45ta Convención Bienal Yokohama, Japón Sesión de Discusión de Gobierno Pacifico National Hall Martes 31 de julio, 2018 Documento Informativo Sobre Temas de Gobierno La Junta de SIA les presenta a todos los clubes, dos temas. Ambos serán discutidos durante la sesión de discusión de gobierno en Yokohama, el martes 31 de julio, 2018. I. Junta de SIA La Junta de Directoras de SIA se embarcó en un esfuerzo de varios años para evaluar la estructura de gobierno de SIA. Este esfuerzo empezó con un pedido de la región Taiwán a la Junta en enero de 2017, de que se las asignara a un electoral no compartido con otra región; actualmente, las regiones Taiwán y Corea comparten un área electoral, y se alternan para elegir a un miembro de la Junta. Al mismo tiempo, la empresa de auditorías de SIA, Clifton Larson Allen, también brindó sugerencias para cambios en el gobierno, sobre la posición de secretaria/tesorera y los comités de la Junta. La Junta evaluó la información de los auditores y el pedido de la región Taiwán en su reunión de junio de 2017. En ese momento, la Junta determinó que se necesitaban estudios adicionales en profundidad para esos temas críticos. La Junta votó para establecer un equipo especial de gobierno para trabajar en los temas de gobierno presentados ante la Junta. Los temas que requieren aprobación de los reglamentos les serán presentados a los clubes en convenciones futuras. En noviembre de 2017, la Junta reunió formalmente el equipo especial sobre gobierno, y estableció el cargo para el equipo especial. La Junta decidió también: La Junta de SIA servirá como equipo especial y se hará cargo del trabajo del mismo en la agenda de sus reuniones regulares para aliviar los gastos adicionales relacionados con ese trabajo; y anualmente, cada junta trabajará en una porción discreta del cargo hasta su conclusión, durante el curso del año de la junta, y las decisiones de las juntas anteriores no serán evaluadas nuevamente. El cargo del equipo especial, que determina el trabajo de la Junta para los 3‐4 años siguientes, incluye lo siguiente: 1) Evaluar los factores considerados en 1988‐1990, que predijeron el establecimiento de áreas electorales en: Idioma, circunstancias culturales, de origen étnico, y económicas. Números de clubes/socias Áreas geográficas Límites nacionales Considerar si deben recomendarse nuevos factores, si deben ajustarse algunos factores sobre los otros, o si deben eliminarse algunos factores por completo. 2) Revisar/recomendar la configuración de áreas electorales con las siguientes condiciones 13 áreas electorales o menos
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Poner atención especial en áreas de la federación que están creciendo en términos de clubes y socias 3) Dar/recomendar si todos los clubes deben votar para miembros de la Junta, en lugar de que lo hagan solamente los clubes en el área electoral específica. 4) Revisar/recomendar si (y cómo) la secretaria/tesorera debe servir un término de dos años, si (y cómo) establecer un comité de auditoría. La Junta, que servirá como equipo especial de gobierno, ya comenzó su trabajo en la sección 1, que es la revisión de los factores considerados en 1988‐1990 para establecer áreas electorales y espera terminar su trabajo hacia julio de 2018. Se estableció el siguiente cronograma para la consideración de las otras secciones del cargo: Año de la Junta 2018‐2019, Sección 2: Revisar/recomendar la configuración de áreas electorales Año de la Junta 2019‐2020, Sección 3: Revisar/recomendar si todos los clubes deben votar para todas las miembros de la Junta Año de la Junta 2020‐2021, Sección 4: Revisar/recomendar el término para la secretaria/tesorera, y la creación de un comité de auditoría. Observaciones de los clubes En Yokohama, la Junta pide observaciones en la sección 3 para ayudar a informar su discusión futura en 2019‐ 2020: ¿Todos los clubes deben votar para todas las miembros de la Junta? Actualmente, hay 13 áreas electorales, y se le asigna a cada club de SIA, en base a la región, una de las 13 áreas. Las áreas electorales se describen en la sección 8.04 de los Reglamentos: Sección 8.04 Áreas Electorales. Las áreas electorales están compuestas por clubes en las áreas siguientes: (a) Área Electoral 1: Región Brasil (b) Área Electoral 2: Regiones Canadá Este y Canadá Oeste (c) Área Electoral 3: Regiones Japón Minami y Nishi (d) Área Electoral 4: Regiones Japón Higashi y Kita (e) Área Electoral 5: Regiones de Corea y Taiwán (f) Área Electoral 6: Regiones México/Centroamérica y América del Sur (g) Área Electoral 7: Región Filipinas (h) Área Electoral 8: Región Japón Chuo (i) Área Electoral 9: Regiones Camino Real, Desert Coast, y Golden West (j) Área Electoral 10: Regiones Founder, Sierra Nevada, y Sierra Pacific, (k) Área Electoral 11: Regiones Midwestern, North Central, South Central, y Southern (l) Área Electoral 12: Regiones North Atlantic, Northeastern, y South Atlantic (m) Área Electoral 13: Regiones Northwestern y Rocky Mountain En caso de que se formen nuevas regiones, deberán ser asignadas a una de las áreas electorales de arriba por la Junta de Directoras. Las áreas electorales fueron establecidas para asegurar que la Junta sea diversa, con miembros de todas las áreas geográficas de nuestra federación para que puedan brindar sus opiniones ante la Junta. Sin embargo, a diferencia de las elecciones para líderes del gobierno, un área electoral no es un electorado. La persona elegida como directora de la Junta de SIA de un área electoral no es la representante de dicha área, sino que solamente votará “por” los intereses del área. En cambio, cada directora de la Junta de SIA representa los intereses “de” cada club
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en la federación y cuando llevan a cabo los negocios de SIA, vota teniendo en cuenta las necesidades “de” la organización como entidad. Como tal, tiene sentido considerar los cambios a nuestra estructura de elecciones, dándoles a todos los clubes que están al día con sus obligaciones, una voz en la elección de todas las directoras de la Junta de SIA. Cada área electoral participa en las elecciones cada dos años. Los términos de la Junta son de dos años, y espaciados, por lo que cada año hay nuevos miembros que empiezan su servicio como directora de la Junta de SIA. Cada año, participan aproximadamente la mitad de las áreas electorales en las elecciones de la Junta. Con la excepción del Área Electoral 9, las áreas electorales que abarcan más de una región rotan turnos (por región) para nominar y elegir a un miembro de su región para que sirva como directora de la Junta. La decisión sobre el cronograma de la rotación la toman las regiones del área electoral. Las tres regiones en el Área Electoral 9 decidieron juntas que preferían tener una elección “general” en el área electoral, en lugar de rotar en la elección. En el Área Electoral 9, por cada elección para la Junta de SIA, los clubes en las tres regiones pueden nominar miembros de las tres regiones para el puesto de la directora de la Junta, y los clubes en las tres regiones participan en el voto real. Las áreas electorales con meas de una región pueden cambiar su orden de rotación, o alternar entre una “rotación” y una “elección general”, en cualquier momento, por acuerdo de todas las regiones en el área electoral. Un resultado de hacer la votación para las directoras de la Junta de SIA solamente dentro de la región del área electoral en la rotación para nominar y elegir ese año, es que hay menos clubes votando por líderes de SIA en el nivel más alto de la organización. Por ejemplo, en las elecciones más recientes para la Junta de SIA: Elecciones de octubre de 2017 para servicio en la Junta de SIA para 2018‐2020 Total de 1.261 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA para la candidata estén al día electa: electa con sus obligaciones: Área 1‐Brasil 26 10 6 0.4% Área 3‐Japón Minami 93 55 55 4.3% Área 5‐Corea 38 23 23 1.8% Área 9‐Camino Real, Desert 102 66 35 2.7% Coast, y Golden West Área 11‐Southern 18 10 9 0.7% Área 12‐South Atlantic 21 6 6 0.4% Área 13‐Rocky Mountain 22 11 9 0.7% Totales 320 (25.2%)2 181 (14.2%)2 143 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación
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Elecciones de octubre de 2016 para servicio en la Junta de SIA para 2017‐2019 Total de 1.282 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA estén al día electa: para la candidata con sus electa obligaciones: Área 2‐Canadá Este 13 11 7 0.5% Área 4‐Japón Higashi 84 56 56 4.3% Área 6‐México 16 6 6 0.4% Centroamérica Área 7‐Filipinas 80 50 33 2.5% Área 8‐Japón Chuo 137 97 95 7.4% Área 10‐Sierra Pacific 32 19 11 0.8% Totales 362 (28.2%)2 239(18.6%)2 208 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación Elecciones de octubre de 2015 para servicio en la Junta de SIA para 2016‐2018 Total de 1.281 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los 1 votos: votantes clubes que para la candidata clubes de SIA para la candidata estén al día electa: electa con sus obligaciones: Área 1‐Brasil 18 14 8 0.6% Área 3‐Japón Nishi 98 73 73 5.7% Área 5‐Taiwán 24 22 22 1.7% Área 9‐Camino Real, Desert 110 52 35 2.7% Coast, y Golden West Área 11‐North Central 12 11 11 0.8% Área 12‐Northeastern 9 7 4 0.3% Área 13‐Northwestern 98 48 34 2.6% Totales 509 (39.7%)2 227(17.7%)2 187 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación
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Elecciones de octubre de 2014 para servicio en la Junta de SIA para 2015‐2017 Total de 1.297 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA estén al día electa: para la candidata con sus electa obligaciones: Área 2‐Canadá Oeste 18 12 12 0.9% Área 4‐Japón Kita 89 71 38 2.9% Área 6‐América del Sur 16 11 7 0.5% Área 7‐Filipinas 84 60 39 3.0% Área 8‐Japón Chuo 136 100 98 7.5% Área 10‐Founder 56 42 26 2.0% Totales 399(30.7%)2 296(22.8%)2 220 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación Elecciones de octubre de 2013 para servicio en la Junta de SIA para 2014‐2016 Total de 1.315 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA para la candidata estén al día electa: electa con sus obligaciones: Área 1‐Brasil 29 15 15 1.1% Área 3‐Japón Minami 95 66 51 3.8% Área 5‐Corea 26 5 5 0.3% Área 9‐Camino Real, Desert 105 41 21 1.5% Coast, y Golden West Área 11‐Midwestern 26 18 10 0.7% Área 12‐North Atlantic 43 26 14 1.0% Área 13‐Northwestern 81 44 35 2.6% Totales 405(30.7%)2 215(16.3%)2 151 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación
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Elecciones de octubre de 2012 para servicio en la Junta de SIA para 2013‐2015 Total de 1.331 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA estén al día electa: para la candidata con sus electa obligaciones: Área 2‐Canadá Este 11 4 4 0.3% Área 4‐Japón Higashi 79 46 45 3.3% Área 6‐México/ 17 12 10 0.7% Centroamérica Área 7‐Filipinas 69 47 29 2.1% Área 8‐Japón Chuo 137 98 97 7.2% Totales 313(23.5%)2 207(15.5%)2 185 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación Elecciones de octubre de 2011 para servicio en la Junta de SIA para 2012‐2014 Total de 1.366 clubes en SIA en el momento de la elección Número de Área Electoral; región(es) Todos los Número de votos % de todos los votos:1 votantes clubes que para la candidata clubes de SIA estén al día electa: para la candidata con sus electa obligaciones: Área 1‐Brasil 29 20 16 1.1% Área 3‐Japón Nishi 95 70 69 5.0% Área 5‐Taiwán 24 10 10 0.7% Área 9‐Camino Real, Desert 118 87 44 3.2% Coast, y Golden West Área 10‐Sierra Nevada* 57 44 29 2.1% Área 11‐South Central 39 17 14 1.0% Área 12‐South Atlantic 22 14 14 1.0% Área 13‐Rocky Mountain* 24 19 11 0.8% Totales 408(29.8%)2 281(20.5%)2 207 1 Boletas recibidas hacia la fecha límite, correctamente ejecutadas con las firmas de dos oficiales diferentes del club. 2 Porcentaje basado en el número de clubes al día con sus obligaciones en el momento de la votación *repetir votación ya que ninguna candidata recibió la mayoría en la primera votación (antes del voto preferencial) Todos los clubes (al día con sus obligaciones) en la elección son idóneos para votar en las elecciones anuales para la presidenta electa de SIA. En las cinco elecciones pasadas para presidenta electa (incluyendo una elección para llenar un puesto en la oficina), el 55% de los clubes presentaron una boleta electoral correctamente ejecutada hacia la fecha límite. El número relativamente grande de clubes participantes en estas elecciones indica la mayoría de los clubes están dispuestos a participar en la elección de su liderazgo.
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Durante la Sesión de Discusión de Gobierno del 31 de julio en Yokohama, la Junta de SIA desearía reunir observaciones de las delegadas con respecto a esta pregunta: ¿Estaría de acuerdo su club en cambiar las elecciones de la Junta de SIA para permitir que todos los clubes que están al día con sus obligaciones voten por todas las miembros de la Junta de SIA? Si respondieron Sí, ¿Por qué? Si respondieron No, ¿Por qué no? A pesar de que no habrá un voto formal sobre el tema durante la sesión de discusión de gobierno, la Junta puede pedirles que hagan un voto no‐oficial e informal para hacer un cálculo sobre las respuestas a favor a la pregunta. Cualquier voto que se haga es no‐vinculante. Durante el período de discusión abierta, se seguirá el procedimiento general parlamentario. Se les brindarán hasta dos (2) minutos a las delegadas para que brinden sus comentarios, y si todas las delegadas hablaron y hay no‐delegadas que desean hablar, se les otorgará un (1) minuto para sus comentarios. La Junta está al tanto de que hay asuntos de operación que pueden tener que tratarse durante las deliberaciones (especialmente con respecto a las traducciones), y les pide que no se extiendan sobre estos asuntos, ni hagan comentarios que no estén relacionados con la pregunta. II. Votación Electrónica En su reunión de noviembre de 2017, la Junta de SIA determinó en forma unánime, la utilización de la votación electrónica por todas las votaciones a nivel de la federación (votación para presidenta‐electa, y votaciones para leyes y resoluciones) empezando con la votación para la presidenta‐electa para 2020‐2021 en febrero de 2020. En los pasados cuatro años, han existido dificultades crecientes al intentar asegurar que las votaciones dirigidas a países fuera de los Estados Unidos sean transportadas a través del sistema de correos en forma rápida y eficiente. Dado a que las votaciones están sujetas a límites de tiempo, ello causó que SIA tuviera que enviar varias boletas electorales o se viera obligada a extender las fechas límites para las boletas, al menos tres veces en los últimos cuatro años. Esto creó un problema que existe a través del uso de SIA de la votación por correo (empezando en 1991), de boletas que no vuelven a la Sede Central de SIA a tiempo para poder ser contadas. Este es un problema con las boletas enviadas a la sede central desde fuera y dentro de los Estados Unidos. Las votaciones electrónicas mitigan las dificultades de las entregas por correo, tanto las que van dirigidas hacia los clubes como las que regresan a la sede central. Además, las votaciones electrónicas son más ecológicas y una mejor opción para el medio ambiente, por lo que representan la mejor práctica. Los siguientes procesos tienen lugar con sistemas de votación electrónica: Un proveedor de votación electrónica crea una página en cada uno de los idiomas de SIA, con enlaces a los videos, currículums traducidos para todas las candidatas, y las instrucciones para votar. Cada club recibe un enlace único confirmado a la página web en su idioma para poder acceder a los currículums y votar. Este enlace único es enviado a la dirección de email del club a través del proveedor de votación electrónica, y asegura que cada club solo pueda votar una vez. Los resultados son tabulados por el proveedor de votación electrónica, y son enviados a la sede central para su verificación. La junta consideró la votación electrónica en su reunión en junio de 2015, pero rechazó la opción de tomar medidas para cambiar el sistema. En ese momento, el personal había identificado varios proveedores de votación
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en línea. Durante el proceso de descubrimiento, el personal explicó la manera en la que se llevan a cabo las votaciones en Soroptimist actualmente, y compartió copias de la documentación de las votaciones. Luego de varias discusiones con nuestros proveedores, el personal determinó que Soroptimist tendría que cambiar varios aspectos parlamentarios de sus elecciones. En elecciones preferenciales (3 o más candidatas), las votaciones serían confinadas a solamente las candidatas enumeradas; no se permitiría agregar otras a mano. Actualmente, para que una boleta pueda contarse, Soroptimist requiere la firma de dos oficiales del club, verificando que la boleta es la decisión del club o de su Junta, en lugar de la de un solo individuo. No sería posible para los proveedores crear un formato para dos firmas; cambiar este criterio implica que la Junta de SIA haga cambios en los Procedimientos de SIA. Para poder mantener el espíritu de que el voto represente la decisión del club en lugar de la de una sola persona, la sede central de SIA le avisará a la presidenta del club y a la tesorera (las oficiales del club que la sede central tiene en su base de datos) a su dirección personal de email, la elección próxima. Este aviso tendrá lugar antes de que el proveedor de votación electrónica envíe un email a la dirección del club con un enlace único que les dará acceso al sistema de votación. Este nuevo método para votar requerirá que cada club: controle y utilice la dirección de email del club brindada por la sede central de SIA (
[email protected]) cada año le brinde a la sede central una dirección de email personal y única para su presidenta del club y una dirección de email personal y única para su tesorera del club. La sede central de SIA piensa llevar a cabo una votación electrónica “de prueba” en octubre de 2019 para asegurar que todos los clubes se sientan cómodos con el proceso antes de llevar a cabo nuestra primera votación oficial en febrero de 2020. La coordinadora del Comité de Reglamentos y Resoluciones de SIA mostrará cómo funciona un sistema de votación electrónica para otra organización, durante la sesión de discusión de gobierno. La Junta de SIA está segura de que, dado el largo tiempo de preparación para hacer este cambio, todos los clubes podrán participar exitosamente en la votación electrónica de febrero de 2020.
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