ShoreTel IP Phone 480/480g Benutzerhandbuch
September 2016
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Marken
ShoreTel, ShoreTel (und das Logo), Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreTel Connect, ShoreTel Connect ONSITE, ShoreTel Connect CLOUD und ShoreTel Connect HYBRID sind eingetragene Marken von ShoreTel, Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Das ShoreTel-Logo ist eine Marke von ShoreTel, Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Alle anderen in dieser Dokumentation enthaltenen Urheberrechte und Marken gehören ihren jeweiligen Eigentümern.
Patente
Das ShoreTel IP Phone 480/480g ist durch die unter http://www.shoretel.com/about/patents.html aufgelisteten Patente geschützt.
Versionsinformationen
ShoreTel IP Phone 480/480g Benutzerhandbuch Dokument-Teilenummer: 800-1761-02 Datum: September 2016
Unternehmensinformationen ShoreTel, Inc.
960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 USA +1.408.331.3300 +1.408.331.3333 (Fax) www.shoretel.com
ShoreTel IP Phone 480/480g
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Inhaltsverzeichnis Bevor Sie beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Typografische Konventionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verwandte Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kapitel 1
5 5 5 5
Erste Schritte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Überblick über das ShoreTel IP Phone 480/480g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Das Telefondisplay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Leitungsdarstellungstasten und programmierbare Tasten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Softtasten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Displaybeleuchtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Displaykontrast einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Telefon einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren . . . . . . . . . . . . . . . 12 Beim Voicemailsystem anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Nebenstellenzuweisung des Telefons aufheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Hilfe bekommen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Gebrauch des Telefons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Anrufe tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Anrufe annehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Klingelton des Telefons deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Anrufe stummschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Auf dem Telefon angezeigte Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Gebrauch von Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Gebrauch des Telefonverzeichnisses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Anrufe über das Verzeichnis tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Detaillierte Kontaktinformationen suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Gegensprechanlage über das Verzeichnis verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Voicemailbox über das Verzeichnis anrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Aufschalt-Flüstern über das Verzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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Inhaltsverzeichnis
Gebrauch des Anrufprotokolls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liste aller getätigten, empfangenen und entgangenen Anrufe anzeigen . . . . . . . . . . . . . Anrufe über das Anrufprotokoll tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegensprechanlage über das Anrufprotokoll verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe aus dem Anrufprotokoll löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe behandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe halten oder wiederaufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe parken und entparken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe an eine andere Nebenstelle annehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kapitel 2
Anpassen des Telefons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Überblick über das Anpassen Ihres Telefons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmierbare Tasten konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Überblick über Verfügbarkeitsstatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ihren aktiven Verfügbarkeitsstatus ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einstellung für automatisches Aushängen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Headsettyp auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Klingelton ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeitzone des Telefons ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Audioeinstellungen des Telefons anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gleichzeitiges Klingeln aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Freisprechmodus aktivieren, um Wählton für ausgehängte Headsets zu unterdrücken . . . . . Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gleichzeitiges Klingeln auf zusätzlichen Telefonen aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . Anrufe auf ein anderes Telefon verlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kapitel 3
34 34 35 36 36 38 38 39 40 41 41 42 42 43 44
Erweiterte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Konferenzgespräche tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aktive Anrufe zu Konferenzgesprächen zusammenführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegensprechanlage verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Durchsage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Andere erweiterte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kapitel 4
25 26 27 27 27 28 28 28 30 30 31 32
46 47 47 48 48
Gebrauch von Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Überblick über Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visuelle Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten in visueller Voicemail verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten in visueller Voicemail verfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . In visueller Voicemail auf Nachrichten antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten in visueller Voicemail weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gespeicherte Nachrichten in visueller Voicemail anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten in visueller Voicemail löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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53 53 54 55 57 59 60 61
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Inhaltsverzeichnis
Voicemailsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beim Voicemailsystem anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Neue Nachrichten im Voicemailsystem verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gespeicherte Nachrichten abhören . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten von Voicemail aus senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mailboxoptionen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kapitel 5
61 61 63 64 64 65 66
Fehlerbehandlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Probleme und Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Telefoninformationen anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Telefon neu starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
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Bevor Sie beginnen Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen zu diesem Handbuch: Überblick ..................................................................................................................... 5 Organisation ......................................................................................................... 5 Typografische Konventionen ................................................................................ 5 Verwandte Dokumente ......................................................................................... 5
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Bevor Sie beginnen
Überblick
Überblick Dieses Buch richtet sich an Benutzer des ShoreTel IP Phone 480/480g in einem ShoreTel Connect CLOUD- oder einem ShoreTel Connect ONSITE-System. Es beschreibt die Merkmale des Telefons und seine Verwendung.
Organisation Das Handbuch ist in die folgenden Kapitel aufgeteilt:
Kapitel 1, Erste Schritte auf Seite 6 enthält einen Überblick über das Telefon. Dabei erfahren Sie, wie Sie das Telefon einrichten und wie Sie häufig anfallende Aufgaben damit erledigen.
In Kapitel 2, Anpassen des Telefons auf Seite 33 wird beschrieben, wie Sie Ihr Telefon über Funktionen wie Verfügbarkeitsstatus und Klingeltöne anpassen können.
Kapitel 3, Erweiterte Funktionen auf Seite 45 enthält Informationen zum Gebrauch der erweiterten Funktionen des Telefons, z. B. für Konferenzgespräche.
In Kapitel 4, Gebrauch von Voicemail auf Seite 52 wird beschrieben, wie Sie visuelle Voicemail und das Voicemailsystem zum Abhören von Nachrichten und zur Verwaltung Ihrer Voicemailbox verwenden.
Kapitel 5, Fehlerbehandlung auf Seite 71 enthält Informationen dazu, wie Sie vorgehen können, falls Probleme mit Ihrem Telefon auftreten sollten.
Typografische Konventionen Die folgenden typografischen Konventionen werden in diesem Dokument verwendet: Schrift
Beschreibung
Fett
Tasten, die Sie auf dem Telefon drücken.
Blau
Querverweise mit Hyperlinks. Klicken Sie auf den blauen Text, um zum betreffenden Abschnitt zu springen. Alle Kapitel haben jeweils eine Liste mit Hyperlinks zu den Unterabschnitten des Kapitels auf der ersten Seite. Hinweis: Die Einträge im Inhaltsverzeichnis sind ebenfalls Hyperlinks, allerdings erscheinen sie nicht in blauer Schrift.
Verwandte Dokumente Die folgenden Dokumente sind ebenfalls verfügbar:
5
Übersichtskarte – enthält Tastaturbefehle für auf dem Telefon häufig ausgeführte Aufgaben.
Installationsanleitung – beschreibt die verfügbaren Anschlüsse an der Rückseite des Telefons und wie Sie den Kippwinkel des Telefons für den Gebrauch auf einem Schreibtisch einstellen können. Für internationale Benutzer veranschaulicht die Installationsanleitung Safe Installation Guide dieselben Informationen mit Hilfe von Abbildungen.
IP480/480g/485g Wall Mount Safe Installation Guide (Anleitung für die Wandmontage des IP480/480g/485g) beschreibt, wie das Telefon an einer Wand montiert wird. 400-Series IP Phone Wall Plate Mount Safe Installation Guide (Anleitung für die Wandplattenmontage des 400-Series IP Phone) beschreibt, wie das Telefon an einer Wandplatte montiert wird.
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ShoreTel IP Phone 480/480g
KAPITEL
1.
Erste Schritte
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das ShoreTel IP Phone 480/480g. Es enthält die folgenden Abschnitte: Überblick über das ShoreTel IP Phone 480/480g ....................................................... 8 Das Telefondisplay ............................................................................................... 9 Leitungsdarstellungstasten und programmierbare Tasten.................................. 10 Softtasten............................................................................................................ 10 Displaybeleuchtung ............................................................................................ 10 Displaykontrast einstellen ................................................................................... 10 Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren ................................................ 11 Telefon einrichten ...................................................................................................... 11 Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen ........................... 11 Ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren ................ 12 Beim Voicemailsystem anmelden ....................................................................... 13 Nebenstellenzuweisung des Telefons aufheben ................................................ 13 Hilfe bekommen ........................................................................................................ 14 Gebrauch des Telefons ............................................................................................. 14 Anrufe tätigen ..................................................................................................... 14 Anrufe annehmen ............................................................................................... 15 Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen............................................ 17 Klingelton des Telefons deaktivieren .................................................................. 17 Anrufe stummschalten ........................................................................................ 18 Auf dem Telefon angezeigte Symbole....................................................................... 18
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Erste Schritte
Gebrauch des Telefonverzeichnisses ....................................................................... 23 Anrufe über das Verzeichnis tätigen ................................................................... 23 Gegensprechanlage über das Verzeichnis verwenden ...................................... 24 Voicemailbox über das Verzeichnis anrufen ....................................................... 25 Aufschalt-Flüstern über das Verzeichnis ............................................................ 25 Gebrauch des Anrufprotokolls ............................................................................ 25 Gebrauch des Anrufprotokolls................................................................................... 25 Liste aller getätigten, empfangenen und entgangenen Anrufe anzeigen ........... 26 Anrufe über das Anrufprotokoll tätigen ............................................................... 27 Gegensprechanlage über das Anrufprotokoll verwenden................................... 27 Anrufe aus dem Anrufprotokoll löschen.............................................................. 27 Anrufe behandeln...................................................................................................... 28 Anrufe halten oder wiederaufnehmen ................................................................ 28 Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln........................ 28 Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden................ 30 Anrufe weiterleiten .............................................................................................. 30 Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln........................ 28 Anrufe parken und entparken ............................................................................. 31
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Erste Schritte
Überblick über das ShoreTel IP Phone 480/480g
Überblick über das ShoreTel IP Phone 480/480g Willkommen bei Ihrem neuen ShoreTel™ IP Phone! Abbildung 1 gibt einen Überblick über die Komponenten des IP480/480g. Abbildung 2 auf Seite 9 zeigt die Anschlüsse an der Rückseite des Telefons.
Hörer mit Fingerstütze Displaybereich
Programmierbare Leitungsdarstellungstasten Acht benutzerdefinierbare Tasten mit dreifarbigen LEDs zeigen aktive, eingehende und gehaltene Anrufe. Sie können auch als überwachte Nebenstellen und Kurzwahltasten verwendet oder mit anderen Funktionen belegt werden. Meldungs-LED Blinkende LED macht Sie auf eingehende Anrufe oder nicht abgehörte Sprachnachrichten aufmerksam.
Lautsprecher Liefert hochwertige WidebandWiedergabe.
Softtasten Kontextbezogene Funktionen, die im LCD-Display definiert sind. Navigationstasten und Auswahltaste Für die Auswahl von Optionen in der Benutzerschnittstelle .
Wählfeld
Mikrofon
Audio-Steuertasten Lautstärketasten für Hörer, Headset, Lautsprecher und Klingelton. Die Headset-, Stummschaltungs- und Lautsprechertasten leuchten auf, wenn die betreffende Funktion aktiv ist.
Funktionstasten Für grundlegende Telefoniefunktionen: Voicemail, Verzeichnis, Anrufprotokoll, Weiterleiten, Konferenz und Halten.
Abbildung 1: Komponenten des ShoreTel IP Phone 480/480g
ShoreTel IP Phone 480/480g
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Erste Schritte
Das Telefondisplay
Hörerbuchse ist hörgerätekompatibel
PC-Anschluss
Headset-Buchse
Netzwerk- und Stromanschluss
Abbildung 2: Anschlüsse an der Rückseite des IP Phone 480/480g
Das Telefondisplay Das Display auf dem ShoreTel IP Phone zeigt Ihren Namen und Ihre Nebenstelle, den Verfügbarkeitsstatus, Leitungsdarstellungstasten, den Arbeitsgruppen-Agentenstatus, programmierte Tasten und andere Informationen. Die Elemente des Displays sind in Abbildung 3 zusammengefasst. Aktueller Verfügbarkeitsstatus ArbeitsgruppenAgentenstatus
VoicemailnachrichtAnzeige Anzeige „Entgangener Anruf“
Ihre Nebenstelle
Leitungsdarstellungstasten zeigen aktive, eingehende oder gehaltene Anrufe
Programmierbare Tasten bieten benutzerdefinierte Funktionen wie Kurzwahl oder Nebenstellenüberwachung.
Softtasten Über diese kontextbezogenen Tasten können Sie Aktionen ausführen, die für den Telefonstatus und die Art des Anrufs relevant sind. Abbildung 3: Displayelemente des IP Phone 480/480g
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Erste Schritte
Leitungsdarstellungstasten und programmierbare Tasten
Leitungsdarstellungstasten und programmierbare Tasten Das Telefon bietet acht Leitungsdarstellungstasten, die eingehende, aktive oder gehaltene Anrufe zeigen. Diese können auch als Kurzwahltasten programmiert oder mit Anruffunktionen wie der stillen Überwachung belegt werden. Nähere Informationen dazu, wie Sie die Tasten mit Kurzwahlnummern programmieren, finden Sie unter Programmierbare Tasten konfigurieren auf Seite 34. Für Einzelheiten zu den Funktionen, mit denen Ihr ShoreTel Connect-Administrator diese Tasten belegen kann, lesen Sie bitte Andere erweiterte Funktionen auf Seite 48.
Softtasten Das Telefon bietet fünf Softtasten, deren Funktionen sich entsprechend dem aktuellen Zustand des Telefons ändern. Wenn das Telefon z. B. frei ist, können Sie die Softtasten verwenden, um Einstellungen wie den Verfügbarkeitsstatus zu ändern oder Telefonoptionen einzurichten. Wenn Sie sich in einem aktiven Anruf befinden, sind die Softtasten mit Funktionen wie Auflegen, Anruf parken oder Anrufe zu einem Konferenzgespräch zusammenführen belegt. Wenn die Beschriftung einer Softtaste auf dem Display mit einer gestrichelten Linie unterstrichen ist, können Sie die betreffende Funktion auch ausführen, indem Sie die Auswahltaste im Navigationsfeld drücken.
Displaybeleuchtung Wenn Sie das Telefon nicht verwenden, wird die Displaybeleuchtung nach einem bestimmten Zeitraum gedimmt, um Energie zu sparen. Außerhalb der normalen Geschäftszeiten oder wenn das Telefon für einen längeren Zeitraum inaktiv bleibt, wird das Display völlig ausgeschaltet. Die Wartezeit, bevor das Display gedimmt wird, und die Geschäftszeiten werden von Ihrem ShoreTel ConnectAdministrator festgelegt. Das Telefondisplay kehrt zu Beginn des Arbeitstags automatisch wieder zur abgedimmten Beleuchtung zurück. Sie können jedoch jederzeit eine beliebige Taste auf dem Telefon drücken, um das Display wieder mit voller Helligkeit anzuzeigen. Dies geschieht auch, wenn ein Anruf auf dem Telefon eingeht.
Displaykontrast einstellen 1. Halten Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste
gedrückt.
Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Drücken Sie die Navigationstaste zu verringern.
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oder
, um den Displaykontrast zu erhöhen bzw.
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Erste Schritte
Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren
Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren Sie können den Winkel des Ständers an der Rückseite des Telefons einstellen, um mögliche Blendeffekte durch den direkten Lichteinfall auf das Display zu reduzieren. Genaue Anweisungen dazu finden Sie in der Installationsanleitung Safe Installation Guide, die Sie zusammen mit Ihrem Telefon erhalten haben.
Telefon einrichten Bevor Sie die vielfältigen Funktionen des ShoreTel IP Phone vollständig nutzen können, muss das Telefon Ihnen zugewiesen werden und Sie müssen das Kennwort für das Voicemailsystem kennen. Sie können wie folgt prüfen, ob das Telefon Ihnen bereits zugewiesen ist:
Wenn Ihr Name und Ihre Nebenstelle auf dem Telefondisplay angezeigt werden, dann hat Ihr ShoreTel Connect-Administrator Ihnen das Telefon bereits zugewiesen und Sie brauchen sich nicht selbst Ihrem Telefon zuzuweisen. Wenn sich Ihr Telefon in diesem Zustand befindet, können Sie Anrufe empfangen und tätigen, und Sie können im visuellen Voicemailsystem prüfen, ob Nachrichten für Sie vorliegen.
Wenn Sie dagegen „Verfügbar“ sowie das aktuelle Datum und die Uhrzeit auf dem Display sehen, verwenden Sie das in Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen auf Seite 11 beschriebene Verfahren, um das Telefon Ihrer Nebenstelle zuzuweisen. Solange das Telefon nicht zugewiesen ist, können Sie interne Anrufe über das Wählfeld oder das Telefonverzeichnis tätigen, aber Sie haben keinen Zugriff auf visuelle Voicemail und möglicherweise können Sie keine externen Anrufe tätigen.
Wenn auf dem Telefon „Cloud-Anmeldedaten“ angezeigt wird, gehen Sie wie unter Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen auf Seite 11 beschrieben vor, um Ihre Nebenstelle Ihrem Telefon zuzuweisen.
Sollte „Anonym“ sowie das aktuelle Datum und die Uhrzeit auf dem Display erscheinen, dann ist diese Nebenstelle einer Person als primäre Nummer zugewiesen, die gegenwärtig ein anderes Telefon oder einen anderen Endpunkt verwendet. Sie können Ihre eigene Nebenstelle mit dem Telefon verknüpfen, indem Sie das in Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen auf Seite 11 beschriebene Verfahren verwenden.
Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator oder autorisiertem Kontakt eingerichtet werden), können Sie sich bei einem beliebigen ShoreTel IP Phone im ShoreTel Connect-System anmelden und diesem Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer zuweisen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern auf Seite 24. Wenn Sie ein Telefon bei einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren müssen, lesen Sie bitte Ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren auf Seite 12.
Ihre Nebenstelle oder Telefonnummer dem Telefon zuweisen Wie Sie vorgehen müssen, um Ihr Telefon zuzuweisen, ist davon abhängig, ob auf dem Telefon „Verfügbar“, „Anonym“ oder „Cloud-Anmeldedaten“ angezeigt wird.
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Erste Schritte
Ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren
Wenn Ihr Telefon „Verfügbar“ oder „Anonym“ anzeigt Wenn „Verfügbar“ oder „Anonym“ auf dem Telefondisplay angezeigt wird, können Sie Ihre Nebenstelle wie nachfolgend beschrieben mit dem Telefon verknüpfen. 1. Drücken Sie die Softtaste Zuweisen. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer ein, die Sie von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator erhalten haben, und drücken Sie dann die Softtaste Weiter. 3. Geben Sie eines der folgenden Kennwörter ein:
Wenn Ihr ShoreTel Connect-Administrator Ihnen ein Kennwort zugeteilt hat, geben Sie dieses ein und drücken Sie dann die Softtaste OK.
Wenn Sie kein Kennwort von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator erhalten haben, geben Sie das Standardkennwort 1234 ein und drücken Sie dann die Softtaste OK.
4. Geben Sie dann ein neues Kennwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie die Softtaste Weiter. Tipp Das Kennwort muss mindestens sechs Ziffern lang sein. 5. Geben Sie das neue Kennwort zur Bestätigung erneut ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Telefondisplay zeigt jetzt Ihren Namen und Ihre Nebenstelle an.
Wenn das Telefon „Cloud-Anmeldedaten“ anzeigt 1. Geben Sie in das Feld DID-Nummer Ihre Landesvorwahl sowie die Ortsvorwahl und die Telefonnummer ein, die Sie von Ihrem autorisierten ShoreTel Connect CLOUD-Kontakt bekommen haben, und drücken Sie die Softtaste Weiter. 2. Geben Sie die Telefon-PIN ein, die Ihnen Ihr autorisierter ShoreTel Connect CLOUD-Kontakt mitgeteilt hat, und drücken Sie die Softtaste OK. Das Telefondisplay zeigt jetzt Ihren Namen und Ihre Nebenstelle an.
Ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren Wenn Sie ein Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System registrieren möchten, ohne es einem bestimmten Benutzer zuzuweisen, gehen Sie wie nachstehend beschrieben vor. 1. Geben Sie in das Feld DID-Nummer die Landesvorwahl sowie die Ortsvorwahl und die Telefonnummer ein, die Sie von Ihrem autorisierten ShoreTel Connect CLOUD-Kontakt bekommen haben, und drücken Sie die Softtaste Weiter.
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Erste Schritte
Beim Voicemailsystem anmelden
2. Geben Sie die Telefon-PIN ein, die Ihnen Ihr autorisierter ShoreTel Connect CLOUD-Kontakt mitgeteilt hat, und drücken Sie die Softtaste Registr. Nach einigen Sekunden wird das Telefon beim System registriert und zeigt „Verfügbar“ an.
Beim Voicemailsystem anmelden Wenn Sie ein neuer Benutzer im ShoreTel-System sind, müssen Sie sich beim Voicemailsystem anmelden, um Ihren Namen und Ihre persönliche Begrüßungsmeldung aufzunehmen. Nähere Einzelheiten dazu finden Sie unter Von Ihrem Telefon aus bei Voicemail anmelden auf Seite 62.
Nebenstellenzuweisung des Telefons aufheben Wenn Sie ein Telefon zusammen mit anderen Personen verwenden (beispielsweise als Telearbeiter bei Aufenthalten im Büro) oder wenn Sie ein Telefon aus anderen Gründen vorübergehend benutzen, sollten Sie die Nebenstellenzuweisung des Telefons aufheben, wenn Sie das Telefon nicht mehr benötigen. Sie können dies über die Softtaste ZwsgAufhb tun (sofern Ihr Telefon diese anzeigt), oder Sie können dazu das Menü „Optionen“ verwenden. So heben Sie die Nebenstellenzuweisung auf, wenn das Telefon die Softtaste ZwsgAufhb anzeigt: 1. Drücken Sie die Softtaste ZwsgAufhb. 2. Drücken Sie die Softtaste ZwsgAufhb erneut, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Je nachdem, wie das Telefon konfiguriert ist, erscheint daraufhin „Anonym“, „Verfügbar“ oder der Name und die Nebenstelle des ursprünglichen Benutzers auf dem Display (es sei denn, dieser Benutzer ist gegenwärtig einem anderen Telefon zugewiesen). So heben Sie die Nebenstellenzuweisung über das Menü „Optionen“ auf: 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Benutzrzuw aufhbn erreicht haben.
4. Drücken Sie bei markierter Option Benutzrzuw aufhbn die Softtaste ZwsgAufhb. 5. Drücken Sie die Softtaste ZwsgAufhb erneut, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Die Verknüpfung Ihrer Nebenstelle mit dem Telefon wird daraufhin aufgehoben. Hinweis Sie können die Nebenstellenzuweisung auch über das Voicemailsystem aufheben. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen auf Seite 67.
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Erste Schritte
Hilfe bekommen
Hilfe bekommen Wenn Ihr Telefon in einem ShoreTel Connect CLOUD-System verwendet wird, verfügt es über die Softtaste Hilfe, mit der Sie sofort ein Mitglied des ShoreTel Connect CLOUD-Supportteams kontaktieren können. Diese Funktion ist möglicherweise auch in einem ShoreTel Connect ONSITE-System verfügbar, je nachdem, ob Ihr ShoreTel-Administrator diese Option konfiguriert hat. Falls die Option konfiguriert wurde, erreichen Sie mit Ihrem Anruf die interne Supportabteilung Ihres Unternehmens. So tätigen Sie einen Hilfeanruf: 1. Drücken Sie auf Ihrem Telefon die Softtaste Hilfe. Es wird ein Bestätigungsfenster angezeigt. 2. Drücken Sie die Softtaste Ja, um zu bestätigen, dass Sie den Anruf tätigen möchten.
Gebrauch des Telefons In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Telefonieaufgaben beschrieben:
Anrufe tätigen
Anrufe annehmen
Eingehende Anrufe an Voicemail senden
Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen
Klingelton des Telefons deaktivieren
Anrufe stummschalten
Einstellung für automatisches Aushängen ändern
Anrufe tätigen Sie können den Hörer, die Freisprechanlage oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu tätigen.
Anrufe über den Hörer tätigen 1. Nehmen Sie den Hörer ab und wählen Sie eine Telefonnummer, um einen Anruf zu tätigen. 2. Wenn Sie den Anruf beenden wollen, legen Sie den Hörer wieder auf.
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Erste Schritte
Anrufe annehmen
Anrufe über die Freisprechanlage tätigen 1. Wenn Sie einen Anruf über die Freisprechanlage tätigen wollen, drücken Sie die Taste und wählen Sie dann die gewünschte Nummer. Die LED in der Taste 2. Drücken Sie die Taste
leuchtet grün und der Anruf wird gewählt. erneut, um den Anruf zu beenden.
Daraufhin erlischt die LED in der Taste
.
Anrufe über ein Headset tätigen 1. Wenn Sie einen Anruf über ein Headset tätigen wollen, drücken Sie die Taste dann die gewünschte Nummer. Die LED in der Taste 2. Drücken Sie die Taste
und wählen Sie
leuchtet grün und der Anruf wird gewählt. erneut, um den Anruf zu beenden.
Daraufhin erlischt die LED in der Taste
.
Anrufe annehmen Klingeltöne, eine grün blinkende Leitungsdarstellungstaste und das blinkende rote Licht rechts oben auf Ihrem Telefon zeigen alle einen eingehenden Anruf an. Wenn die betreffenden Informationen verfügbar sind, werden der Name und die Telefonnummer des Anrufers in einem Fenster für eingehende Anrufe auf dem Telefondisplay angezeigt. Sie können den Hörer, die Freisprechanlage oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu beantworten. Je nachdem, wie die Einstellung für das automatische Aushängen eingerichtet ist oder wie Ihr Administrator diese Option in ShoreTel Director konfiguriert hat, können Sie einen Anruf mit der Freisprechanlage oder einem Headset über eine der folgenden Methoden beantworten:
Drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste.
Wenn der eingehende Anruf auf dem Display im Fokus erscheint, drücken Sie die Softtaste Antwort.
Nähere Informationen zum Behandeln von mehreren Anrufen finden Sie unter Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln auf Seite 28.
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Erste Schritte
Anrufe annehmen
Anrufe über den Hörer beantworten 1. Heben Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. 2. Wenn Sie den Anruf beenden wollen, legen Sie den Hörer wieder auf.
Anrufe über die Freisprechanlage beantworten 1. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf zu beantworten:
Drücken Sie die Taste
Wenn Ihre Einstellung für das automatische Aushängen auf den Gebrauch des Lautsprechers eingerichtet ist, drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste oder drücken Sie die Softtaste Antwort. Die LED in der Taste
2. Drücken Sie die Taste
.
leuchtet daraufhin grün. erneut, um den Anruf zu beenden.
Daraufhin erlischt die LED in der Taste
.
Anrufe über ein Headset beantworten Wenn Sie ein Headset zum Beantworten von Anrufen verwenden wollen, lesen Sie Einstellung für automatisches Aushängen ändern auf Seite 38 für Anweisungen zum Einrichten der Einstellung für das automatische Aushängen auf Ihr kabelloses oder Ihr kabelgebundenes Headset. 1. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf über ein Headset zu beantworten:
Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie die Taste
Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den ausgehängten Zustand.
Wenn Ihre Einstellung für das automatische Aushängen auf den Gebrauch des Headsets eingerichtet ist, drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste oder drücken Sie die Softtaste Antwort. (Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, erscheint eine Meldung auf dem Telefondisplay, in der Sie aufgefordert werden, die Aushängetaste auf Ihrem Headset zu betätigen.) Die LED in der Taste
.
leuchtet daraufhin grün.
2. Gehen Sie wie folgt vor, um den Anruf zu beenden:
Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie erneut die Taste
Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den eingehängten Zustand.
Daraufhin erlischt die LED in der Taste
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.
.
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1
Erste Schritte
Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen
Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen Verwenden Sie die Tasten , um die Lautstärke Ihres Telefons einzustellen. Die Lautstärkeeinstellungen für den Klingelton, den Hörer, die Freisprechanlage und das Headset sind unabhängig voneinander, und Sie können wie folgt geändert werden:
Stellen Sie die Lautstärke des Klingeltons ein, während der Hörer aufgelegt ist.
Stellen Sie die Gesprächslautstärke ein, während der Hörer abgehoben ist.
Stellen Sie die Lautstärke der Freisprechanlage ein, während die LED der Taste
Stellen Sie die Lautstärke des Headsets ein, während die LED der Taste
leuchtet.
leuchtet.
Hinweis Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden und dabei Audioprobleme auftreten, stellen Sie bitte sicher, dass das Headset entsprechend den Anweisungen des Herstellers konfiguriert ist. Eine inkorrekte Konfiguration könnte unter anderem die folgenden Probleme verursachen:
Sie hören keinen Wählton. Die Lautstärke ist nicht ausreichend für Sie oder für die andere Partei. Sie hören ein Summen oder Rauschen.
Klingelton des Telefons deaktivieren 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Akust. Wecker erreicht haben.
4. Sie können den Klingelton wie folgt deaktivieren:
Drücken Sie die Softtaste Umschaltn, um die Klingeltoneinstellung von Ein zu Aus zu ändern.
Drücken Sie die Auswahltaste im Navigationsfeld, um zwischen Ein und Aus zu wechseln.
Verwenden Sie die Navigationstaste
, um den Wert von Ein zu Aus zu ändern.
5. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
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Erste Schritte
Anrufe stummschalten
Anrufe stummschalten
Sie können einen Anruf stummschalten, so dass der Anrufer Sie nicht hören kann, indem Sie die Taste
drücken.
Während die Stummschaltung aktiv ist, leuchtet die LED auf der Taste
Drücken Sie die Taste daraufhin wieder hören
rot.
erneut, um die Stummschaltung aufzuheben. Der Anrufer kann Sie
Wenn die Stummschaltung deaktiviert ist, leuchtet die Taste
nicht.
Auf dem Telefon angezeigte Symbole Das ShoreTel IP Phone 480/480g verwendet Symbole, um den Status und bestimmte Funktionen des Telefons anzuzeigen. Diese Symbole sind in den folgenden Tabellen zusammengefasst:
Titelleistensymbole auf der Hauptseite des Telefons werden in Tabelle 1 beschrieben.
Symbole für Leitungsdarstellungstasten auf der Hauptseite des Telefons werden in Tabelle 2 auf Seite 19 beschrieben.
Anrufprotokollsymbole werden in Tabelle 3 auf Seite 21 beschrieben.
Statussymbole im Telefonverzeichnis werden in Tabelle 4 auf Seite 22 beschrieben.
Voicemailsymbole werden in Tabelle 6 auf Seite 54 beschrieben. Tabelle 1: Titelleistensymbole auf der Hauptseite
Symbol Beschreibung Verfügbarkeitsstatus: Verfügbar Verfügbarkeitsstatus: In Besprechung Verfügbarkeitsstatus: Nicht stören Verfügbarkeitsstatus: Nicht im Büro
Verfügbarkeitsstatus: Urlaub
Verfügbarkeitsstatus: Benutzerdefniert Entgangener Anruf
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Erste Schritte
Auf dem Telefon angezeigte Symbole
Tabelle 1: Titelleistensymbole auf der Hauptseite (Forts.) Symbol Beschreibung Voicemailnachricht liegt vor
Sicherer Anruf (Dieses Symbol erscheint im Fokusfenster für den aktiven Anruf.) Arbeitsgruppenagent angemeldet
Arbeitsgruppenagent abgemeldet
Arbeitsgruppenagent in Wrapup
Tabelle 2: Symbole für Leitungsdarstellungstasten mit LED-Farbe und Blinkmuster Symbol
LED-Farbe und Blinkmuster
Beschreibung
Orangefarben leuchtend
Nicht stören
Aus
Frei
Grün, 1 Sekunde ein / 1 Sekunde aus
Eingehender Anruf
Grün leuchtend
Wählvorgang oder ausgehängt
Grün leuchtend
Verbundener Anruf
Rot leuchtend
Aufschalt-Flüstern aktiviert
Grün leuchtend
Verbundenes Konferenzgespräch
Orangefarben, 0,25 Sekunden ein / 0,25 Sekunden aus
Anruf wird lokal gehalten
Grün leuchtend
Anruf wird auf einem anderen Telefon gehalten
Aus
Programmierbare Taste (links)
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Erste Schritte
Auf dem Telefon angezeigte Symbole
Tabelle 2: Symbole für Leitungsdarstellungstasten mit LED-Farbe und Blinkmuster (Forts.) Symbol
LED-Farbe und Blinkmuster
Beschreibung
Orangefarben leuchtend
Auf der designierten Nebenstelle für die programmierbare Taste (links) ist ein „Nicht stören“Verfügbarkeitsstatus aktiv.
Aus
Programmierbare Taste (rechts)
Orangefarben leuchtend
Auf der betreffenden Nebenstelle für die programmierbare Taste (rechts) ist ein „Nicht stören“-Verfügbarkeitsstatus aktiv.
Aus
Überwachte Nebenstelle oder überbrückte Leitungsdarstellung
Orangefarben leuchtend
Auf der überwachten Nebenstelle ist ein „Nicht stören“-Verfügbarkeitsstatus aktiv.
Rot leuchtend
Auf der überwachten Nebenstelle liegen nicht abgehörte Voicemailnachrichten vor.
Orangefarben leuchtend
Auf der überwachten Nebenstelle liegen nicht abgehörte Voicemailnachrichten vor und ein „Nicht stören“-Verfügbarkeitsstatus ist aktiv.
Rot leuchtend
Die überwachte Nebenstelle befindet sich in einem Konferenzgespräch.
Rot leuchtend
Die überwachte Nebenstelle befindet sich in einem verbundenen Anruf.
Grün 0,8 Sekunden / orangefarben 0,2 Sekunden
Die überwachte Nebenstelle befindet sich in einem verbundenen Anruf und Sie haben einen eingehenden Anruf für die Nebenstelle beantwortet.
Grün 0,8 Sekunden / orangefarben 0,2 Sekunden / grün 0,1 Sekunden / orangefarben 0,2 Sekunden
Auf der überwachten Nebenstelle ist ein Anruf gehalten und Sie haben einen eingehenden Anruf für die Nebenstelle beantwortet.
Orangefarben 0,2 Sekunden ein / 0,1 Sekunden aus / 0,2 Sekunden ein / 0,5 Sekunden aus
Die überwachte Nebenstelle befindet sich in einem verbundenen Anruf und sie hat einen gehaltenen Anruf.
Grün 0,2 Sekunden ein / 0,1 Sekunden aus / 0,7 Sekunden ein / 1 Sekunde aus
Die überwachte Nebenstelle befindet sich in einem verbundenen Anruf und es ist ein weiterer Anruf für sie eingegangen.
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Erste Schritte
Auf dem Telefon angezeigte Symbole
Tabelle 2: Symbole für Leitungsdarstellungstasten mit LED-Farbe und Blinkmuster (Forts.) Symbol
LED-Farbe und Blinkmuster
Beschreibung
Orange 0,5 Sekunden ein / 0,5 Sekunden aus
Der Anruf wird aufgenommen und die Aufnahme wurde durch Drücken der programmierbaren Taste eingeleitet.
Rot leuchtend
Der Anruf wird aufgenommen und die Aufnahme wurde über den ShoreTel Connect Client eingeleitet und die aufzeichnende Mailbox ist nicht die Mailbox des Benutzers.
Rot leuchtend
Flüster-Stummschaltung ist aktiviert. Wenn die Flüster-Aufschaltung aktiv ist, kann der aktive Nicht-Flüster-Anruf stummgeschaltet werden (Flüster-Stummschaltung). Der stummgeschaltete Anruf zeigt dieses Symbol.
Tabelle 3: Anrufprotokollsymbole Symbol
Beschreibung Eingehender Anruf
Abgehender Anruf
Entgangener Anruf
Weitergeleiteter Anruf
Symbole, die im Telefonverzeichnis erscheinen, zeigen die Präsenz bzw. den Status der Person an, die Sie anrufen wollen. Diese Symbole sind in Tabelle 4 zusammengefasst. Wenn der Status der betreffenden Person unbekannt ist, wird kein Präsenzsymbol angezeigt. Präsenzsymbole werden darüber hinaus nicht für Telefone angezeigt, die sich im Status „Verfügbar“ oder „Anonym“ befinden. Abbildung 4 auf Seite 22 zeigt ein Beispiel für die Präsenzsymbole im Verzeichnis.
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Erste Schritte
Auf dem Telefon angezeigte Symbole
Abbildung 4: Telefonverzeichnis mit Präsenzsymbolen
Tabelle 4: Präsenzsymbole im Telefonverzeichnis Symbol
Beschreibung Verfügbar
Der Benutzer hat einen anderen Verfügbarkeitsstatus als „Verfügbar“ ausgewählt, und dieser Status ist nicht als „Nicht stören“ für eingehende Anrufe konfiguriert. Die Nebenstelle des Benutzers wird gehalten oder es ist ein Anruf darauf geparkt. Nicht stören
In einem Gespräch
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Erste Schritte
Gebrauch von Voicemail
Gebrauch von Voicemail Wenn Sie auf Ihre Voicemailnachrichten zugreifen wollen, drücken Sie dazu die Taste Voicemail. Nähere Einzelheiten zum Voicemailsystem finden Sie in Kapitel 4, Gebrauch von Voicemail auf Seite 52.
Gebrauch des Telefonverzeichnisses Über das Telefonverzeichnis können Sie die Nummer eines Teilnehmers schnell nachsehen und wählen. Weiterhin können Sie hier auf Ihre Kurzwahlnummern zugreifen oder die Voicemailbox einer Person anrufen. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie Personen außerdem über die Gegensprechanlage kontaktieren oder die Flüster-Aufschaltfunktion verwenden. Wenn Ihr ShoreTel Connect-Administrator detaillierte Kontaktinformationen zum System hinzugefügt hat (wie z. B. E-Mail-Adressen, alternative Telefonnummern oder Kontaktpersonen), können Sie im Verzeichnis auf diese zugreifen.
Anrufe über das Verzeichnis tätigen 1. Drücken Sie die Taste Directory. Tipp Wenn Sie das Verzeichnis wieder schließen wollen, drücken Sie die Taste Directory erneut oder drücken Sie die Softtaste Beenden. 2. Rufen Sie den Eintrag für den gewünschten Teilnehmer über eine der folgenden Methoden auf:
Verwenden Sie die Navigationstasten und , um die Verzeichnisliste durchzugehen, bis der gewünschte Eintrag markiert ist. (Sie können die Liste schnell durchgehen, indem Sie eine der Navigationstasten gedrückt halten.)
Wählen Sie die Ziffern, die den ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens der betreffenden Person entsprechen. Drücken Sie eine Zifferntaste dabei jeweils einmal für einen Buchstaben auf dieser Zifferntaste. Beispielsweise würden Sie die Ziffern 76484 wählen, um einen Teilnehmer mit dem Nachnamen „Smith“ zu finden. Möglicherweise brauchen Sie jedoch nur Ziffern für die ersten paar Zeichen im Namen einer Person einzugeben, bevor dieser erkannt wird. Wenn die gefilterte Liste mehr als einen Namen enthält, gehen Sie die Liste durch, bis der Name der gewünschten Person markiert ist. Tipps
Sie können auch gleichzeitig nach Vor- und Nachnamen suchen. Geben Sie dazu die ersten zwei oder drei Ziffern für den Vor- oder Nachnamen ein, drücken Sie # und geben Sie dann die ersten Zeichen für den anderen Namen ein. Sie würden also beispielsweise 78#94 eingeben, um nach den Einträgen „Stefan Winter“ oder „Winter, Stefan“ zu suchen.
Sie können Zeichen im Filter löschen, indem Sie die Softtaste Rcktste drücken. Löschen Sie alle Zeichen im Filter, um wieder die vollständige Telefonliste anzuzeigen.
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1
Erste Schritte
Detaillierte Kontaktinformationen suchen
3. Wenn der Eintrag des gewünschten Teilnehmers markiert ist, können Sie die Nummer dieser Person über eine der folgenden Methoden wählen:
Drücken Sie die Softtaste Wählen.
Drücken Sie die Auswahltaste im Navigations-Tastenfeld.
Drücken Sie eine beliebige freie Leitungsdarstellungstaste.
Nehmen Sie den Hörer ab, um das Telefon auszuhängen.
Drücken Sie die Lautsprechertaste, um das Telefon auszuhängen.
Drücken Sie die Headset-Taste, um das Telefon auszuhängen.
Tipp Wenn der ShoreTel Connect-Administrator diese Funktion aktiviert hat, zeigt das Präsenzsymbol im Verzeichnis den aktuellen Status der Person an, die Sie anrufen wollen. Nähere Einzelheiten zu den Präsenzsymbolen finden Sie in Tabelle 4 auf Seite 22.
Detaillierte Kontaktinformationen suchen 1. Drücken Sie die Taste Directory. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und Kontaktinformationen Sie anzeigen wollen.
, um den Namen der Person aufzurufen, deren
3. Drücken Sie die Softtaste Öffnen. Die Details dieser Person werden angezeigt. 4. Drücken Sie die Softtaste Zurück, um wieder zur Hauptseite des Verzeichnisses zurückzukehren.
Gegensprechanlage über das Verzeichnis verwenden Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie für interne Nebenstellen die Gegensprechanlage verwenden. 1. Drücken Sie die Taste Directory. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um den Namen der Person aufzurufen, die Sie über die Gegensprechanlage kontaktieren wollen. (Sie können die Liste schnell durchgehen, indem Sie eine der Navigationstasten gedrückt halten.) 3. Drücken Sie die Softtaste Öffnen. Die Kontaktdetails dieser Person werden angezeigt. 4. Drücken Sie die Softtaste Gegenspr. Daraufhin wird eine Verbindung über die Gegensprechanlage eingeleitet.
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Erste Schritte
Voicemailbox über das Verzeichnis anrufen
Voicemailbox über das Verzeichnis anrufen 1. Drücken Sie die Taste Directory. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um den Namen der Person aufzurufen, deren Voicemailbox Sie anrufen wollen. (Sie können die Liste schnell durchgehen, indem Sie eine der Navigationstasten gedrückt halten.) 3. Drücken Sie die Softtaste Öffnen. Die Kontaktdetails dieser Person werden angezeigt. 4. Drücken Sie die Softtaste VM anrfn. Daraufhin wird ein Anruf an die Voicemailbox der ausgewählten Person getätigt.
Aufschalt-Flüstern über das Verzeichnis Wenn Ihr ShoreTel Connect-Administrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat, können Sie sich auf einen aktiven Anruf aufschalten, um mit einer Person auf einer internen Nebenstelle zu sprechen, ohne dass der externe Gesprächsteilnehmer diese Unterbrechung hören kann. 1. Drücken Sie die Taste Directory. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und Sie ein Aufschalt-Flüstern ausführen wollen.
, um den Namen der Person aufzurufen, bei der
3. Drücken Sie die Softtaste Öffnen. Die Kontaktdetails dieser Person werden angezeigt. 4. Drücken Sie die Softtaste Flüstern. Daraufhin werden Sie auf die Nebenstelle der ausgewählten Person aufgeschaltet.
Gebrauch des Anrufprotokolls Im Anrufprotokoll werden ein- und abgehende, entgangene und weitergeleitete Anrufe aufgelistet. Der jeweils letzte Anruf erscheint dabei an erster Stelle in der Liste. Jeder Eintrag im Anrufprotokoll enthält den Namen oder die Telefonnummer des betreffenden Teilnehmers (wenn verfügbar) sowie das Datum und die Uhrzeit des Anrufs. Wenn für eine bestimmte Nummer keine Anruferinformationen verfügbar sind, erscheint „Unbekannte Rufnummer“ für den Eintrag. Im Anrufprotokoll können Sie alle Anrufe anzeigen, oder Sie können die Anzeige nach eingehenden (Von), abgehenden (An) oder entgangenen Anrufen filtern. Darüber hinaus können Sie Anrufe direkt vom Anrufprotokoll aus tätigen und Sie können Einträge aus der Liste der Anrufe löschen.
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Erste Schritte
Liste aller getätigten, empfangenen und entgangenen Anrufe anzeigen
Abbildung 5: Anrufprotokoll
Liste aller getätigten, empfangenen und entgangenen Anrufe anzeigen 1. Drücken Sie die Taste History. Tipp Wenn Sie das Anrufprotokoll wieder schließen wollen, drücken Sie die Taste History erneut oder drücken Sie die Softtaste Beenden. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um die Liste Ihrer Anrufe durchzugehen. (Sie können die Liste schnell durchgehen, indem Sie eine der Navigationstasten gedrückt halten.) 3. Gehen Sie wie folgt vor, um die Anrufprotokollliste zu filtern: a. Drücken Sie die Softtaste Mehr. b. Drücken Sie die Softtaste Filtern. c. Verwenden Sie die Navigationstaste
, um eine der folgenden Optionen aufzurufen:
Wählen Sie An, um nur abgehende Anrufe anzuzeigen.
Wählen Sie Von, um nur eingehende Anrufe anzuzeigen.
Wählen Sie Entgangen, um nur entgangene Anrufe anzuzeigen.
d. Drücken Sie die Softtaste OK.
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1
Erste Schritte
Anrufe über das Anrufprotokoll tätigen
Anrufe über das Anrufprotokoll tätigen Tipp Um die Nummer des zuletzt getätigten ausgehenden Anrufs zu wählen, halten Sie die Taste History gedrückt. Wenn Sie bei Ihrem letzten ausgehenden Anruf *67 verwendet haben, werden diese Ziffern nicht einbezogen, wenn Sie diese Nummer erneut wählen, indem Sie die Taste History gedrückt halten. 1. Drücken Sie die Taste History. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um das Anrufprotokoll durchzugehen, bis der Name der Person, die Sie anrufen wollen, markiert ist. (Sie können die Liste schnell durchgehen, indem Sie eine der Navigationstasten gedrückt halten.) 3. Wenn der Name des gewünschten Teilnehmers markiert ist, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden, um den Anruf zu tätigen:
Drücken Sie die Softtaste Wählen.
Drücken Sie die Auswahltaste im Navigations-Tastenfeld.
Drücken Sie eine Leitungsdarstellungstaste.
Nehmen Sie den Hörer ab, um das Telefon auszuhängen.
Drücken Sie die Lautsprechertaste, um das Telefon auszuhängen.
Drücken Sie die Headset-Taste, um das Telefon auszuhängen.
Gegensprechanlage über das Anrufprotokoll verwenden Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie für interne Nebenstellen die Gegensprechanlage verwenden. 1. Drücken Sie die Taste History. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um das Anrufprotokoll durchzugehen, bis der Name der Person, die Sie über die Gegensprechanlage kontaktieren wollen, markiert ist. 3. Drücken Sie die Softtaste Gegenspr. Daraufhin wird eine Verbindung über die Gegensprechanlage eingeleitet.
Anrufe aus dem Anrufprotokoll löschen 1. Drücken Sie die Taste History. 2. Drücken Sie die Softtaste Mehr. 3. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um das Anrufprotokoll durchzugehen, bis der Anruf, dessen Eintrag Sie löschen wollen, markiert ist. 4. Drücken Sie die Softtaste Löschen. Der betreffende Eintrag wird aus der Liste gelöscht.
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1
Erste Schritte
Anrufe behandeln
Anrufe behandeln In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Anrufe behandeln:
Anrufe halten oder wiederaufnehmen
Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln
Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden
Anrufe weiterleiten
Anrufe parken und entparken
Anrufe an eine andere Nebenstelle annehmen
Anrufe halten oder wiederaufnehmen
Sie können einen aktiven Anruf auf zwei verschiedene Weisen halten:
Drücken Sie die grüne Leitungsdarstellungstaste des aktiven Anrufs.
Wenn der Fokus auf dem Anruf ist (d. h. wenn er auf dem Telefondisplay in einem Fenster erscheint), drücken Sie die Taste Hold.
Die Leitungsdarstellungstaste für den gehaltenen Anruf blinkt orangefarben und eine Stoppuhr zeigt, wie lange der Anruf gehalten wurde.
Wählen Sie eine der beiden folgenden Vorgehensweisen, um einen Anruf wieder freizugeben:
Drücken Sie die orange blinkende Leitungsdarstellungstaste.
Wenn der Fokus auf dem Anruf ist (d. h. wenn er auf dem Telefondisplay in einem Fenster erscheint), drücken Sie die Taste Hold.
Der Anruf wird wiederaufgenommen und die mit dem Anruf verknüpfte Leitungsdarstellungstaste leuchtet wieder stetig grün. Wenn Ihr Telefon ausgehängt ist, während ein gehaltener Anruf vorliegt, hören Sie nach 10 Sekunden einen Erinnerungston. Dieser wird dann in einminütigen Abständen wiederholt, solange Sie noch Anrufe gehalten haben.
Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator zugewiesen werden), können Sie bis zu 16 eingehende Anrufe auf einmal annehmen. Sie werden über eines oder mehrere der folgenden Kennzeichen auf einen eingehenden Anruf hingewiesen:
Wenn der neue Anruf eingeht, während Sie sich in einem anderen Anruf befinden, hören Sie einen Piepton auf dem Anruf.
Wenn Sie eine freie Leitungsdarstellungstaste haben, blinkt diese grün und Sie sehen ein Fenster mit Anruferinformationen für den eingehenden Anruf. Ein Pfeil verbindet das Fenster mit der dazugehörigen Leitungsdarstellungstaste.
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Erste Schritte
Anrufe beantworten und zwischen mehreren Anrufen wechseln
Wenn alle Ihre Leitungsdarstellungstasten von programmierten Tasten sowie aktiven, eingehenden oder gehaltenen Anrufen belegt sind, zeigt das Fokusfenster für weitere Anrufe die Anruferinformationen an und identifiziert den Anruf als „Off screen“ (Zusätzlich). Der Anruf wird in diesem Fall nicht mit einer Leitungsdarstellungstaste verknüpft. Abbildung 6 auf Seite 29 zeigt einen zusätzlichen Anruf an. Sobald eine Leitungsdarstellungstaste verfügbar wird, wird der älteste zusätzliche Anruf dann mit dieser verknüpft.
Abbildung 6: Fokusfenster mit einem zusätzlichen Anruf
Verwenden Sie die Navigationstasten und , um die eingehenden, aktiven oder gehaltenen Anrufe auf oder außerhalb des Displays durchzugehen und den Anruf zu identifizieren, zu dem Sie zurückkehren wollen.
Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, um einen eingehenden Anruf, der mit einer Leitungsdarstellungstaste verknüpft ist, zu beantworten und den aktiven Anruf zu halten:
Drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste für den eingehenden Anruf.
Drücken Sie die Softtaste Antwort.
Um einen zusätzlichen Anruf (der nicht auf dem Display angezeigt werden kann) zu beantworten und den aktuellen Anruf zu halten, drücken Sie die Softtaste Antwort.
Wenn Sie einen eingehenden Anruf nicht annehmen können, weil keine weiteren Leitungen verfügbar sind, geschieht Folgendes:
Wenn die Weiterleitungsbedingung des aktiven Verfügbarkeitsstatus auf „Keine Antwort/Besetzt“ eingerichtet ist, wird der Anrufer an Ihr konfiguriertes Besetzt-Ziel weitergeleitet. Wenn Sie eine Voicemailbox haben, ist diese das standardmäßige Besetzt-Ziel.
Wenn die Weiterleitungsbedingung des aktiven Verfügbarkeitsstatus auf „Nie“ eingerichtet ist, hört der Anrufer ein Besetztzeichen.
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1
Erste Schritte
Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden
Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden Unabhängig davon, ob Ihr Telefon besetzt oder frei ist, können Sie einen eingehenden Anruf an Ihre Voicemailbox oder an eine andere Nummer senden, ohne ihn zu beantworten. So senden Sie einen eingehenden Anruf an Voicemail:
Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, wenn das Telefon klingelt:
Drücken Sie die Taste „Voicemail“.
Drücken Sie die Softtaste An VM.
Drücken Sie #.
Der Anruf wird an Ihre Voicemailbox gesendet. So senden Sie einen eingehenden Anruf an eine andere Nummer, ohne ihn zu beantworten: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, wenn das Telefon klingelt. 2. Geben Sie die Nummer ein, an die Sie den Anruf senden wollen. Der Anruf wird an die betreffende Nummer weitergeleitet.
Anrufe weiterleiten Anrufe können auf zwei verschiedene Arten weitergeleitet werden:
Bei einer Weiterleitung ohne Rücksprache leiten Sie den Anruf weiter, bevor der Empfänger Ihren Anruf angenommen hat.
Bei einer Weiterleitung mit Rücksprache können Sie dagegen mit dem Zielteilnehmer sprechen, bevor Sie die Weiterleitung abschließen.
Beide Arten der Weiterleitung verwenden ein ähnliches Verfahren. So nehmen Sie eine Weiterleitung ohne Rücksprache vor: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, während Sie sich in einem Gespräch befinden. 2. Wählen Sie die Nummer, an die Sie den Anruf weiterleiten wollen. Tipp Wenn Sie die Weiterleitung aufheben wollen, bevor der Zielteilnehmer antwortet, drücken Sie die Softtaste Abbrechen oder nehmen Sie den ursprünglichen Anruf wieder auf.
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1
Erste Schritte
Anrufe parken und entparken
3. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Drücken Sie die Taste Transfer.
Legen Sie auf.
Der Anruf wird an die betreffende Nummer weitergeleitet. So nehmen Sie eine Weiterleitung mit Rücksprache vor: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, während Sie sich in einem Gespräch befinden. 2. Wählen Sie die Nummer, an die Sie den Anruf weiterleiten wollen. Tipp Wenn Sie die Weiterleitung aufheben wollen, bevor der Zielteilnehmer antwortet, drücken Sie die Softtaste Abbrechen oder nehmen Sie den ursprünglichen Anruf wieder auf. 3. Nachdem der Zielteilnehmer geantwortet hat, wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Um die Weiterleitung abzuschließen, drücken Sie die Softtaste Ja.
Um die Weiterleitung abzubrechen, drücken Sie die Softtaste Abbrechen.
Anrufe parken und entparken Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator zugewiesen werden), können Sie einen verbundenen Anruf auf einer anderen Nebenstelle parken. Sie können diesen dann später wieder entparken und mit Ihrer Nebenstelle verbinden. Hinweis Um einen Anruf entparken zu können, muss dieser auf der anderen Nebenstelle gehalten werden. So parken Sie einen Anruf: 1. Drücken Sie die Softtaste Parken. 2. Wählen Sie die Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf geparkt werden soll. Der Anruf wird auf der betreffenden Nebenstelle geparkt. Hinweis Wenn der Anruf auf dem geparkten Telefon nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne beantwortet wird (wie von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator konfiguriert), dann kehrt er zu seiner ursprünglichen Nebenstelle zurück. Die Standardeinstellung für diesen Zeitraum ist 60 Sekunden.
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Erste Schritte
Anrufe an eine andere Nebenstelle annehmen
So entparken Sie einen Anruf und verbinden ihn wieder mit Ihrer Nebenstelle: 1. Drücken Sie die Softtaste Entparken. 2. Wählen Sie die Nummer der Nebenstelle, von der der Anruf entparkt werden soll. Der geparkte Anruf wird wieder mit Ihrer Nebenstelle verbunden.
Anrufe an eine andere Nebenstelle annehmen Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator zugewiesen werden), können Sie einen Anruf annehmen, der auf einer anderen Nebenstelle klingelt. 1. Drücken Sie dazu die Softtaste Übernehmn. 2. Wählen Sie dann die Nummer der Nebenstelle, von der Sie den eingehenden Anruf annehmen wollen. Der Anruf ist daraufhin ein aktiver Anruf auf Ihrer Nebenstelle.
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KAPITEL
2.
Anpassen des Telefons
In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen zum Anpassen des ShoreTel IP Phone 480/480g. Es enthält die folgenden Abschnitte: Überblick über das Anpassen Ihres Telefons.................................................................. 34 Programmierbare Tasten konfigurieren........................................................................... 34 Überblick über Verfügbarkeitsstatus ............................................................................... 35 Ihren aktiven Verfügbarkeitsstatus ändern ............................................................... 36 Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen............................................................. 36 Einstellung für automatisches Aushängen ändern.......................................................... 38 Headsettyp auswählen.................................................................................................... 38 Klingelton ändern ............................................................................................................ 39 Zeitzone des Telefons ändern ......................................................................................... 40 Audioeinstellungen des Telefons anpassen .................................................................... 41 Gleichzeitiges Klingeln aktivieren.................................................................................... 41 Freisprechmodus aktivieren, um Wählton für ausgehängte Headsets zu unterdrücken . 42 Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern ........................................................................... 42 Gleichzeitiges Klingeln auf zusätzlichen Telefonen aktivieren/deaktivieren.................... 43 Anrufe auf ein anderes Telefon verlegen ........................................................................ 44
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2
Anpassen des Telefons
Überblick über das Anpassen Ihres Telefons
Überblick über das Anpassen Ihres Telefons Sie können Ihr Telefon über eine Reihe verschiedener Benutzereinstellungen an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die folgenden Benutzeroptionen über die Schnittstelle des Telefons einrichten:
Programmierbare Tasten
Verfügbarkeitsstatus
Klingelton
Audioeinstellungen
Zeitzone
Simultanklingeln
Freisprechmodus (Unterdrücken des Wähltons für Headset-Benutzer)
Arbeitsgruppen-Agentenstatus
Sie können Benutzeroptionen auch über den ShoreTel Connect Client ändern. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zum ShoreTel Connect Client.
Programmierbare Tasten konfigurieren Programmierbare Tasten ermöglichen Ihnen, bestimmte Aufgaben mit einem einzigen Tastendruck anstatt über mehrere auszuführen. Die programmierbaren Tasten auf Ihrem Telefon können über die folgenden Methoden konfiguriert werden:
Wenn Ihr ShoreTel Connect-Administrator Ihnen die erforderlichen Rechte zugewiesen hat, können Sie programmierbare Tasten über das Telefon auf das Wählen einer bestimmten Nebenstelle oder externen Nummer einrichten.
Ihr ShoreTel Connect-Administrator kann Ihren Leitungsdarstellungstasten eine Reihe spezieller Funktionen wie Anrufüberwachung oder stilles Coaching zuweisen, so dass Sie diese mit einem einzigen Tastendruck verfügbar haben.
Hinweis Da die Funktionen, die Sie selbst für programmierbare Tasten einrichten können, eine Teilmenge der Funktionen darstellen, die der ShoreTel Connect-Administrator konfigurieren kann, sollten Sie darauf achten, keine Tasten zu konfigurieren, die der Administrator bereits mit einer anderen Funktion belegt hat. Wenn Sie eine bestimmte Taste wieder auf die Administratorkonfiguration zurücksetzen wollen, müssen Sie den Administrator dazu um Hilfe bitten. So programmieren Sie Tasten auf das Wählen einer Nummer: 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet.
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2
Anpassen des Telefons
3. Drücken Sie die Navigationstaste
Überblick über Verfügbarkeitsstatus
, bis Sie die Option Programmtasten erreicht haben.
4. Drücken Sie bei markierter Option Programmtasten die Softtaste Bearbeitn. 5. Drücken Sie die Leitungsdarstellungstaste, die Sie konfigurieren wollen. 6. Drücken Sie bei markierter Option Nummer wählen die Softtaste Auswählen. 7. Geben Sie die Nummer ein, die mit der Taste gewählt werden soll. 8. Drücken Sie die Softtaste Weiter. 9. Geben Sie die Beschriftung ein, die neben dieser Nummer erscheinen soll. 10. Drücken Sie die Softtaste Fertig. 11. Wiederholen Sie die Schritte 4-10, um eine weitere Taste zu programmieren, oder drücken Sie die Softtaste Beenden. So heben Sie die Belegung einer Taste auf: 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Programmtasten erreicht haben.
4. Drücken Sie bei markierter Option Programmtasten die Softtaste Bearbeitn. 5. Drücken Sie die programmierte Taste, die Sie zu einer Leitungsdarstellungstaste ändern wollen. 6. Drücken Sie bei markierter Option Leitungsdarstellung die Softtaste Auswählen. 7. Drücken Sie die Softtaste Zurück, um zum Menü „Optionen“ zurückzukehren. 8. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Überblick über Verfügbarkeitsstatus Sie können sechs unterschiedliche Verfügbarkeitsstatus für Ihre Nebenstelle einrichten. Diese Verfügbarkeitsstatus können mit verschiedenen Optionen für die Weiterleitung eingehender Anrufe an eine andere Nummer oder an das Voicemailsystem konfiguriert werden. Darüber hinaus können Sie über das Voicemailsystem für jeden einzelnen Verfügbarkeitsstatus eine andere Begrüßungsnachricht aufnehmen. Mithilfe der Telefonschnittstelle können Sie Optionen für jeden Verfügbarkeitsstatus konfigurieren, zum Beispiel Anrufweiterleitungsziele, Anzahl der Klingeltöne und gleichzeitiges Klingeln. (Sie können diese Optionen auch im ShoreTel Connect Client konfigurieren.)
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2
Anpassen des Telefons
Ihren aktiven Verfügbarkeitsstatus ändern
Es gibt die folgenden Verfügbarkeitsstatus:
Verfügbar (Vorgabe), in dem Sie alle eingehenden Anrufe beantworten können.
In Besprechung
Nicht im Büro
Urlaub
Benutzerdefiniert
Nicht stören
Wenn Sie einen „Nicht stören“-Verfügbarkeitsstatus wählen, zeigt das Telefon für alle Leitungsdarstellungstasten das Symbol an und die LEDs der Leitungsdarstellungstasten leuchten orangefarben auf. Die Option „Nicht stören“ ist in Kraft, wenn Sie festlegen, dass Anrufe immer weitergeleitet werden sollen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen.
Ihren aktiven Verfügbarkeitsstatus ändern 1. Drücken Sie die Softtaste Status. Die Verfügbarkeitsstatus werden angezeigt, und der aktive Status ist durch ein Häkchen gekennzeichnet. 2. Um einen anderen Verfügbarkeitsstatus auszuwählen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Drücken Sie auf dem Tastenfeld die Nummer des gewünschten Verfügbarkeitsstatus.
Drücken Sie die Navigationstaste oder , um bis zum gewünschten Verfügbarkeitsstatus zu blättern, und drücken Sie dann die Softtaste OK.
Der Verfügbarkeitsstatus für Ihr Telefon ändert sich in den ausgewählten Status. Hinweis Wenn Sie die Softtaste Status drücken, wird der Status von „Verfügbar“ nach fünf Sekunden zu „In Besprechung“ geändert oder von einem der anderen Status zu „Standard“. Wenn Sie die Liste der Verfügbarkeitsstatus durchgehen, wird die Stoppuhr ausgeblendet.
Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet und die Option Verfügbarkeit ist markiert. 3. Drücken Sie bei markierter Option Verfügbarkeit die Softtaste Bearbeiten. 4. Drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den gewünschten Verfügbarkeitsstatus erreicht haben, und drücken Sie dann die Softtaste Bearbeiten.
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Anpassen des Telefons
Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen
5. Legen Sie fest, wann Anrufe weitergeleitet werden sollen, indem Sie die Softtaste Bearbeitn drücken, die Navigationstasten verwenden, um einen der folgenden Werte zu markieren, und dann die Softtaste OK drücken:
Immer bedeutet, dass eingehende Anrufe in diesem Verfügbarkeitsstatus immer an das angegebene Ziel weitergeleitet werden. Wenn Sie Immer auswählen, können Sie auch das Ziel bei Immer festlegen, d. h. die Nummer, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen. Alternativ können Sie die Standardeinstellung übernehmen.
Keine Antwort bedeutet, dass eingehende Anrufe in diesem Verfügbarkeitsstatus nur an das angegebene Ziel weitergeleitet werden, wenn Sie das Telefon nicht beantworten oder wenn das Telefon keine weiteren Anrufe mehr annehmen kann. Sie können darüber hinaus die folgenden Optionen konfigurieren oder die Standardeinstellung übernehmen: Wenn Sie Keine Antwort gewählt haben, können Sie zusätzlich die folgenden Optionen konfigurieren oder jeweils die Standardeinstellung übernehmen:
Ziel b. KeineAntw. Legen Sie die Nummer fest, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen, wenn Sie sie nicht beantworten.
Anz. Klingeltöne Legen Sie fest, wie oft das Telefon klingeln soll, bevor ein Anruf weitergeleitet werden soll.
Ziel bei Besetzt Legen Sie die Nummer fest, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen, wenn Ihre Nebenstelle besetzt ist.
Nie bedeutet, dass eingehende Anrufe in diesem Verfügbarkeitsstatus nie weitergeleitet werden.
6. Wählen Sie Ein oder Aus für die Option Simultanklingel, je nachdem, ob die Telefone, die Sie im ShoreTel Connect Client entsprechend konfiguriert haben, gleichzeitig mit Ihrer Nebenstelle klingeln sollen oder nicht. (Wenn Ihre Anrufe immer an eine andere Nummer weitergeleitet werden, klingelt Ihre Nebenstelle allerdings nicht.) 7. Drücken Sie die Softtaste Zurück, wenn Sie die Optionen wie gewünscht eingerichtet haben. Die Änderungen werden gespeichert. 8. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Um den ausgewählten Verfügbarkeitsstatus als aktiven Verfügbarkeitsstatus festzulegen, drücken Sie die Softtaste OK.
Um fortzufahren, ohne den Verfügbarkeitsstatus zu ändern, drücken Sie die Softtaste Abbrechen.
9. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
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2
Anpassen des Telefons
Einstellung für automatisches Aushängen ändern
Einstellung für automatisches Aushängen ändern Wenn Sie häufig ein Headset mit Ihrem Telefon verwenden, kann es sinnvoll sein, dieses als den Audiopfad festzulegen, der automatisch aktiviert wird, wenn Sie Anrufe tätigen oder empfangen. Die Standardeinstellung für den Audiopfad ist die Freisprechanlage. Weitere Informationen zu Headsettypen finden Sie unter Headsettyp auswählen auf Seite 38. 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Auto. ausgehängt erreicht haben.
4. Drücken Sie bei markierter Option Auto. ausgehängt die Softtaste Bearbeitn. 5. Drücken Sie die Navigationstasten und drücken Sie die Softtaste OK.
oder
, um Lautsprecher oder Headset auszuwählen,
6. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Headsettyp auswählen Im Menü „Optionen“ können Sie festlegen, dass Sie einen der folgenden Headsettypen mit Ihrem Telefon verwenden möchten:
Verkabelt – Wählen Sie diese Option, um ein unterstütztes kabelgebundenes Headset zu verwenden.
Drahtlos – Wählen Sie diese Option, um ein unterstütztes drahtloses Headset zu verwenden.
APD80 – Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein drahtloses Headset mit einem Plantronics APD-80-Adapterkabel verwenden. Hinweise
Sie können die Drahtlos- oder die APD80-Einstellungen verwenden, um mit Ihrem drahtlosen Headset aufzulegen oder abzunehmen.
Mit den zusätzlichen Funktionen, die durch die APD80-Einstellung bereitgestellt werden, hören Sie ein Tonsignal im Headset, wenn ein ankommender Anruf klingelt, und Sie können den Hörer auflegen oder abnehmen, indem Sie auf dem Telefon die Taste
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drücken.
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2
Anpassen des Telefons
Klingelton ändern
So wählen Sie den Headsettyp aus: 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Headsettyp erreicht haben.
4. Drücken Sie bei markierter Option Headsettyp die Softtaste Bearbeitn. Die Liste der Headsettypen wird angezeigt. 5. Drücken Sie die Navigationstasten und drücken Sie die Softtaste OK.
oder
, um den gewünschten Headsettyp auszuwählen,
6. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Klingelton ändern 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Klingelton erreicht haben.
4. Drücken Sie die Softtaste Bearbeitn. 5. Drücken Sie die Navigationstaste oder , um die verfügbaren Klingeltöne durchzugehen. Sie können Klingeltöne dabei wie folgt abspielen:
Drücken Sie die Softtaste Intern, um den Klingelton so abzuspielen, wie er für einen internen Anruf ertönen würde.
Drücken Sie die Softtaste Extern, um den Klingelton so abzuspielen, wie er für einen externen Anruf ertönen würde.
6. Wenn Sie den gewünschten Klingelton identifiziert haben, markieren Sie diesen und drücken Sie die Softtaste OK. 7. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
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Anpassen des Telefons
Zeitzone des Telefons ändern
Zeitzone des Telefons ändern Standardmäßig verwendet Ihr Telefon die Zeitzone des Sprachvermittlungssystems, von dem es gesteuert wird. Sie können diese Einstellung jedoch ändern und eine andere Zeitzone angeben. 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Zeitzone erreicht haben.
4. Drücken Sie die Softtaste Bearbeitn. 5. Drücken Sie die Navigationstaste gewünschte Zeitzone markiert ist.
, um die verschiedenen Zeitzonen durchzugehen, bis die
Hinweis Die aktuelle Zeitzone wird durch ein Häkchen gekennzeichnet. 6. Drücken Sie die Softtaste OK. 7. Drücken Sie die Softtaste Beenden. Die auf Ihrem Telefondisplay angezeigte Uhrzeit entspricht jetzt der ausgewählten Zeitzone. So setzen Sie das Telefon auf die standardmäßige Zeitzone zurück: 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Zeitzone erreicht haben.
4. Drücken Sie die Softtaste Zurück. 5. Drücken Sie die Softtaste Beenden. Die auf Ihrem Telefondisplay angezeigte Uhrzeit entspricht jetzt wieder der standardmäßigen Zeitzone.
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2
Anpassen des Telefons
Audioeinstellungen des Telefons anpassen
Audioeinstellungen des Telefons anpassen Wenn Sie die Audioverstärkung für den Hörer des Telefons, den Lautsprecher des Headsets oder das Mikrofon ändern möchten, können Sie diese Werte über das Telefon einstellen. Sie können auch die Audioverstärkung für das Mikrofon der Freisprechanlage des Telefons sowie die Audioverstärkung für den Mithörton anpassen. („Mithörton“ bezieht sich auf den Klang Ihrer eigenen Stimme, den Sie über die Ohrhörer hören, während Sie in den Empfänger sprechen. Die richtige Einstellung für den Mithörton verhindert, dass Sie zu laut in das Mikrofon sprechen.) Da diese Einstellungen Teil Ihres Benutzerprofils sind, nehmen Sie die veränderten Einstellungen zu einem Telefon mit, wenn Sie Ihre Nebenstelle einem anderen Telefon zuweisen. 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Audioeinstellungen erreicht haben.
4. Drücken Sie die Softtaste Öffnen. 5. Drücken Sie die Navigationstaste , um die verschiedenen Audioeinstellungen durchzugehen. Führen Sie für jede Einstellung, die Sie ändern möchten, Folgendes aus: a. Drücken Sie bei markierter Option die Softtaste Öffnen. b. Verwenden Sie die Softtaste Erhöhen oder Verringern, um die Verstärkung anzupassen. c. Drücken Sie die Softtaste Zurück, um zum Menü „Audioeinstellungen“ zurückzukehren. 6. Drücken Sie die Softtaste Zurück. 7. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Gleichzeitiges Klingeln aktivieren Wenn Ihr ShoreTel Connect-Administrator die Simultanklingel-Funktion für Ihr Telefon eingerichtet hat, können Sie bis zu zwei andere Telefone auswählen, die gleichzeitig mit Ihrem Telefon klingeln. Dies ist z. B. dann nützlich, wenn Sie sich außerhalb des Büros befinden und jegliche Anrufe an Ihre Nebenstelle auch auf Ihrem Mobiltelefon oder auf einer anderen Nummer klingeln sollen. Einzelheiten dazu, wie die Simultanklingel-Funktion aktiviert wird, finden Sie unter Optionen für Verfügbarkeitsstatus festlegen auf Seite 36.
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2
Anpassen des Telefons
Freisprechmodus aktivieren, um Wählton für ausgehängte Headsets zu unterdrücken
Freisprechmodus aktivieren, um Wählton für ausgehängte Headsets zu unterdrücken Wenn Sie häufig ein Headset verwenden, kann es sinnvoll sein, den Freisprechmodus zu aktivieren. In diesem Fall hören Sie keinen Wählton, wenn Sie das Telefon über Ihr kabelgebundenes oder drahtloses Headset aushängen. Hinweis Selbst bei aktiviertem Freisprechmodus hören Sie jedoch einen kurzen Stotterton, wenn nicht abgehörte Voicemailnachrichten für Sie vorliegen. 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste
, bis Sie die Option Freisprechmodus erreicht haben.
4. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um den Freisprechmodus zu aktivieren:
Drücken Sie die Softtaste Umschaltn, um die Einstellung von Ein zu Aus zu ändern.
Drücken Sie die Auswahltaste im Navigationsfeld, um zwischen Ein und Aus zu wechseln.
Drücken Sie die Navigationstaste gewählt werden soll.
, um Ein auszuwählen, oder die Taste
, wenn Aus
5. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern Wenn Sie mindestens eine Arbeitsgruppenagenten-Zugriffslizenz haben und Mitglied einer Arbeitsgruppe sind, können Sie über Ihr Telefon festlegen, ob Ihr Arbeitsgruppenagent an- oder abgemeldet ist. Wenn Sie ein Arbeitsgruppen-Supervisor oder ein Bediener sind, können Sie darüber hinaus den Wrapup-Modus von Ihrem Telefon aus aufrufen. 1. Drücken Sie die Softtaste Optionen. 2. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. Das Menü „Optionen“ wird geöffnet. 3. Drücken Sie die Navigationstaste , um das Menü Agentenstatus aufzurufen. Hier erscheint Ihr aktueller Agentenstatus durch ein Häkchen gekennzeichnet. 4. Drücken Sie die Softtaste Bearbeitn.
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2
Anpassen des Telefons
Gleichzeitiges Klingeln auf zusätzlichen Telefonen aktivieren/deaktivieren
5. Drücken Sie die Navigationstaste , um den gewünschten Arbeitsgruppen-Agentenstatus zu markieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Um sich anzumelden, markieren Sie Anmelden und drücken Sie die Softtaste OK.
Um sich abzumelden, markieren Sie Abmelden und drücken Sie die Softtaste OK.
Wenn Sie ein Arbeitsgruppen-Supervisor oder ein Bediener sind und Sie etwas Zeit für die Nachbearbeitung eines vorherigen Anrufs benötigen, markieren Sie Wrapup und drücken Sie die Softtaste OK.
Wenn Sie die Nachbearbeitung abgeschlossen haben und zur Annahme des nächsten Anrufs bereit sind, markieren Sie WrppEnde und drücken Sie die Softtaste OK.
6. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Gleichzeitiges Klingeln auf zusätzlichen Telefonen aktivieren/deaktivieren Wenn zusätzliche Telefone (wie z. B. Ihr Mobiltelefon, ihr privates Telefon oder eine andere externe Nummer) gleichzeitig mit Ihrer Nebenstelle klingeln sollen, können Sie diese im ShoreTel Connect Client einrichten. Alternativ kann Ihr ShoreTel Connect-Administrator dies für Sie erledigen. Sobald die zusätzlichen Telefone konfiguriert sind, können Sie dann das gleichzeitige Klingeln für diese Telefone über Softtasten auf Ihrem Telefon aktivieren bzw. deaktivieren.
Gehen Sie wie folgt vor, um das gleichzeitige Klingeln für Ihre zusätzlichen Telefone zu aktivieren:
Drücken Sie die Softtaste AddOn und dann die Softtaste OK.
Verwenden Sie das Menü „Optionen“ wie folgt: a. Drücken Sie die Softtaste Optionen. b. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK. c. Rufen Sie die Option Zusätzl. Telefon auf. d. Während diese Option markiert ist, drücken Sie die Softtaste Umschaltn, um das Simultanklingeln auf den zusätzlichen Telefonen zu aktivieren. e. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Gehen Sie wie folgt vor, um das gleichzeitige Klingeln für Ihre zusätzlichen Telefone zu deaktivieren:
Drücken Sie die Softtaste AddOff und dann die Softtaste OK.
Verwenden Sie das Menü „Optionen“ wie folgt: a. Drücken Sie die Softtaste Optionen. b. Geben Sie Ihr Voicemail-Kennwort ein und drücken Sie die Softtaste OK.
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2
Anpassen des Telefons
Anrufe auf ein anderes Telefon verlegen
c. Rufen Sie die Option Zusätzl. Telefon auf. d. Während diese Option markiert ist, drücken Sie die Softtaste Umschaltn, um das Simultanklingeln auf den zusätzlichen Telefonen zu deaktivieren. e. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Anrufe auf ein anderes Telefon verlegen Wenn die Simultanklingel-Funktion auf Ihrem Telefon konfiguriert ist, so dass eingehende Anrufe auf anderen Telefonen (wie z. B. Ihrem Mobiltelefon, Ihrem privaten Telefon oder einer anderen externen Nummer) gleichzeitig klingeln, können Sie aktive Anrufe problemlos von Ihrer zugewiesenen Nebenstelle auf eines dieser Telefone verlegen, sofern diese aktiviert sind. Wenn Sie beispielsweise an einem Konferenzgespräch teilnehmen, können Sie den Anruf von Ihrem Telefon auf dem Schreibtisch auf Ihr Mobiltelefon verlegen und das Büro verlassen, ohne das Konferenzgespräch unterbrechen zu müssen. Nachdem ein Simultanklingelanruf verbunden wurde, können Sie diesen beliebig zwischen den Geräten verschieben, für die diese Funktion aktiviert ist.
Um einen aktiven Anruf von Ihrem Schreibtischtelefon auf ein anderes Telefon zu verschieben, drücken Sie auf dem Schreibtischtelefon die Softtaste Verschbn. Die zusätzlichen Telefone klingeln, und der Anruf wird verschoben, wenn Sie eines dieser Telefone beantworten.
Um einen aktiven Anruf von einem zusätzlichen Telefon auf Ihr Schreibtischtelefon zu verschieben, drücken Sie auf dem Schreibtischtelefon die Softtaste Verschbn. Der Anruf wird verschoben, ohne dass das Schreibtischtelefon klingelt.
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KAPITEL
3.
Erweiterte Funktionen
In diesem Kapitel finden Sie Anweisungen für den Gebrauch der erweiterten Funktionen des ShoreTel IP Phone 480/480g. Es enthält die folgenden Abschnitte: Konferenzgespräche tätigen ..................................................................................... 46 Aktive Anrufe zu Konferenzgesprächen zusammenführen ....................................... 47 Gegensprechanlage verwenden ............................................................................... 47 Durchsage................................................................................................................. 48 Andere erweiterte Funktionen ................................................................................... 48
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3
Erweiterte Funktionen
Konferenzgespräche tätigen
Konferenzgespräche tätigen Bei einem Konferenzgespräch sind mehr als zwei Teilnehmer an einem Anruf beteiligt. Die maximale Anzahl von Personen, die Sie über die Taste Conference in einem Anruf verbinden können, hängt von Ihrer Systemkonfiguration ab. Kontaktieren Sie Ihren ShoreTel Connect-Administrator, um Details zu den Konferenzeinstellungen Ihres Systems zu erfahren. Sie können ein Konferenzgespräch über eine der beiden folgenden Methoden einrichten:
Bei einer Konferenz ohne Rücksprache werden die Teilnehmer zusammengeschaltet, ohne dass sie zuerst Ihren Anruf annehmen.
Bei einer Konferenz mit Rücksprache sprechen Sie mit einer Person, bevor Sie sie zur Konferenz hinzufügen.
So leiten Sie ein Konferenzgespräch ein: 1. Wählen Sie die Nebenstelle der ersten Person, die am Konferenzgespräch beteiligt sein soll, und besprechen Sie sich mit dieser Person. 2. Drücken Sie die Taste Conference. Der Anruf wird gehalten. Tipp Drücken Sie die Softtaste Abbrechen oder die Taste Hold, wenn Sie die Konferenz abbrechen wollen. 3. Wählen Sie die Nebenstelle der nächsten Person, die Sie zum Konferenzgespräch hinzufügen wollen. 4. Nachdem Sie die Nebenstelle gewählt haben, können Sie optional Folgendes tun:
Die Softtaste Konfrnz drücken, um eine Konferenz ohne Rücksprache einzuleiten.
Die Softtaste Rückspr. drücken oder den Ablauf des Timeouts abwarten, um eine Konferenz mit Rücksprache einzurichten.
Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie die Softtaste Gegenspr drücken, um die andere Partei über die Gegensprechanlage zu kontaktieren.
5. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Gehen Sie, während das Telefon klingelt, zum nächsten Schritt weiter.
Warten Sie, bis die andere Person antwortet und besprechen Sie sich ggf. mit ihr.
6. Wenn Sie eine Konferenz mit Rücksprache oder über die Gegensprechanlage eingeleitet haben, drücken Sie die Softtaste Ja, wenn Sie dazu aufgefordert werden, um mit der Konferenz zu beginnen. Daraufhin wird ein Konferenzgespräch mit drei Teilnehmern eingerichtet. Auf Ihrem Telefon werden die Nummern der anderen Teilnehmer im Konferenzgespräch angezeigt.
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3
Erweiterte Funktionen
Aktive Anrufe zu Konferenzgesprächen zusammenführen
7. Wiederholen Sie die Schritte 1-6 für jede weitere Person, die Sie zu der Konferenz hinzufügen wollen. Tipp Wenn Sie die Namen der Personen sehen wollen, die am Konferenzgespräch teilnehmen, drücken Sie die Softtaste Anzeigen. Während Sie die Gesprächsteilnehmer anzeigen, können Sie einen Teilnehmer vom Gespräch trennen, indem Sie dessen Namen über die Navigationstaste oder in der Liste markieren. Drücken Sie bei markiertem Namen dann die Softtaste Trennen. Drücken Sie die Softtaste Zurück, um wieder zum Konferenzdisplay zurückzukehren.
Aktive Anrufe zu Konferenzgesprächen zusammenführen Wenn Sie an einem aktiven Anruf oder einem Konferenzgespräch beteiligt sind, können Sie mit der Funktion „Zusammenführen“ einen weiteren eingehenden oder gehaltenen Anruf zu der Konferenz hinzufügen.
Um den Anruf zum bestehenden Anruf bzw. dem Konferenzgespräch hinzuzufügen, drücken Sie die Softtaste Zusammen.
Wenn nur ein weiterer Anruf auf dem Telefon aktiv ist, wird der neue Anruf automatisch zu diesem Anruf bzw. Konferenzgespräch hinzugefügt.
Wenn mehrere Anrufe gehalten werden, sehen Sie auf dem Telefondisplay eine Liste der Anrufe, mit denen Sie den aktuellen Anruf zusammenführen können. Verwenden Sie die Navigationstasten, um den gewünschten Anruf zu markieren, und drücken Sie dann die Softtaste Zusammen.
Wenn es sich bei dem Anruf im Fokus um einen gehaltenen Anruf handelt, wird dieser zum aktiven Anruf hinzugefügt, wenn Sie die Softtaste Zusammen drücken.
Gegensprechanlage verwenden Mit der Gegensprechanlage können Sie einen anderen Teilnehmer kontaktieren, ohne diesen über eine Telefonleitung anzurufen. Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie und der jeweils andere Teilnehmer ShoreTel IP-Telefone verwenden und vom ShoreTel Connect-Administrator die entsprechenden Rechte erhalten haben. Die Gegensprechfunktion ist auch im Verzeichnis, im Anrufprotokoll und während eines Konferenzgesprächs als Softtaste verfügbar. Ihr ShoreTel Connect-Administrator kann auch eine programmierbare Taste mit der Gegensprechfunktion belegen.
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Erweiterte Funktionen
Durchsage
So verwenden Sie die Gegensprechanlage, um eine andere Person zu kontaktieren: 1. Nehmen Sie den Hörer ab. 2. Wählen Sie * 15 gefolgt von der Nebenstellennummer der Person, die Sie kontaktieren möchten.
Durchsage Wenn Ihr Telefon und andere Telefone an Ihrem Standort für die Durchsagefunktion konfiguriert sind, können Sie eine Mitteilung einsprechen, die über einen angeschlossenen Lautsprecher (normalerweise ein Raumlautsprecher) wiedergegeben wird. Alternativ können Sie die Gruppendurchsagefunktion verwenden, bei der alle Telefone in einer Liste von Nebenstellen gleichzeitig kontaktiert werden. Bevor Sie eine dieser Funktionen verwenden können, muss der ShoreTel Connect-Administrator Ihnen jedoch die entsprechenden Rechte gewährt haben. So senden Sie eine Durchsage: 1. Wählen Sie die Nummer, die der ShoreTel Connect-Administrator Ihnen bereitgestellt hat, warten Sie auf den Bestätigungston, und sprechen Sie Ihre Mitteilung dann in den Hörer. 2. Legen Sie nach dem Ende der Mitteilung den Hörer wieder auf. Hinweis Wenn Sie während des Vorgangs einen Fehlerton hören, dann ist die Durchsagefunktion an Ihrem Standort möglicherweise nicht konfiguriert oder Sie haben nicht die erforderlichen Rechte, um die Funktion verwenden zu können. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren ShoreTel Connect-Administrator.
Andere erweiterte Funktionen Ihr ShoreTel Connect-Administrator kann Ihnen eine Vielzahl von Funktionen und Rechten zuweisen, auf die Sie dann über die programmierbaren Tasten auf Ihrem Telefon zugreifen. Einige dieser Funktionen sind auch über Stern-Codes verfügbar. Tabelle 5 auf Seite 49 fasst diese erweiterten Funktionen zusammen. Die Funktionen sind jedoch nur dann für Sie verfügbar, wenn der ShoreTel Connect-Administrator Ihrem Benutzerprofil die entsprechenden Rechte zugewiesen hat.
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Erweiterte Funktionen
Andere erweiterte Funktionen
Tabelle 5: Erweiterte Funktionen Name
Stern-Code
Beschreibung
Aufschalten
Wählen Sie *16 und dann die Nummer der Nebenstelle mit dem aktiven Anruf, an dem Sie teilnehmen wollen.
Sie können sich als Konferenzteilnehmer auf einen aktiven Anruf aufschalten. Diese Funktion ist z. B. für Bediener, Assistenten, Schulungsleiter und Arbeitsgruppen-Supervisoren nützlich. Die Funktion bietet einige visuelle Hilfsmittel wie z. B. farbige LEDs und eine Gruppe einfacher Symbole, mit denen Sie die betreffende Nebenstelle in einem bestimmten Ausmaß überwachen können.
Überbrückte Leitungsdarstellung / Gemeinsame Leitungsdarstellung
Sie sehen die Anrufaktivitäten einer anderen Nebenstelle und können mit deren Anrufen interagieren. Diese Überbrückungsfunktion, die detailliertere Informationen als überwachte Nebenstellen bietet, beschleunigt die Anrufbehandlung zwischen Benutzern. Die Leitungsdarstellungstaste, die der Zielnebenstelle zugewiesen ist, zeigt verschiedene Symbole, LED-Farben und Blinkmuster, je nach der Art des Anrufs.
Mailbox wählen
Sie können direkt die Voicemailbox einer anderen Person anrufen, ohne zuerst mit deren Telefon verbunden zu werden.
Gegensprechanlage
Wählen Sie *15 plus die Sie können eine programmierte Taste verwenden, Nebenstelle der Person, um einen Benutzer mit einem anderen zu verbinden. die Sie über die Gegensprechanlage kontaktieren wollen.
Nebenstelle überwachen
Sie können die Nebenstelle eines anderen Benutzers überwachen und auf diese Weise bei der Verwaltung der Anrufe auf dieser Nebenstelle helfen. Die Leitungsdarstellungstaste, die der Zielnebenstelle zugewiesen ist, zeigt verschiedene Symbole, LED-Farben und Blinkmuster, je nach der Art des Anrufs. Je nachdem, wie Ihr ShoreTel Connect-Administrator die Taste der überwachten Nebenstelle konfiguriert hat, können Sie diese möglicherweise auch verwenden, um die Nebenstelle schnell anzurufen.
Durchsage
Sie können an Ihrem Standort Durchsagen über einen Raumlautsprecher ausgeben.
Parken
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Wählen Sie *11, gefolgt von der Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf geparkt werden soll.
Sie können einen Anruf auf einer anderen Nebenstelle parken.
Benutzerhandbuch
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3
Erweiterte Funktionen
Andere erweiterte Funktionen
Tabelle 5: Erweiterte Funktionen (Forts.) Name
Stern-Code
Beschreibung
Übernehmen
Wählen Sie *13 plus die Sie können einen Anruf an eine andere Nebenstelle annehmen. Nummer der Nebenstelle, von der Sie den eingehenden Anruf annehmen wollen.
Nachtanruf übernehmen
Wählen Sie *14 plus plus die Nebenstelle.
Sie können einen Anruf an eine Nebenstelle annehmen, der auf einem Raumlautsprecher klingelt. Dies kann für Anrufe außerhalb der normalen Geschäftszeiten nützlich sein, bei denen der Anrufer mit einer beliebigen am Standort anwesenden Person sprechen möchte.
Anruf aufzeichnen
Sie können einen aktiven externen Anruf auf Ihrer Nebenstelle aufzeichnen, indem Sie eine programmierte Taste drücken.
Nebenstelle aufzeichnen
Sie können einen aktiven externen Anruf auf der Nebenstelle einer anderen Person aufzeichnen. Diese Funktion ist z. B. für Benutzer wie Arbeitsgruppen-Supervisoren nützlich.
Stiller Coach
Wählen Sie *22 plus die Sie können einem Anruf zuhören und den Nebenstelle der Person, Benutzer beraten, ohne dass der externe die Sie beraten wollen. Teilnehmer dies hören kann.
Stille Überwachung
Wählen Sie *17 plus die Nummer der Nebenstelle, die Sie überwachen wollen.
Sie können einen Anruf auf einer anderen Nebenstelle still überwachen. Sie werden zu dem aktiven Anruf hinzugefügt, ohne dass die Teilnehmer im Gespräch dies sehen oder hören können. Diese Funktion ist z. B. für Benutzer wie Arbeitsgruppen-Supervisoren nützlich. Die Funktion bietet einige visuelle Hilfsmittel wie z. B. farbige LEDs und eine Gruppe einfacher Symbole, mit denen Sie die betreffende Nebenstelle in einem bestimmten Ausmaß überwachen können.
Entparken
Wählen Sie *12, gefolgt von der Nummer der Nebenstelle, von der ein Anruf entparkt werden soll.
Sie können einen auf einer anderen Nebenstelle geparkten Anruf wieder entparken.
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Erweiterte Funktionen
Andere erweiterte Funktionen
Tabelle 5: Erweiterte Funktionen (Forts.) Name
Stern-Code
Beschreibung
Flüster-Aufschalten
Wählen Sie *19 plus die Nebenstelle der Person, mit der Sie sprechen wollen.
Sie können sich auf einen Anruf auf einer anderen Nebenstelle aufschalten und mit der betreffenden Person sprechen, ohne dass der andere Gesprächsteilnehmer dies hören kann. Der interne Benutzer kann Ihnen privat über die Flüster-Aufschalt-Stummschaltfunktion antworten.
Flüster-AufschaltStummschalten
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Wenn Sie eine Flüster-Aufschaltung erhalten haben, können Sie privat mit der Person sprechen, die sich aufgeschaltet hat.
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KAPITEL
4.
Gebrauch von Voicemail
Dieses Kapitel bietet Informationen zum Gebrauch der visuellen Voicemail und des Voicemailsystems auf Ihrem Telefon. Es enthält die folgenden Abschnitte: Überblick über Voicemail........................................................................................... 53 Visuelle Voicemail ..................................................................................................... 53 Nachrichten in visueller Voicemail verwalten...................................................... 54 Nachrichten in visueller Voicemail verfassen...................................................... 55 In visueller Voicemail auf Nachrichten antworten ............................................... 57 Nachrichten in visueller Voicemail weiterleiten ................................................... 59 Gespeicherte Nachrichten in visueller Voicemail anzeigen ................................ 60 Nachrichten in visueller Voicemail löschen......................................................... 61 Voicemailsystem ....................................................................................................... 61 Beim Voicemailsystem anmelden ....................................................................... 61 Neue Nachrichten im Voicemailsystem verwalten .............................................. 63 Gespeicherte Nachrichten abhören .................................................................... 64 Nachrichten von Voicemail aus senden.............................................................. 64 Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden......................... 65 Mailboxoptionen verwenden ............................................................................... 66
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4
Gebrauch von Voicemail
Überblick über Voicemail
Überblick über Voicemail Eine rot blinkende LED in der rechten oberen Ecke Ihres Telefons sowie das Symbol am oberen Rand des Telefondisplays zeigen an, dass nicht abgehörte Voicemailnachrichten für Sie vorliegen. Mit dem ShoreTel IP Phone 480/480g können Sie über eine der folgenden Methoden auf Ihre Voicemailnachrichten zugreifen:
Mit visueller Voicemail, die über die Schnittstelle Ihres Telefons verfügbar ist, können Sie Einzelheiten zu Ihren Nachrichten anzeigen und die Nachrichten in beliebiger Reihenfolge abhören. Für die Interaktion mit den Sprachnachrichten verwenden Sie die Softtasten des Telefons, anstatt auf die gesprochenen Eingabeaufforderungen herkömmlicher Voicemail reagieren zu müssen.
Das ShoreTel-Voicemailsystem, auf das Sie telefonisch zugreifen, bietet herkömmliche Voicemaildienste, die über eine Serie von Audio-Eingabeaufforderungen navigiert werden.
In diesem Kapitel werden beide Methoden für den Zugriff auf Voicemail beschrieben.
Visuelle Voicemail Bei der visuellen Voicemail können Sie über das Display Ihres Telefons auf Nachrichten zugreifen und diese verwalten. Dabei sehen Sie die folgenden Informationen zu den Nachrichten in Ihrer Voicemailbox auf einen Blick:
Name und Telefonnummer der Person, die die Nachricht hinterlassen hat
Datum und Uhrzeit der Nachricht
Ob es sich um eine Broadcastnachricht handelt, ob die Nachricht als dringend oder privat gekennzeichnet ist und ob eine Empfangsbestätigung angefordert wurde
Die neueste Nachricht erscheint jeweils an erster Stelle in der Liste. Die Zahl oben im Hauptdisplay Ihres Telefons zeigt die Anzahl der nicht abgehörten Nachrichten an. In Ihrer visuellen Voicemail-Inbox zeigt die Zahl am oberen Rand an, wie viele Nachrichten in der Inbox enthalten sind. Nicht abgehörte Nachrichten erscheinen in Fettschrift. Nachrichten, die Sie bereits abgespielt haben, werden in normaler Schrift angezeigt. Während Sie eine Nachricht abspielen, zeigt ein Fortschrittskennzeichen Ihre aktuelle Position in der Nachricht. Sie können die Wiedergabe zu einem beliebigen Zeitpunkt anhalten, zurückspulen oder vorspulen. Sie können auch die visuelle Voicemailschnittstelle verwenden, um eine neue Voicemailnachricht aufzunehmen und die Empfänger festzulegen, einen Betreff für die Nachricht einzuschließen, die Nachricht als dringend zu markieren, die Nachricht als privat zu markieren und eine Empfangsbestätigung anzufordern. Sie können eine Nachricht auch unkompliziert an einen oder mehrere Empfänger weiterleiten oder einem oder mehreren Empfängern antworten. Tabelle 6 fasst die in der visuellen Voicemail verwendeten Symbole zusammen.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten in visueller Voicemail verwalten
Tabelle 6: Voicemailsymbole Symbol
Beschreibung Voicemailnachricht
Dringende Voicemailnachricht (gilt für beliebige Arten von Voicemailnachricht) Broadcastnachricht
Broadcastnachricht mit angeforderter Empfangsbestätigung Private Broadcastnachricht
Private Broadcastnachricht mit angeforderter Empfangsbestätigung Private Voicemailnachricht
Private Voicemailnachricht mit angeforderter Empfangsbestätigung Voicemailnachricht mit Empfangsbestätigung
Nachrichten in visueller Voicemail verwalten 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt. 3. Drücken Sie die Navigationstasten und , um die Liste Ihrer Nachrichten durchzugehen, bis Sie die gewünschte Nachricht erreicht haben.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten in visueller Voicemail verfassen
4. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um Ihre Nachrichten abzuspielen. (Sie hören dabei keinen Wählton.)
Wenn Sie Ihre Nachrichten über den Hörer abhören wollen, nehmen Sie den Hörer ab.
Wenn Sie Ihre Nachrichten über Ihr Headset abhören wollen, drücken Sie die Taste (Wenn Sie ein drahtloses Headset verwenden, hängen Sie das Telefon aus.)
Wenn Sie Ihre Nachrichten über den Lautsprecher abhören wollen, brauchen Sie nichts zu tun. Voicemailnachrichten werden standardmäßig über den Lautsprecher abgespielt.
.
5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
Um die Nachricht abzuspielen, drücken Sie die Softtaste Abspielen. Während die Nachricht wiedergegeben wird, haben Sie die folgenden Optionen:
Drücken Sie die Softtaste Pause, um die Wiedergabe anzuhalten.
Drücken Sie die Softtaste Zurück, um die Nachricht einige Sekunden zurückzuspulen.
Drücken Sie die Softtaste Vorwärts, um die Nachricht einige Sekunden vorzuspulen.
Um die Wiedergabe der Nachricht abzubrechen, drücken Sie die Softtaste Beenden.
Hinweis Wenn Ihr ShoreTel-System so konfiguriert ist, dass neue oder gespeicherte Nachrichten nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden, erhalten Sie diese Art von Benachrichtigung als Nachricht in Ihrer visuellen Voicemail-Inbox. Die Benachrichtigung erscheint als eine Nachricht von Ihnen selbst. Wenn Sie die Nachricht auswählen, wird die Benachrichtigung in einem Popup-Fenster auf dem Telefondisplay angezeigt und nicht als Audionachricht abgespielt. Nachdem Sie die Benachrichtigung gelesen haben, können Sie die Nachricht löschen, indem Sie die Softtaste Löschen drücken.
Um die Nachricht zu löschen, drücken Sie die Softtaste Löschen.
Um die Person anzurufen, die die Nachricht hinterlassen hat, drücken Sie die Softtaste Rückruf.
Um die Nachricht zu speichern, drücken Sie die Softtaste Mehr und dann die Softtaste Speichern.
Um weitere Details zur Nachricht anzuzeigen, zum Beispiel die Betreffzeile oder die E-MailAdresse des Absenders, drücken Sie die Softtaste Mehr und dann die Softtaste Öffnen.
6. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Softtaste Beenden.
Nachrichten in visueller Voicemail verfassen 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten in visueller Voicemail verfassen
3. Drücken Sie die Softtaste Mehr. 4. Drücken Sie erneut die Softtaste Mehr. 5. Drücken Sie die Softtaste Verfassen. Die Seite „Voicemail verfassen“ wird angezeigt. 6. Legen Sie die Empfänger der Voicemailnachricht folgendermaßen fest: a. Drücken Sie die Softtaste An.... b. Drücken Sie die Navigationstasten und , um zur Auswahl der Empfänger durch das angezeigte Verzeichnis zu gehen. Drücken Sie jeweils die Softtaste Auswhln, wenn ein gewünschter Empfänger hervorgehoben ist. c. Drücken Sie die Softtaste Liste, um zu überprüfen, dass Sie die richtigen Empfänger ausgewählt haben, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Falls Sie einen Namen versehentlich ausgewählt haben, markieren Sie ihn und drücken Sie die Softtaste Auswahl aufheben.
Wenn Sie zum Verzeichnis zurückkehren möchten, um weitere Namen auszuwählen, drücken Sie die Softtaste Verzeichnis und wiederholen Sie Schritt 6b.
Sind Sie mit der Liste der ausgewählten Empfänger zufrieden, drücken Sie die Softtaste Zurück, um zur Seite „Voicemail verfassen“ zurückzukehren.
7. Wenn Sie einen Betreff für die Voicemailnachricht eingeben möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Betreff“ erreicht haben, und drücken Sie die Softtaste Bearb.
Drücken Sie die Softtaste Löschen, um den gesamten Text zu löschen.
Verwenden Sie die Softtaste Rücktaste, um nur einige Zeichen zu löschen.
Drücken Sie die Softtaste 1 -> aA, um durch die Texteingabemodi zu blättern und den gewünschten auszuwählen. Geben Sie dann mithilfe des Tastenfeldes den Text ein, den Sie als Betreffzeile verwenden möchten. Tipp Um ein Leerzeichen einzugeben, wählen Sie die Texteingabe-Softtaste für Kleinbuchstaben (a -> A1) oder Großbuchstaben (A ->1a) und drücken Sie die Taste *, bis das Leerzeichen angezeigt wird.
Wenn Sie mit dem Text zufrieden sind, drücken Sie die Softtaste Zurück.
8. Wenn Sie die Voicemailnachricht als dringend markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Dringend“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten.
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Gebrauch von Voicemail
In visueller Voicemail auf Nachrichten antworten
9. Wenn Sie die Voicemailnachricht als privat markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Privat“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 10. Falls Sie eine Empfangsbestätigung erhalten möchten, wenn der Empfänger die Nachricht abhört, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Empfangsbestätigung“ erreichen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 11. Um die Voicemailnachricht aufzunehmen, drücken Sie die Softtaste Start, nehmen Sie die Nachricht auf und drücken Sie die Softtaste Stopp. 12. Drücken Sie die Softtaste Senden. Die Voicemailnachricht wird an die ausgewählten Empfänger gesendet. 13. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
In visueller Voicemail auf Nachrichten antworten 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt. 3. Drücken Sie die Softtaste Mehr. 4. Drücken Sie erneut die Softtaste Mehr. 5. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Um nur der Person zu antworten, die die Nachricht gesendet hat, drücken Sie die Softtaste Antworten.
Um den Absender und allen anderen Empfängern der Nachricht zu antworten, drücken Sie die Softtaste Mehr und dann die Softtaste Allen antworten. Die Seite „Voicemail verfassen“ wird angezeigt.
6. Wenn Sie der Antwort auf die Voicemailnachricht weitere Empfänger hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: a. Drücken Sie die Softtaste An.... b. Drücken Sie die Navigationstasten und , um zur Auswahl der Empfänger durch das angezeigte Verzeichnis zu gehen. Drücken Sie jeweils die Softtaste Auswhln, wenn ein gewünschter Empfänger hervorgehoben ist. c. Drücken Sie die Softtaste Liste, um zu überprüfen, dass Sie die richtigen Empfänger ausgewählt haben, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Falls Sie einen Namen versehentlich ausgewählt haben, markieren Sie ihn und drücken Sie die Softtaste Auswahl aufheben.
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Gebrauch von Voicemail
In visueller Voicemail auf Nachrichten antworten
Wenn Sie zum Verzeichnis zurückkehren möchten, um weitere Namen auszuwählen, drücken Sie die Softtaste Verzeichnis und wiederholen Sie Schritt 6b.
Sind Sie mit der Liste der ausgewählten Empfänger zufrieden, drücken Sie die Softtaste Zurück, um zur Seite „Voicemail verfassen“ zurückzukehren.
7. Wenn Sie den Betreff für die Voicemailnachricht ändern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Betreff“ erreicht haben, und drücken Sie die Softtaste Bearb.
Drücken Sie die Softtaste Löschen, um den gesamten Text zu löschen.
Verwenden Sie die Softtaste Rücktaste, um nur einige Zeichen zu löschen.
Drücken Sie die Softtaste 1 -> aA, um durch die Texteingabemodi zu blättern und den gewünschten auszuwählen. Geben Sie dann mithilfe des Tastenfeldes den Text ein, den Sie als Betreffzeile verwenden möchten. Tipp Um ein Leerzeichen einzugeben, wählen Sie den Texteingabemodus für Kleinbuchstaben oder für Großbuchstaben und drücken Sie die Taste *, bis das Leerzeichen angezeigt wird.
Wenn Sie mit dem Text zufrieden sind, drücken Sie die Softtaste Zurück.
8. Wenn Sie die Voicemailnachricht als dringend markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Dringend“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 9. Wenn Sie die Voicemailnachricht als privat markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Privat“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 10. Falls Sie eine Empfangsbestätigung erhalten möchten, wenn der Empfänger die Nachricht abhört, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Empfangsbestätigung“ erreichen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 11. Wenn Sie die Originalnachricht in Ihre Antwort einschließen möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Original einschließen“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 12. Um Ihre Antwort auf die Voicemailnachricht aufzunehmen, drücken Sie die Softtaste Start, nehmen Sie die Nachricht auf und drücken Sie die Softtaste Stopp. 13. Drücken Sie die Softtaste Senden. Die Voicemailnachricht wird an die ausgewählten Empfänger gesendet. 14. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten in visueller Voicemail weiterleiten
Nachrichten in visueller Voicemail weiterleiten 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt. 3. Drücken Sie die Softtaste Mehr. 4. Drücken Sie erneut die Softtaste Mehr. 5. Drücken Sie die Softtaste Weiterleiten. Die Seite „Voicemail verfassen“ wird angezeigt. 6. Legen Sie folgendermaßen fest, an wen die Nachricht weitergeleitet werden soll: a. Während An hervorgehoben ist, drücken Sie die Softtaste An.... b. Drücken Sie die Navigationstasten und , um zur Auswahl der Empfänger durch das angezeigte Verzeichnis zu gehen. Drücken Sie jeweils die Softtaste Auswhln, wenn ein gewünschter Empfänger hervorgehoben ist. c. Drücken Sie die Softtaste Liste, um zu überprüfen, dass Sie die richtigen Empfänger ausgewählt haben, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Falls Sie einen Namen versehentlich ausgewählt haben, markieren Sie ihn und drücken Sie die Softtaste Auswahl aufheben.
Wenn Sie zum Verzeichnis zurückkehren möchten, um weitere Namen auszuwählen, drücken Sie die Softtaste Verzeichnis und wiederholen Sie Schritt 6b.
Sind Sie mit der Liste der ausgewählten Empfänger zufrieden, drücken Sie die Softtaste Zurück, um zur Seite „Voicemail verfassen“ zurückzukehren.
7. Wenn Sie den Betreff für die Voicemailnachricht ändern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Betreff“ erreicht haben, und drücken Sie die Softtaste Bearb.
Drücken Sie die Softtaste Löschen, um den gesamten Text zu löschen.
Verwenden Sie die Softtaste Rücktaste, um nur einige Zeichen zu löschen.
Drücken Sie die Softtaste 1 -> aA, um durch die Texteingabemodi zu blättern und den gewünschten auszuwählen. Geben Sie dann mithilfe des Tastenfeldes den Text ein, den Sie als Betreffzeile verwenden möchten. Tipp Um ein Leerzeichen zwischen zwei Wörtern einzugeben, wählen Sie den Texteingabemodus für Kleinbuchstaben oder für Großbuchstaben und drücken Sie die Taste *, bis das Leerzeichen angezeigt wird.
Wenn Sie mit dem Text zufrieden sind, drücken Sie die Softtaste Zurück.
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4
Gebrauch von Voicemail
Gespeicherte Nachrichten in visueller Voicemail anzeigen
8. Wenn Sie die Voicemailnachricht als dringend markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Dringend“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 9. Wenn Sie die Voicemailnachricht als privat markieren möchten, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie zum Menüeintrag „Privat“ kommen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 10. Falls Sie eine Empfangsbestätigung erhalten möchten, wenn der Empfänger die Nachricht abhört, drücken Sie die Navigationstaste , bis Sie den Menüeintrag „Empfangsbestätigung“ erreichen, und drücken Sie die Softtaste Umschalten. 11. Um Ihre Weiterleitungsanmerkungen für die Voicemailnachricht aufzunehmen, drücken Sie die Softtaste Start, nehmen Sie die Nachricht auf und drücken Sie die Softtaste Stopp. 12. Drücken Sie die Softtaste Senden. Die Voicemailnachricht wird an die ausgewählten Empfänger weitergeleitet. 13. Drücken Sie die Softtaste Beenden.
Gespeicherte Nachrichten in visueller Voicemail anzeigen 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt. 3. Drücken Sie die Softtaste Mehr. 4. Drücken Sie die Softtaste Gspeichrt. Ihre gespeicherten Nachrichten werden angezeigt. 5. Drücken Sie die Navigationstasten und , um die Liste Ihrer gespeicherten Nachrichten durchzugehen, bis Sie die gewünschte Nachricht erreicht haben. 6. Wenn der Fokus auf einer gespeicherten Nachricht ist, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
Um Einzelheiten zu der Person anzuzeigen, die die Nachricht gesendet hat, drücken Sie die Softtaste Öffnen.
Um die Nachricht zu löschen, drücken Sie die Softtaste Löschen.
Um die Nachricht abzuspielen, drücken Sie die Softtaste Mehr, drücken Sie die Softtaste Mehr erneut und drücken Sie dann die Softtaste Abspielen.
Um die Person anzurufen, die die Nachricht hinterlassen hat, drücken Sie die Softtaste Mehr, drücken Sie die Softtaste Mehr erneut und drücken Sie dann die Softtaste Rückruf.
Um die Nachricht in Ihre Voicemail-Inbox zu verschieben, drücken Sie die Softtaste Mehr, drücken Sie die Softtaste Mehr erneut und drücken Sie dann die Softtaste AnEingang.
7. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Softtaste Beenden.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten in visueller Voicemail löschen
Nachrichten in visueller Voicemail löschen 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Voicemailkennwort ein. Ihre Voicemail-Inbox wird angezeigt. 3. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Wenn Sie Nachrichten aus Ihrer Inbox löschen wollen, drücken Sie die Navigationstasten und , um die Nachrichtenliste durchzugehen, bis Sie die gewünschte Nachricht erreicht haben.
Wenn Sie gespeicherte Nachrichten löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor: a. Drücken Sie die Softtaste Mehr. b. Drücken Sie die Softtaste Gspeichrt. Ihre gespeicherten Nachrichten werden angezeigt. c. Drücken Sie die Navigationstasten und , um die Liste Ihrer gespeicherten Nachrichten durchzugehen, bis Sie die gewünschte Nachricht erreicht haben.
4. Drücken Sie dann bei markierter Nachricht die Softtaste Löschen. Die Nachricht wird gelöscht. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 für jede Nachricht, die Sie löschen wollen. 6. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Softtaste Beenden.
Voicemailsystem Mit dem ShoreTel-Voicemailsystem können Sie Ihre Voicemailnachrichten über AudioEingabeaufforderungen abspielen und verwalten.
Beim Voicemailsystem anmelden Eine rot blinkende LED in der rechten oberen Ecke des Telefons zeigt an, dass nicht abgehörte Nachrichten für Sie vorliegen. Um diese über das Voicemailsystem abzuhören, müssen Sie sich zuerst beim System anmelden. Die Anmeldung beim Voicemailsystem kann auch von einer anderen Nebenstelle oder von einem externen Telefon aus geschehen.
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Gebrauch von Voicemail
Beim Voicemailsystem anmelden
Von Ihrem Telefon aus bei Voicemail anmelden 1. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Drücken Sie #.
Drücken Sie die Taste Voicemail und dann die Softtaste VM anrufn. Ihr Telefon ruft das ShoreTel-Voicemailsystem an.
2. Geben Sie an der Audio-Eingabeaufforderung Ihr Kennwort ein und drücken Sie dann #. Hinweis Wenn Sie sich zum ersten Mal beim Voicemailsystem anmelden, werden Sie aufgefordert, Ihren Namen aufzunehmen.
Von einer anderen Nebenstelle aus bei Voicemail anmelden Sie können sich auch von einer anderen Nebenstelle im ShoreTel-System aus bei Voicemail anmelden, unabhängig davon, ob Sie dabei ein analoges oder ein IP-Telefon verwenden. 1. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Drücken Sie #, während der Hörer aufgelegt ist.
Drücken Sie #, während der Hörer abgenommen ist und Sie den Wählton hören.
Drücken Sie die Taste Voicemail. (Bei einem ShoreTel IP Phone 480, 480g oder 485g müssen Sie darüber hinaus die Softtaste VM anrufn drücken.)
2. Drücken Sie an der Kennwort-Eingabeaufforderung # und geben Sie dann Ihre Nebenstelle ein. Hinweis Wenn Sie ein Telefon verwenden, das sich im Zustand „Verfügbar“ oder „Anonym“ befindet, werden Sie zur Eingabe Ihrer Nebenstelle aufgefordert, ohne zuerst ein Kennwort eingeben zu müssen. Sie brauchen daher nicht # zu drücken, bevor Sie die Nebenstellennummer eingeben. 3. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie dann #.
Von einem externen Telefon aus bei Voicemail anmelden 1. Wählen Sie die Voicemail-Zugriffsnummer, die Sie von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator erhalten haben. 2. Drücken Sie an der Eingabeaufforderung # und wählen Sie dann Ihre Nebenstelle. 3. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie dann #.
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4
Gebrauch von Voicemail
Neue Nachrichten im Voicemailsystem verwalten
Neue Nachrichten im Voicemailsystem verwalten In diesem Abschnitt werden Tastaturbefehle und häufig verwendete Vorgänge für die Arbeit mit Nachrichten im Voicemailsystem behandelt.
Tastaturbefehle verwenden Während Sie Ihre Nachrichten abhören, können Sie die folgenden Tastaturbefehle verwenden:
Drücken Sie 6, um die Umschlagsinformationen für die Nachricht (Datum/Uhrzeit der Zustellung und Benutzername) abzuspielen.
Drücken Sie 7, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht um einige Sekunden zurückzuspielen.
Drücken Sie 8, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht zu pausieren.
Drücken Sie 9, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht um einige Sekunden vorlaufen zu lassen.
Drücken Sie #, um zur nächsten Nachricht weiter zu gehen.
Drücken Sie 0, um zusätzliche Optionen zu hören.
Nachrichten abhören, erneut abspielen, speichern und löschen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Während Sie die einzelnen Nachrichten abhören, stehen Ihnen die folgenden Befehle zur Verfügung:
Drücken Sie 1, um die aktuelle Nachricht erneut abzuspielen.
Drücken Sie 2, um die aktuelle Nachricht zu speichern.
Drücken Sie 3, um die aktuelle Nachricht zu löschen.
Nachrichten weiterleiten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Drücken Sie 4, nachdem Sie eine Nachricht abgehört haben, die Sie weiterleiten wollen. 4. Nehmen Sie eine erklärende Bemerkung für den Empfänger auf und wählen Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen:
Drücken Sie #, wenn Sie mit der Bemerkung zufrieden sind.
Drücken Sie 1, um die Bemerkung abzuhören.
Drücken Sie 2, um die Bemerkung neu aufzunehmen.
Drücken Sie *, um die Aufnahme abzubrechen.
Tipp Nachdem Sie die Nachricht adressiert haben, können Sie sie als dringend kennzeichnen, indem Sie 1 drücken.
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Gebrauch von Voicemail
Gespeicherte Nachrichten abhören
Nachrichten beantworten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Drücken Sie 5, nachdem Sie eine Nachricht abgehört haben, die Sie beantworten wollen. 4. Daraufhin stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Drücken Sie 1, um die Nachricht mit einer Voicemailnachricht zu beantworten.
Drücken Sie 2, um die Nachricht mit einem Anruf zu beantworten.
Drücken Sie 3, um die Nachricht mit einer Voicemailnachricht an alle Empfänger zu beantworten.
Drücken Sie *, um zum vorherigen Menü zurückzukehren.
Gespeicherte Nachrichten abhören 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 3 am Hauptmenü des Voicemailsystems. Sie können Ihre gespeicherten Nachrichten jetzt über die in Neue Nachrichten im Voicemailsystem verwalten auf Seite 63 beschriebenen Optionen verwalten (außer Option 2).
Nachrichten von Voicemail aus senden 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 2 am Hauptmenü des Voicemailsystems. 3. Nehmen Sie die gewünschte Nachricht auf und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie *, um die Aufnahme der Nachricht abzubrechen.
Drücken Sie #, um die Aufnahme zu beenden.
Drücken Sie 1, um die Nachricht abzuspielen.
Drücken Sie 2, um die Nachricht zu löschen.
4. Wenn Sie mit Ihrer Aufnahme zufrieden sind, drücken Sie #, um den Aufnahmevorgang zu beenden. 5. Geben Sie dann an der Eingabeaufforderung die Nebenstellennummer des Empfängers ein. 6. Sie können weitere Adressierungsoptionen aufrufen, indem Sie 0 drücken und eine der folgenden Vorgehensweisen wählen:
Drücken Sie 1, um einen Empfänger nach Namen im Telefonverzeichnis zu suchen.
Drücken Sie 2, um die Nachricht an eine persönliche Verteilerliste zu senden.
Drücken Sie 3, um eine Broadcastnachricht an alle Nebenstellen zu senden.
Drücken Sie *, um die zusätzlichen Adressierungsoptionen abzubrechen.
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Gebrauch von Voicemail
Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden
7. Nachdem Sie die Nachricht adressiert haben, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Drücken Sie 1, um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.
Drücken Sie 2, um eine Empfangsbestätigung für die Nachricht anzufordern.
Drücken Sie #, um die Nachricht abzusenden.
Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden Wenn der Empfänger Ihres Anrufs nicht antwortet und keine Option zur automatischen Weiterleitung eingerichtet hat, können Sie an der Eingabeaufforderung eine Nachricht hinterlassen. 1. Während die Begrüßungsmeldung abgespielt wird, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Drücken Sie #, um die Begrüßung zu überspringen und Ihre Nachricht sofort zu hinterlassen.
Drücken Sie 0, um mit einem Assistenten verbunden zu werden.
Drücken Sie 9, um zur automatischen Vermittlung zurückzukehren.
Drücken Sie 1, um den Anruf an das Find Me-Ziel des Empfängers weiterzuleiten (eine optionale Nummer, an die Anrufe weitergeleitet werden können). Wenn kein Find Me-Ziel aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen.
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, nachdem Sie Ihre Nachricht aufgenommen haben:
Drücken Sie #, um die Nachrichtenoptionen aufzurufen, und wählen Sie dort einen der folgenden Befehle:
Drücken Sie #, um die Nachricht abzusenden.
Drücken Sie *, um die Nachricht abzubrechen.
Drücken Sie 1, um die Nachricht abzuspielen.
Drücken Sie 2, um die Nachricht neu aufzunehmen.
Drücken Sie 3, um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.
Drücken Sie 4, um die Nachricht als privat zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.
Drücken Sie 9, um die automatische Vermittlung aufzurufen.
Drücken Sie 0, um mit einem Assistenten verbunden zu werden.
Drücken Sie *, um die Nachricht neu aufzunehmen.
Drücken Sie 0, um die Nachricht abzusenden und mit einem Assistenten verbunden zu werden.
Drücken Sie 9, um die Nachricht abzusenden und die automatische Vermittlung aufzurufen.
Drücken Sie 1, um die Nachricht zu senden und sie an das Find Me-Ziel des Empfängers weiterzuleiten (falls aktiviert).
3. Legen Sie auf, um die Nachricht abzusenden.
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Gebrauch von Voicemail
Mailboxoptionen verwenden
Mailboxoptionen verwenden Im Mailboxoptionen-Untermenü des Voicemailsystems können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
Ihren Namen aufnehmen
eine persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen
Ihr Kennwort einrichten
Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen
Ihren Verfügbarkeitsstatus ändern
Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren
gelöschte Nachrichten abspielen
gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen
die automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren
die E-Mail-Zustellung aktivieren/deaktivieren
den Agentenstatus ändern
die Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren
Ihren Namen aufnehmen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 6. 4. Nehmen Sie Ihren Namen auf und drücken Sie #. 5. Daraufhin stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Drücken Sie #, um die Aufnahme Ihres Namens zu akzeptieren.
Drücken Sie 1, um die Aufnahme Ihres Namens abzuspielen.
Drücken Sie 2, um Ihren Namen neu aufzunehmen.
Drücken Sie 3, um die Aufnahme Ihres Namens zu löschen.
Drücken Sie *, um den Vorgang abzubrechen.
Persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7. um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um eine persönliche Begrüßungsmeldung aufzunehmen. Hinweis Die persönliche Begrüßungsmeldung ist mit dem aktiven Verfügbarkeitsstatus verknüpft.
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Gebrauch von Voicemail
Mailboxoptionen verwenden
4. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre persönliche Begrüßung für den aktuell aktiven Verfügbarkeitsstatus auf, drücken Sie # und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie #, um die aufgenommene Begrüßung zu akzeptieren.
Drücken Sie 1, um die aufgenommene Begrüßung abzuspielen.
Drücken Sie 2, um die Begrüßung neu aufzunehmen.
Drücken Sie *, um das Aufnehmen Ihres Namens abzubrechen.
Ihr Kennwort einrichten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 4. 4. Geben Sie Ihr neues Kennwort ein und drücken Sie #. 5. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Wenn Sie Ihr neues Kennwort bestätigen wollen, geben Sie es erneut ein und drücken Sie dann #.
Drücken Sie *, um das Erstellen eines neuen Kennworts abzubrechen.
Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel Connect-Administrator zugewiesen werden), können Sie Ihre Nebenstelle einem beliebigen Telefon im System zuweisen. Diese Funktion ist z. B. dann nützlich, wenn Sie vorübergehend den Arbeitsplatz (und das Telefon) eines anderen Mitarbeiters verwenden. Je nachdem, wie Ihr Telefon konfiguriert wurde, können Sie auch das Telefon oder den ShoreTel Connect Client verwenden, um eine Nebenstelle zuzuweisen bzw. die Nebenstellenzuweisung aufzuheben. Hinweis Wenn Sie Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen, das normalerweise von einem anderen Benutzer verwendet wird, werden Anrufe an die Nebenstelle des ursprünglichen Benutzers an das Ziel weitergeleitet, das dieser für den aktiven Verfügbarkeitsstatus definiert hat. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 3. 4. Daraufhin stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Drücken Sie 1, um die Nebenstelle zuzuweisen.
Drücken Sie 2, um die Neuzuweisung der Nebenstelle aufzuheben, so dass das Telefon wieder seine ursprünglich zugewiesene Nebenstelle verwendet.
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4
Gebrauch von Voicemail
Mailboxoptionen verwenden
Ihren Verfügbarkeitsstatus festlegen Mit einem Verfügbarkeitsstatus legen Sie Ihre Präsenz fest und bestimmen, wie ankommende Anrufe behandelt werden. Sie können für jeden einzelnen Status eine andere Begrüßung aufnehmen und spezifische Weiterleitungsoptionen definieren. So ändern Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus: 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 2, um den Verfügbarkeitsstatus festzulegen. 4. Wählen Sie einen der folgenden Verfügbarkeitsstatus oder andere Optionen:
Drücken Sie 1, um den Status „Verfügbar“ einzurichten.
Drücken Sie 2, um den Status „In Besprechung“ einzurichten.
Drücken Sie 3, um den Status „Nicht im Büro“ einzurichten.
Drücken Sie 4, um den Status „Urlaub“ einzurichten.
Drücken Sie 5, um einen benutzerdefinierten Status einzurichten.
Drücken Sie 6, um den Status „Nicht stören“ einzurichten.
Drücken Sie 7, um das Anrufen zusätzlicher Telefone (vom ShoreTel Connect-Administrator konfiguriert) zu aktivieren.
Drücken Sie *, um den Vorgang abzubrechen.
Der Verfügbarkeitsstatus bleibt solange aktiv, bis Sie ihn ändern. Wenn jedoch die automatische Anrufbehandlung über Outlook aktiviert ist, dann ändert Outlook den Verfügbarkeitsstatus je nach Ihrem Status.
Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren Die Umschlagsinformationen einer Nachricht enthalten Datum und Uhrzeit der Nachrichtenzustellung sowie Ihren Namen. Die Umschlagsinformationen sind standardmäßig deaktiviert. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 5, um die Umschlagsinformationen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Gelöschte Nachrichten abhören Als Sicherheitsvorkehrung für den Fall, dass Nachrichten versehentlich gelöscht wurden, bewahrt das Voicemailsystem gelöschte Nachrichten einige Stunden weiter auf. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen.
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Gebrauch von Voicemail
Mailboxoptionen verwenden
3. Drücken Sie 7, um gelöschte Nachrichten abzuspielen. Das Voicemailsystem spielt alle gelöschten Nachrichten ab, die noch im System verfügbar sind. Sie können diese Nachrichten genau wie neue Nachrichten verwalten. 4. Drücken Sie 2, um eine gelöschte Nachricht wiederherzustellen und zu speichern.
Gelöschte Nachrichten dauerhaft entfernen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 8, um gelöschte Nachrichten dauerhaft zu entfernen. 4. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie 1, um die endgültige Löschung zu bestätigen.
Drücken Sie *, um die endgültige Löschung abzubrechen.
Automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 1, um die automatische Anrufbehandlung über Outlook zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Benachrichtigungsprofil aktivieren/deaktivieren 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 2. 5. Daraufhin stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Geben Sie die Nummer des neuen Benachrichtigungsprofils ein.
Drücken Sie #, wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen.
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Gebrauch von Voicemail
Mailboxoptionen verwenden
Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern Sie können den Arbeitsgruppen-Agentenstatus direkt von Ihrem Telefon aus oder über das Voicemailsystem ändern. Wenn auf Ihrem Telefon ein Arbeitsgruppen-Agentenstatus aktiv ist, wird dieser über ein Symbol auf dem Telefondisplay angezeigt. Eine Beschreibung der Symbole für den aktuellen ArbeitsgruppenAgentenstatus finden Sie unter Tabelle 1 auf Seite 18. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 3. 5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie 1, um sich anzumelden und Ihre Nebenstelle zuzuweisen.
Drücken Sie 2, um sich abzumelden.
Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren Bei aktivierter Find Me-Weiterleitung werden an Voicemail gesendete Anrufe an Ihr Find Me-Ziel weitergeleitet, wenn der Anrufer während des Abspielens der Begrüßungsmeldung 1 drückt. Sie können die Find Me-Weiterleitungsoption für den gegenwärtig aktiven Verfügbarkeitsstatus aktivieren oder deaktivieren. Sie hören die Option zum Aktivieren/Deaktivieren der Find Me-Weiterleitung jedoch nur, wenn diese Funktion auf eine der folgenden Weisen konfiguriert wurde:
Ihr ShoreTel Connect-Administrator hat Find Me in ShoreTel Connect Client für Sie aktiviert und ein Find Me-Ziel für Sie eingerichtet.
Sie haben den ShoreTel Connect Client verwendet, um Find Me zu aktivieren und ein Find Me-Ziel zu definieren.
So aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Find Me-Weiterleitung: 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 5. 5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie 1, um die Find Me-Weiterleitung zu aktivieren.
Drücken Sie 2, um die Find Me-Weiterleitung zu deaktivieren.
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KAPITEL
5.
Fehlerbehandlung
In diesem Kapitel finden Sie Informationen dazu, wie Sie Probleme mit Ihrem Telefon diagnostizieren und beheben. Es enthält die folgenden Abschnitte: Probleme und Lösungen ........................................................................................... 72 Telefoninformationen anzeigen ................................................................................. 73 Telefon neu starten.................................................................................................... 73
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5
Fehlerbehandlung
Probleme und Lösungen
Probleme und Lösungen Tabelle 7 zeigt häufig vorkommende Probleme und mögliche Lösungen dazu. Tabelle 7: Fehlerbehandlung Problem
Lösung
Wenn Anrufer versuchen, eine Nachricht zu hinterlassen, erhalten sie eine Meldung, dass Ihre Mailbox ihr Limit überschritten hat und keine neuen Nachrichten mehr annehmen kann.
Ihre Mailbox ist voll. Sie müssen Nachrichten löschen, die Sie nicht mehr benötigen.
Auf dem Display Ihres Telefons erscheint die Meldung „Dienst nicht verfügbar“.
Ihr Telefon ist vorübergehend nicht betriebsbereit. Wenden Sie sich an Ihren ShoreTel ConnectAdministrator oder an Ihren autorisierten Kontakt.
Das Display Ihres Telefons ist leer.
Versuchen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
Möglicherweise befindet das Telefon sich im Stromsparmodus. Hängen Sie das Telefon aus oder drücken Sie eine beliebige Taste, um das Display wieder in voller Helligkeit anzuzeigen.
Möglicherweise ist das Telefon nicht an eine aktive Stromquelle angeschlossen. Wenden Sie sich an Ihren ShoreTel Connect-Administrator oder an Ihren autorisierten Kontakt.
Sie hören keinen Wählton, wenn Sie den Hörer abnehmen, aber der Wählton ertönt, wenn Sie den Lautsprecher oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu tätigen.
Das Hörerkabel muss an beiden Enden (am Hörer und am Telefonapparat) sicher angeschlossen sein. Nehmen Sie das Hörerkabel an beiden Anschlüssen ab und schließen Sie es wieder an. Achten Sie dabei darauf, dass der Stecker hörbar einrastet. Nehmen Sie den Hörer ab und prüfen Sie, ob der Wählton jetzt ertönt.
Auf dem Display des Telefons erscheint die Meldung „Dienst zurzeit nicht verfügbar“, wenn Sie über das Tastenfeld, die visuelle Voicemail, das Verzeichnis oder das Anrufprotokoll versuchen, einen Anruf zu tätigen.
Das Telefon ist aufgrund eines Problems an der Vermittlung nicht in Betrieb oder weil ein Administrator es außer Betrieb gesetzt hat. Wenn das Telefon sich in diesem Zustand befindet, können Sie auf die visuelle Voicemail, das Verzeichnis und das Anrufprotokoll zugreifen, aber Sie können keine Anrufe vom Telefon aus tätigen.
Hinweis Die Mailbox-Warnung wird ausgelöst, wenn in der Mailbox nur noch Platz für 10 weitere Nachrichten ist. Wenn Ihre Voicemailbox sich ihrem Limit nähert, wird eine Warnmeldung abgespielt, dass nur noch Platz für „n“ Nachrichten verbleibt, wobei „n“ eine Zahl zwischen 0 und 10 ist. Sie hören diese Nachricht jedes Mal, wenn Sie sich beim Voicemail-System anmelden, bis Sie genügend Nachrichten gelöscht haben, um unter der Warngrenze zu bleiben.
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Fehlerbehandlung
Telefoninformationen anzeigen
Telefoninformationen anzeigen Sie können Informationen zu Ihrem Telefon anzeigen, wie z. B. dessen IP-Adresse, Subnetzmaske, Version und MAC-Adresse. 1. Drücken Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste
.
Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Wählen Sie 4636 (die Ziffern entsprechen den Buchstaben I-N-F-O) und drücken Sie dann #. Das Menü „Admin-Optionen“ wird geöffnet. 3. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um das Menü durchzugehen. Drücken Sie dabei wie erforderlich die Softtaste „Öffnen“, um Menüoptionen zu öffnen und nähere Details anzuzeigen.
Telefon neu starten 1. Drücken Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste
.
Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Wählen Sie 73738 (die Ziffern entsprechen den Buchstaben R-E-S-E-T) und drücken Sie dann #. 3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Drücken Sie die Softtaste Zurück, um das Telefon neu zu starten. Das Telefon wird zurückgesetzt.
Um den Neustart abzubrechen, drücken Sie die Softtaste Abbrechen. Der Vorgang wird abgebrochen und das Telefon kehrt in den normalen Betrieb zurück.
Tipp Obwohl es auch möglich ist, das Telefon zurückzusetzen, indem Sie das Ethernet-Kabel von der Rückseite des Telefons abtrennen und es dann wieder anschließen, ist die oben beschriebene Methode vorzuziehen, da die Verbindung zum PC dabei nicht verloren geht.
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