Monaten und 15 Server (1), sowie

das

zugehörige

Navigations-

bzw.

Interaktionsmenü. Das Menü umfasst je nach Aufruf (iDNA Dashboard vs. Offline Report) unterschiedliche Optionen. So lassen sich beispielsweise Auswertungen im Dashboard auch auf z.B. die letzten 7 Tage und/oder ausgewählte Server über den Menüpunkt „Filter“ einschränken (2) – siehe Grafik rechts.

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Slide 2: Management Summary Eines der wesentlichen Ziele von panagenda iDNA ist die Aufbereitung von Informationen für IT und Management und die laufende Bereitstellung gemeinsamer Entscheidungs- und Diskussionsgrundlagen. Angesichts der stetig steigenden Komplexität und Reichhaltigkeit von IT-Infrastrukturen in Unternehmen fällt es im Tagesgeschäft immer schwerer Optimierungs- und Veränderungspotenziale zu eruieren

13

und zu erkennen. Wenn

Manager oder Geschäftseinheiten fragen „Warum sind IBM Notes und Domino so teuer?“, „Warum ist IBM Notes so langsam?“ oder „Warum ist unsere IBM Domino Infrastruktur so groß?“ oder gar „Warum verwenden wir nicht Microsoft XYZ“, so antwortet IT häufig mit „Das ist nicht so einfach – das ist kompliziert“ oder versucht die Infrastruktur in Akronymen wie NRPC, TCP, ODS, usw. usf. zu erklären. Um derlei Diskussionen zu ent-emotionalisieren, von Akronymen zu befreien und für alle Beteiligten greifbar zu machen, braucht es Fakten und Zahlen, die alle Beteiligten verstehen. Die iDNA Management Summary dient genau diesem Zweck, indem Sie eine ganze Reihe von Daten und komplexer Zusammenhänge anschaulich – und bewusst 14

konstruktiv „provozierend“ – zusammenfasst:

13 14

Vorgang der Datengewinnung Ob sich beispielsweise keine, weniger oder sogar mehr Server einsparen lassen, als in der Management Summary dargestellt, ist zunächst von nachrangiger Bedeutung - wichtig ist zuerst das Finden einer gemeinsamen Gesprächsbasis um die heutige Serverzahl zu erklären, begründen, hinterfragen. So mögen beispielsweise geographische, organisatorische, funktionale oder andere Gründe rein rechnerischem Konsolidierungspotential entgegenwirken.

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Unter anderem stellt die Management Summary zunächst das rechnerische

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Konsolidierungspotential der IBM

Domino Umgebung dar (1). In vorigem abgebildeten Beispiel ließe sich die Domino Umgebung rein rechnerisch betrachtet von 151 Domino Servern auf 44 Server reduzieren – hierbei gibt es als nachgelagertes Ergebnis alle möglichen Varianten: Diese reichen von keinerlei Konsolidierung, über einen geringeren Konsolidierungsgrad (mehr Server als rechnerisch möglich), bis hin zum Ausschöpfen höherer Konsolidierungspotentiale (weniger Server als rein rechnerisch möglich). Das Konsolidierungspotential ist bewusst als Diskussionsgrundlage zu verstehen. In vielen Unternehmen erlaubt diese Darstellung „zum ersten Mal seit langem“ wieder ein gemeinsames Hinterfragen und Begründen des IBM Domino Server-Haushaltes – und mündet nicht zwangsläufig in einer entsprechenden Konsolidierung. Wichtiger sind die zusammenfassenden Zahlen, um beispielsweise das gemeinsame Verständnis von IT, Geschäftseinheiten und Management zu entwickeln „Warum so viele Server benötigt werden“, oder um z.B. die aktuelle Serveranzahl möglichen zukünftigen Betriebsmodellen (Zentralisierung, Cloud, o.ä.) gegenüber zu stellen. Gemeinsames 16

Verständnis und Diskussionsmaterial sind ein elementarer Katalysator für Veränderung . Über das Konsolidierungspotential hinaus fasst die Management Summary zudem potentielle Integritäts-, Sicherheitsund Konfigurationsprobleme zusammen – diese werden im Deployment Integrity Report entsprechend detailliert aufbereitet. In vielen Fällen nutzt IT die Liste der gefundenen Probleme als Checkliste zur unmittelbaren Behebung und Verbesserung – meist sind die gefunden Probleme in wenigen Tagen behoben und tragen maßgeblich zu einem reibungsloseren und sichereren Betrieb bei, insbesondere bei fortwährender Überwachung der relevanten Themenfelder mit panagenda iDNA. Nachfolgend ein weiteres Beispiel einer iDNA Management Summary aus einer kleineren Umgebung:

15

Das Konsolidierungspotential wird auf Basis der maximalen Anzahl von gleichzeitig bedienten Client Sessions, Transaktionen und anderer Lastparameter im Beobachtungszeitraum errechnet 16 Unternehmen müssen sich laufend verändern – heute schneller als je zuvor. Stete Transformationsbegleitung ist ein weiteres elementares Ziel von iDNA, damit Unternehmen stets den Überblick über IBM Notes und Domino Infrastrukturen behalten und jederzeit die richtigen und wichtigen Entscheidungen treffen können. panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Slide 3: Domino Environment Overview Die Domino-Umgebungs-Übersicht dient dem klaren Verständnis von Magnituden und Quantitäten:

In obigem Beispiel haben von 39.723 Benutzern 34.041 Aktivität gezeigt (rund 86%). Je nach Beobachtungszeitraum (Dauer und Anteil von Feiertagen und Urlaubszeiten), Branche des Unternehmens (Außendienst, Mitarbeiter auf Baustellen, ...) und anderen Faktoren zeigen 14% Endbenutzer „ohne Kontakt zu IBM Domino Servern“ ggf. ein panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Branchen-, Jahreszeiten- oder Unternehmensübliches Bild auf. Losgelöst von der Nutzungsbetrachtung drückt die 17

Auswertung jedoch in vielen Fällen mögliche Überlizensierung aus . Eine vertiefende, optional erhältliche Lizenzanalyse mit panagenda iDNA vermag hierbei in weiterer Folge auch zwischen den jeweils notwendigen Client Access Lizenzen (CALs) – Messaging- und Enterprise-Lizenzen, Domino Express, XWork u.a. – für Rich Clients zu unterscheiden, sowie die Nutzung durch Browser und mobile Geräte näher untersuchen. Neben dem klaren Steuerungsinstrument für korrekte und optimale Lizenzierung stellt die Domino Environment Overview deutlich mit IBM Domino Infrastrukturen verbundene Quantitäten dar: So werden in obigem Beispiel 47.178 Datenbankinstanzen von insgesamt 133.540 genutzt. Dies bedeutet nicht, dass 133.540 - 47.179 = 86.361 18

Anwendungen nicht genutzt werden . Allerdings ist die Auswertung ein guter Hinweis darauf, dass es ungenutzte Kapazitäten gibt, und wohl auch einige nicht mehr bzw. im Beobachtungszeitraum nicht genutzte Datenbanken vorhanden sind. Eine Detaillierung der Auswertung, die Nutzung von Anwendungen betreffend, erfolgt unter anderem im „End User Demand“-Report. Die Zahl der nicht genutzten Anwendungsinstanzen ist in obigem Beispiel mindestens genauso interessant wie die Zahl der tatsächlich genutzten: Oft wird über die Zukunft von IBM Notes und Domino in einfachen Entitäten

19

diskutiert: Mail und Anwendungen. In einer Microsoft-Debatte gilt es „erst einmal Email zu migrieren und dann Anwendungen“. Für einen Entscheider sind das vereinfacht ausgedrückt zwei (!) Probleme, von denen eines (Email) zumeist einfach zu lösen zu sein scheint – „das andere Problem lösen wir dann“. Mit Hilfe der „Domino Environment Overview“ wird schnell klar, dass es viele hunderte bis tausende potentielle Probleme sind, die es jedenfalls für das Applikationsportfolio zu lösen oder wenigstens zu klären gilt – im gegenständlichen Fall bis zu 47.179. Selbst wenn 20

eine vertiefende Analyse ergibt, dass hiervon 40.000 Anwendungen leicht zu migrieren sind , so bleibt ein vielfach höheres Restrisiko (als „ein“ Anwendungs-Problem), welches näher bewertet werden muss, um einer Migration zum bestmöglichen Erfolg zu verhelfen bzw. eine Migration einer vollumfänglich korrekten wirtschaftlichen Betrachtung zu 21

unterziehen . Die Zahlen dienen nicht etwa der Abschreckung vor Veränderung, sondern der eindeutigen Bewertung von Veränderungsvorhaben und der begleitenden Dokumentation. War panagenda selbst bis 2011 noch ein klarer IBM/Lotus-Evangelist, so verstehen wir heute, dass Unternehmen nur erfolgreich sein können, wenn Sie jederzeit 17

Abhängig von der Lizensierungsform lassen sich so in vielen Fällen direkt im Anschluss an eine erste Analyse Lizenzkosten einsparen 18 In Cluster-Umgebungen ohne Loadbalancing ist automatisch „die Hälfte aller Repliken“ ungenutzt, da die Instanzen auf Clusterpartnern nur dann genutzt werden, wenn der primäre Clusterpartner auch tatsächlich ausfällt. 19 Als Entität (auch Informationsobjekt genannt, englisch entity) wird in der Datenmodellierung ein eindeutig zu bestimmendes Objekt bezeichnet, über das Informationen gespeichert oder verarbeitet werden sollen. Das Objekt kann materiell oder immateriell, konkret oder abstrakt sein. Beispiele: Ein Fahrzeug, ein Konto, eine Person, ein Zustand 20 Diskussionsdatenbanken, Teamrooms, Dokumentenbibliotheken, Standardschablonen, Systemdatenbanken, u.ä. 21 Laut einer Studie von McKinsey entwickeln sich 7 Prozent aller IT-Projekte dermaßen negativ, dass sie die Existenz des Unternehmens gefährden. 66 Prozent aller IT-Projekte werden nicht innerhalb des Kostenrahmens abgeschlossen, 33% nicht im Zeitplan (Oktober 2012) panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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neue Technologien adaptieren und ergänzen können. Im Umkehrschluss bedeutet das Adaptieren von neuen Technologien jedoch auch, dass die Zeiten ganzheitlich homogener Systemlandschaften

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passé sind – heterogene,

dem steten Wandel agiler Unternehmen angepasste, Systemlandschaften sind die IT-Zukunft. Microsoft und IBM (und Apple und Android und Oracle und SAP und, und, und, ...) im jeweils optimalen Kontext, ist die Antwort für Heute und Morgen. Bald schon ist die Liste der hier genannten heute relevanten Unternehmen überholt – wer hätte gedacht, dass IBM Traveler den Blackberry Enterprise Server ablöst, oder Microsoft Sharepoint IBM Dokumentbibliotheken, oder dass Facebook, Twitter und Co. „das neue Internet“ werden? Die Anzahl der definierten vs. indizierten Ansichten zeigt in vielen Umgebungen, dass 50-70% aller zur Verfügung gestellten Ansichten in Anwendungen nicht genutzt werden. Im Zuge von Modernisierungs- oder Migrationsprojekten reduziert dies die zu erwartenden Aufwände maßgeblich. Im Bereich Sicherheit zeigt die Domino Environment Overview, wie viele Gruppen und ACL (Zugriffs-Kontroll-Listen) definiert sind – in einem Migrationsszenario gilt es eine ähnliche Anzahl von entsprechenden Berechtigungen im Zielsystem abzubilden. Die Anzahl der im Einsatz befindlichen Betriebssysteme und Domino-Versionen zeigt in vielen Fällen KonsolidierungsPotential auf – jeweils genau eine Version von Betriebssystem und Domino ist allerdings nur selten erzielbar, da z.B. ein Testsystem einen neueren Versionsstand haben kann (oder soll), als der in Produktion befindliche. Eine allzu heterogene Landschaft, bestehend aus unterschiedlichsten Betriebssystem- und Domino-Versionen, führt häufig zu mehr Betriebsproblemen und –Kosten, die durch Homogenisierung entsprechend reduziert werden. Die übrigen in der Domino-Umgebungs-Übersicht dargestellten Zahlen quantifizieren weitere relevante Entitäten von IBM Domino Infrastrukturen, deren wichtigste Vertreter auf Folgeseiten des Reports weitere Detaillierung erfahren. Nachfolgend die Darstellung einer entsprechenden Übersicht aus einer kleineren Domino-Umgebung:

22

Entweder Microsoft oder IBM, iPhone oder Android oder Blackberry, iPad oder Galaxy, Online oder offline – die Realitäten lassen die Entscheidung für nur eine Lösung nicht mehr zu. Der Markt, Kunde, Mitarbeiter, soziale Medien, die zunehmende Geschwindigkeit diktiert was wir heute brauchen und morgen bald unterstützen müssen.

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Slide 4: iDNA Benchmarks – Registered vs. Used Licenses Die Vertiefung der Umgebungs-Übersicht beginnt mit dem Vergleich der potentiellen Über- oder Unterlizensierung 23

aus der eigenen Umgebung mit anderen Unternehmen . So wird schnell klar, ob bestimmte Werte „normal“ sind, oder besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Am Beispiel der Gegenüberstellung von registrierten vs. „aktiven“

24

Benutzern wird in folgender Auswertung schnell

klar, dass der eigene Wert genutzter Lizenzen (79%) über dem Durchschnitt (71%) liegt:

25

Wie bereits in der Management Summary erwähnt, bedeuten ungenutzte Lizenzen mögliches Einsparungspotential – wichtig ist allerdings in jedem Fall eine detaillierte Analyse, welche Anwender welche Lizenzen benötigen (z.B. Messaging oder Enterprise) und welche Lizenzformen das Unternehmen gegenwärtig nutzt und künftig nutzen kann.

23

panagenda iDNA bezieht die zusammengefassten, anonymisierten Vergleichsdaten von bereits erfolgten Analysen bei Unternehmen mit mehr als fünf Millionen Endbenutzern 24 Benutzer, die oder deren IBM Notes Clients Aktivität „gegen“ die IBM Domino Umgebung gezeigt haben (z.B. durch das Öffnen von Datenbanken auf dem Server oder durch Replikation) 25 ebenso wie zu viele aktive Benutzer etwaige Unterlizenzierung bedeuten können panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Slide 5: iDNA Benchmarks – Document Reads and Writes Die folgende Auswertung beantwortet die Frage wie viele Dokumente Endbenutzer durchschnittlich im jeweiligen Beobachtungszeitrum lesen und schreiben. Entsprechende Werte anderer IBM Domino-Infrastrukturen ermöglichen den unmittelbaren Vergleich mit den eigenen Werten:

In obigen Beispiel ist das Lese- (156) und Schreibverhalten (16) unterdurchschnittlich ausgeprägt – insbesondere Schreibvorgänge (16) liegen weit unter dem marktüblichen Wert von 67. Die Auswertung dient hauptsächlich dazu „ein erstes Gefühl für die Nutzungsintensität der eigenen Umgebung zu bekommen“ und wird in Folge-Auswertungen weiter detailliert – es bedarf an dieser Stelle vor allem der Unterscheidung zwischen Mail und Anwendungen, sowie ggf. der Segmentierung auf Länder-, Abteilungs- und/oder Rollen-/Funktionsebene, da Mitarbeiter je nach Tätigkeit mitunter sehr unterschiedliche Kennzahlen aufweisen. Der iDNA Foundation Report stellt vor allem auf den ersten Folien extrem verdichtete Ergebnisse dar, um nicht gleich 26

zu Beginn in Technikalitäten abzudriften . Relevante Kennzahlen werden sämtlich auf nachfolgenden Auswertungen 27

detailliert, um diese korrekt einschätzen zu können .

26

Eine gemeinsame Gesprächsbasis von IT und Management setzt den behutsamen Einstieg in komplexe Sachverhalte voraus. Zudem erlauben verdichtete Parameter den schnellen Vergleich „ob sich seit Einführung von z.B. IBM Connections oder IBM Sametime das Lese- oder Schreibverhalten bzgl. IBM Domino geändert hat“ 27 So lassen sich Auffälligkeiten näher ergründen und Unauffälligkeiten einer genauen Prüfung unterziehen. panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Slide 6: iDNA Benchmarks – Average Network Bandwidth Demand Ergänzend zu der vorhergehenden Auswertung (durchschnittliche Anzahl gelesener und geschriebener Dokumente je Benutzer im Beobachtungszeitraum) stellt die folgende Folie die damit verbundene Netzwerkbelastung dar – in (Kilo)Bits pro Benutzer und Sekunde:

So wird schnell klar, ob z.B. Lesezugriffe mehr Traffic verursachen als Schreibvorgänge, und ob die von Endbenutzern durchschnittlich verursachte Netzwerklast „normal“ ist, oder nicht. Ebenfalls interessant sind in diesem Zusammenhang ggf. weiterführende Auswertungen bzgl. des durchschnittlichen Datenaufkommens bei der Nutzung von Mail oder Anwendungen durch Rich Clients vs. Browser Clients („Verursacht gleichartige Nutzung unserer Anwendung XYZ im Browser mehr Netzwerklast als im Rich Client oder ist es umgekehrt?“).

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Slide 7: iDNA Benchmarks – Session Duration and Online Time Die durchschnittliche Dauer einer IBM Notes Client Session und die durchschnittliche Zeit, die sich IBM Notes Clients „online“ zeigen (= Stunden in denen Clients mit der Domino Infrastruktur kommunizieren) geben insbesondere im Vergleich mit anderen Unternehmen wertvolle Hinweise: Überdurchschnittliche lange Sessions weisen auf Überkapazitäten hin – je mehr Last ein Server bewältigen muss, 28

desto früher beendet er eine Session mit einem anderen Benutzer und verwendet diese für einen neuen . Zu kurze Sessions weisen auf Unterkapazitäten hin. Eine entsprechende Auswertung pro Server erfolgt im Server Demand Report. Online Time definiert sich über die Anzahl der Stunden eines Tages, in welchen ein Benutzer bzw. Client Aktivität gegen die Domino-Umgebung gezeigt hat. Repliziert ein Benutzer beispielsweise Email um 8:30 und 16:30, so hat er innerhalb von zwei Stunden des Tages Aktivität gezeigt – unabhängig davon, wie lange die Aktivität jeweils dauert.

Lange Online-Zeiten deuten entweder auf Konfigurationsprobleme hin (wenn z.B. viele Clients mindestens einmal stündlich replizieren und/oder Clients häufig über Nacht eingeschaltet bleiben), oder auf bestimmte Branchen. So

28

Hat ein Benutzer z.B. gerade Email repliziert, so bleibt die Session so lange aufrecht, bis der Session Timeout erreicht ist oder der Client die Session von sich aus beendet oder der Server „längere Zeit“ nichts mehr vom Client hört. Eine aufrechte, genutzte Session wir selbstverständlich nicht vom Server beendet. panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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haben Banken üblicherweise hohe Online-Zeiten, in der Baubranche sind Online-Zeiten über die Summe aller aktiven Clients deutlich kürzer). Wie auch schon bei den beiden vorhergehenden Benchmark-Reports dient auch die Auswertung „Session Duration and Online Time“ hauptsächlich dazu „ein erstes Gefühl für die Nutzungsintensität der eigenen Umgebung zu bekommen“ und wird in Folge-Auswertungen weiter detailliert.

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Slide 8: User Demand by Online Hours Im Anschluss an die vorhergehende zusammengefasste Darstellung von gesamthaften Durchschnittswerten und deren Vergleich mit Werten anderer Unternehmen (Benchmarking), folgen weitere tiefer gehende Auswertungen diverser Messergebnisse. Der „User Demand by Online Hours“-Report visualisiert wie viele Benutzer in wie vielen Stunden des Tages Aktivität gegen die Domino-Infrastruktur gezeigt haben:

29

Mitarbeiter bzw. Entitäten , die im Durchschnitt über den Beobachtungszeitraum pro Tag zwischen 1 und 6 Stunden Aktivität zeigen, werden als Remote Workers klassifiziert – sind also üblicherweise Benutzer, die nur vereinzelt Email abrufen (z.B. Außendienst, Vertrieb, Berater). 29

Mitarbeiter bzw. Entitäten , die im Durchschnitt über den Beobachtungszeitraum pro Tag zwischen 7 und 13 Stunden Aktivität zeigen, werden als Office Workers klassifiziert – sind also üblicherweise Benutzer die regelmäßig über einen Arbeitsplatz mit Netzzugang verfügen. 29

Mitarbeiter bzw. Entitäten , die im Durchschnitt über den Beobachtungszeitraum pro Tag zwischen 14 und 24 Stunden Aktivität zeigen, werden als System Accounts klassifiziert – in der Regel handelt es sich hierbei nicht um Menschen, sondern um Maschinen. Maschinen können regelmäßig laufende Agenten sein, Monitoring-Software, eine 29

z.B. Archivierungs- oder Fax-Lösung, Monitoring-Software oder regelmäßig laufende Agenten

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Fax- oder Archivierungs-Lösung, regelmäßig laufende Hintergrundreplikatoren auf Notebooks die selten bis nie ausgeschaltet werden, oder ähnliche Automatismen. Je nach Ausprägung der einzelnen Säulen ermöglicht die Auswertung unter anderem: 

das Erkennen der verschiedene Arbeitsmuster im eigenen Unternehmen



die Identifikation von „Green IT“-Potential: Arbeitsplätze, die über Nacht weiterlaufen, bedeuten häufig Einsparungspotential bei Stromkosten



die Identifikation von Performance-Problemen: Arbeitsplätze, die über Nacht weiterlaufen, bedeuten unter Umständen, dass Endbenutzer am nächsten Morgen ungern mehrere Minuten warten möchten, bis der 30

Rechner und IBM Notes gestartet sind . 

30

das Identifizieren besonders lastintensiver Entitäten

29

Sollten die meisten Benutzer Ihre Rechner über Nacht ausschalten, so bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass kein Performance-Problem vorliegt.

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Slide 9: User Impact by Demand Category Nach den vorhergehenden Auswertungen von Schreib- und Lesezugriffen (Anzahl und damit verbundene Netzwerklast), sowie Session-Dauer und Online-Zeiten findet in der „User Impact by Demand Category“-Darstellung 31

eine weitere elementare Lastkennzahl Verwendung: Die durchschnittliche Anzahl von Transaktionen pro Benutzer . Des Weiteren werden in dieser Auswertung Benutzer bzw. Endpunkte unterschiedlichen Lastkategorien zugeordnet: Light (leicht), Moderate (moderat), Intensive (intensiv), Extreme (extrem) und Excessive (exzessiv). Jede Kategorie entspricht im Lastverhalten einer 100-fachen Steigerung der Vorgängerkategorie – ein Exzessiver Endpunkt verursacht also 100.000.000 (hundert Millionen) mal mehr Last als ein Light User. 

Moderate = Light * 100



Intensive = Moderate * 100 = Light * 10.000



Extreme = Intensive * 100 = Light * 1.000.000



Excessive = Extreme * 100 = Light * 100.000.000

In folgendem Beispiel verursacht ein einzelner Benutzer mehr als 78% des gesamten Netzwerkverkehrs „im Download“ (Network Traffic to Client), sowie fast 84% aller Notes Sessions und fast 69% aller Transaktionen:

31

Um einer Benutzeranfrage gerecht zu werden, führt ein Server eine entsprechende Anzahl von Transaktionen aus – je nach Umfang der Anfragen und Antworten entsprechend mehr oder weniger. Benutzer mit hohem Kommunikationsaufkommen verursachen mehr Transaktionen, als Benutzer mit geringem Kommunikationsaufkommen.

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Bei derartig lastintensiven Accounts handelt es sich zumeist nicht um Menschen, sondern um Maschinen, wie z.B. Archivierungs-IDs, Fax-Lösungen oder vergleichbare infrastrukturelle Komponenten, die vielen hunderten bis tausenden Benutzern Funktionen bereitstellen und Arbeit abnehmen. Häufig ist die Erkennung solch anspruchsvoller Infrastrukturbausteine ein „Augenöffner“, da er bei der Zuordnung von Kosten und Engpässen hilft. Das Identifizieren elementarer Lastbausteine ist im Falle von Zentralisierungs-, Konsolidierungs-, Cloud- und Migrations-Vorhaben ebenfalls von entscheidender Bedeutung: Wird beispielsweise Archivierung gegenwärtig dezentral und lastverteilt zur Verfügung gestellt (Archivierungsserver auf regionaler oder nationaler Ebene), so fließt der gesamte damit verbundene Netzwerkverkehr nach einer Zentralisierung plötzlich nur noch zwischen allen Benutzern und dem neuen zentralen Server-Standort hin und her – dies kann maßgeblichen Einfluss auf benötigte Leitungskapazitäten haben. Häufig stellt sich nach der Erkennung von wesentlichen Last- und Kostenverursachern auch die Frage, ob diese Funktionalitäten künftig in zentralisierter Form (Cloud, Rechenzentrum, Zielumgebung) in gleicher Form bereitgestellt werden können – so sind eine Archivierungs- oder Fax-Lösung häufig nicht in der Cloud verfügbar und stellen IT vor neue Herausforderungen im Übergang zu kostengünstigeren Betriebsformen. In nahezu allen von der panagenda-Gruppe bis heute analysierten Umgebungen

32

verursachen 5-10% aller

33

Endpunkte in Unternehmen die gleiche Last wie die übrigen 90-95%. Last ist hierbei eng mit Kosten verbunden, da die nötigen Kapazitäten (Server, Speicher, Netzwerk, Administration, Betrieb, Support, etc.) entsprechende Kosten nach sich ziehen.

32 33

Stand 06/2014 sind dies Umgebungen mit mehr als 8 Millionen Endbenutzern Menschen oder Maschinen

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Slide 10: End User Demand Ranking Die “End User (bzw. Endpoint) Demand Ranking“-Auswertung dient dazu, die wesentlichen Lasten- und Kostenverursacher in IBM Domino Umgebungen identifizieren zu können – hier werden die Top 10 Endpunkte dargestellt. Zumeist handelt es sich – wie in der vorhergehenden Auswertung bereits ausgeführt – bei den ersten 2, 3, 34

4, 5 Endpunkten um Maschinen bzw. Automaten . Über die bereits im Detail ausgewerteten Parameter Notes Sessions, Download, Upload, Lesezugriffe, Schreibzugriffe und Transaktionen wird in dieser Auswertung schnell klar, welche Endpunkte in der jeweiligen Kategorie zu den Top 3 gehören und welche Endpunkte über alle Kategorien hinweg kombiniert zu den größten Lastverursachern gehören (Impact Score). Die Farbgebung des Impact Score entspricht hierbei den bereits identifizierten Lastkategorien Light, Moderate, Intensive, Extreme und Excessive aus der Auswertung „Slide 9: User Impact by Demand Category“.

34

In Ländern (z.B. Deutschland und Frankreich) bzw. Unternehmen, in welchen bei personenbezogenen Auswertungen der Betriebsrat hinzu zu ziehen ist, kann diese Auswertung bis zur entsprechenden Klärung lizenztechnisch ausgespart werden

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Slide 11: Impact by Database Type Auf die detaillierte Auswertung von Last- und Nutzungsparametern und den damit in Verbindung stehenden Endpunkten folgt auf dieser Folie die Darstellung der Lastparameter nach Anwendungsart in der IBM DominoUmgebung. So finden in Mail-Datenbanken unterschiedlich viele Schreib- und Lesezugriffe statt, wie in Anwendungen oder System-Datenbanken. In nachfolgender Beispiel-Abbildung finden 45% aller Lesezugriffe in Anwendungen (4% in Mail-Datenbanken) und 55% aller Schreibzugriffe in Anwendungen (31% in Mail-Datenbanken) statt – allerdings betragen die daraus hervorgehenden Transaktionen nur 19%, und der Netzwerkverkehr nur 9%. Die Hauptlast (Transaktionen) wird durch Interaktion mit Adressbüchern verursacht (60%), ein klares Indiz für ein zu Grunde liegendes Problem.

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Ebenfalls wird in der Beispielauswertung klar, dass Anwendungen im Vergleich zu Mail-Datenbanken deutlich mehr genutzt werden – dies wird umso klarer, nachdem alle übrigen Datenbank-Arten ausgeblendet wurden:

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Slide 12: End User Demand Eine der aufschlussreichsten Auswertungen von panagenda iDNA ist das sogenannte „Bubble Chart“, in welchem jede Datenbank nach Art, Anzahl Benutzer, Lese- und Schreibaufkommen visualisiert wird:

35

Jeder Punkt („Bubble“) in obiger Darstellung ist eine Anwendungsinstanz . 

Die Größe jedes Punktes definiert wie viele Anwender die Datenbank genutzt haben.



Die Farbe jedes Punktes definiert, um welche Art der Datenbank es sich handelt. (z.B. Grün = Mail-Datenbanken, Rot = Anwendungen).



Sämtliche Punkte sind auf zwei Achsen aufgetragen: o

Die horizontale Achse beschreibt Lese-Aufkommen (Netzwerk-Verkehr) – je weiter rechts ein Punkt gezeichnet ist, desto intensiver wird in der Datenbank gelesen.

o

Die vertikale Achse beschreibt Schreib-Aufkommen (Netzwerk-Verkehr) – je weiter oben ein Punkt gezeichnet wird, desto intensiver wird in der Datenbank geschrieben.

o

Jeder Achsensprung bedeutet eine Vervierfachung des Lese- bzw. Schreib-Aufkommens.

Einzelne Kategorien von Datenbanken lassen sich ein- und ausblenden (1), um beispielsweise „nur Anwendungen“ näher zu betrachten, oder „alles außer Mail- und System-Datenbanken“.

35

Eine Replik, die beispielsweise auf vier Server repliziert ist und genutzt wird, wird also viermal dargestellt

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Die Liste der Datenbanken und deren NutzungsKennzahlen können ebenfalls über (2) in CSV

36

Format

exportiert werden (siehe Abbildung rechts). So können die Daten in z.B. Microsoft Excel weiter untersucht und sortiert werden. Das Bubble-Chart unterstützt darüber hinaus das „Hovern“ (Schweben) mit der Maus über ausgewählte Punkte, um beispielsweise besonders intensiv oder wenig genutzte Datenbanken zu identifizieren:

Selbstverständlich kann in das Bubble-Chart hinein-gezoomt werden, ausgewählte Bereiche also vergrößert werden, um speziell bei vielen hunderten bis tausenden Punkten ein klares Verständnis der Nutzungskennzahlen für den eigenen Datenbank-Haushalt zu bekommen:

36

Comma Separated Format – Komma-getrenntes Format

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Natürlich ist es nicht das Ziel der Bubble-Chart-Folie jeden einzelnen Punkt für sich zu untersuchen. Hauptziele sind: 

das schnelle Erkennen besonders intensiv genutzter Anwendungen (Schreibend, Lesend, Beides) und



die einfache Erfassung des Nutzungsgrades der eigenen Umgebung Stichwort: „Werden unsere Anwendungen eigentlich noch verwendet?“

Anwendungen im unteren linken Bereich können auf Grund des geringen Lese- und Schreibaufkommens nach Rückfrage bei den entsprechenden Fachbereichen bzw. Endbenutzern voraussichtlich entfernt bzw. archiviert werden – gleiches gilt natürlich insbesondere für alle Anwendungen, die gar nicht auf dem Bubble Chart angezeigt werden. Anwendungen, die überwiegend lesend verwendet werden (z.B. Telefonbuch) sind mit hoher Wahrscheinlichkeit einfach zu modernisieren, da der rein lesende Zugriff auf Anwendungen im Browser und auf mobilen Geräten deutlich einfacher zu realisieren ist, als schreibender Zugriff, vor allem wenn Schreibzugriffe mit Programmlogik und -Code 37

verbunden sind . Über iDNA Foundation hinausgehend kann das Bubble-Chart sowohl um Designkomplexitäten, als auch HR- oder Geographie-Daten angereichert werden. Dies ermöglicht, unter anderem, folgende Auswertungen:

37

LotusScript, @-Formeln, Java, Business Logik, Workflow, u.ä.

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

Welche Anwendungen werden von z.B. VIPs verwendet? Anwendungen, die von VIPs (z.B. Vorständen) verwendet werden, werden z.B. zuerst modernisiert oder mit besonderer Vorsicht behandelt



Welche Anwendungen werden von z.B. dem Vertrieb verwendet? Anwendungen, die von Umsatz verantwortenden Geschäftseinheiten verwendet werden, werden häufig zuerst für mobile Geräte und Offline-Verwendung fit gemacht



Welche Anwendungen finden in welchen Geographien (z.B. EMEA, AMAC, APAC, Norddeutschland, Süddeutschland, Spanien, Frankreich, USA, ...) Verwendung? Anwendungen, die in mehreren Geographien Verwendung finden, benötigen beispielsweise in Zielszenarien (Cloud, Browser, Mobilgeräte) eine andere Infrastruktur als Anwendungen, bei denen ein Server ausreichend ist, um alle Endbenutzer zu bedienen



Welche Anwendungen haben eine komplexe Gestaltung und werden schreibend verwendet? Komplexe, vornehmlich lesend verwendete Anwendungen sind entweder leicht zu modernisieren oder migrieren, oder haben selbst für den lesenden Zugriff komplexe Geschäfts- bzw. Workflow-Logik hinterlegt.



Welche Anwendungen werden hauptsächlich von Maschinen beschrieben und von Menschen gelesen? Eine Telefonbuch-Anwendung oder auch Adressbücher werden gerne aus SAP heraus mit jeweils aktuellen Daten versorgt, während Endbenutzer nahezu ausschließlich lesend darauf zugreifen. So lassen sich auch hier Anwendungen zielgerichtet identifizieren, die mit weniger Aufwand modernisiert oder migriert werden können.



Welche Anwendungen haben Schnittstellen zu Mail-, Kontakt- und/oder Kalender-Funktionen? Anwendungen, die sich auf derlei Schnittstellen verlassen, funktionieren bei einer Migration von Mail-, Kontakt- oder Kalender-Funktionalitäten nicht ohne entsprechende Vorbereitungen.



Welche Anwendungen haben Schnittstellen zu Systemen? Schnittstellenabhängigkeiten zu z.B. Betriebssystemen, Fax- oder Archivierungslösungen



u.v.a

Die obige Liste von Beispielen hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da panagenda iDNA eine Vielzahl von verschiedensten Daten sammeln und aufbereiten kann (Nutzung, Gestaltung, Konfiguration, etc.). Was immer Sie von Ihrer IBM Collaboration- und Kommunikationslandschaft wissen möchten bzw. müssen – mit panagenda iDNA kommen Sie einfach und schnell ans Ziel.

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Slide 13: Storage Profile Managed Storage

38

in Unternehmen ist kostenintensiv, da er performant und möglichst ausfallsicher ausgestaltet

werden muss, und mit stetig wachsenden Informationsmengen mithalten muss. Die folgende Beispiel-Auswertung lässt erkennen, dass 13 von 4.589 Anwendungen mehr als 30% des gesamten Speicherplatzes verbrauchen, dies sind gemischt System-, Mail-, Mail-In- und Anwendungs-Datenbanken:

Auch in der Storage Profile-Auswertung lassen sich somit wesentliche Kostenverursacher identifizieren. In Verbindung mit einer optionalen, vertiefenden Auswertung, welche der großen Datenbanken tatsächlich noch Verwendung finden (mittels Korrelation von Datenbank-Größen und –Nutzung) lassen sich so z.B. schnell Kosteneinsparungseffekte erzielen.

38

= verwalteter Speicherplatz, d.h. Plattenplatz, der hochverfügbar bereitgestellt, gewartet und gesichert wird, ist vergleichsweise teuer. Preise liegen üblicherweise um die 35,- bis 50,- EUR je GB, wobei es in Ausnahmefällen signifikante Abweichungen gibt (selten < 1,- EUR je GB oder auch deutlich über 50,- EUR je GB). panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Slide 14: Server Utilization Ranking Über die bereits im Detail ausgewerteten Parameter Notes Sessions, Download, Upload, Lesezugriffe, Schreibzugriffe und Transaktionen wird in dieser Auswertung schnell klar, welche Server in der jeweiligen Kategorie zu den Top 3 der Last-Tragenden gehören und welche Server über alle Kategorien hinweg kombiniert die meiste Last zu tragen haben:

Gerade in Konsolidierungs-, Cloud- und Zentralisierungs-Projekten hilft das Verständnis um aktuelle Serverlasten 39

entscheidend bei der Zusammenführung .

39

Das optional erhältliche panagenda iDNA Consolidation setzt auf einem iDNA HealthCheck (Plus) auf und liefert durch Anreicherung der Analyse-Daten um Geographiedaten die Antworten, welche Konsolidierungsszenarien am günstigsten sind (Anzahl Server und Standorte) und welche Voraussetzungen in den jeweiligen Szenarien zu erfüllen sind (Netzwerk- und Speicherkapazitäten).

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Slide 15: Network Traffic History Die aus Lese- und Schreibzugriffen hervorgehende Netzwerklast wird in der „Network Traffic History“-Auswertung auf 40

der, dem Report entsprechenden, Zeitachse dargestellt :

Entsprechende Zeitachsen-Diagramme gibt es ebenfalls für Lese- und Schreibaufkommen, Transaktionen, Overall Network Impact und Session Concurrency, sodass sämtliche Key Performance Indikatoren (KPIs) entsprechend im Zeitverlauf betrachtet werden können. 41

Lastspitzen können durch einfaches Vergrößern (Hineinzoomen – (1) ) in entsprechende Zeitabschnitte näher begutachtet werden und so entsprechenden Momenten zugeordnet werden:

40

panagenda iDNA stellt über die Network Traffic History hinaus ebenfalls Zeitachsenauswertungen für die KPIs Document Reads, Document Writes, Transactions und Notes Session Concurrency zur Verfügung – im Interesse des Umfangs dieses Dokumentes, wird hier nur eines der Zeitachsen-Diagramme detailliert beschrieben 41 Mittels Linksklick und gleichzeitigem Ziehen der Maus und anschließendem Loslassen der Maustaste auf Desktops bzw. durch Fingerspreizen auf z.B. Apple iPads panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Darüber hinaus können Download- bzw. Upload-Traffic getrennt voneinander betrachtet werden, indem der jeweils andere Netzwerkverkehr ausgeblendet wird (2):

In großen Umgebungen können im Rahmen der Netzwerkanalyse Wochenenden und Feiertage klar von Arbeitstagen unterschieden werden, sowie überdurchschnittliche Lastspitzen schnell identifiziert werden, die auf z.B. Veränderungen oder Automatismen an Wochenenden folgen.

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Slide 16: Port Compression Port-Kompression ist ein elementarer Faktor um die Netzwerklast in IBM Notes und Domino-Umgebungen zu reduzieren. Die Kommunikation zwischen Clients und Servern wird bei aktivierter Port-Kompression im Durchschnitt 42

um ca. 40% reduziert . In vielen Umgebungen ist Port-Kompression nicht durchgängig auf allen Geräten aktiviert und lässt somit entsprechende Einsparungspotentiale ungenutzt. Es gibt zwei Ausnahmefälle, in denen Port-Kompression nicht aktiviert werden sollte: 1.) Auf Citrix bzw. allgemein in Terminal-Server-Umgebungen

43

2.) Bei Verwendung von Hardware-Kompression, wie z.B. Riverbed

44

Für alle anderen Arbeitsplätze und Server lohnt sich die Aktivierung von Port-Kompression mess- und fühlbar – letzteres umso mehr, je langsamer die Verbindung der Endbenutzer-Arbeitsplätze ist. Aus nachfolgender Abbildung wird schnell klar, dass der gesamte Netzwerkverkehr zwischen IBM Domino Servern und IBM Notes Clients um weitere 20% reduziert werden kann, wenn auf allen Geräten Port-Kompression durchgängig aktiviert wird:

42

Im Gegensatz zu Port-Verschlüsselung, bei welchem die Aktivierung auf einem Endgerät ausreicht, muss PortKompression bei jeweils beiden Geräten (Server-Server bzw. Client-Server) aktiviert sein, um zum Tragen zu kommen. 43 Aktivierte Port-Kompression zieht auf Clientseite ca. 5% CPU-Last nach sich. Bei angenommenen 60 gleichzeitigen Client Sitzungen würden für Port-Kompression 60 * 5% = 300% CPU-Last verursacht, also 3 dedizierte CPUs nur für Port-Kompression benötigt werden. Da die Terminal Server den IBM Domino Servern üblicherweise physikalisch bzw. netzwerktechnisch näher sind als die Endbenutzer-Clients, ist die nicht sinnvoll nutzbare Port-Kompression vergleichsweise unproblematisch. 44 Kompression auf Hardware-Ebene ist wenig effektiv, wenn die Daten bereits von IBM Notes und Domino komprimiert wurden - dies gilt insbesondere auch für Port-Verschlüsselung, da sich verschlüsselte Daten nicht sinnvoll weiter komprimieren lassen. Zu beachten ist, dass Laptop-Benutzer in der Regel nicht von HardwareKompression profitieren, sondern ausschließlich von Port-Kompression – das senden einer Email mit Anhang geht via UMTS/3G & Co –Verbindung schneller mit Port Kompression, als mit Hardware-Kompression, da die HardwareKompression sich nur auf das Unternehmenseigene Netzwerk beschränkt, während sich Port-Kompression auf die gesamte Verbindungsstrecke vom Endbenutzer bis zum Server erstreckt. panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Aus obiger Abbildung geht klar hervor, dass die Netzwerklast bei durchgehender Aktivierung von Port-Kompression 45

um weitere 20 Prozent gesenkt werden kann .

45

Sofern es sich bei den Geräten ohne Port-Kompression nicht um Citrix- bzw. allgemein Terminal-Server-Clients oder Riverbed-Endpunkte handelt – siehe auch vorige Seite für weiterführende Details

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Slide 17: Basic Security Checks Diese Auswertung fasst grundlegende mögliche Sicherheitsprobleme von IBM Domino Infrastrukturen wie folgt zusammen:

Internet-Passwort-Qualität Im Zuge eines panagenda iDNA Foundation wird ebenfalls überprüft, ob Internet-Passworte in Personendokumenten 46

im öffentlichen Adressbuch in „non-salted“ -Form vorliegen und weist die Summe der Fundstellen entsprechend aus. Ganz allgemein empfiehlt es sich, IBM Domino Server unbedingt auf das „sichere Internet-Passwort Format“umzustellen.

Zugriffsberechtigungen für Anonymous und –Default– Datenbanken, auf die anonyme Benutzer potentiell zugreifen können, werden in der Basic Security Checks47

Auswertung nach entsprechend möglicher Zugriffsberechtigung dargestellt . Dies gilt ebenso für „-Default-“-Einträge in Zugriffskontroll-Listen.

46 47

Siehe auch http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21212934 In Unternehmen, in welchen auf dem Domino-Server kein Webserver (HTTP-Task) läuft, ist dies ggf. nicht relevant (da ein anonymer Zugriff dann gar nicht erst nicht möglich ist), gleiches gilt – jedenfalls bei niedrigen Berechtigungen – ggf. auch für Unternehmen, bei denen ein Zugriff via Webserver von außen nicht möglich ist. Da allerdings nicht auszuschließen ist, dass anonyme Zugriffe unter Umständen in Zukunft möglich sind (beispielsweise bei einem Umzug in die Cloud oder auf andere Server o.ä.), empfiehlt es sich, die Auswertung im Sinne der möglichen – statt nur aktueller – Gefahrenpotentiale zu sehen

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Die obige Abbildung zeigt unter anderem, dass in fünf (5) Personendokumenten schwache und qualitativ schlechte Passwörter Verwendung finden. Darüber hinaus können anonyme Zugriffe in der analysierten Beispiel-Umgebung in zwei (2) Datenbanken mit 48

Manager-Rechten erfolgen . In sieben (7) Datenbanken werden als Voreinstellung ebenfalls Manager-Rechte gewährt, eine unbedingt zu behebende Konfiguration.

48

Anonymer Zugriff bezieht sich hierbei auf den möglichen Zugriff per Web-Browser, welches einen, auf dem entsprechenden Domino-Server laufenden, HTTP-Task bedingt. Auch wenn dieser Task gegenwärtig nicht gestartet ist, so stellt eine solche Konfiguration ein potentielles Sicherheits-Risiko dar, falls die betreffende Datenbank auf einen Server mit HTTP-Task repliziert oder verschoben wird.

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Slide 18: Deployment Integrity In dieser Auswertung finden sich vornehmlich für den Betrieb und die Administration relevante Erkenntnisse, die aus der Datensammlung und –Aufbereitung von panagenda iDNA hervorgehen. Hierzu zählen:

Integritäts-Checks 

Repliken, die auf ein und demselben Server mehr als nur einmal vorliegen



Schablonen, die auf ein und demselben Server mehr als nur einmal vorhanden sind



Gestaltungsschablonen, die über mehrere gleiche Repliken hinweg unterschiedliche Namen haben



Datenbanken, bei denen nicht alle Repliken den gleichen Schablonennamen haben

Doppelte Einträge in öffentlichen Adressbüchern 

Mehrfaches Vorkommen von Dokumenten mit gleichem Personen-, Mail-In-, Gruppen- oder Servernamen



Doppeltes Vorkommen gleicher Einträge über unterschiedliche Dokumente hinweg (z.B. gleicher Fullname bei zwei unterschiedlichen Personendokumenten)

Zirkuläre Gruppenreferenzen 

Gruppen, die im Kreis verschachtelt sind z.B. Gruppe A beinhaltet Gruppe B, die wiederum Gruppe A enthält – Zirkelreferenzen stellen ein Performance und Ressourcenproblem dar; das Vorhalten von Gruppen und deren Mitgliedern benötigt so mehr Speicherplatz (im Hauptspeicher) und/oder die Auflösung von Gruppen erfolgt nicht immer wie erwartet.

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In obiger Beispiel-Analyse liegen sieben (7) Repliken auf ein- und demselben Server mehrfach vor, ebenso wie acht (8) Schablonen. Drei (3) Personendokumente liegen mit exakt dem gleichen vollen Namen mehrfach vor, und es wurden drei (3) Gruppen mit Zirkelreferenzen gefunden.

Die Auswertung zur Deployment Integrität stellt unmittelbare „Quick Wins“ (Actionable Items) aus einem panagenda iDNA Foundation bereit, da die Erkenntnisse unmittelbar als Checkliste zur Behebung der gefundenen Probleme herangezogen werden können. Darüber hinaus stellt die Auswertung im fortlaufenden Betrieb auf einen Blick sicher, dass wiederkehrende Probleme sofort erkannt werden können.

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Slide 19: Geo-Information Data Transfer Volume Die Geo-Information Data Transfer Volume-Auswertung ist nicht Bestandteil von panagenda iDNA Foundation. Als weiterführende Option ermöglicht sie über die Anreicherung von Client- und Serverdaten mit Geographie-Daten („Wer arbeitet wo?“) die Visualisierung von Datenströmen auf Welt- bzw. Landkarten – so wird schnell klar, welche Netzwerkkapazitäten zwischen welchen Standorten benötigt werden. In weiterer Folge erlaubt die Auswertung von geographisch angereicherten Daten die Ableitung von Cloud-, 49

Konsolidierungs-, Zentralisierungs- und Migrations-Szenarien , da bei einer Verlagerung von beispielsweise ServerEndpunkten die Kommunikation einer wachsenden Zahl von Endbenutzern über vorhandene Netzwerkstrecken gebündelt werden. Die Auswertung von Netzlasten kann selbstverständlich auch auf Zeitachsen nach Geographie bzw. Unternehmenseinheit erfolgen, um so Lastspitzen je nach Standort zu identifizieren.

49

Sowie die Betrachtung von M&A (Merger & Akquisition)-Zielszenarien, bei Zusammenlegung von Domänen und Netzwerken

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Slide 20: Cloud / Webification Potential Bezieht man bei der Analyse der IBM Domino-Infrastruktur ebenfalls Nutzungsdaten von Web-Benutzern (Browser 50

Clients = iNotes und Browser basierte Nutzung von Anwendungen) mit ein , so erlaubt dies eine Vielzahl von weiterführenden Auswertungen: 

Welche Anwendungen werden in welchem Verhältnis von Rich Clients bzw. von Browser-Clients verwendet?



Welche Anwendungen sind bereits überwiegend Cloud-fähig, da sie heute schon via Browser genutzt werden?



Welche Browser - und mobilen Clients werden von Endbenutzern verwendet?



Welche Netzwerklast verursacht die vergleichbare Browser-basierte Nutzung einer Anwendung im

51

52

Unterschied zu einem (IBM Notes) Rich Client?

Aus der obigen Auswertung lässt sich ablesen, dass die Majorität von Datenbanken ausschließlich von Rich Clients 53

54

genutzt wird (erste Zeile) – wobei 290 (74%) von insgesamt 393 Datenbanken System-Datenbanken sind .

50

Nicht Bestandteil von panagenda iDNA Foundation z.B. Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome 52 Dies erlaubt beispielsweise die Unterscheidung von iPhone, Blackberry, Android & Co. 53 Im Sinne von eindeutigen Replik-IDs – eine Anwendung, die also mehrfach repliziert vorliegt, zählt nur einmal 51

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11% aller „Nicht-System-Datenbanken“ werden in obigem Beispiel auch oder ausschließlich von Browser-Clients 55

genutzt – diese sind zumeist ohne nennenswerte Aufwände Cloud- und mobilfähig . Weitere 11% aller Datenbanken bedürfen jedenfalls einer eingehenden Gestaltungs-Analyse, um festzustellen, mit welchen Komplexitätsgraden beispielsweise eine Modernisierungs- oder Cloud-Strategie behaftet ist – siehe hierzu auch nachfolgendes Kapitel „Gestaltungs-Analyse von Datenbanken“. Zusammenfassend ermöglicht die Cloud / Webification Potential-Auswertung die klare Segmentierung des DatenbankPortfolios in kleinere Arbeitspakete. Häufig reduziert sich so der Anteil tatsächlich näher zu betrachtender Anwendungen ganz erheblich, da Anwendungen, die über z.B. 3 Monate gänzlich ungenutzt bleiben oder die bereits von Browser-Clients genutzt werden, keiner nennenswerten Aufwände mehr bedürfen um modernisiert, transformiert oder migriert zu werden.

54

Bei kleineren Unternehmen ist der Anteil von System-Datenbanken ungleich viel höher als bei großen Unternehmen – System-Datenbanken sind z.B. names.nsf, log.nsf, catalog.nsf, admin4.nsf usw. 55 Eine Anwendung, die heute bereits im Browser funktioniert, ist zumeist ohne größere Aufwände auf modernen mobilen Geräten verwendbar und verhältnismäßig einfach in der Cloud zu betreiben. Lediglich Schnittstellen in „OnPremise“-Systeme, die im Zuge der Interaktion mit Browser-Clients benötigt werden, stellen ein Risiko dar (z.B. Schnittstellen ins Dateisystem, Backend-Systeme, Drucken o.ä.). panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Weiterführende Gestaltungsanalysen 56

Für die Analyse von Datenbank-Gestaltungen bietet panagenda entsprechende Services an . Die Bandbreite reicht von Bestandserhebung, über Aufwands- und Risiko-Bewertungen, bis hin zur eigentlichen Umsetzung, und erstreckt 57

sich über nahezu jedwedes Transformationsvorhaben . Aufwandsbewertungen werden auf Basis des sogenannten COCOMO-Modells 59

58

berechnet, angepasst an die

60

jeweiligen Gegebenheiten beim Kunden . Risiko-Bewertungen erfolgen abgestimmt auf Projektvorhaben – beispielsweise werden Mail-Schnittstellen Anwendungen

analysiert,

oder

Schnittstellen

zu

„On

62

Premise“-Systemen ,

um

im

Vorfeld

61

von

eines

Veränderungsvorhabens einschätzen zu können, welche Gestaltungselemente einer eingehenden Begutachtung oder gar Umstellung bedürfen. Für die eigentliche Umsetzung von Gestaltungsänderungen kann die Menge der relevanten Gestaltungselemente zudem gemeinsam mit panagenda üblicherweise um 70-90% reduziert werden – dies führt zu signifikant kürzeren Projektlaufzeiten und geringeren Kosten. Da die Themenfelder „Migration und Modernisierung“ im Zusammenhang mit detaillierter Analyse von DatenbankGestaltungen weit über den Rahmen dieses Dokumentes hinaus gehen, finden diese daher hier nur ergänzende Erwähnung, um das gesamte Leistungsspektrum von panagenda iDNA erfassbar zu machen – wenden Sie sich für weiterführende Details bitte an einen unserer zertifizierten Partner oder Ihren panagenda Ansprechpartner. Ein panagenda iDNA Foundation ist jedenfalls die ideale Vorstufe für eine vertiefende Gestaltungsanalyse, um zunächst 63

die Anwendungen herauszufiltern, die besonders intensiv schreibend und/oder lesend Verwendung finden , oder gar nicht mehr genutzt werden.

56

da eine detaillierte Analyse der Gestaltung von Anwendungen zumeist nur bedarfsweise bzw. nur einmal im Quartal, Halbjahr oder Jahr benötigt wird. Die panagenda iDNA Appliance versteht sich allerdings bei Bedarf durchaus auch auf das fortlaufende Sammeln von Gestaltungs-Informationen, um beispielsweise große Modernisierungs- oder Migrationsprojekte zu begleiten und wochen- oder gar tagesaktuell Projektfortschritte zu dokumentieren. 57 u.a. Cloud, Zentralisierung, Betriebssystemwechsel, Modernisierung, mobile Geräte, Browser, ... 58 http://de.wikipedia.org/wiki/COCOMO 59 Ressourcen- und Organisationsparameter 60 Die Ergebnisse der COCOMO-Berechnungen werden zudem gegen umfassende Praxiserfahrung und entsprechende Aufwandsschätzungen und –Realitäten abgeglichen 61 Unterteilt in Problemintensität – so ist das reine Versenden einer Email aus einer Anwendung heraus kein Problem, das Senden von signierten oder verschlüsselten Emails jedoch durchaus 62 Dateisysteme (Netzlaufwerke), SAP, Oracle, o.ä. 63 Durch Anreicherung mit geographischen und HR-Daten z.B. weiter nach Abteilungen, Rollen, Zuständigkeiten, Standorten, Ländern oder Regionen unterteilt – jede Form der Segmentierung sorgt dabei für mehr Fokus, Sicherheit und Agilität panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Weiterführende Security- und Compliance-Analysen Über die reine Analyse von Sicherheitsschwachstellen hinaus (siehe Basic Security Checks) ermöglicht die Datenbasis 64

von panagenda iDNA ebenfalls weiterführende Sicherheits- und Compliance-Analysen . Hierzu zählen unter anderem: 

der gezielte Abgleich von sensitiven Datenbanken und deren Nutzung z.B. „Greifen außer einem bestimmten Personenkreis noch andere Benutzer auf die Vorstandsprotokolle zu?“ oder „Haben Benutzer, denen in der Zwischenzeit der Zugriff entzogen wurde, noch lokale Repliken von wichtigen Anwendungen?“



das Feststellen von ungewöhnlich hoher Lesetätigkeit über ausgewählte oder viele Datenbanken In einem konkreten Kundenfall wurde so ein Sicherheitsleck entdeckt, welches es einem Mitarbeiter ermöglichte sensitive Daten zu kopieren und an die Konkurrenz zu verkaufen



die Auswertung welche Benutzer tatsächlich Zugriff auf bestimmte Datenbanken haben

Security- und Compliance-Analysen können sich mit panagenda iDNA über Zugriffskontrolllisten (ACLs), Gruppen und deren Mitglieder, dem eigentlichen Datenbankbestand auf Servern und etwaigen lokalen Repliken, ProtokollEreignisse und sogar Client-Konfigurationen

65

erstrecken – ebenfalls lassen sich Security- und Compliance-Analysen

auf Email ausweiten:

64

Anders als bei sämtlichen vorhergehenden Analysen (ausgenommen End User Demand Ranking) ist bei personenbezogenen Auswertungen in Deutschland und Frankreich im Regelfall der Betriebsrat hinzu zu ziehen 65 Unter Verwendung von panagenda MarvelClient Analyze, kostenlos für ein Jahr für Unternehmen jeder Größe panagenda GmbH Lahnstraße 17, DE 64646 Heppenheim

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Weiterführende Email-Analysen In Verbindung mit der informativen Protokollierung von Mail-Zustellungen

66

in der IBM Domino Log-Datenbank

ermöglicht „panagenda iDNA for Email“ die Auswertung von Email-Kommunikationsströmen. Dies ermöglicht unter anderem folgende Auswertungen: 



Mit welchen Internet-Domänen werden Emails ausgetauscht? o

Top 10

o

Alle Ziel-Domänen

o

Blacklisten-Auswertungen (beispielsweise Internet-Adressen von Konkurrenz-Unternehmen)

Welche Benutzer(gruppen) kommunizieren besonders häufig miteinander? o



z.B. Vertrieb mit Entwicklung, Marketing mit Produktmanagement

Welche Kollegen haben zuletzt mit einem bestimmten Empfänger (Person oder Unternehmen) kommuniziert? o

um Reibungsverluste zu minimieren, Doppelbearbeitung zu vermeiden und nicht abgestimmte, parallele Kommunikation

o

Derartige Informationen können, über das Reporting mit panagenda iDNA hinausgehend, z.B. kontextsensitiv IBM Notes Clients zur Verfügung gestellt werden

67

– so erhalten beispielsweise

Vertriebsmitarbeiter unmittelbar beim Adressieren einer Email die Information, welche Kollegen kürzlich (oder auch länger zurückliegend) zuletzt mit den gleichen Empfängern kommuniziert haben 

Wie viele Emails werden – ggf. zusammengefasst nach Abteilung, Geschäftseinheit o.ä. – außerhalb von Geschäftszeiten oder an Wochenenden versandt? o

In weiterer Folge kann panagenda iDNA somit auch als Management-Informations-System (MIS) 68

dienen .

Email-Auswertungen können hierbei zwischen interner und externer Kommunikation unterscheiden und sich über IBM Domino, IBM Traveler und Blackberry Enterprise Server erstrecken.

66

In der notes.ini des IBM Domino Servers muss hierzu lediglich Log_MailRouting=30 (oder 40) eingetragen sein z.B. in Form eines Sidebar-Plugins im IBM Notes Standard Client 68 Dies gilt natürlich nicht nur für Email-bezogene Informationen, sondern ganz allgemein für jede beliebige Fragestellung. Über entsprechende Berechtigungen kann jeweils sichergestellt werden, dass der Vorstand bzw. die Geschäftsführung andere bzw. mehr Informationen einsehen kann, als beispielsweise ein Abteilungsleiter 67

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Informatives Mail-Logging stellt lediglich die Information bereit, dass eine Email von Absender A an Empfänger B weitergereicht bzw. zugestellt wurde, nicht aber ob die Email Anhänge hat oder gar welche:

Für deutlich umfassendere Auswertungen im Bereich Email können ergänzende Datenlieferanten, wie z.B. GBS 69

iQ.Suite , in panagenda iDNA eingebunden werden. Dies ermöglicht unter anderem folgende weiterführende Auswertungen: 

Auswertung der Anzahl Emails mit und ohne Anhänge



Auswertung Aufkommen nach z.B. Dateinamen, -Arten und -Größen o



Anzahl und Größe von z.B. PDF-, Office- oder CAD-Dateien

Hat sich der Versand von Anhängen seit Einführung von IBM Sametime, IBM Connections, Filenet o.ä. verringert bzw. verändert (Größe, Anzahl, Art)?



Gelangen CAD-Dateien oder Vorstandsprotokolle an externe Empfänger?



Wie viele Emails (ggf. kategorisiert nach Grund) gehen in welchen Zeiträumen in Quarantäne?

70

Über die Anreicherung von Email-Fluss-Daten mit HR- und/oder Geographie-Daten können Auswertungen auch nach Standorten, Ländern, Zuständigkeiten, Abteilungen, Rollen etc. ausgewertet werden, wobei unterschiedlichen Konsumenten einer Auswertung unterschiedliche Informationen bereitgestellt werden können – so sieht ein Abteilungsleiter beispielsweise andere Informationen als der Vorstand.

69

Group Business Software iQ.Suite – https://www.gbs.com/ Dies lässt sich pro-aktiv auf der Serverseite mit GBS iQ.Suite und clientseitig mit panagenda MarvelClient (Module Attachment- und Mail-Blocking) unterbinden 70

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Abschließende Bemerkungen Der Fantasie möglicher Auswertungen und damit verbundener Antworten sind mit panagenda iDNA kaum Grenzen gesetzt. Das Analysespektrum reicht in den Auswertungen von klassischen IBM Domino Bestandsdaten (Protokollen, 71

Anwendungen, Konfigurationen) und Client-Daten , über IBM Traveler, Blackberry Enterprise Server (Traveler und BES für erweiterte Email-Kommunikations-Auswertungen unter Einbeziehung mobiler Geräte, z.B. Email-Aufkommen von Extern vs. von Intern, an mobile Geräte oder von mobilen Geräten, außerhalb von Geschäftszeiten und an Wochenenden vs. an Arbeitstagen), bis hin zu IBM Sametime und IBM Connections. Weitere Datenquellen können im Rahmen von Consulting-Engagements eingebunden werden, um nahezu jedwede mögliche Fragestellung zielgerichtet beantworten zu können. Fragestellungen an die eigene Infrastruktur können spezifischer oder bestandsaufnehmender Natur sein (um überhaupt erstmal herauszufinden, welche Fragen man überhaupt weiterführend stellen kann bzw. sollte). Der Schwerpunkt dieses Dokumentes ist bestandsaufnehmender Natur – wenn Sie eine spezifische Herausforderung haben und nicht genau wissen, ob bzw. wie Ihnen panagenda iDNA weiterhelfen kann: Wir freuen uns in beiden Fällen darauf von Ihnen zu hören!

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Unter Verwendung von panagenda MarvelClient Analyze, kostenlos für ein Jahr für Unternehmen jeder Größe

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